10 narzędzi, bez których nie mógłbym prowadzić mojej niezależnej firmy

Prowadzenie jakiegokolwiek biznesu nie jest łatwe. Dotyczy to nawet jednoosobowych firm, w tym moich.

Jestem niezależnym sprzedawcą treści, który często rezerwuje z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Czas to dosłownie pieniądz, a im szybciej pracuję (uzyskując jednocześnie wysokiej jakości wyniki), tym więcej zarabiam.

W rezultacie znalazłem wiele różnych narzędzi SaaS, które pomagają mi zarządzać i usprawniać różne części mojej firmy. Niektóre stały się absolutnie kluczowe w mojej codziennej pracy, czy to w celu poprawy jakości mojej pracy, zmniejszenia obciążenia zadaniami administracyjnymi, czy ułatwienia współpracy z innymi klientami.

W tym poście podzielę się 9 narzędziami, których potrzebuję do mojej niezależnej działalności pisarskiej i jak ich używam.

Opublikuj Dokumenty Google na swoim blogu jednym kliknięciem

• Eksportuj w kilka sekund (nie godzin)
• Mniej VA, stażystów, pracowników
• Zaoszczędź 6-100+ godzin tygodniowo

Sprawdź teraz Wordable →

1. Pakiet narzędzi Google

Google dysponuje wyjątkowym zestawem narzędzi, których używam każdego dnia do wielu różnych celów. Narzędzia obejmują:

• Dokumenty Google, których używam do szkicowania, udostępniania i edytowania treści przesyłanych moim klientom
• Arkusze Google, których używam w moim własnym, dostosowanym do potrzeb systemie śledzenia danych klientów CRM
• Gmail, którego używam do komunikacji z klientami
• Google Analytics, które udostępnia bezcenne informacje na temat mojej własnej witryny i jej wydajności (oraz, gdy uzyskam dostęp, dane dotyczące witryn moich klientów i ich treści)

Narzędzia Google są bezpłatne, niezawodne i łatwe w użyciu. Zarówno Dokumenty Google, jak i Arkusze Google mają doskonałe funkcje współpracy, dzięki którym współpraca między zespołami jest dość łatwa.

Bonus: Używam programu Wordable (który znajduje się na tej liście!), aby szybko przesyłać treści do witryn moich klientów, a narzędzie może akceptować treści z Dokumentów Google.

2. Siemusz

Dostępnych jest tak wiele znakomitych narzędzi SEO i narzędzi do badania słów kluczowych, ale Semrush jest tutaj moim ulubionym narzędziem.

Zacząłem używać tego narzędzia głównie dlatego, że czułem, że gęstość słów kluczowych i dane o poziomie konkurencji zostały przedstawione w jasny i łatwy do zrozumienia sposób. (Nie dotyczy to wszystkich narzędzi). Podobało mi się również, że mieli dane o trendach słów kluczowych.

W końcu zacząłem też używać innych narzędzi. Obserwowałem pozycje wpisów na blogu, które pisałem. Jeśli spadnie coś wysokiego poziomu, wiem, że nadszedł czas, aby powiedzieć klientowi, że powinniśmy zaktualizować ten post, aby zachować bezpieczną pozycję.

Jestem także wielkim fanem ich Asystenta pisania SEO, który jest łatwym narzędziem do optymalizacji SEO. Skopiuj i wklej treść do narzędzia, ustaw podstawowe słowo kluczowe i uzyskaj sugestie dotyczące drugorzędnych słów kluczowych, tonu głosu, czytelności i nie tylko.

Istnieje wiele innych świetnych narzędzi, których można użyć do wszystkiego, od badania konkurencji po ocenę technicznych aspektów witryny.

3. Nextiva

Jeśli jesteś podobny do mnie, dużo czasu spędzasz na rozmowach z klientami. Aby zrobić to dobrze, potrzebujesz świetnego biznesowego systemu telefonicznego, a Nextiva to zapewnia.

