문서 디지털화란 무엇이며 왜 구현할 가치가 있나요?

디지털화 덕분에 커피를 쏟거나 화재 또는 기타 예상치 못한 사건으로 인해 문서가 파손될 염려가 없습니다. 모든 디지털 자료는 컴퓨터 장애가 발생하더라도 복구가 가능합니다.

얼마 전까지만 해도 모든 회사나 사무국에는 종이 문서를 수집하고 보관하는 특별히 설계된 공간이 있었습니다. 그러나 오늘날 문서 보관은 완전히 달라 보입니다. 기존 보관은 쓸모가 없어지고 있습니다.

소위 디지털화가 이러한 현상의 원인입니다. 그것은 무엇이며 그것에 대해 알 가치가 있는 것은 무엇입니까? 회사에서 이 솔루션을 구현하는 것이 왜 가치가 있습니까?

문서 디지털화란 무엇이며 어떤 내용이 포함됩니까?

문서 디지털화는 종이 문서를 디지털 형식으로 변환하는 프로세스입니다. 덕분에 이러한 자료에 포함된 정보는 컴퓨터와 모바일 장치에서 쉽게 접근할 수 있습니다.

신속하게 검색하고 안전하게 저장할 수 있으며 공유, 서명, 승인, 등록 또는 편집 등 다양한 전자 활동을 수행할 수 있습니다.

다양한 유형의 문서를 디지털화할 수 있습니다.

1. 송장 – 송장의 디지털화를 통해 거래 정보를 쉽게 관리하고 빠르게 액세스할 수 있습니다.
2. 계약서 – 계약서의 디지털 사본을 사용하면 쉽게 저장하고 공유할 수 있습니다.
3. 재무 보고서 – 재무 보고서를 디지털화하면 데이터 분석 및 비즈니스 의사 결정이 쉬워집니다.
4. 인사 문서 – 고용 계약서 등 직원 문서의 디지털 버전을 사용하면 하나의 애플리케이션에서 개인 데이터를 쉽게 관리할 수 있습니다.
5. 비즈니스 노트 – 노트를 디지털화하면 팀 구성원 간의 커뮤니케이션이 쉬워집니다.
6. 신청서 – 기존 신청서보다 작성 및 처리가 더 쉽습니다.
7. 법률 문서 – 법률 문서의 디지털 사본을 사용하면 더 쉽게 액세스하고 보관할 수 있습니다.
8. 의료 기록 - 전자 의료 기록을 사용하면 환자 데이터를 더 쉽게 관리할 수 있습니다.
9. 서신 – 서신의 디지털화를 통해 중요한 메시지를 쉽게 관리하고 빠르게 액세스할 수 있습니다.

문서뿐만 아니라 녹음물이나 마이크로필름 등도 디지털화할 수 있습니다. 이 프로세스는 도서관 자료 보관에도 적합하며 한편으로는 사용자가 해당 자료를 사용할 수 있도록 하고 다른 한편으로는 원본이 손상되지 않도록 보호할 수 있습니다.

문서 디지털화가 왜 권장됩니까?

디지털화를 통해 모든 문서를 디지털 형식으로 저장할 수 있습니다. 하지만 이를 구현하기로 결정하면 어떤 이점이 있나요? 기업가로서 당신과 당신이 관리하는 직원들은 무엇을 얻나요? 이는 회사의 컬렉션, 아카이브 및 모든 유형의 문서를 디지털화하는 긍정적인 효과입니다.

1. 사무실 공간 절약
2. 일상 업무를 더 쉽게 만들어줍니다.
3. 안전한 문서 보관
4. 문서 파기 방지
5. 고객 서비스 품질 향상
6. 디지털화와 환경 보호

회사에서 디지털화를 구현하는 방법은 무엇입니까?

회사에서 문서 디지털화를 구현하는 것은 복잡한 프로세스입니다. 그러나 적절한 계획과 구현을 통해 기업에 많은 이점을 가져올 수 있습니다. 그러나 성공의 열쇠는 기술 자체뿐 아니라 변화에 대한 직원의 의지와 준비도 있다는 점을 기억하십시오.

문서전자화시스템 제공업체 자체의 업무 스타일도 매우 중요하다. 포괄적인 서비스를 제공하고 구현의 모든 단계에서 협력해야 합니다.

구현 전 인터뷰에 충분한 시간을 할애하는지, 기술 분야에 대한 구현 후 지원과 전반적인 비즈니스 컨설팅을 제공하는지 주목해볼 만하다.

각 회사의 구현은 완전히 다르게 보일 것입니다. 디지털화 도구와 구현 전략은 비즈니스의 구체적인 성격, 산업, 규모, 목표 및 요구 사항에 맞게 조정됩니다.

그러나 잘 수행된 적응에는 다음 단계가 포함되어야 합니다.

1. 목표 및 요구 사항 정의

첫 번째 단계는 문서를 디지털화하여 달성하려는 목표를 정의하는 것입니다. 비즈니스 프로세스 개선에 관한 것인가요? 공간 절약? 비용 절감?

전체 프로세스를 잘 계획할 수 있도록 목표와 요구 사항을 정의하십시오.

2. 현황 분석

그런 다음 회사의 현재 상황을 분석하십시오. 현재 어떤 종류의 문서가 사용됩니까? 어떻게 저장되고 관리되나요?

이는 어떤 변화가 필요하고 어떤 문제가 발생할 수 있는지 이해하는 데 도움이 됩니다.

3. 올바른 기술 선택

다음 단계는 문서 디지털화에 적합한 도구와 기술을 선택하는 것입니다. 시장에는 다양한 시스템과 솔루션이 나와 있습니다. 따라서 모든 요구 사항을 충족할 수 있는 정보를 바탕으로 선택하는 것이 중요합니다.

이를 위해서는 이러한 유형의 솔루션 제공업체에 대한 철저한 조사를 수행해야 합니다.

4. 계획 및 준비

올바른 기술을 선택한 후에는 계획하고 준비할 차례입니다. 어떤 문서를 먼저 디지털화할지 결정하고, 작업 일정을 설정하고, 적절한 리소스를 준비합니다.

5. 구현

이제는 제대로 구현해야 할 때입니다. 선택한 문서를 디지털화하는 것부터 시작하여 전체 프로세스를 모니터링하고 모든 것이 계획대로 작동하는지 정기적으로 확인하십시오.

6. 직원 교육

직원을 교육하는 것을 잊지 마십시오. 그들은 새로운 시스템을 사용하는 방법과 디지털 문서를 관리하는 방법을 알아야 합니다.

7. 모니터링 및 지속적인 개선

구현 후에는 디지털화 프로세스를 지속적으로 모니터링하고 개선하는 것이 중요합니다.

시스템이 기대에 부응하는지, 기대한 이점을 제공하는지 정기적으로 확인하세요.

결론적으로

디지털화는 현대 비즈니스에서 매우 중요한 역할을 하며 앞으로 더욱 발전할 것으로 예상됩니다. 시대에 뒤지지 않고 새로운 기술을 사용하는 것은 가치가 있습니다.

이는 회사 자체와 직원, 파트너 및 고객 모두에게 측정 가능하고 구체적인 이점을 제공하기 때문에 더욱 그렇습니다.

문서를 디지털화하는 것은 회사의 기능을 크게 향상시킬 수 있는 프로세스입니다.

작업 효율성 향상부터 공간 절약, 환경 보호까지 다양한 이점이 있습니다.