5 kroków do zbudowania platformy komunikacji biznesowej

Dobra komunikacja wewnętrzna jest kluczowym elementem sukcesu każdej firmy. W rzeczywistości badanie wykazało, że pracownicy w nowoczesnym miejscu pracy spędzają około 80% swojego czasu na działaniach opartych na współpracy. We współczesnym świecie biznesu cyfrowe narzędzia komunikacyjne są kluczem do maksymalizacji tych interakcji.

Powiązany wpis: Jak technologia zmieniła komunikację biznesową

Niestety większość firm cierpi z powodu rozdrobnionych, niepołączonych platform wewnętrznych. Mały startup z 5-10 pracownikami może dobrze współpracować ze zwykłymi komunikatorami, takimi jak poczta e-mail lub aplikacje społecznościowe. Jednak w miarę zatrudniania nowych pracowników i tworzenia bardziej rozgałęzionej struktury będziesz potrzebować wyspecjalizowanej platformy komunikacji wewnętrznej — takiej, która bezproblemowo wpasowuje się w istniejące procesy i jest zbudowana na zamówienie zgodnie z wymaganiami pracowników.

Ponadto potrzebujesz rozwiązania, na przykład rozwiązania do wybierania numerów, które możesz włączyć do swojej platformy komunikacyjnej i które umożliwia bezproblemowe łączenie się z klientami. Jeśli jesteś zainteresowany, spójrz na 1800 numerów na sprzedaż przez Call Cowboy.

W tym obszernym przewodniku opowiemy o zaletach niestandardowego narzędzia do komunikacji biznesowej oraz o tym, jak zbudować je od podstaw.

Korzyści z wewnętrznej platformy komunikacji biznesowej

Zbudowanie narzędzia do komunikacji może pomóc Twojej firmie na wiele sposobów. Oto niektóre z zalet dostosowanego oprogramowania do wewnętrznej komunikacji biznesowej:

1. Wzrost produktywności

Głównym powodem, dla którego firma powinna opracować korporacyjną platformę komunikacyjną, jest pomoc w zwiększeniu produktywności pracowników. Gdy komunikacja jest szybsza i łatwiejsza, Twoi pracownicy mogą się skupić i poświęcić więcej czasu na inne ważne zadania. Dzięki niestandardowemu oprogramowaniu Twoi pracownicy mogą mieć dostęp do najnowszych aktualizacji i istotnych informacji, do których można łatwo uzyskać dostęp na dowolnym urządzeniu w dowolnym miejscu i czasie.

Jeśli chcesz, możesz również dołączyć do swojej platformy narzędzia do współpracy, takie jak skrzynki odbiorcze poczty e-mail lub współdzielone obszary robocze, które zapewnią Twoim pracownikom zupełnie nowe możliwości. Jeśli dysponujesz budżetem, automatyzacja to kolejny sposób na zwiększenie produktywności poprzez automatyzację i uproszczenie rutynowych zadań w celu zwolnienia czasu pracowników.

2. Lepsze wrażenia pracowników zdalnych

Nowoczesne miejsce pracy wymaga całkowitej cyfrowej transformacji, zwłaszcza teraz, gdy w związku z pandemią COVID-19 rośnie trend pracy zdalnej. Ale gdy pandemia zaczyna słabnąć, a firmy ponownie otwierają swoje podwoje, większość organizacji korzysta teraz z konfiguracji hybrydowej — połączenia tradycyjnego biura i pracy zdalnej.

W obu przypadkach płynna komunikacja wewnętrzna ma kluczowe znaczenie dla firm, zwłaszcza w przypadku hybrydowego miejsca pracy. Dostosowane narzędzie do komunikacji może pomóc w zwiększeniu produktywności przy jednoczesnym usprawnieniu istniejących procesów.

3. Bardziej usprawnione procesy

Komunikacja korporacyjna zwykle obejmuje kilka kanałów do różnych celów. Może to tworzyć silosy komunikacyjne i powodować rozłączenie pracowników. Budując niestandardową platformę komunikacji wewnętrznej, możesz stworzyć ujednoliconą komunikację, jednocześnie usprawniając procesy, eliminując konieczność przełączania się między różnymi platformami i aplikacjami.

Dzięki temu Twoi pracownicy mogą spędzać mniej czasu na szukaniu potrzebnych danych i informacji. Zamiast tego mogą uzyskać wszystkie aktualne niezbędne treści w jednym miejscu.

