7단계로 스스로 급여를 지급하는 방법

급여는 비즈니스를 운영하는 데 있어 가장 흥미로운 부분이 아닙니다. 그리고 이러한 종류의 작업을 아웃소싱하는 것이 더 실용적이지만 스스로 급여 지급을 수행하는 방법을 알면 비용을 절약하고 모든 직원이 제때 급여를 받을 수 있습니다.

급여 처리는 특히 법적 의무 때문에 복잡한 작업입니다. 그러나 올바른 전략과 급여 시스템을 사용하면 비즈니스가 잠재적인 부채 및/또는 벌금에 노출되는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

이 가이드는 급여 처리에 대한 필수적인 통찰력을 제공하지만, 여전히 귀하의 비즈니스와 관련된 특정 정보에 대해 급여 서비스의 전문적인 지원이 필요할 수 있습니다.

강력한 급여 시스템의 중요성

모든 비즈니스 소유자는 좋은 급여 시스템이 회사 관리의 중요한 측면이라는 것을 알고 있습니다. 물론 이것은 모든 사람이 제 시간에 급여를 받도록 하는 것 이상입니다.

좋은 급여 시스템은 회사 문화의 필수적인 부분을 형성하고 현금 흐름과 생산성을 포함하여 회사의 거의 모든 측면에 영향을 미칩니다. HR 외에도 급여는 틀림없이 성공적인 인력 관리의 핵심입니다.

급여에는 직원 참여와 승진을 동시에 개선하는 동시에 자원을 더 잘 사용하기 위한 혜택, 보상 및 다양한 특전이 포함됩니다. 급여 기록은 또한 주 및 국가 규정을 충족하는 데 도움이 됩니다.

즉, 급여 시스템은 직원의 근무 시간, 급여, 공제 및 지불을 추적하는 동시에 모든 관련 문서를 정리하는 데 사용됩니다. 급여에 대한 다음 통계는 비즈니스에서의 중요성을 더욱 강조합니다.

• 모든 근로자의 거의 절반이 고용주로부터 단 두 번의 급여 오류 이후 새 일자리를 찾기 시작합니다.
• 고용주의 10%에서 30% 사이는 직장법에 따른 보호를 박탈하기 위해 직원을 잘못 분류합니다.
• 미국 근로자의 54% 이상이 급여 처리에 문제를 경험했습니다.

요컨대, 급여를 올바른 방식으로 처리하면 직원과 회사 모두에게 이익이 됩니다. 그러나 급여가 아웃소싱되는 경우에도 여전히 직원과 사업주 간의 주요 분쟁 원인 중 하나입니다. 따라서 급여를 수동으로 관리하면 전체 작업에 도움이 될 수 있습니다.

급여 처리를 위한 7단계

급여 소프트웨어를 고려하기 전에 급여를 수동으로 처리하는 방법을 이해하는 것이 중요합니다. 이것은 가장 확실히 어려운 일이지만 이 프로세스는 단 7단계로 단순화할 수 있습니다.

아래의 각 단계를 따르면 급여세를 즉시 신고할 수 있습니다.

1단계: 고용주 식별 번호 받기

급여 처리를 시작하기 전에 정부에서 기업이 국세청에 세금을 납부하고 기타 법적 요건을 충족하도록 하는 고용주 식별 번호 또는 EIN을 설정해야 합니다. EIN이 없으면 직원 급여 지급을 처리할 수 없습니다.

EIN은 IRS에서 귀하의 비즈니스를 식별하고 각 회계 연도에 대해 제출된 모든 세금 파일을 기록하는 데 사용됩니다. 신규 사업체는 IRS 웹사이트에서 온라인 신청서를 작성하여 EIN에 등록할 수 있습니다. 처음으로 급여를 수동으로 처리하려는 경우 EIN이 무엇인지 확인해야 합니다.

국가 EIN 외에 주 EIN도 필요할 수 있습니다. 둘 다 모든 기업에 무료입니다.

2단계: 모든 직원이 급여 양식을 작성하도록 합니다.

직원은 급여를 받기 전에 관련 세금 정보를 귀하의 비즈니스에 제공해야 합니다. 고용주는 모든 데이터가 정확한지 확인하는 것이 중요합니다. 각 직원에 대한 정보는 근무 상태, 공제 및 고용 및 재정 패키지와 관련된 기타 세부 정보를 포함해야 합니다.

직원은 제출 상태에 대한 세부 정보와 개인 수당 및 기타 세금 세부 정보가 포함된 W-4 양식을 작성해야 합니다. 또한 신분과 고용 자격을 확인하기 위해 I-9 양식을 작성해야 합니다. 또한 모든 신규 직원에 대해 신규 고용 보고서를 제출해야 합니다.

계약자 및 프리랜스 근로자도 1099 급여 양식을 작성해야 합니다. 이를 작성하는 대부분의 책임은 작업자의 어깨에 있지만 회사는 이를 배포, 수집 및 제출할 준비가 되어 있어야 합니다. IRS는 W-4, I-9 및 1099 양식에 대한 제출을 처리합니다.