To oparta na chmurze platforma VoIP, która jest najlepszym wyborem dla małych firm i freelancerów. Oznacza to, że działa przez Internet, dzięki czemu Nextiva jest bardziej elastyczna, przystępna cenowo i zapewnia znacznie lepszą jakość połączeń niż inne systemy telefoniczne.

Nextiva jest również świetna, ponieważ ułatwia profesjonalne podejście do klientów. Możesz skonfigurować bezpłatny numer lub przeniesienie na stary numer. Możesz też ustawić niestandardową wiadomość powitalną i przekierowanie połączeń, dzięki czemu każdy dzwoniący będzie traktowany tak, jakby dotarł do firmy z większym budżetem.

Odbieranie połączeń jest łatwe na telefonie sprzętowym, komputerze, a nawet za pomocą aplikacji Nextiva na moim smartfonie. Kiedy jestem w drodze, aplikacja jest o wiele lepsza niż posiadanie jednego numeru do pracy i drugiego do rozmów prywatnych, a także o wiele łatwiejsza niż noszenie ze sobą dwóch telefonów.

A dla tych, którzy pozyskują nowych klientów za pomocą zimnych połączeń, jest to idealne rozwiązanie. Istnieją wbudowane funkcje, które ułatwiają dzwonienie do potencjalnych klientów, takie jak możliwość poprawiania identyfikatora dzwoniącego lub łatwego przeglądania historii połączeń. Jeśli chcesz lepszych rozmów telefonicznych i relacji z klientami, potrzebujesz Nextiva.

4. Gramatycznie

Nikt nie jest idealny. Literówki się zdarzają, zwłaszcza przy ilości pracy, którą nadrabiam. I chociaż przeglądam i sprawdzam wszystkie moje treści, twoje oczy tak łatwo przeoczą błędy, nawet jeśli jesteś ostrożny.

Grammarly wszedł na czat.

Żadne narzędzie do gramatyki nie jest idealne — w wielu przypadkach Grammarly może zasugerować niezręczną strukturę zdania lub powiedzieć mi, że nazwa marki jest nieprawidłowo napisana, ponieważ po prostu nie znają tego słowa. Ale duża liczba ich sugestii jest dobra i może pomóc mi wychwycić drobne błędy, które w przeciwnym razie tak łatwo przeoczyć.

Używam rozszerzenia Grammarly, które skanuje moje treści w większości okien online, w tym podczas wprowadzania treści do WordPressa i podczas pisania w dokumencie Google. Możesz zaakceptować lub odrzucić sugestie, a nawet jeśli nie zasugerujesz wprost, czasami może to oznaczać niezręczne zdanie, które będziesz chciał poprawić ręcznie.

Moje najlepsze wykorzystanie Grammarly ponad wszystko: pozwala mi ustawić różne dialekty, aby sprawdzić pisownię w zależności od tego, gdzie mój klient publikuje treść. Na przykład moi klienci w Australii używają „brytyjskiego angielskiego”, podczas gdy moi amerykańscy klienci używają „amerykańskiego angielskiego”. Przechodzi długą drogę w dostarczaniu wyników wyższej jakości, które sprawiają, że moi klienci są zadowoleni.

Płacę za subskrypcję Grammarly, zamiast korzystać z darmowego abonamentu, i jest to warte każdego grosza.

5. Kalendarz Apple

Nie mam wymyślnego oprogramowania do planowania, ponieważ jest to dla mnie zbyt kłopotliwe. Zamiast tego wolę korzystać z podstawowego (i bezpłatnego) Kalendarza Apple, aby nadążyć za moim harmonogramem.

Mój harmonogram jest oznaczony kolorami. Niebieski jest do pracy, fioletowy do planów, a pomarańczowy do spotkań. Dzięki temu, że mam wszystko w jednym miejscu, mogę mieć pewność, że nie rezerwuję podwójnie wizyty u lekarza w tym samym czasie co rozmowy z klientem.

Gdy tylko dostanę zlecenie, robię dwie rzeczy: podłączam je do mojego programu do fakturowania (któremu zaraz się przyjrzymy) i umieszczam w kalendarzu Apple. Ustawiam alerty na 30 minut przed spotkaniami, ale wyłączam alerty dla wszystkiego innego.