Przeczytaj także: 7 kroków do odzyskania odszkodowania w procesie sądowym dotyczącym obrażeń ciała

4. Wspieraj otwartą i przejrzystą kulturę korporacyjną

Dedykowana platforma do wewnętrznej komunikacji korporacyjnej pomaga w tworzeniu otwartej i przyjaznej kultury wymiany opinii i pomysłów, a także w poznawaniu współpracowników oraz zwiększaniu zaufania i koleżeństwa.

Odpowiednio opracowana platforma komunikacji biznesowej może być również miejscem rozpowszechniania i promowania kultury korporacyjnej. Może umożliwiać publikowanie ogłoszeń, udostępnianie zdjęć firmowych, organizowanie warsztatów online i wirtualnych wydarzeń lub uhonorowanie pracowników — wszystko to może zwiększyć satysfakcję, motywację i integrację w miejscu pracy.

Jak stworzyć platformę komunikacji biznesowej

1. Wybierz doświadczoną firmę programistyczną

O ile nie jesteś programistą z rygorystycznym doświadczeniem w tworzeniu oprogramowania, rozwój platformy komunikacyjnej oznacza konieczność wynajęcia lub outsourcingu firmy programistycznej w celu zbudowania platformy komunikacyjnej.

Jako osoba odpowiedzialna za tworzenie oprogramowania komunikacyjnego potrzebujesz kogoś z wystarczającą wiedzą. Zastanów się, czy nie zapytać o wcześniejsze projekty i czy mają doświadczenie w tworzeniu rozwiązania, którego potrzebujesz. Sprawdź ich osiągnięcia i przeczytaj recenzje oraz referencje na temat ich usług.

Najlepsza firma programistyczna powinna dysponować solidnymi narzędziami i zasobami potrzebnymi do opracowania dostosowanej platformy komunikacyjnej dla Twojej firmy. Na przykład Airdev wykorzystuje najnowsze technologie i języki programowania, takie jak tworzenie bąbelków, aby pomóc w tworzeniu bezpiecznych i skalowalnych produktów oprogramowania.

Ponadto tworzenie oprogramowania może zająć miesiące. Chcesz więc firmy, która zapewnia płynną i przejrzystą komunikację i stale informuje Cię o postępach w projekcie.

Przeczytaj także: Zrozumienie roli prawnika w sprawie o obrażenia ciała

2. Zrób swoje badania

Po znalezieniu odpowiedniego rozwoju, z którym można współpracować, możesz rozpocząć z nim badania. Jak w przypadku każdego projektu, rozwój platformy komunikacji biznesowej należy rozpocząć od dokładnego planowania. Ty i twój programista powinniście dokładnie zbadać sytuację i klimat rynkowy. W zależności od cyklu rozwoju oprogramowania, z którego korzysta Twoja firma programistyczna, proces będzie się różnić.

Ogólnie rzecz biorąc, badanie rynku oprogramowania do komunikacji korporacyjnej wymaga odpowiedzi na następujące kluczowe pytania:

Jakie są potrzeby Twojej firmy w zakresie platformy komunikacyjnej?

Dedykowana platforma komunikacji biznesowej pozwala idealnie dopasować ją do Twoich potrzeb biznesowych. Nasuwa się zatem pytanie, jakie to są potrzeby?

Aby zrozumieć potrzeby biznesowe, zastanów się, kto, co i jak.

Kto będzie korzystał z oprogramowania? Czy dotyczy to konkretnych działów, czy rozwiązania obejmującego całą firmę? Jak wykorzystają go Twoi pracownicy? Czy potrzebują prostej aplikacji do czatu grupowego, aby pozostać w kontakcie i udostępniać wiadomości firmowe? Czy potrzebujesz narzędzia do zarządzania projektami lub współpracy dla kilku określonych działów, aby uzyskać dostęp i dzielić się pomysłami i informacjami? Być może potrzebujesz czegoś wyjątkowego, na przykład rozwiązania komunikacyjnego dla swoich top managerów i członków zarządu? A może chcesz mieć wszystko?

Czy potrzebujesz rozwiązania internetowego, aplikacji mobilnej lub obu?

Po określeniu swoich potrzeb musisz zdecydować, czy wybrać rozwiązanie wyłącznie internetowe/mobilne, czy też planujesz objąć oba rozwiązania w celu umożliwienia komunikacji biznesowej.

Ogólnie rzecz biorąc, tradycyjne biuro składa się z komputerów stacjonarnych i laptopów. Dlatego większość cyfrowych rozwiązań komunikacyjnych dla firm jest często oparta na Internecie. To powiedziawszy, wraz z rosnącą popularnością pracy zdalnej znacznie wzrosła liczba aplikacji mobilnych.