3단계: 급여 일정 선택

급여는 직원이 정시에 급여를 받도록 하는 것만이 아닙니다. 그럼에도 불구하고 직원 급여를 지급하는 것이 여기의 주요 목표 중 하나입니다. 따라서 명확한 급여 일정을 수립하는 것이 중요합니다.

일반적으로 고려해야 할 급여 일정에는 4가지 유형이 있습니다: 주별 지급, 격주 지급, 반주 지급 및 월별 지급. 대부분의 경우 회사는 모든 부서의 직원에게 동일한 일정을 적용하기를 원할 것입니다. 그 외에는 스스로 급여 지급 방법을 배울 때 이 옵션을 사용하면 오류나 지급 누락을 방지할 수 있습니다. 또한 모든 직원이 평등하게 대우받는 문화를 만듭니다.

직원 납세일자를 선택한 후에는 납세자 납세일자와 신고기한도 확인해야 합니다.

4단계: 급여 및 공제 계산

직원의 총 급여를 수동으로 계산하는 것은 매우 간단합니다. 당신은 그들의 시간당 요율에 정해진 기간 동안 일한 시간을 곱합니다. 가장 기본적인 공식은 다음과 같습니다.

시급 x 근무 시간 = 해당 기간의 총 급여

그러나 근로자의 시간당 수당이 초과 근무 또는 비사교적인 시간에 대해 인상되는 경우 방정식을 두 부분으로 나누어야 할 수도 있다는 점에 유의해야 합니다. 이 경우 계약 시간과 초과 근무에 대한 총 급여를 함께 추가하기 전에 별도의 부분으로 계산하기만 하면 됩니다. Excel에서 급여 작업을 하는 경우 프로그램이 사용자를 대신하여 계산을 완료할 수 있습니다.

직원 수당(면제라고도 함) 및 공제를 계산하는 것도 또 다른 중요한 요소입니다. 수당은 W-4 양식을 통해 작성되며 공제액은 직원의 1040-EZ 양식에 표시되어야 합니다. 합법적인 급여 공제는 근로자가 세금을 효과적으로 줄이기 위해 소득에 대해 청구할 수 있는 것입니다.

고용주는 직원이 이 단계를 정확한 방식으로 완료했는지 확인해야 합니다. 급여 처리 및 원천징수에 대한 다른 요소를 고려해야 할 수도 있습니다. 목록에는 401(k) 기여금, 주 및 연방 세금, 의료 보험, 사회 보장 및 근로자 보상 기여금이 포함됩니다.

아마도 가장 복잡한 문제 또는 가장 시간이 많이 걸리는 문제는 공제액을 곱하는 비율이 각 직원의 범주에 따라 다르다는 사실에서 비롯됩니다. 다시 한 번, 올바른 급여 소프트웨어가 귀하를 대신하여 계산을 수행할 것입니다. 올바른 공식을 입력하기만 하면 됩니다.

5단계: 직원에게 급여 지급

4단계의 모든 단계를 완료하면 근로자의 순 급여를 계산할 수 있습니다. 이 프로세스는 급여 계산기로 자동화할 수 있으며 다음 공식을 사용하여 결정됩니다.

총 급여 - 공제 = 순 급여

순 급여는 급여 기간이 끝날 때 급여 패킷에서 직원이 받는 것입니다. 근로자의 개별 순 급여를 계산한 후 은행 송금, 급여 카드, 수표 등 근로자가 선호하는 방법으로 지급을 처리할 수 있습니다.

모든 직원에 대한 지불을 처리하고 있으므로 수동으로 처리하는 것은 옵션이 아닙니다. 대신 자동화된 시스템을 사용해야 소중한 시간을 절약할 수 있습니다. 또한 급여 소프트웨어에 직원 세금 공제 및 원천 징수를 저장하여 프로세스를 신속하게 처리할 수 있으므로 모든 직원이 적시에 정확한 지불을 할 수 있습니다.

지급을 처리하는 것 외에도 원천징수한 금액을 추적할 수 있는 직원 급여 명세서를 만드는 것이 중요합니다. 원천 징수를 추적하면 후속 단계로 넘어갈 때 삶이 훨씬 쉬워지고 회사와 근로자를 위해 더 쉬운 세금 계획을 촉진해야 합니다.

6단계: 기록 정리

정보가 항상 정확해야 하는 것은 절대적으로 중요합니다. 급여 기록을 문서화하면 직원이나 IRS와 분쟁이 발생할 때마다 데이터를 사용할 수 있습니다. 모든 지불 및 계산에 대한 명확한 개요를 통해 필요할 때 증거를 제공하고 실수를 신속하게 수정할 수 있습니다.

또한 명확한 기록이 있으면 일반 급여세를 납부하는 것이 더 쉬워집니다. 좋은 소식은 좋은 급여 솔루션이 이전에 계산한 총 급여, 공제 및 순 급여 수치를 사용하여 기록을 자동화한다는 것입니다. 따라서 대부분의 힘든 작업이 귀하를 위해 수행되므로 팀이 비즈니스 운영에 집중할 수 있습니다.

