10,000명 이상의 참석자가 모인 가상 이벤트를 주최한 방법

전 세계의 다른 많은 회사, 비영리 단체, 신혼 부부 및 졸업생과 함께 Classy는 2020년 대면 행사에 대한 큰 계획을 세웠습니다. 지난 6년 동안 우리는 비영리 전문가를 위한 컨퍼런스인 Collaborative를 주최했습니다. Collaborative는 비영리 전문가들이 배우고, 업계 전문가 및 비슷한 생각을 가진 동료들과 연결하고, 다사다난한 해피 아워에 참석하고, 사명을 위해 다시 영감을 받을 수 있는 4일 간의 경험을 제공합니다. 그러나 2020년 3월 첫 주에 COVID-19가 뉴스의 짧은 언급에서 전면 헤드라인으로 빠르게 발전함에 따라 이벤트 팀은 직접 이벤트를 보장할 수 없다는 것을 알게 되었습니다.

수석 이벤트 관리자 Taryn Crowder는 "가상 이벤트로 이동하는 과정을 가볍게 생각하지 않았습니다. “처음 COVID-19 상황을 모니터링하기 시작했을 때 우리는 바이러스에 다음에 무슨 일이 일어났는지에 따라 몇 가지 다른 위기 계획을 세웠습니다. 이러한 초기 위기 계획은 오래가지 못했습니다. 대유행으로 상황이 급격히 변하면서 몇 주 동안 거의 매일 새로운 위기 계획으로 전환해야 했습니다. 이러한 위기 계획은 커뮤니케이션과 작전 전술로 구성되었습니다.”

귀하의 팀이 대면 이벤트를 재구상할 수 있도록 5명의 주요 팀원에게 대면 이벤트를 단 2개월 반 만에 10,000명 이상의 참석자를 유치한 가상 경험으로 전환하는 방법에 대해 배운 조언과 교훈을 공유하도록 요청했습니다. 수석 이벤트 관리자인 Taryn Crowder의 이야기를 계속 읽으십시오. Brooke Hearn, 수석 이벤트 플래너; Anne Guillen, 수석 이벤트 콘텐츠 마케팅 담당자; Irene Webber, 수석 시각 디자이너; 그리고 JP Angers, 선임 비디오 프로듀서.

수업 1: 위험을 평가하고, 연구를 수행하고, 신속하게 이동합니다.

Q: 대면 이벤트에서 가상 이벤트로 전환하기로 결정한 초기 프로세스를 설명하세요.

Taryn: 먼저 직접 대면 이벤트를 통해 위험을 평가하는 프로세스를 시작해야 했습니다. 여기에는 제공된 서비스에 대해 서명된 계약 및 청구서를 검토하는 것이 포함되었습니다. 우리는 각 공급업체, 호텔 및 행사장에 연락하는 것으로 시작했습니다.

저는 불가항력으로 법적 싸움을 해야 했고, 그렇게 하기 위해 다음을 알아야 했습니다. 우리가 어떤 계약에서 벗어날 수 있고, 또 어떤 서비스가 제공되어 우리가 이미 얼마나 많은 돈을 탕진했는지 알 수 있었습니다. 직접 이벤트.

Brooke : 대면 이벤트에 대한 계약을 취소하거나 연기하는 방법을 모색하는 동안 가상 이벤트가 어떻게 생겼는지, 무엇을 제공할 것인지, 언제 제공할 것인지 정확히 만드는 회의에 시간을 할애했습니다.

이벤트를 재구성하는 것 외에도 우리는 완전한 가상 이벤트와 함께 제공되는 새로운 도전 과제도 탐색했습니다. 비디오 제작자 및 IT 팀과 같이 우리가 의지할 수 있는 여러 기술 전문가가 있다는 것은 매우 행운입니다.

Q: 이 과정에서 어떤 생각이나 우려가 있었나요?

Taryn : 우리 중 누구도 가상 이벤트를 계획한 적이 없었기 때문에 기술을 연구해야 했습니다. WiFi와 같은 IT 요구 사항; 개별 가정에서 좋은 조명, 사운드 및 WiFi를 위한 스피커 준비; 가상 환경을 위한 후원 기회, 가상 환경을 위한 네트워킹 기회 등

Q: 가상 이벤트로의 전환이 계획된 콘텐츠에 어떤 영향을 미쳤습니까?

Anne: 콘텐츠 관점에서는 매우 빠르게 움직여야 한다는 것을 알고 있었기 때문에 어려웠지만 가상 이벤트가 물류 및 기술적으로 어떤 모습일지 파악할 때까지 콘텐츠를 모으기 시작할 수 없었습니다.

그런 결정이 내려지면 우리는 이미 확정한 세션을 대면 행사에 사용할 수 없다는 것을 빨리 깨달았습니다. 그들은 현재의 기후에 맞지 않았고 회의를 위한 이상적인 흐름을 만들지 못했습니다. 우리는 회의 주제 및 초점을 결정하는 프로세스를 다시 시작하고 주제 영역을 선별한 다음 해당 주제에 적합한 새로운 연사를 식별했습니다.

