VoIP 通信へのアップグレード: すべての堅牢な小規模ビジネス電話システムに必須の 6 つの機能
公開: 2019-10-04中小企業向けのボイス オーバー インターネット プロトコル (VoIP) 電話システムへの切り替えには多くの利点があるため、切り替えを行うかどうかの決定は、ほとんどのビジネス オーナーにとって簡単です。
今日、リモートでの作業は私たちの生活と切り離すことのできない部分となり、クラウドベースのビジネス電話システムは、事業主が場所に関係なく従業員間のコミュニケーションを維持するのに役立ちます. このシステムは、時代遅れの PBX システムを使用する従来の電話システムよりもはるかに安価で柔軟に使用できます。 クラウドベースの電話システムを使用している間は、ビジネスの目標に集中し、専門家に通信システムの面倒を見てもらうことができます.
ただし、適切なプロバイダーを選択するのは難しい場合があります。 情報に基づいた選択を行うには、各サービス プロバイダーが提供する機能、それらの機能のコスト、およびシステムの拡張性を慎重に分析する必要があります。 中小企業の経営者が電話サービスを選択する際に探すべき、最も重要な VoIP 機能の 6 つについて説明します。
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自動受付
この機能により、中小企業の経営者は、フルタイムの受付係の雇用に関連するコストを削減できます。 受付係と同じように、自動応答機能は発信者に挨拶し、通話をスクリーニングし、音声プロンプトを使用して通話をチームの適切なメンバーに転送します。 自動応答は、小規模企業の電話のニーズを満たすのに役立ちますが、運用コストを削減し、顧客満足度を向上させます。
ただし、ほとんどの顧客とクライアントは、終わりのない音声プロンプトのナビゲートに行き詰まることを望んでいないことに注意してください. 通話が適切な従業員に転送されるように、可能な限りいくつかの質問をするように自動応答を設定します。 これにより、顧客満足度を下げることなく、時間とリソースを節約できます。
顧客満足度の向上、生産性の向上、またはコスト削減のいずれであっても、組織には常に 3 つすべてを一度に行う機会があるとは限りません。 しかし、技術の進歩と最高の VoIP サービスにより、これは、VoIP または Voice over Internet Protocol を使用できる最新の電話システムで可能になりました。
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音声からメールへの文字起こし
中小企業を成長させるには、すでに時間とエネルギーの両方が必要であるため、ボイスメールを必要な頻度でチェックする時間のあるビジネス オーナーや従業員はほとんどいません。 そこで、音声からメールへの文字起こしの出番です。この機能は、メッセージを自動的にテキストに変換し、従業員の受信トレイに転送します。
従業員がボイスメールを聞いたり、名前や連絡先情報を熱心に手書きで書き留めたりするのに費やす時間を減らすことだけが、音声から電子メールへの文字起こしの利点ではありません。 また、従業員はメッセージを整理しておくことができます。 メッセージが電子メール形式に変換されると、従業員はこれらのメッセージを必要に応じてファイル、整理、検索、および削除できます。これは、従来のボイスメールを聞いているだけでは不可能なことです。
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リモート拡張機能
リモート内線番号または仮想番号とも呼ばれる VoIP システムのこの機能により、事業主は通話を携帯電話に転送できます。 誰かがリモートの内線番号に電話をかけ、誰も応答しない場合、システムはその通話を従業員の個人用ボイスメールとは別のボイスメール システムにルーティングします。 すべての中小企業が仮想内線番号を持つことでメリットを享受できますが、この機能はリモートの従業員がいる企業にとってさらに有益です。
企業が従業員ごとに個別の番号を使用するのではなく、顧客、クライアント、およびビジネス関係者に電話できる番号を 1 つだけ持つと、よりプロフェッショナルに見えます。 さらに、個人の電話を会社の業務に使用したいと考える従業員はほとんどいません。 仮想内線番号を使用すると、事業主は従業員ごとに個別の電話を購入する費用を回避できます。
