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成績証明書

John Jantsch: The Duct Tape Marketing Podcast のこのエピソードは、Klaviyo がお届けします。 Klaviyo は、ターゲットを絞った関連性の高いメール、Facebook、Instagram マーケティングにより、成長に焦点を当てた e コマース ブランドが売上を伸ばすのに役立つプラットフォームです。

John Jantsch: こんにちは。ダクトテープ マーケティング ポッドキャストの別のエピソードへようこそ。 ジョン・ヤンチです。 今日のゲストはメリッサ・スミスです。 彼女は仮想アシスタント協会の創設者兼 CEO です。 彼女はまた、 「適切な仮想アシスタントを雇う: 適切な VA がどのようにあなたの生活を楽にし、時間を作り、より多くのお金を稼ぐか」という本の著者でもあります。 メリッサ、参加してくれてありがとう。

メリッサ・スミス: どういたしまして、ジョン。

John Jantsch: つまり、私は実際に何年もの間、仮想アシスタントについて話してきました。 実際、確かに 10 年前には斬新なアイデアでしたが、今ではバーチャル スタッフの会社ができています。 では、この仮想アシスタントのアイデアやコンセプトを扱う仕事において、それがどのように進化してきたか、たとえば過去数十年でどのように変化してきたのを見てきましたか?

Melissa Smith: かなり進化しています。 本当に名前が変わっただけだと思います。 以前は在宅勤務と呼んでいたかもしれません。 そして今、その用語は消えつつあります。 ほぼ完全になくなりました。 フリーランサー、リモートワークについて話したことは知っています。 Skype は本当に物事を変え始めました。 将来的に VR が登場すると、まったく別の領域に入る必要があります。

メリッサ・スミス: でも、多くの幹部や高官の仕事のやり方は本当に変わったのですね? 彼らの時間はとても重要です。 あなたには、基本的には世界中のあなたの会社に報告する何万人もの人々がいます。 タイムゾーンがあります。 移動が多かったので、私たちがどこにいられるか、どれだけ速くそこに着くことができるか、共有できる情報、そしてそれがどれほど個人的なものであるかが本当に変わりました.

メリッサ・スミス: 本当に大きく変わりました。 しかし、多くの労働者が仕事を成し遂げ、出勤し、自分のビジネスを始める方法を変えることになるとは思わなかった.

メリッサ・スミス: 私がリモートワークについて話すとき、それは何も新しいことではありません. 今、私はオフィスの外にいて、誰かが彼らのオフィスにいるので、違うようです. でも、一緒に働いていた人がいつも一緒にオフィスにいた時代は、その時のことさえ思い出せません。 メール、テキスト、ビデオチャットでやり取りしていました。 彼らは決してオフィスにいませんでした。 つまり、基本的に私たちはリモートで作業していました。 たまたまオフィス内からリモートで作業していたのですが、今はその必要がありません。

John Jantsch: ええと、実際に技術が変化し、追いついてきました…つまり、私が言及したように、組織全体が 100 人の従業員を抱えていて、もはやオフィスに直属している従業員はいないということです。 そして、それは明らかに…その行動でさえ、人々が仕事を成し遂げることについての考え方を変えました.

John Jantsch: そうですか…定義から始めましょう。 現在、仮想アシスタントとは何か、そうでないものについての定義はありますか?

メリッサ・スミス: はい。 したがって、仮想アシスタントは、独立した請負業者、事業主です。 彼らは従業員ではありません。 したがって、従業員であるアシスタントを持つことはできますが、その役職は仮想アシスタントである可能性は低いです。 別のタイトル、リモートワーカーのタイプの可能性があります-

John Jantsch: エグゼクティブ アシスタントも。 そんな感じ。

メリッサ・スミス: たぶん。 つまり、エグゼクティブ バーチャル アシスタントは間違いなく存在しますが、通常、私が現在チーフ オブ スタッフを探しているように、それは従業員の役職です。 参謀長の仮想アシスタントを配置することもできます。 しかし、通常、その仮想アシスタントのタイトルをそこに置くと、それが別の領域になります.

John Jantsch: でも、それは… つまり、あなたは、人々が仮想アシスタントをどのように見ていたかを定義したものから始められるかもしれないという考えに本当に当てはまっていると思います。 そして今ではほとんどすべての役割であり、仮想化することもできます。 バーチャル アシスタント協会でも、バーチャル コンテンツ担当者、バーチャル Web アシスタント、バーチャル マーケティング アシスタントのような仕事をしている人々がいると思います。

メリッサ・スミス: ああ、もちろん。 講演者 [inaudible] の個人起業家から、まだ経営幹部レベルにいる人や、実店舗を持つ会社を持っている人まで、非常に幅広い範囲で、彼らのニーズはさまざまです。非営利団体と協力している場合、アシスタントや何らかのコンテンツを作成できる人、プロフィールを更新できる人、イベントでの講演を希望する人に連絡する人、またはあなたがより多くのイベントで話すために手を差し伸べます。

メリッサ・スミス: 私はいつも、必要があればバーチャルアシスタントがあると言っています。 そして、自分がこれらの分野にいると思っている人にとっては、「ああ、それは私の分野には決してならないだろう. 私の分野は高度に規制されています。 それは非常に安全で、非常に要求が厳しいものです。」 法律事務所から金融事務所まで、仮想アシスタントはいたるところにあります。

John Jantsch: 採用に関しては、あなたは良い点を指摘しています。 週に 20 時間ほど誰かが必要です。」 しかし、彼らは8つの異なる種類の専門的なタスクを実行することを望んでいます. そのようなアプローチになると。 つまり、正しいアプローチはありますか？ つまり、あなたは誰かを雇いますか、うまくいけば、多くの従業員のように、多くの従業員が雇われ、その日をいっぱいにして、スキルセットに実際にはないことをするように求められますが、彼らはそこにいます. だから彼らはそれをするように求められます。 では、専門的なニーズに合わせて 4 つの異なる仮想アシスタントを雇うのが、より良いテクニックだと思いますか?