Taryn: 콘텐츠 계획은 첫날부터 일정의 일부였습니다. 우리가 스스로에게 던진 첫 번째 질문 중 하나는 몇 개의 세션을 제공해야 합니까? 우리는 사람들이 하루 종일 컴퓨터 앞에 앉아 있는 데 관심이 있을 거라고 생각하지 않았고, 자신의 일정을 관리하고 싶어할 거라고 생각했습니다. 이것은 또한 우리가 최종적으로 선택한 기술에서 중요한 역할을 했습니다.

우리는 사람들이 이전과는 다른 콘텐츠를 필요로 하는 새로운 세상에 살고 있었기 때문에 콘텐츠를 처음부터 다시 시작해야 했습니다. 따라서 업계 전문가 및 비영리 단체와 대화를 통해 그들이 우리에게 제공해야 하는 것이 무엇인지 정확히 알기 위해 그들이 겪은 일을 정확히 이해해야 했습니다.

우리가 논의한 몇 가지 질문:

• 사람들이 이 가상 이벤트에 등록하고 싶어할까요? 어떻게 그들의 관심을 끌 수 있습니까?
• 시장이 COVID-19 대응 콘텐츠로 과포화되어 아무도 우리의 콘텐츠를 필요로 하지 않을 것입니까? 4월에 선택한 콘텐츠가 6월에도 계속 유효할까요?
• 다른 가상 이벤트는 어떻습니까? 지금 우리는 다른 사람들에게서 무엇을 배울 수 있습니까?
• 전 세계에서 온 참석자가 있으므로 세션에 어떤 시간 프레임을 사용해야 합니까?
• 이벤트의 이름은 무엇입니까?
• 우리는 주제를 가질까요?

처음에 우리는 모든 것을 끌어낼 수 있는 작은 창이 있었기 때문에 테마를 가지지 않기로 결정했습니다. 그러나 연사들과 이야기하면서 우리는 유기적 주제인 적응이 발생했음을 깨달았습니다. 그래서 우리는 그것을 Classy의 핵심 가치 중 하나인 적응과 극복에 연결하기로 결정했습니다.

알려지지 않은 것이 너무 많아서 우리는 이러한 많은 질문에 대해 가장 잘 배운 추측을 해야 했습니다. 우리는 강력한 네트워킹 기회를 제공하기 위해 최선을 다했고 이를 수행하는 방법을 연구하는 데 많은 시간을 할애했습니다. 우리는 또한 직접적인 노출을 얻기 위해 참석자로 많은 가상 이벤트에 등록했습니다.

우리는 새로운 이벤트를 만들고 있었기 때문에 새로운 로고를 만들어야 했습니다. 먼저 새 이름이 무엇인지 알아야 했기 때문에 내부 브레인스토밍 세션을 열어 그것을 알아냈습니다. 그런 다음 디자인 팀에 몇 가지 로고 옵션을 요청했습니다.

비영리단체를 위한 단계별 지침:

• 공급업체 계약 및 계약을 검토하여 계획 변경의 위험을 평가합니다.
• 필요한 기술 및 기능(필수 항목 및 있으면 좋은 항목 모두) 측면에서 가상 이벤트에 수반되는 사항을 알아보기 위해 조사를 수행합니다.
• 계획된 콘텐츠 또는 이벤트 일정을 검토하여 가상 청중을 조정하는 방법에 대한 브레인스토밍을 시작합니다.
• 영감을 얻기 위해 다른 가상 이벤트에 참석하십시오.
• 응답하거나 준비해야 하는 모든 새로운 요소를 팀에 상기시키기 위해 질문이 나오면 실행 중인 질문 목록을 만드십시오.
• 디자이너 또는 브랜드 자산 생성, 이벤트 페이지 디자인, 웹사이트 업데이트 등을 담당하는 사람들을 연결하십시오.

수업 2: 새 예산 및 비상 계획을 만듭니다.

Taryn: 새로운 예산을 책정할 때 또 다른 중요한 단계는 대면 이벤트 티켓을 이미 구매한 사람들에게 환불할지 여부와 가상 이벤트를 무료로 제공할지 여부를 결정하는 것이었습니다. 우리는 두 항목에 대해 모두에게 즉시 알리고 싶었고 모든 사람이 전액 환불을 받고 새로운 이벤트는 무료로 제공하기로 결정했습니다.

우리는 또한 비즈니스 개발 이사인 Charlie Anderson과 검증되지 않은 이벤트에 대한 후원을 통해 얼마나 많은 수익을 올릴 수 있는지에 대해 대화를 나눴습니다. 이것은 또한 예산 생성 과정에서 중요한 요소였습니다.

이 모든 작업은 예산을 확정하기 전에 완료되어야 했습니다. 돌려받을 수 있는 것, 돌려받을 수 없는 것, 잠재적 후원 수익을 계산한 후 새 예산을 시작했습니다.

그런 다음 다음을 기반으로 세 가지 다른 이벤트 비상 계획을 만들었습니다.

1) 6월에도 사회적 거리두기가 계속되는 세상.

