보험 계약: 규정을 준수하는 디지털화를 위해 알아야 할 모든 것

2022년 Insurtech 현상은 2021년보다 230% 증가한 2억 달러의 투자를 기록 했으며 올해 말에는 5억 달러에 이를 것으로 예상됩니다. 시장은 끊임없이 움직이고 혁신과 R&D 프로젝트는 점점 더 장려되고 있습니다. 보험 업계는 우리가 자주 듣게 될 "미래의 보험(Insurance of the Future)"을 설명함으로써 이러한 시장 추세에 적극적으로 대응해 왔습니다.

Insurtech Investment Index에 따르면 이탈리아 시장은 보험 부문의 디지털화 영역에서 아직 시기상조인 것으로 보입니다. 현재 시나리오에서 경쟁에 의해.

낮은 수준의 디지털화와 결합된 보험 시장의 낮은 보급률은 확실히 많은 금액을 투자하고 장기적으로 더 큰 이익을 얻는 외국인 플레이어에게 이탈리아를 매력적인 시장으로 만듭니다.

혁신에 대해 이야기할 때 최종 사용자가 360도 디지털 경험을 기대하면서 모든 부문에 퍼져 있는 디지털화 라는 주제를 제외할 수 없습니다. 이는 Insurtech 부문에서도 마찬가지이며, 규제 준수 및 프로세스 효율성을 조정하는 솔루션을 도출하기 위해 점점 더 규제되는 시나리오에서 이 부문이 법적으로 유효한 디지털 계약 을 생성해야 하는 필요성에 어떻게 직면하는지 단계별로 살펴보겠습니다 .

Insurtech 혁명을 촉발한 사건은 무엇입니까?

은행과 마찬가지로 보험 산업 의 디지털화를 향한 길은 처음에는 관료적 문제로 인해 지연되어 결과가 느리고 방해가 되었습니다. 그러나 새로운 인슈어테크 트렌드의 결과로 상황이 바뀌었고, 이는 업계 참여자들이 포착하고 있는 주목할만한 새로운 기회입니다.

여기서 우리는 다음과 같은 여러 요인에 의해 촉발되는 진정한 혁명에 대해 이야기하고 있습니다.

1. 디지털 혁신 은 광범위하고 심오한 방식으로 모든 산업에 영향을 미쳤으며 보험 산업도 예외는 아닙니다. 실제로 이러한 변화는 업계에 매우 중요합니다.
2. 새로운 참가자의 출현과 전례 없는 사용자 선택으로 시장 개방을 향한 확실한 추세로 촉발된 경쟁 심화 . 요컨대, 경쟁 은 점점 더 복잡해지는 도전이지만, 더 이상 경직된 상태를 유지하고 시대에 뒤떨어진 역학 관계에 묶일 여유가 없는 기업에게는 기회가 밀집된 분야입니다.

이 두 가지 주제는 보험 기술 분야에서 중요한 주제인 지속적인 혁신 프로세스를 실제로 강화하고 자극합니다.

새로운 시장의 요구를 적절하게 충족하기 위해 참조 및 연구 목적을 포함하여 비물질화, 문서 및 계약 서명 프로세스, 비즈니스 기록의 전자 저장 단계를 최적화하는 것이 우선 순위입니다.

업계는 디지털 서명과 같은 도구를 포함하여 법적 가치가 있는 계약에 서명하는 동시에 규제 요구 사항을 충족하기 위해 문서를 비물질화 하고 워크플로 관리를 자동화할 수 있어야 합니다.

문서 비물질화

오늘날 아카이브는 더 이상 종이 문서로만 만들어지지 않으며 그 이유는 매우 간단합니다. 디지털 문서는 물리적 문서에 비해 엄청난 이점이 있기 때문입니다. 이러한 이점은 다음과 같습니다.

• 경제적 : 종이 문서의 제작 및 보관과 관련됨;
• 시간적 : 시간과 효율성 면에서; 종이 더미 속에서 손으로 검색하는 복잡성과 잘 색인된 디지털 문서에서 키워드 검색을 수행하는 단순성(대조)에 대해 생각해 보십시오.
• 정확성 : 잘 구조화되고 가능한 경우 자동화된 표준 프로세스를 통한 디지털화된 관리는 오류를 크게 줄여 보안을 강화합니다.