7단계: 급여세 납부

급여를 취급하는 고용주는 모든 급여세를 즉시 납부해야 합니다. 연방 세금 양식은 분기별로 제출해야 하며 지역 보고서는 주 규정을 준수해야 합니다. 연간 세금 신고 및 W-2 양식도 고려해야 합니다.

각 직원에게 적절한 금액을 원천 징수하는 것이 중요합니다. 이렇게 하려면 수동으로 또는 일부 온라인 세금 소프트웨어 솔루션을 통해 소득세, 사회 보장 및 메디케어 세금을 계산해야 합니다. 적절한 금액을 원천징수했다면 이후의 급여세를 충당하는 것은 쉬울 것입니다. 결과적으로 직원과의 분쟁, 벌금 및 문제를 피하고 항상 원활한 작업을 보장합니다.

한편, 귀하의 사업체는 연방 실업세, 주 실업세, 주 실업 보험 또는 SUI 및 연방 보험 기여법 세금도 부담해야 할 수 있습니다. 이는 근로자의 급여에서 직접 공제되지 않습니다.

수동 급여 옵션: Excel 등

수동 급여 처리가 귀사에 적합한 솔루션인지 확인한 후에는 과제를 완료하는 데 적합한 시스템 또는 소프트웨어를 찾는 것이 중요합니다. 올바른 솔루션은 프로세스를 더 빠르고 훨씬 덜 스트레스로 만들어야 합니다. 또한 초기에 올바른 선택을 하면 나중에 대체 패키지나 템플릿을 찾아야 하는 번거로움을 피할 수 있습니다.

시장에는 많은 옵션이 있지만 Excel을 선택하는 것이 가장 좋습니다. 소프트웨어를 사용해야 하는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

• 합법성에 대한 우려 없음
• 정보를 최대한 활용하는 데 도움이 되는 정보가 많이 있습니다.
• IRS 요구 사항을 염두에 두고 제작되었습니다.
• 직원들이 들어본 적이 있어 자신감이 생깁니다.
• 비용 효율적인 솔루션 제공

급여에 Excel 사용

급여에 Excel을 사용할 때의 좋은 점 중 하나는 Microsoft 급여 템플릿을 무료로 다운로드하여 급여를 원활하게 관리할 수 있다는 것입니다. 회사의 개별 요구 사항에 맞게 열을 개인화하고 기능을 추가하는 데 약간의 시간이 걸릴 수 있지만 프로세스가 너무 어렵지는 않습니다.

"직원 정보" 탭에서는 시간당 요금에서 세금 공제에 이르기까지 모든 관련 데이터를 추가할 수 있습니다. 공식이 이미 삽입되어 있으므로 모든 방정식이 자동으로 완성됩니다. "급여 계산기" 탭은 직원 데이터를 유지하여 순 급여 계산을 자동화합니다.

스프레드시트의 이 부분에서 근무 시간, 병가, 초과 근무 등을 삽입할 수 있습니다. 이 작업이 완료되면 급여 명세서를 생성하여 이 기간에 직원이 받는 급여를 확인할 수 있습니다. 이 수치는 이후 수동 또는 자동 임금 지급에 사용됩니다.

스프레드시트는 개별 직원에 대한 페이지를 포함하거나 다른 행을 사용하여 한 페이지에서 모든 직원을 관리하도록 설계할 수 있습니다. Excel이 유일한 옵션은 아니지만(Quickbooks가 또 다른 매우 인기 있는 선택임) 마스터하기 가장 쉬운 옵션 중 하나입니다. Quickbooks를 선택하면 프로세스가 조금 더 오래 걸리지만 이 급여 소프트웨어는 모든 세부 사항에 대한 단계별 가이드를 제공합니다.

어떤 옵션을 선택하든 클라우드와 시스템에 모든 것을 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 데이터가 손실되거나 손상된 경우 스트레스가 많은 상황을 피하는 데 도움이 됩니다.

결론

급여를 수동으로 처리하려는 경우 갑자기 모든 계산을 직접 완료하기 시작할 필요가 없습니다. Microsoft의 급여 계산기 템플릿을 사용하든 다른 자동화 서비스를 사용하든 근무 시간, 시급 및 공제와 관련된 각 직원에 대한 관련 세부 정보를 입력하기만 하면 됩니다. 여기에서 총 급여에서 순 급여 및 세금 요구 사항에 이르기까지 모든 것을 계산하는 것은 쉬운 작업이어야 합니다. 한마디로 정확도가 보장됩니다.

일부 기업은 여전히 ​​전용 급여 제공자 또는 단순히 회계사의 서비스를 고용하는 것과 같은 다른 급여 옵션을 선택할 것입니다. 괜찮습니다. 그러나 비즈니스의 모든 측면을 항상 추적하려는 경우 수동 옵션이 ​​그 어느 때보다 간편합니다.