2) 사회적 거리두기가 시행되지 않았지만 사람들은 여전히 ​​여행을 두려워하는 세상.

3) 모든 것이 정상으로 돌아가는 세상.

각 비상 계획에는 자체 예산이 있었습니다.

비영리단체를 위한 단계별 지침:

• 원래 이벤트 계약에서 회수할 수 있는 것과 회수할 수 없는 것을 계산하십시오.
• 이벤트가 무료인지 아니면 입장료 또는 최소 모금 비용이 있는지 결정하십시오.
• 후원이나 기업 파트너를 영입할 수 있는 경영진이나 이사회 구성원과 이야기하십시오.
• 가능한 한 많이 예측하고 백업 계획을 만들어 가상 이벤트와 함께 발생하는 새로운 문제에 최대한 대비하십시오.

교훈 3: 초기 의사소통에서 정직하고 열정적이어야 합니다.

Taryn: 3월 첫째 주에 저는 커뮤니케이션 및 브랜드 수석 관리자인 Krista Lamp에게 연락하여 우리가 상황을 모니터링하고 있음을 알리기 위해 참석자에게 메시지를 보내는 것에 대한 그녀의 생각을 들었습니다. 우리는 내부 및 외부 메시지를 모두 조정해야 했지만 먼저 우리의 계획이 무엇인지 알아야 했습니다.

구체적인 위기 상황 계획이 없었기 때문에 해당 문서를 만들어야 했습니다. 또한 보도 자료를 작성하고, 웹사이트를 업데이트하고, 고객이나 잠재 고객이 우리 계획에 대해 질문했을 때 응답하는 방법에 대한 내부 FAQ를 보내야 했습니다.

내부 및 외부의 모든 사람에게 처음 전달한 메시지는 상황을 모니터링한다는 것이었습니다. 그러나 우리(경영진 및 주요 이해 관계자)는 이벤트를 취소해야 한다는 것을 알고 있으며 옵션을 검토하고 있었습니다.

가상 이벤트를 만들지 여부를 결정하는 동안 이것을 가슴 가까이에 두었습니다. 이런 일이 일어날 것이라는 사실을 알게 된 후 저는 마케팅, 디자인 및 웹 개발 팀의 몇 사람을 추가로 연결하여 이벤트를 취소한다는 사실을 알렸습니다. 그들은 우리가 직접 이벤트 웹사이트의 2단계를 공개하는 과정에 있었기 때문에 누구보다 먼저 들었고, 나는 그들이 우리가 곧 긁을 일에 시간을 낭비하는 것을 원하지 않았습니다.

Anne의 전문가 팁 : 내부 요점 문서를 만듭니다. 우리는 2월에 막 출시한 대면 이벤트를 위해 하나를 만들었고, 가상 이벤트를 위해 다시 돌아가서 새 이벤트를 만들어야 했습니다. 우리는 기본적으로 우리가 웹사이트에 FAQ로 작성한 것을 가져와서 Classy 팀원들이 이벤트에 대해 이야기할 수 있도록 추가 세부사항과 함께 내부 요점 문서에 넣었습니다.

Q: 다른 Classy 팀원들은 귀하의 이벤트가 가상으로 진행된다는 소식을 듣고 어떻게 반응했습니까?

Taryn: 가상으로의 전환은 완전히 새로운 이벤트를 만드는 것을 의미했습니다. 우리는 초기 이벤트에서 많은 작업을 수행했기 때문에 그것을 끝까지 볼 수 없다는 것에 대해 약간의 아쉬움이 있었습니다.

그러나 모두가 우리 팀을 지원하고 기꺼이 도와주었습니다. 우리는 팀의 모든 사람 과 회사 전체의 이해 관계자가 참여해야 했고 모두가 놀라운 방식으로 나서야 했습니다.

우리가 이것을 할 수 있는지, 긍정적인 경험이 될 것인지, 사람들이 실제로 등록할 것인지에 대한 약간의 회의론이 있었습니다. 이러한 의구심을 해소하고 내부 팀에 동기를 부여하기 위해 우리는 우리가 하고 있는 일을 가장 잘 전달할 수 있는 방법을 연구했고, 그래서 다른 사람들도 우리가 이 일을 얼마나 진지하게 받아들이고 있는지 이해할 수 있었습니다.

Brooke: 초기의 회의론 때문에 우리는 Krista와 협력하여 전체 팀과 지속적으로 의사 소통하고 우리가 이 일을 해낼 것이며 훌륭할 것이라는 것을 보여 주는 것이 중요했습니다!