Jest tu świetny układ wizualny, który ułatwia mi zobaczenie, co mam w swoim harmonogramie i uniknięcie przepełnienia. To sprawia, że ​​moje życie jest łatwiejsze i gwarantuje, że nie obiecuję za dużo tego, co faktycznie mogę zapewnić. A nawet jeśli jestem w drodze, synchronizuje się z moim Apple Watch, dzięki czemu zawsze mogę sprawdzić, co się dzieje, kiedy muszę coś zaplanować.

6. Świeżaki

Dość często pisałem o tym, jak bardzo kocham Freshbooks, który jest moim ulubionym oprogramowaniem do fakturowania, więc z pewnością znalazło się na tej liście moich niezbędnych narzędzi.

Oto podstawowe powody, dla których to kocham:

• To niesamowicie przystępne w porównaniu z innymi alternatywami
• Ma niesamowite funkcje raportowania, które pozwalają mi przeglądać całkowity roczny, kwartalny lub miesięczny dochód wraz z powtarzającymi się dochodami od klientów oraz danymi P&L
• Mogę współpracować z moim księgowym, więc nie potrzebują mnie do przesyłania obszernych plików lub dokumentów; mogą uzyskać dostęp tylko do wyświetlania, aby pomóc mi w kwartalnych szacunkach i podatkach
• Mogę w pełni dostosować moje faktury i dostępne są elastyczne funkcje, takie jak opcja wystawiania niektórych faktur cyklicznie, akceptowanie różnych rodzajów płatności i korzystanie z szablonów faktur

I w skrócie: dla każdego, kto płaci sobie pensję (co robię jako ktoś, kto decyduje się na opodatkowanie jako S-corp), Gusto jest znakomitym narzędziem do pomocy przy płacach i podatkach pracowniczych. Sprawdź też ten.

7. Słowny

Używam Wordable od lutego 2021 roku i jestem w tym momencie oddanym klientem.

Większości moich klientów wysyłam link do Dokumentu Google z utworzoną przeze mnie zawartością, którą następnie sami przesyłają. Jednak w niektórych przypadkach klienci chcą, abym przesłał treść.

Kiedyś się tego bałem. Dokładne zapisanie treści w Dokumentach Google, a następnie przesłanie jej do systemu CMS zajmuje dużo czasu, ale WordPress pochłaniał całe posty wystarczająco dużo razy, aby wiedzieć, że nigdy nie należy pisać bezpośrednio do CMS.

Wordable umożliwia przesyłanie treści z dokumentów Word lub Dokumentów Google do niektórych platform CMS, w tym WordPress, HubSpot, Shopify, Medium i innych. Treść pozostaje poprawnie sformatowana, zawiera obrazy, a nawet może rejestrować informacje SEO, takie jak metaopisy lub tekst alternatywny.

Jedną z moich ulubionych funkcji są opcje „transformacji” podczas przesyłania treści. Możesz na przykład wybrać automatyczne otwieranie wszystkich linków w nowej karcie, zamiast ręcznie dostosowywać każdy z nich; możesz wstawić tekst alternatywny, metaopisy i nie tylko. Możesz także uzyskać podstawowe czyszczenie lub kompresję obrazu.

To znacznie usprawnia czasochłonną i żmudną część mojej pracy, co zawsze jest dobrą wiadomością.

8. HelloSign

HelloSign to oprogramowanie do podpisywania wirtualnych dokumentów. Podpisy te są prawnie wiążące.

Narzędzie umożliwia przesyłanie dokumentów, tworzenie szablonów i podpisywanie ich lub wysyłanie do podpisu innej osobie (albo jedno i drugie!).

Chociaż istnieje wiele alternatyw dla HelloSign, wybrałem HelloSign ze względu na jego wszechstronność, przystępną cenę i wyjątkowo łatwy w użyciu interfejs. Są to cechy, które nie posiadają wszystkie konkurencyjne narzędzia.