W większości przypadków nawet platforma internetowa powinna być obecnie przyjazna dla urządzeń mobilnych. Jednak najlepiej jest opracować oba (pod warunkiem, że masz budżet), co pozwoli ci zaspokoić potrzeby hybrydowego miejsca pracy.

Jakie są Twoje KPI sukcesu?

Ustalenie jasnych wskaźników KPI sukcesu pozwala lepiej zrozumieć najlepsze cechy potrzebne do ich osiągnięcia. Dokładna lista wskaźników, które musisz ustawić, będzie zależała od Twoich potrzeb biznesowych. Jednak ogólnie rzecz biorąc, KPI sukcesu skutecznej platformy komunikacji biznesowej mogą obejmować:

Przeczytaj także: Gwiazdy i ich nieoczekiwane historie związane z hazardem!

1. Wskaźnik zaangażowania

Odnosi się to do sposobu, w jaki pracownicy będą wchodzić w interakcje z platformą i angażować się w komunikację korporacyjną i społeczną. Na przykład może obejmować liczbę otwarć, odpowiedzi, kliknięć i inne istotne dane.

2. Metryka behawioralna

Odnosi się to do tego, jak rozwiązanie wpływa na zachowania, postawy i opinie pracowników. Może to obejmować poziom satysfakcji i zaufania, średni wskaźnik odpowiedzi i inne.

3. Wskaźnik produktywności

Odnosi się to do tego, jak platforma zwiększa produktywność i pracowników w firmie. Niektóre przykłady mogą obejmować, ile czasu zaoszczędzono dzięki ulepszonej komunikacji wewnętrznej lub jak szybsza jest komunikacja i współpraca.

Zwróć uwagę, że na etapie badań pojawi się więcej pytań. Większość firm programistycznych może pomóc ci w zarysie wszystkiego, co trzeba wiedzieć o projekcie na pierwszym etapie rozwoju. Nie spiesz się, omawiając swoje opcje i potrzeby z wybraną firmą programistyczną.

3. Utwórz Centralny Hub

Każde skuteczne narzędzie do komunikacji wewnętrznej wymaga centralnego koncentratora, który będzie stanowił podstawę dla Twoich potrzeb w zakresie współpracy i komunikacji.

W takim przypadku rozważ użycie intranetu. Działa jako scentralizowane cyfrowe centrum pracy dla Twoich pracowników, integrując wszystkie istniejące systemy. Ułatwia to również personelowi administracyjnemu zarządzanie komunikacją i treścią, a pozostałym pracownikom wygodniejsze znajdowanie niezbędnych informacji i łączenie się ze sobą.

Zapewnia miejsce, w którym można rozpocząć wszelką współpracę i komunikację, oraz umożliwia użytkownikom łączenie się na trzech różnych poziomach — osobistym, lokalnym i globalnym.

Ogólnie rzecz biorąc, rozwój oprogramowania może pomóc w skonfigurowaniu firmowego intranetu zgodnie z rozwojem platformy komunikacyjnej.

4. Zastanów się, jakich funkcji potrzebujesz

Wspomnieliśmy wcześniej, że rozwój platformy komunikacyjnej pozwala idealnie dopasować się do potrzeb Twojej firmy. W ten sposób można również dostosować jego funkcjonalność. To sprawia, że ​​​​lista potencjalnych funkcji jest znacznie większa.

Przeczytaj także: ROI w marketingu treści: które metody przynoszą korzyści?

Poniżej przedstawiamy niektóre z najczęstszych cech platformy komunikacji wewnętrznej. Pamiętaj, że im więcej posiadasz funkcji, tym wyższy będzie koszt rozwoju oprogramowania.

1. Wdrażanie

Ideą onboardingu jest pomoc w prowadzeniu użytkowników, pokazując, jakie są główne funkcje i jak z nich korzystać. Tworząc platformę komunikacyjną, możesz wdrożyć proces onboardingu na różne sposoby, takie jak krótki film wprowadzający lub kilka zrzutów ekranu platformy i jej kluczowych funkcji.

2. Profile

Komunikacja wewnętrzna opiera się na przejrzystości. Dlatego chcesz, aby Twoi pracownicy mogli się logować i identyfikować. Proces rejestracji nie powinien różnić się od innych aplikacji, w których użytkownicy mogą podać swój adres e-mail lub numer telefonu. Możesz też zezwolić administratorom na tworzenie profili pracowników. Ich profil musi zawierać niezbędne informacje, takie jak zdjęcie, imię i nazwisko, dział, stanowisko, dane kontaktowe oraz informacje niezwiązane z pracą, takie jak hobby, które mogą być przydatne w poprawie relacji z pracownikami.