비영리단체를 위한 단계별 지침:

• 주요 의사 결정권자와 조기에 자주 만나십시오.
• 향후 "사건 위기 계획"을 참조할 수 있도록 이를 처리하는 방법에 대한 문서를 작성하십시오.
• 청중이 당신이 알고 있다는 것을 알 수 있도록 메시지를 작성하십시오(“우리는 상황을 모니터링하고 있더라도”). 그런 다음 다음 장소에서 그 표현을 사용하십시오.
  • 보도 자료
  • 웹사이트 업데이트
  • 이벤트 페이지
• 팀이 업데이트되고 들어오는 질문을 처리하는 방법을 알 수 있도록 FAQ와 같은 내부 문서를 만드십시오.
• 롤아웃할 준비가 되기 전에 정보가 공개되지 않도록 세부 정보를 비공개로 유지하세요.
• 결정을 내린 후에는 팀 전체에 알리고 새로운 이벤트에 대한 흥분을 공유하여 팀이 긴장하지 않고 설렘을 느끼고 그 에너지를 서포터와 공유할 수 있도록 하십시오.

강의 4: 연사, 후원자 및 참석자에게 투명하게 공개하십시오.

Q: 행사를 온라인으로 옮기는 것에 대해 발표자 및 후원자와 어떻게 그리고 언제 이야기했습니까? 푸시백을 받으셨나요?

Taryn : 우리는 다른 외부 커뮤니케이션을 발표하기 전에 우리의 결정을 후원자와 발표자에게 알렸습니다. 우리는 그들에게 우리가 가상으로 간다고 알리고 그들이 여전히 이벤트에 참여하기를 원하는지 묻기 위해 연락을 취했습니다.

Brooke: 스폰서의 초기 피드백은 좋았지만 가상으로 새로운 가치를 창출하는 것은 어려웠습니다. 이것은 후원이 그들에게 유익할 수 있도록 후원에 대해 더욱 전략적으로 이끌었습니다.

Anne: 대면 이벤트를 위해 확보한 모든 발표자와 통화를 설정했습니다. 그것은 연사와 좋은 관계를 유지하고, 우리 전략의 미지의 것을 설명하고, 새로운 가능한 주제에 대해 그들의 두뇌를 선택하거나 그들의 주제가 새로운 초점에 맞게 회전될 수 있는 방법을 선택할 수 있는 좋은 방법이었습니다.

연사들과의 이러한 대화는 "적응 및 극복"이라는 주제를 정하는 데 도움이 되었고 일부 기술 전략을 촉발했습니다. 우리는 결국 초기 연사 중 일부를 유지하고 나머지는 유지하지 못했지만, 그들 모두가 그것에 대해 토론하고 참석자들에게 이 컨퍼런스를 가치 있게 유지하는 방법에 대해 브레인스토밍하는 데 도움을 줘서 매우 기뻐했다고 생각합니다.

Q: 온라인으로 진행되는 이벤트에 대해 참석자들에게 어떻게 이야기했습니까? 푸시백을 받으셨나요?

Taryn: 우리는 잠재적인 등록자와 현재 대면 이벤트 등록자에게 모든 사람을 안전하게 보호하는 Classy의 입장, 환불을 받는 방법과 시기, 대신에 무엇을 할 것인지에 대해 명확한 지침을 제공하는 것이 중요했습니다. 대면 이벤트, 청구 여부에 대한 결정 등.

우리는 모든 채널에 이 말을 전할 필요가 있었습니다. 우리는 우리의 메시지와 함께 새로운 랜딩 페이지와 함께 웹사이트에 프로모션 바를 추가했고, 우리는 소셜에 메시지를 게시하고, 이메일을 보냈습니다.

참석자들에게 직접 행사 취소를 알리는 이메일을 보낸 후 참석자들로부터 긍정적인 반응만 받았습니다. 모든 사람들은 이메일을 통해 지원했고 질병의 확산을 완화하는 데 적극적인 자세를 취한 데 대해 감사했습니다.

처음부터 모든 사람에게 자동으로 환불하겠다고 발표한 이후로 많은 이메일이 줄어들었습니다. 우리는 또한 이메일(및 웹사이트)을 통해 가상 이벤트를 검토 중이라고 발표하여 더 자세한 내용을 듣고 싶어하는 참석자들로부터 긍정적인 피드백을 받았습니다.

Brooke: 다른 이벤트가 취소되기까지 마지막 순간까지 기다리거나 후원금을 환불하지 않는 어려운 상황에 처한 후원자들로부터 좋은 피드백을 많이 받았습니다. 그리고 나서 많은 참석자들이 가상 이벤트가 무료라는 사실 에 매우 기뻐했습니다!

비영리단체를 위한 단계별 지침:

• 외부 이해 관계자(연사, 후원자, 기업 파트너 등)에게 가능한 한 빨리 결정을 알리고, 이상적으로는 공개하기 전에 귀하가 그들의 지원에 감사하고 그들과 함께 일하기를 원한다는 것을 알 수 있도록 하십시오.
• 가상 이벤트를 통해 후원자에게 지속적으로 가치를 제공할 수 있는 방법에 대해 창의력을 발휘하십시오. 예를 들어, 세션 시작 시, 개막 및 폐막 기조연설 전후, 이메일, 소셜 미디어, 이벤트 웹사이트 바닥글에서 후원자들에게 외침을 전달했습니다.
• 가능하면 이벤트 연사, 특별 게스트 또는 후원자를 대화에 참여시키고 브레인스토밍하여 가능한 최고의 이벤트를 만들 수 있는 방법에 대한 아이디어나 통찰력을 공유하십시오.
• 메시지(홈페이지, 이메일, 소셜 미디어)가 잘 보이도록 하여 이벤트에 관심이 있는 모든 사람이 이벤트가 가상 이벤트이고 자세한 내용을 알 수 있도록 합니다.
• 팀 구성원 중 한 명 또는 몇 명을 지정하여 소셜 미디어를 모니터링하고 질문에 응답하여 지지자들에게 계속 정보를 제공하세요.