문서의 비물질화 와 프로세스의 디지털화 덕분 에 고객 관계 관리가 완전히 바뀝니다. 디지털 문서에서 데이터를 추출함으로써 회사는 고객을 진정으로 "알고" 동종 특성을 기반으로 점점 더 구체적인 클러스터로 나누고 개인화 에 이르기까지 점점 더 맞춤화된 대화를 수행할 수 있는 능력을 갖게 됩니다.

전자 문서가 종이 문서에 비해 상당한 이점이 있는 것은 사실이지만 완전한 유효성을 보장하기 위해 특정 예방 조치를 취하고 정확한 요구 사항을 충족해야 하는 것도 사실입니다. 보험 분야와 관련된 문서 및 계약에 대해 이야기할 때 일반적으로 모든 IT 문서를 규제하는 규칙(예: 디지털 관리 코드 및 AgID 가이드라인)을 염두에 두어야 합니다. 전자 서명 및 IVASS 규정과 같은 산업 규정 조항.

또한 잠시 후에 살펴보겠지만 두 가지 가능한 시나리오를 구분해야 합니다.

• 문서의 비물질화 , 즉 자필 서명이 포함된 기본 종이 계약서 스캔
• 프로세스의 디지털화 기본적으로 디지털이고 전자 서명 또는 디지털 서명으로 서명된 문서를 사용합니다.

아날로그에서 디지털 관리로 전환하는 과정에서 두 가지 상황에 모두 직면할 가능성이 높으며, 잠시 후에 살펴보겠지만 각 상황에 대해 적절한 고려가 필요합니다.

디지털 서명: Insurtech 혁명을 지원하는 도구

앞서 보고한 바와 같이 새로운 보험 기술 트렌드를 지원하기 위한 시장 요구를 충족하는 몇 가지 도구가 있습니다.

예를 들어, 디지털 서명 은 공인 인증 기관에서 발급한 특수한 유형의 적격 전자 서명 이며 공공 기관과 서면 형식으로 계약(예: 조달 계약)에 서명하는 데 사용되며 개인( 비즈니스 및 전문가), 비즈니스 협상이 끝날 때 법적으로 유효한 디지털 계약을 체결하는 것이 바람직합니다(서명된 하드 카피의 교환을 피함). 디지털 서명 또는 FEQ로 서명하면 계약 자체의 증거 가치와 관련하여 최고 수준의 보안이 제공됩니다. 실제로 CAD 20조에 따라 디지털 서명 및 고급 전자 서명을 사용하면 컴퓨터 문서가 민법 2702조에 따라 서면 형식의 요구 사항을 충족할 수 있습니다. 또한 CAD 21조에는 무효 처벌에 따라 디지털 서명 또는 적격 전자 서명이 필요한 계약 유형과 최소한 FEA 또는 디지털 서명 또는 FEQ를 사용해야 하는 유형이 명시되어 있습니다. 그들의 유효성을 위해.

예를 들어 보험 증서를 체결할 때 서명하는 계약서 및 문서의 맥락에서 고급 전자 서명 사용을 제공하는 것이 항상 필요합니다.

또한 확실하고 제3자에 대해 강제할 수 있는 시간 참조를 서명 및 계약 자체와 연결하기 위해 디지털 서명된 계약에 타임스탬프를 첨부하는 것이 유용할 수 있습니다. 또는 디지털 보험 계약이 보존인에게 위탁될 때 보관 패키지에 배치되는 타임 스탬프도 목적에 기여합니다.

보험 계약의 디지털 보존

문서 보존은 규정 준수 측면뿐만 아니라 비즈니스에 가치를 더하기 위해 다른 비즈니스와 마찬가지로 보험 업계의 회사에 중요한 문제입니다 . 디지털 문서의 사용은 문서 취득에서 시작하여 전체 문서 관리 주기에 도움이 됩니다.

