미국 소기업을 위한 최고의 전화 응답 서비스

사업을 운영하려면 많은 모자를 써야 하지만 전화를 받는 일이 꼭 그중 하나일 필요는 없습니다.

전화 응답 서비스를 이용하면 고객 서비스를 개선하고 생산성을 높이며 주요 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.

이 기사에서는 전화 응답 서비스의 이점을 살펴보고 서비스를 고용할 때 피해야 할 일반적인 실수에 대해 논의하고 미국 최고의 제공업체를 소개합니다.

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전화 응답 서비스란 무엇입니까?

전화 응답 서비스는 고객 서비스 전문가 팀을 고용하여 다른 비즈니스를 대신하여 전화를 받는 회사입니다.

전화 응답 서비스 제공업체는 사용량이 많은 시간이나 정규 업무 시간 외에 들어오는 전화 및 고객 문의를 처리합니다. 일부 회사는 사내 고객 서비스 팀을 두는 대신 전화 응답 서비스를 이용합니다.

담당자는 일반 문의에 응답하고, 메시지를 받고, 약속 일정을 잡고, 전화를 적절한 사람이나 부서로 전달하는 등의 여러 작업을 처리할 수 있습니다.

전화 응답 서비스가 중요한 전화나 기회를 놓치지 않도록 하는 비용 효율적이고 편리한 방법 인 이유를 쉽게 알 수 있습니다.

누가 전화 응답 서비스를 사용합니까?

전화 응답 서비스는 많은 양의 수신 전화를 받고 발신자에게 전문적이고 일관된 경험을 제공하려는 개인 또는 기업에서 사용할 수 있습니다 .

소기업, 의료 행위, 온라인 상점, 법률 회사, 부동산 중개업소, IT 회사 및 기타 전화 통화량이 많은 서비스 기반 산업은 전화 응답 서비스의 혜택을 받을 수 있습니다.

전화 응답 서비스는 전문적인 이미지를 유지하려는 바쁜 기업가나 프리랜서에게도 도움이 될 수 있습니다 .

전화 응답 서비스 이용을 고려하고 있다면 현재 미국 최고의 서비스 제공업체 3곳을 소개합니다.

미국 최고의 전화 응답 서비스

미국 최고의 전화 응답 서비스 중 세 가지는 VoiceNation, Answer Connect 및 Abby Connect입니다. 각 공급자의 요금제, 장단점을 자세히 살펴보겠습니다.

보이스네이션

VoiceNation은 24/7 라이브 응답, 주문 처리, 콜 패칭 및 기업용 기타 통신 솔루션 과 같은 가상 수신 서비스를 제공하는 전화 응답 서비스 제공업체입니다.

VoiceNation을 사용하면 가입 후 서비스를 즉시 활성화 할 수 있으며 나머지 설정은 완료하는 데 영업일 기준 약 1일이 소요됩니다.

가격

VoiceNation은 한 달에 20분 또는 1000분 이상 서비스가 필요한지 여부에 관계없이 모든 규모의 비즈니스를 포괄하는 8가지 서비스 플랜을 제공합니다.

다음은 각 요금제에 대한 요약입니다.

모든 VoiceNation 플랜에는 연중무휴 응답, 맞춤형 스크립팅, 무제한 사용자, 이중 언어 교환원, 주문 처리 및 보고서가 포함됩니다 .

플랜 간의 유일한 차이점은 추가 분의 비용이 플랜마다 다르다는 것입니다.

예를 들어, 매월 약 12-15회의 통화가 포함된 20분 계획에서 추가 분당 $2.19입니다. 그러나 500분 요금제에서 추가 분은 $1.99에 불과합니다.

장점

• 설정비 없음 : 어떤 계획도 새 계정에 대한 설정비가 없습니다.
• 이중 언어 교환원 : 모든 VoiceNation 요금제에는 이중 언어 전화 교환원이 포함됩니다.
• 추가 요금 없음 : VoiceNation은 휴일이나 시간 외 통화에 대해 추가 요금을 부과하지 않습니다.
• 재해 복구 : VoiceNation은 자연 재해가 발생하는 경우에도 비즈니스를 계속 유지하기 위한 비즈니스 연속성 계획을 가지고 있습니다.

단점

• 성공 관리자 : 전담 성공 관리자는 상위 계획으로 제한됩니다.
• 아웃바운드 통화 : VoiceNation은 아웃바운드 통화에 대해 분당 10센트를 청구합니다.

AnswerConnect

AnswerConnect는 연중무휴 24시간 통화 및 메시지를 처리할 수 있는 실시간 가상 안내원을 비즈니스에 제공하는 응답 서비스입니다.