레슨 5: 프로세스 전반에 걸쳐 참석자와 일관된 커뮤니케이션을 유지합니다(많은 이메일 보내기).

Taryn: 전체 프로세스에 걸쳐 일관된 커뮤니케이션이 핵심이었습니다. 우리는 팀 전체의 이메일 마케팅 캘린더를 만들었습니다.

보내드린 이메일의 개요는 다음과 같습니다.

• • 상황을 모니터링하고 있는 모든 사람에게 알리는 이메일
  • 모든 사람에게 이벤트가 취소되었고 환불을 받았으며 가상 이벤트를 조사 중임을 알리는 이메일
  • 가상 이벤트, 새로운 이벤트 웹사이트 및 등록이 시작되었음을 알리는 이메일
  • 세션 선택을 열기 전에 과대 광고를 계속하기 위해 새로운 연사를 홍보하기 위한 일관된 마케팅 이메일
  • 세션 선택이 열려 있음을 알리는 이메일
  • 이벤트로 이어지는 지난 3주 동안의 주간 카운트다운 이메일
  • 이벤트를 위해 네트워킹 플랫폼을 활용하기 위한 기조 연설자 지침을 알리는 이메일
  • 네트워킹 플랫폼용 계정 생성, Zoom 다운로드, 흥분을 위한 주간 알림
  • 이벤트 직후 우리는 참석자 설문조사를 보내고 2021년 이벤트를 발표했으며 기타 후속 콘텐츠를 제공했으며 15개의 보너스 세션과 라이브 세션의 녹음을 게시할 확장 세션 라이브러리에 대한 정보를 포함했습니다.

비영리단체를 위한 단계별 지침:

• 이메일 작성 및 예약을 위한 담당자를 설정합니다.
• 이메일 및 소셜 미디어에서 사용할 수 있는 브랜드 자산을 만들어 이벤트에 대한 일관되고 응집력 있는 브랜드를 유지하십시오.
• 이메일이나 소셜 미디어를 통해 잠재적인 질문 유입에 응답할 책임이 있는 팀 구성원을 지정합니다.
• 계속해서 업데이트를 보내고 이메일을 사용하여 이벤트에 앞서 흥분을 북돋우십시오.
• 이벤트 중 및 이벤트 후에 모든 참석자에게 후속 조치를 취해 그들의 경험에 대해 질문하여 효과가 있었던 것과 실패한 것, 다음에 시도할 수 있는 것에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

레슨 6: 대면 메시지 및 이벤트 전략을 그냥 넘기지 마십시오.

Q. 가상행사를 예고한 후 메시지 조정은 어떻게 했나.
Taryn: 일부 사람들이 깨닫지 못할 수도 있는 것은 우리가 완전히 새로운 이벤트를 만들었다는 것입니다. 새로운 판매 포인트, 새로운 주제 및 토크 트랙, 새로운 이벤트 설명, 새로운 FAQ, 새로운 등록 절차, 새로운 네트워킹 언어, 새로운 이메일 사본 등을 만들어야 했습니다.

Brooke: 가상 이벤트를 만들 때 가장 어려웠던 부분 중 하나는 완전히 새로운 카피와 메시지를 만드는 것이었습니다. 우리는 대면 협업을 위해 몇 년 동안 얻을 수 있는 카피와 학습 자료를 가지고 있습니다. 가상 이벤트의 경우 모든 것을 만들어야 했습니다. 우리는 새로운 웹사이트 카피, Slack 및 Braindate와 같은 네트워킹 플랫폼을 위한 새로운 지침 가이드, 마케팅 이메일을 위한 새로운 카피를 작성했습니다.

Anne: 발표자, 세션 및 청중에 따라 거의 모든 주제에서 어조와 메시지가 변경되어야 했습니다. 거의 모든 새 세션의 초점은 위기의 순간(처음에는 COVID-19, 그 다음에는 인종 및 사회적 긴장)을 다루고 대응하는 것이었습니다.

이 세션에서 우리가 누구와 이야기를 나누었는지 생각하는 것은 매우 중요했습니다. 예를 들어, "Connect Your Cause" 세션은 자신의 원인을 COVID-19와 연결하는 데 어려움을 겪고 있는 비영리 비영리 단체를 대상으로 했습니다. 반면에 우리의 스토리텔링 세션에서는 의료 분야에 종사하는 비영리 단체 와 COVID-19 구호와 관련이 없는 사람들을 위한 팁을 다뤘습니다.

