비즈니스 미팅을 성공적으로 수행하기 위한 6가지 팁

오늘날 비즈니스를 운영하는 것은 어려운 일입니다. 직원은 운영, 재정, 채용, 마케팅 캠페인 등을 돌봐야 합니다. 동시에 최적의 효율성 수준을 보장하기 위해 리소스를 할당해야 합니다.

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전체 경영진은 비즈니스에서 일어나는 일들을 파악해야 합니다. 이를 위해서는 일상적인 일정에 비즈니스 미팅을 포함시켜야 합니다. 이러한 회의는 직장 생활에서 피할 수 없는 부분입니다. 이를 통해 팀은 긴급한 문제, 프로젝트 및 계획을 실시간으로 논의할 수 있으므로 실질적인 토론의 문이 열립니다. 테이블에 다른 의견을 초대하는 것도 비즈니스에 대한 새로운 아이디어를 생성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

그러나 회의도 어려울 수 있습니다. 때때로 사람들은 정시에 도착하지만 회의는 늦게 시작됩니다. 때때로 의제가 명확하지 않고 다른 사람들이 문제에 대해 논쟁하고 호스트가 관리할 수 없습니다. 그러한 만남은 사업에 득보다 실이 많습니다. 따라서 효과적인 회의를 진행하려면 몇 가지 규칙을 배워야 합니다. 여러분을 돕기 위해 비즈니스 미팅을 성공적으로 진행하기 위한 6가지 요령을 나열했습니다.

1. 올바른 분위기 설정

비즈니스 소유자 또는 관리자는 회의 분위기를 적절하게 설정해야 합니다. 회의를 공식적으로 할 것인지 비공식적으로 할 것인지는 귀하에게 달려 있습니다. 마찬가지로 실시간 또는 가상 회의를 원하는지 결정하십시오. 가상 회의에 대한 링크를 만들고 적어도 하루 전에 모든 사람과 공유해야 합니다.

마찬가지로 대면 회의를 진행하려면 충분한 공간이 있는 회의실이나 회의실을 예약해야 합니다. 어느 쪽이든 참가자들이 자신의 아이디어와 의견을 주저 없이 공유할 수 있는 상호 존중의 분위기를 조성해야 합니다.

또한 가능할 때마다 분위기를 바꾸는 것을 고려하십시오. 대부분의 회의는 공식적이며 직원들에게 지루한 일처럼 보입니다. 이에 대응하기 위해 회의를 위해 야외로 나가 분위기를 밝게 할 수 있습니다. 그렇지 않으면 매주 비공식적인 토론을 통해 세션을 덜 형식적으로 보이게 하고 목적을 달성하는 동시에 직원들이 부담을 덜 수 있도록 할 수 있습니다.

2. 회의 의제 설정

계획을 세우는 것이 쉬운 일처럼 들릴 수도 있지만 안타깝게도 그렇지 않습니다. 서로 다른 사람들은 회의 목적에서 벗어나 서로 다른 주제를 제기합니다. 회의 의제를 설정하는 것이 중요합니다. 모두가 모인 이유를 알 수 있도록 유인물에 요약하거나 화이트보드에 적어 둘 수 있습니다. 신제품 아이디어에 대해 논의하고, 문제를 식별하고, 장애물을 극복하거나, 비즈니스에서 일어나는 모든 일이 될 수 있습니다.

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회의 목적이 명확해지면 토론하고 싶은 주제 목록을 작성하십시오. 회의 연장을 피하기 위해 각 주제에 특정 기간을 지정하십시오. 모두가 준비할 수 있도록 사전에 모든 참석자에게 회의 일정을 보냅니다. 의제 설정은 대화를 위한 나침반을 제공한다는 점을 기억하십시오. 토론이 방향을 벗어날 때마다 회의가 정상 궤도에 오를 수 있도록 합니다.