목록에 있는 다른 전화 응답 서비스와 달리 AnswerConnect의 보급형 패키지는 200분 동안 월 325달러부터 시작하므로 AnswerConnect는 그렇게 많은 시간을 필요로 하지 않는 소기업에 덜 적합합니다 .

가격

AnswerConnect에는 월 $325에서 $475 사이의 세 가지 기본 서비스 플랜이 있습니다.

거기에서 그들은 웹 사이트에서 "더 큰 계획"이라고 하는 13개의 추가 계획을 광고합니다. 더 큰 계획은 한 달에 최대 100,000분의 커버리지를 커버합니다.

다음은 각 요금제에 대한 요약입니다.

모든 계획에는 맞춤형 스크립팅, 연중무휴 응답, 실시간 채팅 지원, 약속 일정, 일정 및 CRM 통합이 포함됩니다 .

장점

• 통합 : AnswerConnect는 Salesforce, Zoho, Slack, Google Analytics 및 HubSpot과 같은 널리 사용되는 CRM과 통합됩니다.
• 화상 통화 : AnswerConnect는 상위 요금제에서 Teleport를 통한 화상 통화를 지원합니다.
• 나무 심기 : AnswerConnect는 고객당 한 달에 한 그루의 나무를 심습니다.

단점

• 설정비 : VoiceNation과 달리 AnswerConnect는 성장 요금제를 제외한 모든 요금제에서 $49.99의 일회성 설정 요금을 부과합니다.
• 60초 청구 : 모든 통화는 가장 가까운 분으로 반올림됩니다. 예를 들어 통화가 1분 2초 지속되면 2분에 대한 요금이 청구됩니다.
• 서비스 요금 : AnswerConnect는 이중 언어 지원, 실시간 구두 중계 및 음성 프롬프트에 요금을 부과합니다.

애비 커넥트

Abby Connect는 라스베거스 기반의 전화 응답 서비스로 전화 및 실시간 채팅 메시지에 응답할 수 있는 전담 가상 안내원 팀을 제공합니다.

Abby Connect의 몇 가지 기능에는 클라이언트 데이터 업데이트, 사용자 정의 조정 및 약속 일정이 포함됩니다. Abby Connect에는 고객에게 전화를 연결하기 전에 안내원이 모든 세부 정보를 제공하는 "웜 연결" 기능도 있습니다.

가격

Abby Connect는 $299에서 $1199까지 세 가지 월간 요금제를 제공합니다. 다음은 각 계획에 대한 요약입니다.

• 접수원 계획 1 : 한 달에 $299에 접수원 100분.
• 접수원 계획 2 : 한 달에 $549에 접수원 200분.
• 접수원 계획 3: 한 달에 $1199에 300분의 접수원.
• 라이브 채팅 계획 1 : 10 한 달에 $129에 참여 채팅.
• 라이브 채팅 플랜 2 : 월 299달러에 30회 참여 채팅.
• 라이브 채팅 계획 3 : 한 달에 $469에 50개의 참여 채팅.
• Abby 10 번들 플랜 1 : 접수원 플랜 + $99에 10개의 라이브 채팅. 한 달에 30달러를 절약할 수 있습니다.
• Abby 30 번들 플랜 2 : 접수원 플랜 + $249에 라이브 채팅 30개. 한 달에 $50를 절약할 수 있습니다.
• Abby 50 번들 플랜 3 : 접수원 플랜 + $399에 라이브 채팅 10개. 한 달에 $70를 절약할 수 있습니다.

장점

• 무료 평가판 : Abby Connect에는 14일 무료 평가판이 있습니다.
• 사용자 지정 음성 메일 : Abby Connect는 서면 메시지보다 선호하는 사용자를 위해 사용자 지정 음성 메일 솔루션을 제공합니다.
• 통화 녹음 기능 : 계정에 통화 녹음을 추가할 수 있는 옵션이 있습니다.
• 전담 성공 관리자 : 모든 계획은 전담 계정 관리자와 5~7명의 가상 접수원 팀이 지원합니다.
• 통화 차단 : 원치 않는 발신자와 스패머를 차단하여 시간을 절약할 수 있습니다.

단점

• 24/7 서비스에 대한 추가 요금 : Abby Connect는 근무 시간 외에 서비스를 사용할 경우 추가 요금을 부과합니다.
• 30초 단위 : 통화가 1분 10초 동안 지속되면 1분 30초에 대해 요금이 청구됩니다.
• 끼어들기 금지 : Abby Connect는 전화 응답 서비스 에이전트와 고객 간의 실시간 통화를 들을 수 있도록 허용하지 않습니다.

전화 응답 서비스는 콜센터와 다른가요?