비영리단체를 위한 단계별 지침:

• 이것은 새로운 이벤트라는 것을 기억하십시오. 일부 측면은 동일하게 유지될 수 있지만 기존 또는 연간 대면 이벤트에서 가상 이벤트로 전환하는 경우 새로운 이벤트로 생각하십시오.
• 여기에는 새로운 메시지가 포함되며 새로운 브랜딩 및 디자인이 포함될 수 있습니다.
• 이벤트에 따라 예정된 연사 또는 콘텐츠 또는 참석자를 참여시키는 방법을 업데이트해야 할 수 있습니다. 예를 들어, 가상 갈라를 개최하는 경우 참석자들이 서로 이야기할 기회가 줄어들기 때문에 엔터테인먼트 일정이 빡빡한지 확인해야 합니다.

레슨 7: 브랜딩 및 디자인 요소를 업데이트하십시오.

Q: 아직 마무리 단계에 있는 이벤트의 브랜딩 및 디자인 요소를 어떻게 업데이트하기 시작했습니까?

Irene(시니어 비주얼 디자이너): 웹사이트, 광고, 프로모션, 이메일, 간판에 대한 브랜딩 및 디자인 요소를 업데이트해야 한다는 것을 알고 있었습니다. 이벤트 팀과 만나 물류 및 일정에 대해 논의한 다음 로고 아이디어를 조롱하기 시작했습니다.

처음부터 시작하지 않으려면 이벤트 이름 아래에 가상임을 나타내는 프로모션 그래픽 사본을 추가할 수 있습니다. 그러나 일반적으로 이전의 대면 이벤트 사진을 사용하는 경우 청중이 가상 이벤트에 대해 읽는 데 거슬릴 수 있지만 대면 이벤트의 이미지를 보는 것이 거북할 수 있으므로 너무 많이 의존하지 마십시오.

선택할 수 있는 소유 사진 라이브러리가 없으면 새로운 "가상" 각도를 강조하기 위해 컴퓨터에 사람의 스톡 이미지를 포함해야 한다고 느낄 수 있지만 이렇게 하면 이벤트에 생명을 불어넣을 수 없습니다. 그것은 실제로 당신이 만들고자 하는 에너지를 손상시킬 수 있습니다! 대신 브랜드의 색상, 패턴 또는 기타 디자인 요소를 통해 이벤트에 생기를 불어넣으세요. 색상과 패턴을 효과적으로 사용하여 이벤트에 대한 사람들의 기대감을 불러일으키는 것에 놀라실 것입니다.

Brooke : 우리가 생각한 또 다른 요소는 모든 것이 가능한 한 명확하고 유익하도록 하는 것이었습니다. 현장에는 일반적으로 Classy 직원이 참석하여 참석자가 필요로 하는 모든 것을 도울 준비가 되어 있습니다. 가상 이벤트를 사용하면 참석자가 무작위로 멈춰 질문을 할 수 있는 정보 부스나 직원이 없습니다. 따라서 우리는 이벤트 자료를 더욱 명확하게 작성하고 질문을 최소화하기 위해 많은 정보를 제공해야 한다는 것을 알고 있었습니다. 우리는 이 담보의 대부분을 처음부터 만들었습니다.

우리는 또한 우리의 연사들을 위한 직접적 요소를 유지하고 싶었기 때문에 우리는 Classy 티셔츠, 셀카 조명, 유선 헤드폰, 그리고 CEO이자 공동 설립자인 Scot의 손으로 쓴 메모가 포함된 우편함을 함께 구성했습니다. 우리는 그들이 지원을 받고 성공할 준비가 되었음을 확신하기를 원했습니다.

Q: 대면 이벤트 자료에 대한 계획을 웹 기반 디자인으로 전환하는 과정을 설명할 수 있습니까?

Irene : 웹 이벤트로 전환하는 것은 디자인, IT, 마케팅, 운영 및 물류를 책임지는 사람을 포함하여 여러 그룹의 사람들에게 엄청난 작업이 될 것입니다. 가장 중요한 것은 모든 사람이 대화에 참여하고 의사 결정에 자신의 역할이 어떤 역할을 하는지 이해하도록 하는 것입니다.

디자인 관점에서 디자이너는 사용자 경험의 렌즈를 통해 모든 것을 보고 참석자를 등록하고 이벤트를 볼 수 있도록 가장 간소화된 프로세스를 추진할 것입니다. 디자이너는 제안된 계획이 참석자에게 올바른 방향으로 진행되고 있는지 또는 개선의 여지가 있는지 알려줄 것입니다.

온라인으로 전환하기 위한 몇 가지 제안:

1) 간결하고 핵심적인 문구를 유지하고 텍스트 벽을 부수기 위해 글머리 기호를 표시하고 등록 양식을 가능한 한 짧게 만들어서 참석자가 웹사이트를 쉽게 사용할 수 있도록 합니다.

2) 가상 이벤트로 전환하면 디자이너와 개발자를 위한 추가 작업이 생성될 수 있습니다. 기존 페이지 레이아웃의 용도를 변경하여 추가 작업을 가능한 한 최소화하십시오.

