기업 이벤트 계획 101: 성공을 위한 5가지 팁

기업 이벤트는 제품 출시, 판촉, 팀 구축, 네트워킹, 전문 교육 및 개발 등 다양한 형태를 취할 수 있습니다. 이유가 무엇이든 계획은 압도적일 수 있습니다. 특히 새로운 개념인 경우에는 더욱 그렇습니다.

또한 성공하려면 미리 시작해야 합니다. 고려해야 할 세부 사항이 너무 많기 때문에 더 많은 시간을 할애하면 주주 초대 또는 예산 계획과 같은 필수 정보를 빠뜨리는 실수를 방지하는 데 도움이 됩니다.

압력을 완화하기 위해 해당 지역의 이벤트 기획자와 협력하는 것을 고려할 수 있습니다. 예를 들어, 런던에서 이벤트를 조직할 계획이라면 숙련된 이벤트 플래너에게 연락하여 최고의 기업 이벤트 계획에 대한 아이디어를 얻으십시오.

성공적인 회사 행사를 조직하는 방법이 궁금하다면 이 가이드에서 계획을 세우는 데 도움이 되는 새로운 통찰력, 팁 및 요령을 제공합니다.

1. 주요 목표 평가

이벤트의 목적과 목적을 파악하는 것은 계획을 시작하는 좋은 방법입니다. 프로그램에 포함할 세그먼트, 초대할 사람, 팀에 위임할 작업에 대한 명확한 그림을 제공합니다.

일반적으로 모든 결정을 안내하고 이벤트의 성공을 측정할 수 있습니다. 또한 진행되는 각 단계에 대한 통찰력을 제공합니다.

계획을 간소화하려면 다음과 같은 주요 목표 중 일부를 포함해야 합니다.

• 회사에 수익 창출
• 브랜드 인지도 향상
• 잠재 투자자 및 신규 고객 유치
• 사회적 상호 작용을 통해 커뮤니티 만들기
• 새롭거나 도전적인 개념 소개
• 최근의 성과 또는 돌파구 축하
• 직원들의 헌신에 대한 인정
• 팀워크 및 협업 장려

목표를 결정하는 것은 성공적인 기업 이벤트를 계획, 주최 및 완료하기 위한 디딤돌입니다.

2. 이벤트 유형 및 규모 결정

목적을 알면 계획할 이벤트 유형을 결정하기가 더 쉽습니다. 설정하려는 톤에 따라 각 이벤트는 다음 이벤트와 다를 수 있습니다. 이러한 이유로 기업은 행사 규모를 신중하게 고려해야 합니다.

평균적으로 대부분의 기업 이벤트는 다음 범주 중 하나에 속합니다.

• 마이크로: 조직에서 최대 100명의 게스트와 함께 간단한 이벤트를 개최하기 위한 것입니다. 그러한 행사를 계획하는 것은 상대적으로 쉽지만 초대된 대표단에 따라 달라질 수 있습니다. 예를 들어 고위 관리자가 더 많은 경우 일정에 따라 물류 및 숙박 시설을 정리하는 데 더 많은 시간이 소요될 수 있습니다.
• 소규모: 이러한 이벤트는 일반적으로 100-250명의 대표를 수용합니다. 수행하는 작업의 양은 참석자의 순위에 따라 달라집니다. 단, 소소한 행사와 마찬가지로 상급 관리자의 손님을 위한 휴식과 교통편을 계획하는 프로그램을 만들어야 합니다.
• 중간 규모: 최대 2000명의 손님을 수용할 수 있는 대규모 이벤트로, 주로 최고 경영진이 최고 고객과 만나고자 하는 네트워킹 및 무역 박람회를 위한 것입니다. 숙박 및 물류와 함께 회의 후 엔터테인먼트를 포함해야 할 수도 있으므로 더 많은 계획이 필요합니다.
• 대규모: 약 10,000명의 대표가 참석하는 가장 눈에 띄는 기업 행사입니다. 이러한 준비를 탐색하는 것은 어려울 수 있으며 통과하려면 전문가의 도움이 필요합니다. 또한 항공편 및 숙박 시설 예약, 등록 및 효율성을 위한 예산 할당에 엔터프라이즈 기술을 사용할 수 있습니다.