通話スクリーニング
通話スクリーニングを使用すると、事業主と従業員は電話を受ける前に発信者の番号を確認できるため、通話の処理方法を選択できます。 ただし、従来の発信者 ID を超えています。 コール スクリーニングを使用すると、職場で個人的な電話を受けた従業員はその電話を携帯電話にリダイレクトできますが、テレマーケティングの電話を受けていると確信している従業員は、電話を切ることができます。
中小企業の通話スクリーニング ツールに最適な VoIP は、番号だけでなく、それ以上のものを表示するように設定することもできます。 この機能により、従業員は発信者の名前を確認することもできます。会社に顧客関係管理 (CRM) システムがある場合は、その場で顧客記録を引き出すこともできます。 https://shortcodes.org/ で、SMS とショート コードに関する興味深いヒントと、スパムの呼び出しとメッセージを特定する方法を確認できます。
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ビデオ会議
ビデオ会議を定期的に使用して遠隔地の従業員と連絡を取り合う企業もあれば、遠く離れたビジネス関係者との仮想会議をスケジュールするためにまれにしか使用しない企業もあります。 ビデオ通話も、消費者の間で常に人気が高まっています。 顧客の人口統計によっては、一部の企業は、顧客またはクライアントにビデオ通話を発信できることでメリットが得られる場合があります。
顧客やビジネス関係者とのほとんどの会話は電話で行うことができますが、交渉やデリケートな問題への対処などは、ビデオ会議を使用して行うのが最適です。 さらに、ビデオ会議を使用すると、リモート ワーカーやビジネスでオフィスを離れている人が重要な会議に完全に参加できるため、会議を逃す心配がありません。
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カスタマイズ可能な保留音
保留されることを喜ぶ顧客やクライアントはほとんどいませんが、必要な場合もあります。 今日のビジネス オーナーは、標準的なホールド ミュージックのどちらかを選択する必要はありません。これは、粘着性があり反復的であり、顧客を完全に沈黙させてしまいます。 代わりに、VoIP システムを使用する人は、ビジネスの独自の個性を反映したカスタム チューンを設定したり、顧客が聞きたいと思う内容に対応したりできます。
これはマイナーに聞こえるかもしれませんが、そうではありません。 適切な保留音は、顧客満足度を向上させ、平均的な顧客を忠実なブランド愛好家に変えることを容易にし、潜在的な顧客サービスの災害を防ぎます. さらに、ほとんどの発信者は、一般的なエレベーターの音楽を 15 分間聴いていなければ、受付係や従業員に対してより友好的になり、彼らの提案をより受け入れやすくなります。
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結論
上記の 6 つの機能は、VoIP 電話システムに切り替える中小企業の経営者が利用できる多くの機能のほんの一部です。 その他の注目すべき機能には、電子ファックス、内線ダイヤル、再ダイヤル、リモート オフィス機能、順次呼び出し音、3 方向ダイヤル、時間ベースのルーティングとスケジューリングなどがあります。
ほとんどの中小企業経営者にとっての問題は、VoIP 電話システムをインストールするかどうかを決めていないことです。 切り替えを行う際には非常に多くの利点があるため、ほとんどのビジネス オーナーは簡単な決定だと考えています。 これらの所有者がオプションを評価しなければならない場合、課題が生じます。
プロバイダーが上記のすべての機能と、通話のブロックや内線から内線へのダイヤルなどのその他の重要な機能へのアクセスを提供していることを確認することは、優れたプロバイダーを選択するための最初のステップです. ただし、ビジネス オーナーはそれだけにとどまるべきではありません。 また、優れた顧客サービス、競争力のある価格設定、優れた評判、中小企業の経営者のニーズに合わせて調整されたソリューションを提供する会社を探す必要があります。これにより、会社の成長と繁栄に合わせて同じ VoIP 電話サービスを使い続けることができます。