3) 대면 이벤트를 위해 만든 담보물은 여전히 ​​가상 환경에서 다시 작업할 수 있습니다. 가상 이벤트와 관련되도록 사본을 변경하여 디자인의 용도를 변경한 다음 소셜 미디어 자산으로 다시 포맷하여 흥미를 불러일으킵니다.

디자인에서 유지해야 하는 유일한 것은 브랜딩입니다. 응집력 있는 색상, 모양, 타이포그래피 또는 패턴을 통해 모든 것이 동일한 이벤트의 일부인 것처럼 보이는 한 창의력을 발휘하면 디자인 작업이 낭비되지 않습니다.

Q: 웹 사이트 디자인과 같이 시간이 많이 걸리는 작업과 관련하여 변화하는 타임라인을 어떻게 처리했습니까?
Brooke: 전환 초기에 우리는 이벤트 팀으로 만나 Asana(프로젝트 관리 소프트웨어)에서 완전히 새로운 타임라인을 만들었습니다. 물론 그때와 이벤트 사이에 예기치 않은 작업이 많이 발생했지만 특히 빠르게 움직일 때 작업할 초기 타임라인이 있는 것이 도움이 되었습니다.

Irene: 가상 이벤트로 전환하는 것은 벅차고 솔직히 완료하기에는 너무 많은 작업처럼 보일 수 있지만 가능합니다! 처음에는 지나치게 생각하지 않도록 하고 이미 디자인한 것으로 작업할 수 있다는 점을 기억하십시오. 그러면 변화하는 타임라인에 더 쉽게 적응할 수 있습니다.

타임라인 작업을 위한 몇 가지 팁:

1) 브랜딩이 최소한으로 느껴지도록 합니다. 그렇게 하면 제작해야 하는 모든 그래픽을 기본 브랜드 템플릿에서 쉽게 생성할 수 있습니다.

2) 당신의 디자이너가 당신의 이벤트에 관한 대화에 깊이 관여하는지 확인하십시오. 이벤트에 대해 어떤 아이디어가 떠오르고 있는지 알고 있으면 실행하기 쉬운지 또는 그것이 워크로드의 다른 부분에 영향을 미치고 일정을 미룰 것인지에 대한 피드백을 신속하게 제공할 수 있습니다.

처음부터 모든 적절한 사람들이 대화에 참여하면 대부분의 장애물을 피할 수 있습니다.

비영리단체를 위한 단계별 지침:

• 웹사이트, 광고, 판촉, 이메일 및 간판에 대한 브랜딩 및 디자인 요소 업데이트를 계획하십시오.
• 가상 형식을 기대하는 서포터에게 혼란을 줄 수 있으므로 과거 대면 이벤트의 이미지를 재사용하지 마십시오.
• 모든 사람이 대화에 참여하고 의사 결정 과정에서 자신의 역할이 어떤 역할을 하는지 이해해야 합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 자신의 책임에 대해 같은 생각을 하고 일정 변경과 관련된 긴장을 완화하는 데 도움이 됩니다.
• 디자이너의 도움을 받아 참석자를 위한 최고의 사용자 경험을 만들 수 있습니다.
• 사내 디자이너가 없다면 에이전시에 연락하여 현물 기부를 받거나 기꺼이 도울 수 있는 지역 학생을 찾으십시오.

수업 8: 필요한 모든 기술을 조사하고 전체 이벤트에 대해 최소한 한 번 이상 테스트를 실행합니다.

Q: 이벤트의 다양한 측면에 필요한 기술은 어떻게 연구했나요?

JP(Senior Video Producer) : 팬데믹이 시작된 이후로 매일 수백만 명의 사람들이 화상 회의를 하게 되면서 일반적인 인터넷 연결 안정성이 걱정되었습니다. 잘못된 연결은 훌륭한 세션을 빠르게 망칠 수 있습니다. 주요 질문은 네트워킹, 그룹 대화 및 일대일 회의와 같은 대면 이벤트의 이점을 가장 잘 재현할 수 있는 방법은 무엇입니까?

우리는 다른 가상 회의의 많은 예 없이 COVID-19 전염병이 시작될 때 바로 이벤트를 주최할 플랫폼을 선택해야 했습니다. 다양한 옵션을 조사한 후 몇 가지 이유로 Zoom을 제안했습니다. 플랫폼의 인기와 사용 용이성이 큰 요인이었습니다(참석자들에게 친숙함이 큰 도움이 되었습니다).

우리는 이미 웨비나에 Zoom을 사용한 경험이 많습니다. 그래서 저는 우리가 이미 알고 있는 제품을 사용하는 것이 더 신중하다고 느꼈습니다. 특히 첫 가상 이벤트에는 더욱 그렇습니다. Zoom이 마음에 드는 점은 Q&A, 설문조사 및 채팅 옵션과 같이 참석자와 상호 작용하는 방식입니다. 다른 플랫폼은 "그냥 보기"에 가깝지만 Zoom은 더 대화식으로 느껴집니다. 그러나 Zoom만으로는 대면 상호 작용을 복제하기에 충분하지 않았기 때문에 이를 추가 플랫폼과 결합해야 했습니다. Slack 및 Braindate는 참석자에게 중요한 네트워킹 계층을 추가했습니다.