귀하의 기업 행사는 계획할 손님을 예측할 때 더 성공적일 것입니다. 그에 따라 계획을 세우고 전체 프로그램을 해체할 수 있는 놀라움을 피할 수 있습니다. 200명만 계획했는데 500명 이상의 대표자가 있다면 어떤 일이 일어날지 상상해 보십시오!

3. 예산 만들기

이벤트의 목적과 규모는 예산에 영향을 미칩니다. 예산을 세우고 의사 결정에 집중하는 다른 재정적 투자와 달리 기업 행사 계획에는 초대하는 손님의 규모, 목표 및 유형에 따라 예산을 설정해야 합니다.

예를 들어 마이크로 세미나가 최고 관리자만을 대상으로 하는 경우 약 200명의 팀원이 있는 소규모 직원 교육을 계획할 때보다 더 많은 리소스가 필요할 수 있습니다.

회사에서 VIP를 위한 교통, 숙박 및 엔터테인먼트를 제공해야 할 수 있기 때문에 비용이 더 많이 들 수 있으며 여기에는 일반적으로 다음이 포함됩니다.

• 장비 및 재료가 있는 장소
• 다과 및 식사
• 프리미엄 선물
• 프로모션 비용
• 비상 사태에는 백업 솔루션이 필요한 예기치 않은 정전이 포함됩니다.

다른 잠재적 비용과 긴급 비용을 고려하면 무슨 일이 있어도 이벤트에 적절한 리소스를 할당할 수 있습니다. 놀라움의 여지가 없으며 성공적인 기업 이벤트의 더 나은 기회가 있습니다.

4. 편리한 장소와 날짜 선택

귀하가 선택한 장소는 행사에 참석하는 대의원의 위치와 수에 따라 달라집니다. 그러나 장소를 사용할 수 있도록 최소한 몇 달 전에 장소를 예약해야 합니다. 장소를 일찍 확보할수록 초대장도 더 빨리 보낼 수 있습니다.

장소를 선택할 때 예산을 고려하십시오. 화제를 일으키기 위해 화려하고 정교한 것을 원할 수 있지만 회사 리소스를 과도하게 늘리고 싶지는 않습니다. 예산이 넉넉하지 않다면 고급스러운 장소를 선택하고 회사의 기준에 맞게 장식하십시오.

장소의 위치도 고려해야 합니다. 화장실과 같은 필수 편의 시설을 갖추고 손님이 이용할 수 있어야 합니다. 모든 참석자를 수용할 수 있을 만큼 충분히 커야 하며 너무 비좁아 보이지 않으면서 적절한 배치가 가능해야 합니다. 장소는 또한 적절한 비상 규약과 대피 계획에 따라 안전하고 보안이 유지되어야 합니다.

5. 팀 구성

장소와 숙박 시설을 제 시간에 예약하고, 일정을 잡고, 초대장을 보내고, 자료를 만드는 등 이벤트 계획을 도와줄 전문가 팀이 필요합니다. 이러한 준비 과정에 팀을 참여시키면 참여가 촉진되고 작업을 위임하고 세부적으로 완료하는 데 도움이 됩니다.

또한 이벤트 기획과 관련하여 현재 직원의 기술과 지식을 보여줄 수 있는 기회입니다. 예를 들어 마케팅 팀은 필요한 경우 판촉물과 팜플렛을 지원하고 그래픽 부서는 초대장과 온라인 배너 디자인을 맡습니다.

그들은 또한 이벤트를 성공적으로 만들기 위한 귀중한 통찰력과 아이디어, 프로그램을 더 잘 계획하는 방법 및 기타 고려 사항을 제공할 수 있습니다. 따라서 보수를 받는 전문 이벤트 플래너가 있을 수 있지만 동료에 대한 일부 책임도 따로 두어야 합니다.

결론

가상이든 물리적이든 기업 이벤트 계획은 까다롭고 까다로울 수 있습니다. 가장 중요한 고려 사항은 이벤트 및 목표의 크기라는 점을 기억하십시오. 현재 직원과 아웃소싱된 전문 이벤트 기획자 중 최고로 구성된 올바른 팀을 사용하면 첫 번째 기업 이벤트가 매우 성공적이어서 다음에 다시 처리할 수 있다고 신뢰할 수 있습니다.