3. 시계를 본다

직원들은 이러한 회의에 참여하기 위해 일상적인 업무를 떠납니다. 따라서 그들은 기다리기를 좋아하지 않습니다. 따라서 지체 없이 회의를 시작할 확고한 시간을 정하십시오. 사람들이 참여할 때까지 기다리지 말고 모든 참석자가 정시에 시작할 수 있도록 5분 일찍 도착하도록 합니다. 마찬가지로 회의 속도를 일정하게 유지하고 시간을 끌지 말고 정시에 종료하십시오.

또한 회의에 적합한 시간을 선택하십시오. 대부분 월요일과 금요일이 가장 붐비므로 요즘에는 따기를 피하십시오. 특정 세션을 개최할 적절한 시간에 주의하십시오. 회의 일정을 잡기에 가장 좋은 시간을 찾기 위해 항상 팀과 확인할 수 있습니다.

4. 토론 지시

종종 회의 토론이 주제에서 벗어납니다. 한 가지가 다른 것으로 이어지므로 참가자가 주제에서 벗어날 수 있습니다. 비즈니스 회의 중에 적절한 주제나 안건으로 대화를 유도하는 것이 필수적입니다. 그러나 "어떻게?"라는 질문이 남아 있습니다.

첫째, 노트에서 토론 항목으로 몇 문장을 선택하거나 관련 질문을 할 수 있습니다. 마찬가지로 주제가 흥미롭거나 가치가 있는 것 같으면 아이디어를 더 자세히 논의하기 위해 별도의 회의 일정을 잡도록 제안하십시오. 그렇지 않으면 대화가 주제에서 벗어났으며 다시 계획으로 돌아가고 싶다고 말할 수 있습니다. 그런 상황에서 주저할 수도 있지만 회의를 성공적으로 이끌기 위해서는 항상 목소리를 높이는 것이 최선입니다.

5. 메모 작성 및 회람

회의에 아무리 주의를 기울이더라도 메모를 하고 모든 내용을 파악하는 것은 필수적입니다. 토론 포인트, 예정된 프로젝트에 대한 통찰력 또는 열린 질문이 될 수 있습니다. 이러한 포인터를 서면으로 작성하면 내용을 기억하는 데 큰 도움이 됩니다. 이를 바탕으로 작업을 계획하고 프로젝트를 전달할 수 있습니다.

회의 주최자로서 이 작업에 누군가를 지정하고 그들이 모든 중요한 결정과 토론을 기록하도록 할 수 있습니다. 나중에 이 회의록을 회람하여 모두가 회의에서 무슨 일이 있었는지 알 수 있도록 하십시오. 모든 직원이 같은 페이지에 있고 아무도 회의에서 말한 내용을 잘못 해석하지 않도록 합니다. 자세한 기록이 있으면 신뢰도가 향상되어 실수와 차질의 가능성을 없앨 수 있습니다.

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6. 실행 계획으로 끝내기

관리자는 회의가 끝나기 전에 마무리할 일 목록을 남기는 경우가 많지만 이는 올바른 접근 방식이 아닙니다. 다음 단계를 논의하기 위해 회의의 마지막 몇 분 동안 자리를 비워야 합니다. 토론은 누가 무엇을 책임지고 있는지 중심으로 이루어져야 합니다. 마찬가지로 직원들이 달성해야 할 목표가 있음을 알 수 있도록 기한에 대한 통찰력을 제공하십시오.

가장 중요한 것은 직원들이 동기 부여를 받을 수 있도록 회의를 긍정적으로 끝내는 것입니다. 다가올 거래나 마지막으로 확보한 고객에 대해 이야기할 수도 있습니다. 행복하고 긍정적인 소식은 사기를 높이고 비즈니스 목표를 향해 더 열심히 일하도록 격려합니다.

마지막 생각들

회의를 효과적으로 진행하는 것은 예술이자 과학입니다. 참가자가 적극적으로 참여하고 자신의 견해를 제시하는지 확인해야 합니다. 마찬가지로 계획을 세우는 것도 중요한 작업입니다. 사람들이 회의에서 무엇을 기대해야 하는지 이해하는 데 도움이 됩니다. 대체로 원하는 목표를 달성하면 세션이 성공할 수 있습니다. 따라서 토론을 지시하고 다양한 관점을 환영하며 실행 계획으로 마무리하십시오.