Taryn: 대면 이벤트의 가장 유익한 점 중 하나는 세션 사이, 해피 아워 또는 커피 테이블에서 발생하는 대화입니다. 사람들이 실제로 서로 연결하고 문제, 도전 과제 및 해결 방법을 공유하거나 그 과정에서 배운 교훈을 공유할 때입니다. 그것이 Braindate가 제공하는 것이며 내가 참석자로서 찾은 것입니다. 저는 실제로 네트워킹 옵션을 찾고 있던 다른 여러 이벤트 플래너와 함께 Braindate에 참석했고 우리는 모두 연락처 정보를 교환했습니다.

우리는 또한 사람들이 서로 이야기하고, 우리와 이야기하고, 이벤트와 관련된 모든 것에 대해 연사들과 이야기할 수 있는 방법이 필요하다는 것을 알고 있었습니다. 우리는 이미 Slack과 파트너십을 맺었고 그들이 우리 이벤트를 위해 Slack 작업 공간을 기부할 것인지 알아보기 위해 연락을 취했고 그들은 동의했습니다.

비영리단체를 위한 단계별 지침:

• 신뢰할 수 있고 지지자가 이미 사용법을 알고 있을 수 있는 플랫폼을 찾으십시오.
• 다른 가상 이벤트에 참석하여 사용자 경험이 어떤지 확인하고 자신의 설정을 개선할 수 있는 방법에 대한 아이디어를 얻으십시오.
• 채팅, Q&A, 반응 및 설문 조사와 같은 기능을 통해 참여를 우선시하여 청중의 참여를 유지하는 플랫폼을 찾으십시오.
• 보조 소프트웨어(예: Slack)를 사용하여 청중의 참여를 유지하고 대화를 계속하십시오.
• 가능한 모든 방법으로 기존 파트너십을 활용하십시오.
• 모든 사람이 적절한 설정을 하고 기술이 작동하는지 확인하기 위해 팀 및 외부 스피커와 함께 테스트 실행을 수행합니다.

레슨 9: 장비, 설정 및 생산이 핵심입니다.

참석자들로부터 가장 자주 묻는 질문 중 하나는 "진행자 모양과 소리가 어떻게 그렇게 좋습니까? 어떤 장비를 사용하고 있습니까?” 짧은 대답은 우리 직원에 재능 있는 비디오 프로듀서가 있다는 것입니다. 그는 기꺼이 파고들어 자신의 모범 사례를 여러분 모두와 공유합니다.

Classy의 설정과 라이브 이벤트 촬영에 대한 모범 사례를 공유하기 위해 JP Angers의 심도 있는 게스트 게시물을 게시할 예정이지만 현재로서는 저렴한 예산으로도 비디오를 고품질로 만드는 데 가장 중요한 요소를 공유하고 있습니다. .

JP: 고려해야 할 몇 가지 핵심 영역이 있습니다.

1.) 오디오 품질

오디오 품질은 항상 최우선 순위여야 합니다. 사람들은 수준 이하의 이미지 품질을 용서할 수 있지만 오디오는 프레젠테이션을 만들거나 망가뜨리는 것입니다. 핵심은 마이크와 오디오 스피커의 거리를 두어 서로 교차하여 들리지 않는 문장을 만들지 않도록 하는 것입니다.

가장 좋은 해결책은 마이크가 있는 헤드폰을 사용하는 것입니다. 컨퍼런스에서 연설하는 모든 사람에게 유선 Apple Earbuds를 보냈습니다. 그들은 훌륭한 마이크를 가지고 있으며 거의 ​​모든 장치와 호환됩니다.

2.) 좋은 조명

우리는 또한 사람들이 웹캠(화면 상단)에 고정할 수 있는 저렴한 USB 링 조명을 보냈습니다. 주변 조명과 일치하는 세 가지 색상 옵션(각각 따뜻한 흰색, 중간 흰색 및 일광 흰색 조명과 대략적으로 일치하는 3200k, 4000k, 5500k)이 있는 링 조명을 얻는 것이 중요합니다.

3.) 프레이밍

마지막 기술적인 측면은 적절한 프레이밍입니다. 사람들이 웹캠을 내려다보고 있는 테이블 대신 항상 눈높이에 웹캠을 두십시오. 아무도 턱 축제를보고 싶어하지 않습니다! 좋은 경험 법칙은 화면의 약 2/3 지점에 눈을 위치시키는 것입니다.

이 이벤트, 웨비나 및 사내 비디오를 위한 사무실 설정에 대해 자세히 알아보려면 블로그로 돌아와서 고품질 비디오 스튜디오를 설정하는 방법을 자세히 설명하겠습니다.

보너스 Q&A

많은 참석자가 동일한 주제에 대해 특정 질문을 했기 때문에 여기에서 그 중 일부를 공유하는 것이 도움이 될 것이라고 생각했습니다.

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

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You're in luck. Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

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