4 kroki do szybszego wyszukiwania DAM: Tworzenie konwencji nazewnictwa plików

Konwencja nazewnictwa plików jest niezbędnym standardem wdrażania zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM), ponieważ zapewnia kilka rzeczy. Konwencje nazewnictwa:

• Funkcjonalność wyszukiwania Power DAM poprzez dostarczanie wyszukiwanych terminów w nazwach, które nie wymagają dalszego oznaczania.
• Uprość zautomatyzowane procesy przepływu pracy, dostarczając kierunkowe wskazówki tekstowe wskazujące „gdzie” pliki powinny być przechowywane w taksonomii DAM.
• Wskaż podstawowe informacje o tym, co znajduje się w pliku, dowolnemu użytkownikowi w organizacji bez konieczności ręcznego sprawdzania tego.

Poniżej przedstawiono cztery kroki, które zespół DAM może wykonać, aby wdrożyć własną konwencję nazewnictwa plików i umożliwić szybkie, dokładne przetwarzanie i znajdowanie zasobów DAM.

1. Dowiedz się, jak przyspieszyć wyszukiwanie w swoim DAM

Dowiedz się więcej o klasyfikacji dokumentów

Często mówi się, że najwyższą formą pochlebstwa jest kradzież, ale nazwijmy to „pożyczaniem”. Przyjrzyj się grupom, które muszą włączyć złożone dokumenty do uproszczonego wyszukiwania korporacyjnego, w tym:

• Bibliotekarze (Harvard ma wspaniały przewodnik na ten temat).
• Archiwiści (tacy jak ci z Organizacji Narodów Zjednoczonych).
• Organy naukowe (takie jak Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna).

Nawet rzut oka na przykładowe konwencje da ci wyobrażenie. Twoje dokumenty będą znacznie łatwiejsze do dzielenia i podbijania.

Trenuj

Dowiedz się, jak tworzyć aspekty wyszukiwania, skróty, łącza, przydatne tagi i zautomatyzowane przepływy pracy w swoim DAM, które przyspieszą przetwarzanie i archiwizację. Większość z tych procesów jest łatwa do nauczenia. Gdy czas na to pozwoli, utwórz dokumenty instruktażowe, pojedyncze arkusze i filmy dla swojego zespołu, aby upewnić się, że wszyscy są przygotowani na zoptymalizowany DAM.

Kop głębiej: Tagi a metadane w DAM: Jaka jest różnica?

2. Zrozum, jak powstają rzeczy

Dowiedz się, jak kierownicy projektów tworzą nazwy/numery dla projektów i plików

Zespoły kreatywne są zwykle zorganizowane według działów zgłaszających zapotrzebowanie, z kierownikami projektów przypisanymi do każdego z nich, a wykwalifikowani dostawcy czasami obsługują wiele działów w zależności od skali potrzeb.

• Jakie są obecnie funkcje dat, typów zasobów i innych informacji umieszczanych w nazwach plików?
• Dlaczego pewna część imienia jest pierwsza, środkowa lub ostatnia?

Menedżerowie projektów będą mieli mnóstwo informacji o tym, jak zwykle nazywa się pliki.

Zbierz aktualne nazwy i akronimy

Nie ma potrzeby wymyślania koła na nowo — a dlaczego miałbyś chcieć? Istniejące akronimy można przejrzeć pod kątem długości i upewnić się, że się nie pokrywają.

Przeglądając tę ​​​​listę, prawdopodobnie wyróżnisz sposoby skracania i odróżniania często używanych nazw od tych, które są używane rzadziej. Skontaktuj się z kierownikami projektów podczas kompilacji i wybierz ich mózgi dla innych, które mogą być używane rzadziej.

3. Zrozum, jak rzeczy są używane

Spotkaj się z kluczowymi interesariuszami

Zacznij od jednostek organizacyjnych, które żądają zasobów z produkcji. Następnie poproś ochotnika, aby służył jako kontakt DAM. Te kontakty mogą wyjaśnić, co się stanie, gdy otrzymają swoje aktywa.

Na przykład strony internetowe marek wyświetlają większość zasobów cyfrowych, a ich rozporządzanie podlega ograniczeniom platformy i konwencjom procesów biznesowych.

Zawęź do wymagań, które musisz mieć

Dział Winnow potrzebuje łącząc podobieństwa. Zachęcaj interesariuszy do poświęceń, skupiając się na naprawdę najważniejszych informacjach. Bez jakich elementów nazewnictwa mogą się obejść lub nauczyć się z nimi żyć, aby uzyskać zharmonizowaną konwencję, która jest rozsądna w całej organizacji?

Na przykład dyspozycja naszej firmy do marketingu cyfrowego decydowała o tym, jakie elementy pojawiają się , gdy . Na przykład data publikacji jest wyświetlana jako pierwsza, ponieważ wpływa na sposób automatycznego wyświetlania zasobów witryny. Ta data była mniej ważna dla innych działów, ale była kluczową zmienną dla marketingu, największego wnioskodawcy produkcji.

Kop głębiej: Zdefiniowano i wyjaśniono strukturę zarządzania DAM

4. Przedstaw nową konwencję tak prosto, jak to możliwe

Ułatw nazewnictwo dzięki generatorowi nazw plików

Włącz nazewnictwo plików do swoich narzędzi do zarządzania projektami i swojego DAM, aby były one propagowane na inne platformy SaaS i szerszą organizację. Generator nazw plików można utworzyć w programie Microsoft Excel lub Arkuszach Google za pomocą formuł tekstowych. Nazwę pliku można następnie skopiować do narzędzia takiego jak Adobe Illustrator podczas zapisywania pliku.

Generator nazw pomaga również członkom zespołu nauczyć się rytmu konwencji nazewnictwa. Upewnij się, że istnieje również główna lista, która wyjaśnia nazewnictwo i zawiera listę wszystkich akronimów.

Trenuj w małych grupach

Nasz zespół opracował ostateczną konwencję nazewnictwa plików podczas kilku rozmów z naszymi liderami interesariuszy. W trakcie rozmów zespół czuł się bardziej komfortowo z DAM, jego funkcjami wyszukiwania i tym, jak konwencja pomogłaby wyszukiwarce działać szybciej w dłuższej perspektywie.

Po sfinalizowaniu konwencji ci interesariusze odbyli sesje szkoleniowe z nami i ich poszczególnymi zespołami. Sesje zostały znacznie ulepszone dzięki tej cheerleaderce, która czuła się komfortowo z konwencją i rozumiała, dlaczego jest wdrażana.

Pamiętaj, aby dostosować się do zmieniających się potrzeb

Twoja konwencja nazewnictwa ulegnie skróceniu, gdy użytkownicy nauczą się sposobów upraszczania elementów w nazwach — typów zasobów, numerów projektów, dostawców, jednostek organizacyjnych, rozmiarów, miejsc wysyłania zasobów, dat i innych. Zespoły korzystające z „nowej normalności” spowodują, że ich wiedza i wiedza innych poszczególnych pracowników zostaną „osadzone” w zasobach, dzięki czemu będzie można ich łatwo ponownie znaleźć.

Wkrótce zaproponują zmiany mające na celu optymalizację nazw plików, wprowadzenie nowych, lepszych akronimów i innych elementów, które ułatwią i przyspieszą proces nazewnictwa dla wszystkich.

Kop głębiej: oto dlaczego potrzebujesz przepływu pracy DAM — i jak go zmapować