VoIP 통신으로 업그레이드: 모든 견고한 중소기업 전화 시스템의 6가지 필수 기능

소기업용 VoIP(Voice over Internet Protocol) 전화 시스템으로 전환하면 많은 이점이 있으므로 전환 여부에 대한 결정은 대부분의 비즈니스 소유자가 쉽게 내릴 수 있습니다.

오늘날 원격 근무는 우리 삶의 불가분의 일부가 되었으며 클라우드 기반 비즈니스 전화 시스템은 비즈니스 소유자가 위치에 관계없이 직원 간의 통신을 유지할 수 있도록 지원합니다. 이 시스템은 오래된 PBX 시스템을 사용하는 기존 전화 시스템보다 훨씬 저렴하고 유연하게 사용할 수 있습니다. 클라우드 기반 전화 시스템을 사용하는 동안 비즈니스 목표에 집중하고 전문가가 통신 시스템을 관리하도록 할 수 있습니다.

그러나 올바른 공급자를 선택하는 것은 어려울 수 있습니다. 정보에 입각한 선택을 하려면 각 서비스 공급자가 제공하는 기능, 해당 기능의 비용 및 시스템 확장성을 신중하게 분석해야 합니다. 소기업 소유자가 전화 서비스를 선택할 때 찾아야 할 가장 필수적인 VoIP 기능 6가지에 대해 알아 보려면 계속 읽으십시오.

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자동 교환

이 기능을 사용하면 소기업 소유주가 정규직 접수원 고용과 관련된 비용을 절감할 수 있습니다. 안내원과 마찬가지로 자동 전화 교환 기능은 발신자를 맞이하고, 통화를 차단하고, 음성 프롬프트를 사용하여 통화를 팀의 올바른 구성원에게 라우팅합니다. 자동 교환은 중소기업 전화 요구 사항을 충족하는 데 도움이 되지만 운영 비용을 절감하고 고객 만족도 등급을 높일 수도 있습니다.

하지만 대부분의 고객과 의뢰인은 끝없는 음성 프롬프트 탐색에 얽매이는 것을 원하지 않습니다. 통화가 올바른 직원에게 전달되도록 가능한 몇 가지 질문을 하도록 자동 교환을 설정합니다. 그러면 고객 만족도를 낮추지 않고도 시간과 자원을 절약할 수 있습니다.

고객 만족도 향상, 생산성 향상, 비용 절감 등 세 가지를 한 번에 모두 수행할 수 있는 기회가 조직에 항상 있는 것은 아닙니다. 그러나 기술의 발전과 최고의 VoIP 서비스로 인해 VoIP 또는 VoIP(Voice over Internet Protocol)와 관련된 최신 전화 시스템으로 가능해졌습니다.

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이메일 전사에 음성

소기업을 성장시키는 데는 이미 시간과 에너지가 모두 필요하기 때문에 음성 메일을 필요한 만큼 자주 확인할 시간이 있는 사업주와 직원은 거의 없습니다. 여기에서 음성 대 이메일 전사가 필요합니다. 이 기능은 자동으로 메시지를 텍스트로 변환하여 직원의 받은 편지함으로 전달합니다.

직원들이 음성 메일을 듣고 열심히 이름과 연락처 정보를 손으로 작성해야 하는 시간을 줄이는 것이 음성-이메일 전사의 유일한 이점은 아닙니다. 또한 직원들이 메시지를 체계적으로 정리할 수 있습니다. 이메일 형식으로 변환되면 직원은 필요에 따라 이러한 메시지를 보관, 구성, 검색 및 삭제할 수 있습니다. 기존의 음성 메일을 계속 듣고 있었다면 불가능했을 것입니다.

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원격 내선

원격 내선 번호 또는 가상 번호라고도 하는 VoIP 시스템의 이 기능을 사용하면 비즈니스 소유자가 통화를 휴대폰으로 착신 전환할 수 있습니다. 누군가 원격 내선 번호로 전화를 걸고 아무도 받지 않으면 시스템은 직원의 개인 음성 메일과는 별도로 음성 메일 시스템으로 전화를 라우팅합니다. 모든 소기업이 가상 확장을 통해 이점을 얻을 수 있지만 이 기능은 원격 직원이 있는 기업에 훨씬 더 유용합니다.

회사가 각 직원에 대해 별도의 번호를 지정하는 대신 고객, 의뢰인 및 비즈니스 동료가 전화를 걸 수 있는 번호가 하나만 있으면 더 전문적으로 보입니다. 또한 회사 업무를 수행하기 위해 개인 전화를 사용하려는 직원은 거의 없습니다. 가상 확장 기능을 사용하면 비즈니스 소유자가 각 직원에게 별도의 전화를 구입하는 비용을 피할 수 있습니다.