전화 응답 서비스의 주요 초점은 전화 연결 및 메시지 수신을 포함하여 전화 고객에게 인간적인 접촉을 제공하는 것입니다. 반면에 콜센터는 추가 고객 지원을 제공할 수 있습니다.

일반적으로 콜 센터는 주문 처리, 기술 지원 및 불만 해결과 같은 보다 복잡한 고객 서비스 요구 사항을 처리합니다. 또한 고급 도구와 소프트웨어를 사용하여 전화, 이메일 및 실시간 채팅을 통한 고객 상호 작용을 관리 할 수 있습니다.

다음은 전화 응답 서비스와 콜 센터 간의 몇 가지 다른 차이점입니다 .

• 스크립트 : 콜 센터는 종종 고객 서비스 담당자가 스크립트로 소리를 낼 수 있는 복잡한 스크립트에 의존하는 반면, 전화 응답 서비스는 간단한 스크립트를 사용하여 고객과 자연스럽게 들리는 대화를 보장합니다.
• 통화 시간 : 콜센터는 긴 통화 시간으로 많은 주의가 필요한 복잡한 통화를 처리하는 데 중점을 둡니다. 전화 응답 서비스는 1~2분 길이의 짧은 통화를 처리하는 데 우선순위를 둡니다.
• 통화 라우팅 : 전화 응답 서비스는 문의를 처리할 적절한 사람에게 통화를 라우팅합니다. 반대로 콜센터는 고객의 모든 질문에 답하고 요청을 직접 처리하여 전화를 받습니다.

전화 응답 서비스는 어떻게 작동합니까?

전화 응답 서비스는 귀사를 대신하여 전화를 받는 개인 또는 훈련된 교환원 팀을 제공함으로써 작동합니다.

프로세스가 일반적으로 작동하는 방식은 다음과 같습니다.

1. 착신전환 : 고객님의 회선을 자동응답기의 전화번호로 착신 전환합니다.
2. 전화 받기 : 전화가 오면 교환원은 귀하 또는 귀하의 회사 이름을 사용하여 전화를 받고 귀하가 제공한 일련의 지침을 따릅니다.
3. 선별 통화 : 교환원이 통화를 선별하여 중요도를 판단하고 올바른 사람에게 전달되는지 확인합니다.
4. 통화 전환 : 통화가 긴급하거나 즉각적인 조치가 필요한 경우 교환원이 회사 내 적절한 담당자 또는 부서로 통화를 전환합니다.
5. 후속 조치 : 전화 응답 서비스는 발신자의 요구 사항을 충족하고 질문에 대한 답변을 제공하기 위해 발신자를 추적합니다.

수제 보석을 판매하는 온라인 상점을 운영한다고 가정해 보겠습니다. 귀하는 1인 작업이므로 주얼리 제작부터 주문 포장 및 배송까지 모든 것을 책임져야 합니다. 전화 통화를 포함하여 고객 문의에 답변하는 사람이기도 합니다.

전화를 받는 데 많은 시간이 걸리고 다른 중요한 작업에 주의가 산만해집니다. 또한 바쁘거나 휴식을 취할 때 부재중 전화에 대해 걱정합니다.

전화 응답 서비스가 도움이 될 수 있는 곳입니다. 중요한 전화를 놓치거나 급하지 않은 전화로 인해 방해를 받을 염려 없이 업무에 집중할 수 있습니다.

답변 서비스 운영자는 메시지를 받고 긴급한 문의 사항을 이메일이나 문자로 전달 하고 영업 시간 및 반품 정책과 같은 기본 영업 정보를 제공합니다.

이렇게 하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 비즈니스에 대한 전문적인 이미지를 유지할 수 있습니다.

보시다시피 전화 응답 서비스는 추가 직원을 고용하거나 값비싼 전화 시스템에 투자하는 데 따르는 고객 서비스 비용을 피하면서 수신 전화를 관리하는 효율적인 방법을 제공합니다.

전화 응답 서비스를 사용하는 이유

전화 응답 서비스는 일관되고 전문적인 통화 처리를 제공하고 시간과 비용을 절약하며 업무 시간 외에 고객 경험을 개선할 수 있습니다.

다음은 전화 응답 서비스 사용을 고려할 수 있는 몇 가지 이유입니다.

모든 통화에 응답

전화 응답 서비스를 사용하는 가장 큰 장점은 시간이나 통화량에 관계없이 모든 전화에 응답할 수 있다는 것입니다.

이는 언제든지 실시간 교환원과 대화할 수 있는 편리함을 중요시하는 고객과의 충성도와 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다.

그들의 서비스는 연중무휴 24시간 제공되며 고객이 다른 시간대에서 전화를 걸 수 있기 때문에 국제적인 고객 기반을 가진 비즈니스에 이상적입니다.