따라서 보험서류나 계약서도 전산문서로 제작된 경우에도 그 무결성과 가치를 보호하기 위해 규정에 따라 디지털로 보존해야 한다. 디지털 보존은 CAD 및 관련 AgID 지침의 조항에 따라 수행되어야 합니다. 가장 쉽고 안전한 방법은 법으로 식별된 요구 사항에 따라 규정 준수 디지털 보존 을 보장할 수 있는 적절한 기술, 정책 및 인프라를 갖춘 아웃소싱 관리인 에게 의지하는 것입니다.

보험 계약을 디지털 형식으로 저장할 때 따라야 할 특별한 주의 사항이 있습니까?

우리가 말했듯이 일반적으로 예를 들어 사용된 형식 및 메타데이터와 관련하여 CAD 및 AgID 지침의 조항을 준수해야 합니다.

보존 기한에 관한 한, 이러한 유형의 계약서 및 문서를 보존인에게 기탁하는 기한과 디지털 보존에 보관해야 하는 최소 기간을 구분해야 합니다.

계약이나 정책에 서명하면 즉시 디지털 보존을 위해 보낼 수도 있습니다. 실제로 가능한 한 빨리 보존 프로세스를 시작하고 종료하는 것이 좋습니다. 디지털 보존 프로세스 는 저장 패키지와 연결되어 이를 구성하는 전산화된 문서, 타임스탬프 및 제3자에 대해 강제할 수 있는 참조와 연결되어 있음을 기억하십시오.

일단 보관되면 민법상 계약은 최소 10년 동안 유지되어야 하며 이는 계약이 체결된 시점이 마지막으로, 계약의 개인 데이터 유형과 특수 또는 사법 데이터의 존재 가능성을 알고 있어야 합니다(GDPR로 더 잘 알려진 EU 규정 679/2010의 9조 및 10조). 개인 데이터 처리에 대한 책임은 항상 데이터 컨트롤러, 즉 회사 또는 보험 회사에 있으므로 적절한 위험 평가를 수행하여 채택할 처리 및 보안 정책을 결정하는 것이 좋습니다. 또한 평가는 특정 범주의 데이터 보존에 관한 조항과 보존 일정을 가장 잘 조정하는 데 유용할 수 있습니다.

종이에서 디지털로: 아날로그 계약서를 스캔하는 방법

우리는 보험 계약 이 디지털 방식으로 생성될 수 있고 고급 자격을 갖춘 디지털 전자 서명 솔루션을 통해 서명된 다음 규정에 따라 디지털 보존의 대상이 될 수 있음을 확인했습니다. 따라서 완전히 종이가 필요 없는 프로세스입니다.

그러나 우리 가 디지털 스토리지로 가져오고 싶은 수기 서명이 있는 기본 아날로그 계약에 직면하면 어떻게 될까요?

이 경우 직접 서명하는 등의 요소로 인해 종이 원본의 비물질화 및 파기 과정에 많은 주의를 기울여야 합니다.

우선 아날로그 문서의 컴퓨터 사본은 어떠한 경우에도 CAD 및 AgID 지침 22조의 조항에 따라 생성되어야 한다는 점을 기억하십시오. 특히 종이 원본과 사본의 일치 여부는 공증인 또는 공무원이 개별 사본을 해당 원본과 직접 비교하여 증명해야 합니다. 또는 AgID 가이드라인의 Annex 3에서 도입한 새로운 도구인 프로세스 인증 을 통해 적절하게 구조화되고 인증된 대규모 스캐닝 프로세스를 사용할 수 있습니다 .

그러나 자필 서명이 있는 경우 종이를 폐기하기 전에 추가 예방 조치를 취해야 합니다. 실제로 서명의 진위 여부에 대해 분쟁이 발생하는 경우 감정인은 검사를 수행하기 위해 종이 원본을 사용할 수 있어야 합니다. 따라서 공증인이 스캔한 문서의 서명을 인증하기 위해 특별히 개입하지 않는 한 원본 문서는 폐기할 수 없습니다. 분명히 항상 아날로그 사본이 폐기되기 전에 말입니다.

종이 원본을 보관해야 하는 경우에도 아날로그 원본의 비물질화는 문서 자료의 통합된 디지털 관리를 지원하여 액세스 및 상담 작업을 용이하게 합니다.