전화 선별

통화 선별 기능을 사용하면 비즈니스 소유자와 직원이 전화를 받기 전에 발신자의 번호를 확인하여 통화 처리 방법을 선택할 수 있습니다. 하지만 기존 발신자 표시를 뛰어 넘습니다. 통화 선별 기능을 사용하면 직장에서 개인적인 전화를 받는 직원은 전화를 자신의 휴대 전화로 리디렉션할 수 있으며, 텔레마케팅 전화를 받고 있다고 확신하는 다른 직원은 간단히 연결을 끊을 수 있습니다.

소기업 통화 선별 도구를 위한 최고의 VoIP는 번호 이상을 표시하도록 설정할 수도 있습니다. 이 기능을 통해 직원은 발신자 이름을 확인할 수 있으며 회사에 고객 관계 관리(CRM) 시스템이 있는 경우 현장에서 고객 기록을 조회할 수도 있습니다. https://shortcodes.org/에서 흥미로운 SMS 및 짧은 코드 팁과 스팸 전화 및 메시지를 식별하는 방법을 확인할 수 있습니다.

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화상 회의

일부 회사는 원격 직원과 연락을 유지하기 위해 화상 회의를 정기적으로 사용하는 반면, 다른 회사는 멀리 떨어져 있는 비즈니스 동료와의 가상 회의 일정을 잡기 위해 드물게 사용합니다. 화상 통화도 소비자들 사이에서 항상 인기를 얻고 있습니다. 고객 인구 통계에 따라 일부 비즈니스는 고객 또는 고객에게 화상 통화를 걸 수 있는 이점이 있을 수 있습니다.

고객 및 비즈니스 동료와의 대부분의 대화는 전화로 할 수 있지만 협상이나 민감한 문제 처리와 같은 작업은 화상 회의를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 또한 화상 회의를 통해 원격 근무자나 업무상 사무실을 떠나 있는 사람들이 중요한 회의에 완전히 참여할 수 있으므로 회의를 놓칠까 봐 걱정할 필요가 없습니다.

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사용자 지정 가능한 홀드 음악

대기 상태를 즐기는 고객이나 고객은 거의 없지만 때로는 필요합니다. 오늘날의 비즈니스 소유자는 끈적거리고 반복적이며 고객을 완전히 침묵에 빠뜨리는 표준 홀드 음악 중에서 선택할 필요가 없습니다. 대신 VoIP 시스템을 사용하는 사람들은 비즈니스의 고유한 특성을 반영하거나 고객이 듣고 싶어할 것이라고 생각하는 내용을 충족하는 맞춤형 곡을 설정할 수 있습니다.

사소하게 들릴 수 있지만 그렇지 않습니다. 올바른 홀드 음악은 고객 만족도를 향상시켜 일반 고객을 충성도 높은 브랜드 애호가로 쉽게 전환하고 잠재적인 고객 서비스 재난을 예방합니다. 또한 대부분의 전화를 건 사람은 지난 15분 동안 일반적인 엘리베이터 음악을 듣지 않은 경우 안내원 및 직원에게 훨씬 더 친절하고 그들의 제안을 더 잘 받아들일 것입니다.

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결론

위에서 설명한 6가지 기능은 VoIP 전화 시스템으로 전환하는 소기업 소유자가 사용할 수 있는 많은 기능 중 일부에 불과합니다. 기타 주목할 만한 기능으로는 전자 팩스, 내선 전화 걸기, 반복 전화 걸기, 원격 사무실 기능, 순차 전화 걸기, 3자 전화 걸기, 시간 기반 라우팅 및 예약 등이 있습니다.

대부분의 소기업 소유자의 문제는 VoIP 전화 시스템을 설치할지 여부를 결정하는 것이 아닙니다. 대부분의 비즈니스 소유자가 쉬운 결정이라고 생각하는 전환을 할 때 많은 이점이 있습니다. 소유자가 옵션을 평가해야 할 때 문제가 발생합니다.

공급자가 위에 나열된 모든 기능과 통화 차단 및 내선 간 전화 걸기와 같은 기타 필수 기능에 대한 액세스를 제공하는지 확인하는 것이 훌륭한 공급자를 선택하기 위한 첫 번째 단계입니다. 그러나 사업주들은 여기서 그쳐서는 안 됩니다. 그들은 또한 탁월한 고객 서비스, 경쟁력 있는 가격, 우수한 평판, 소기업 소유주의 요구에 맞는 솔루션을 제공하여 회사가 성장하고 번영함에 따라 동일한 VoIP 전화 서비스를 계속 사용할 수 있는 회사를 찾아야 합니다.