또한 수신 전화를 처리할 수 있는 실제 사람이 있으면 매장에 갈 수 없는 고객이 대신 경쟁업체에 연락할 수 있으므로 판매 기회를 놓치는 것을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

시간과 비용 절약

전담 팀에 전화 응답을 아웃소싱하면 자체 직원이 주문 이행 및 마케팅과 같은 다른 필수 작업에 집중할 수 있습니다.

이는 리소스가 제한된 소규모 전자 상거래 비즈니스에 특히 유용합니다.

일부 서비스는 월정액 요금을 부과하는 반면 다른 서비스는 통화당 또는 분당 요금을 부과하므로 예산 및 사용 요구 사항에 맞는 요금제를 선택할 수 있습니다.

비즈니스 확장 지원

전화 응답 서비스에 전화 응답을 아웃소싱하면 비즈니스 성장에 집중하면서 온라인 상점을 확장하는 데 도움이 될 수 있습니다.

Usabilla의 연구에 따르면 대부분의 고객은 로봇이나 자동 교환 대신 실제 사람이 전화에 응답하는 것을 선호합니다 .

비즈니스가 아무리 빠르게 성장하더라도 고객 충성도와 신뢰를 구축하는 데 도움이 되는 수준의 개인 서비스를 제공할 수 있습니다.

전화 응답 서비스를 고용할 때 피해야 할 실수

전화 응답 서비스를 고용할 때 업계 경험이 거의 없거나 전혀 없는 서비스, 제한된 운영 시간 및 이중 언어 에이전트 부족과 같은 일반적인 실수를 피해야 합니다.

전자 상거래 산업에 대한 경험 부족

전화 응답 서비스 제공업체는 필요한 수준의 지원을 제공하지 못하여 고객 경험이 좋지 않을 수 있습니다.

예를 들어, 고객이 온라인 패션 매장에 전화했는데 교환원이 업계 용어에 익숙하지 않은 경우 고객은 비즈니스에 대한 신뢰를 잃을 수 있습니다.

이로 인해 구매를 취소하고 대신 다른 곳에서 사업을 할 수 있습니다.

그렇기 때문에 특정 요구 사항을 이해하고 최고의 고객 지원을 제공할 수 있는 업계 경험이 풍부한 전화 응답 서비스를 선택하는 것이 중요합니다.

이중 언어 에이전트 부족

고객 기반이 다양한 경우 이중 언어 에이전트 없이 전화 응답 서비스를 고용하는 것은 비용이 많이 드는 실수가 될 수 있습니다.

오늘날의 글로벌 시장에서는 모국어로 소통하는 것을 선호하는 고객을 위해 두 가지 이상의 언어를 구사할 수 있는 상담원을 보유하는 것이 중요합니다. 2개 국어를 구사하는 상담원이 부족하면 의사소통 오류, 불만, 비즈니스 손실이 발생할 수 있습니다.

예를 들어 캐나다 고객에게 미용 제품을 판매하는 경우 영어를 구사하는 상담원만 고용하면 프랑스어를 사용하는 고객이 판매를 놓칠 수 있습니다.

마찬가지로 미국에 기반을 둔 온라인 상점은 영어와 스페인어 모두에 능숙한 공급자를 찾아야 합니다.

현실적인 기대가 없다

전화 응답 서비스 상담원이 할 수 있는 일과 할 수 없는 일에 대해 현실적인 기대치를 갖는 것이 중요합니다.

일부 비즈니스 소유자는 서비스가 모든 고객 문의를 완벽하게 처리하기를 기대하지만 질문의 복잡성에 따라 실현 가능하지 않을 수 있습니다.

귀하는 귀하의 기대치를 서비스 제공자 와 소통하고 귀하의 필요를 충족시킬 계획을 개발하기 위해 협력해야 합니다.

예를 들어 배송 시간과 같은 기본적인 문의는 서비스에서 처리하기를 원할 수 있지만 복잡한 질문이나 기술 지원의 경우 회사의 전문가에게 전화를 전달하는 것이 최선의 선택일 수 있습니다.

마지막 생각들

올바른 전화 응답 서비스를 선택하면 업무량을 크게 줄이고 고객 서비스 품질을 향상시킬 수 있습니다.

선택할 수 있는 여러 전화 응답 서비스가 있으며 각각 고유한 장단점이 있습니다. 연중무휴 24시간 지원, 2개 국어를 구사하는 에이전트 또는 산업별 전문 지식을 찾고 있다면 귀하 의 요구 사항을 충족할 수 있는 서비스 제공업체를 선택하십시오 .

올바른 전화 응답 서비스를 이용하면 고객을 잘 돌보면서 비즈니스 확장에 주의를 기울일 수 있습니다.