3. Nakarm

Tutaj będą publikowane wszystkie informacje — ogłoszenia, osiągnięcia, bieżące projekty, aktualności z życia firmy i nie tylko. Powinieneś dołączyć funkcjonalność, która pozwala przypinać ważne ogłoszenia, aby każdy mógł je zobaczyć. Możesz także dołączyć system filtrowania, aby pracownicy mogli sortować posty według trafności.

4. Biblioteka

Jedną z kluczowych kwestii komunikacyjnych dla pracowników jest znalezienie odpowiednich plików. Posiadanie biblioteki współdzielonych plików może pomóc Twoim pracownikom przechowywać wszystko w jednym miejscu i uzyskiwać do nich dostęp, kiedy tylko tego potrzebują.

5. Grupy

Ta funkcja jest niezbędna, aby pomóc określonym działom w utworzeniu dedykowanej grupy do udostępniania informacji specyficznych dla zespołu. Ogłoszenia i inne informacje można publikować w taki sposób, aby tylko członkowie grupy mogli je zobaczyć i uzyskać do nich dostęp.

6. Czat i rozmowa wideo

Funkcje komunikatorów i połączeń wideo to konieczność dla każdej nowoczesnej platformy komunikacji biznesowej. Posiadanie funkcji bezpośredniego przesyłania wiadomości między użytkownikami ma kluczowe znaczenie. Funkcja połączeń wideo umożliwia również zdalnym zespołom organizowanie wirtualnych spotkań i konferencji.

7. Udostępnianie plików

Jest to konieczne dla całej komunikacji biznesowej. W zależności od potrzeb biznesowych wystarczy udostępnić jeden typ pliku, ale lepiej, jeśli platforma obsługuje wiele typów plików.

8. Powiadomienia

Powiadomienia są niezbędne, aby pracownicy nie przegapili żadnych ważnych wiadomości ani ogłoszeń, gdy aplikacja działa w tle.

9. Kontrola administratora

Kontrola administratora jest ważną funkcją bezpieczeństwa. Pozwala przypisać administratora, który monitoruje komunikację wewnętrzną, dodaje lub usuwa pracowników, zmienia poziomy dostępu i nie tylko.

10. Integracje

Możliwość dodawania i integrowania aplikacji innych firm pozwala na bezproblemowe dopasowanie do istniejącego rozwiązania. Pomaga również zaoszczędzić na kosztach. Na przykład, zamiast opracowywać funkcję do wspólnego edytowania dokumentów, możesz po prostu zintegrować istniejące usługi, z których już korzystasz, takie jak Dropbox lub Office 365.

Przeczytaj także: Dlaczego warto studiować biznes i zarządzanie

5. Ustal budżet

Platforma komunikacji biznesowej nie jest tania. Jeśli wybierzesz niestandardową trasę, musisz odłożyć znaczną część swojego budżetu. Ogólnie rzecz biorąc, programista może pomóc w zaplanowaniu platformy w celu dopasowania jej do ustalonego budżetu.

To powiedziawszy, oto kilka czynników, które wpływają na rozwój komunikacji:

• Rodzaje ekspertów, których potrzebujesz (kierownik projektu, programista Android/iOS, programiści stron internetowych itp.)
• Czas trwania rozwoju
• Funkcjonalność i cecha
• Projekt (gotowy interfejs lub wykonany od podstaw)
• Platformy (internetowe lub mobilne)

Na wynos

Komunikacja biznesowa ewoluuje wraz ze zmianami w łączności społecznej. Dzisiaj, aby zbudować przejrzyste i oparte na współpracy środowisko biznesowe, dedykowana platforma komunikacji biznesowej jest ważniejsza niż kiedykolwiek.

Właśnie dlatego tworzenie oprogramowania do komunikacji biznesowej staje się coraz bardziej popularne, aby zapewnić pracownikom platformę zaprojektowaną specjalnie pod kątem ich potrzeb, a także doskonale pasującą do istniejących przepływów pracy — coś, czego nie mogą zapewnić gotowe rozwiązania.

Dzięki dostosowanemu narzędziu do wewnętrznej komunikacji korporacyjnej Twoja firma może skorzystać z wielu korzyści, w szczególności zwiększonej ogólnej produktywności. A firma z produktywnymi pracownikami to odnosząca sukcesy organizacja.

INFOGRAFIKI