Moim celem w przypadku HelloSign jest posiadanie gotowego standardowego szablonu umowy. Podpisałem go już po mojej stronie i mam pola tekstowe, w których klienci mogą wpisać własne informacje, takie jak nazwa firmy, imię i nazwisko przedstawiciela oraz podpis. O ile nie są potrzebne żadne zmiany, mogę zamknąć umowę w ciągu kilku minut po zawarciu umowy między mną a nowym klientem.

9. KontaktWyjście

ContactOut to idealne narzędzie dla każdego, kto chce zbudować swoją profesjonalną sieć i rozwijać swój biznes poprzez e-mail marketing. Jego potężna funkcja wyszukiwania pozwala szybko znaleźć odpowiednie kontakty e-mail na LinkedIn, a platforma e-mail ułatwia rozpoczynanie kampanii e-mailowych i zarządzanie listami kontaktów. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz swoją karierę, czy jesteś doświadczonym marketerem.

Po skonfigurowaniu listy e-mailowej przejdź do sekcji E-mail i utwórz szablon, aby rozpocząć kampanię informacyjną lub e-mailową. Wspaniałą rzeczą w tej prostej funkcji e-mail jest to, że możesz śledzić, czy wiadomość e-mail została otwarta, a także automatycznie wysyłać kontynuacje, jeśli nie otrzymano odpowiedzi.

Jeśli szukasz kompleksowego rozwiązania poczty e-mail, które zawiera zarówno wyszukiwarkę wiadomości e-mail, jak i platformę marketingową, jest to dobry wybór dla Ciebie.

10. Renderowy las

Renderforest to wszechstronne narzędzie do projektowania online, które może być używane zarówno przez profesjonalistów, jak i amatorów do tworzenia wysokiej jakości filmów, animacji, logo, pokazów slajdów, makiet, profesjonalnych stron internetowych, makiet, grafiki SMM i materiałów do wydrukowania.

To najlepsze rozwiązanie, jeśli szukasz łatwego w użyciu narzędzia, które pomoże Ci stworzyć wyjątkowe efekty wizualne i zebrać wszystkie projekty w jednym miejscu w jak najbardziej uporządkowany sposób!

• Twórz filmy i animacje
• Twórz strony internetowe
• Zrób logo
• Edytuj makiety
• Grafika projektowa

Niedawno Renderforest uruchomił zaawansowany darmowy generator nazw firm. Za pomocą algorytmów sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego narzędzie analizuje Twoje informacje i sugeruje kreatywne, znaczące nazwy firm i branding.

Końcowe przemyślenia

Gdybyś mi powiedział, że bycie niezależnym pisarzem oznaczałoby, że będę potrzebował dziesiątek różnych narzędzi, które pomogą mi w podstawowych zadaniach, pracować z klientami za pomocą wybranych przez nich narzędzi, a nawet wyeliminować podstawowe funkcje biznesowe, takie jak otrzymywanie zapłaty , prawdopodobnie pobiegłbym w drugą stronę.

Posiadanie niezależnej firmy zajmującej się pisaniem oznacza, że ​​musisz potraktować ją poważnie i znaleźć narzędzia, które pomogą ci w utrzymaniu płynnego działania. Powinieneś także skoncentrować się na swoim zdrowiu psychicznym i starać się zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym podczas pracy jako freelancing. W większości przypadków będziesz również musiał zarejestrować się jako firma, aby skutecznie prowadzić niezależną działalność gospodarczą. Nie mogę wystarczająco polecić tych 9 narzędzi dla freelancerów, ale pamiętaj, że istnieje wiele opcji, a większość z nich oferuje bezpłatne wersje próbne — znajdź to, co najlepiej pasuje do Ciebie i Twoich konkretnych potrzeb. Czytaj więcej: Praca na własny rachunek.

Szukasz nowych narzędzi, które pomogą usprawnić różne podstawowe zadania Twojej firmy? Zacznij od Wordable! Uzyskaj bezpłatnie pięć pierwszych eksportów tutaj .