メリッサ・スミス: もちろんです。 1つには、より良い仕事ができるようになることを強くお勧めします。 また、より情報に基づいた作業を行うことができます。 そのため、その分野の専門家を雇うメリットは、彼らもトレンドを把握しなければならないということです。 ですから、これは今とてもホットな話題です。 専門化するか、一般化するか。 そして、人々は一般化について話していますが、労働力は実際にはより専門化に向かっています。 その理由は、物事が急速に変化するからです。 私がゼネラリストの場合、その仕事をすることはできますか? はい。 私がスペシャリストでなくても、どのような変化が起こるかを知っていて、それらの変化が起こる前にそれらの変化に到達する可能性はありますか? ありそうもない。

メリッサ・スミス: それから、あなたが言ったもう 1 つのことは、週 20 時間です。 ほとんどの人は、VA を週に 5 時間から 10 時間しか雇用しません。 仮想的に実行できる作業は非常に専門的です。 繰り返しますが、あなたは多くの時間を見ていません。 人々はそれ以上の目的で VA を雇いますか? はい。 しかし、VA を週 20 時間雇っている場合、多くのビジネスを行っている可能性がありますが、それは一般的ではありません。 そして、やらなければならないことがたくさんあり、「うわー、これらすべてをこなせる人を一人も知らない」と考えている場合です。 簿記が必要な場合や、ソーシャル メディアが必要な場合や、エグゼクティブ アシスタントになってくれる人が必要な場合があります。

Melissa Smith: [inaudible] レポートを雇って 1 人のレポートを作成し、複数の人が作業を行うチームがあります。 また、バーチャル アシスタントが 1 人いるように、通常のアシスタントを利用するよりもそれほど費用はかかりません。

John Jantsch: では、[inaudible] の適合性を見つけるにはどうすればよいでしょうか? 私は何年にもわたって、おそらく 20 人ほどの仮想アシスタントと仕事をしてきました。 他のものよりもうまく見つけたものもあります。 つまり、最良のプロセスは何ですか？ 少なくとも経験したと思うので、もっと仕事をしたと感じた人は確かにいました。 彼らはぴったりだと思うので、私は彼らの仕事にずっと快適に感じました。 では、特に仮想世界では、誰かがどのように行動するのでしょうか…メールでこれらを行うこともありますが、どのようにして適切な人を見つけますか?

メリッサ・スミス: では、最初に行うことは、コミュニケーション戦略から始めることです。 それはあなたのスタイル、媒体、マナー、口調にあります。 それはあなたにとって非常に簡単でなければなりません。 「ああ、この方法で VA と通信しなければならない」と言う人が多すぎるのを見てきました。 そして、それは犬を振る尻尾です。あなたがお金を使うなら、それはあなたのためでなければなりません. 私の例は、食料品店を歩いていて、「ああ、VA にこれを伝えるのをすっかり忘れていた」というような場合です。その人にどのようにメッセージを送りますか? 電話しますか？ テキストメッセージを送信しますか？ スラックしますか？ ほら、それらは何ですか？ そして、それがあなたがそれをするための方法であるべきです。

Melissa Smith: 2 番目の部分は、VA の理想的なクライアントになる必要があるということです。 彼らはあなたのような人と一緒に仕事をするためにビジネスを始めたはずです。 そうでない場合、多くの VA は誰のためにも仕事をすることができますが、彼らはそうしたくありません。 彼らが完全なビジネスブックを手に入れたら、彼らはあなたを落とすでしょう. だから、あなたは彼らの理想であることを確認したい.

John Jantsch: もう一度その点に戻ってください。 私が彼らの理想的なクライアントであることをどのようにしてその人を見つけることができるでしょうか?

メリッサ・スミス: 承知しました。 彼らのウェブサイト、LinkedIn プロフィール、ソーシャル メディア ハンドルにアクセスします。 彼らは何を言っているのですか？ 彼らは誰のためですか？ 彼らのメッセージはどのように見えますか。 もしあなたがそのことに気がつかなければ、同じ記事を共有したり、同じプラットフォームで同じ本を読んだり、同じ言葉を使ったりしていないのなら、その人はあなたのためにビジネスを作ったわけではありません。 あなたは間違いなくそこにいるはずです。

メリッサ・スミス: 私がポッドキャスターと仕事をしている場合は、仮想アシスタント ポッドキャスターと言うべきです。 今、私はそれがかなり曖昧であることを知っています. 彼らはそれ以上のことを言うでしょうが、私はポッドキャスターと仕事をしていないので、私のプロフィールには表示されません. ポッドキャストが大好きです。 私は大ファンです。 それらは、SEO の観点からこれまで以上に未来への道です。 しかし、それは私の専門ではありません。 私がエグゼクティブコーチで、彼らが私のサイトに来て、私が誰と一緒に仕事をしたか、誰と一緒に仕事をしたかを見たいと思ったら、そこに自分の名前が表示されます. 彼らは「うわー、メリッサは私と同じような人々と仕事をしている」と思うでしょう。

John Jantsch: 生産性に関して言えば、私は何年にもわたってバーチャルアシスタントを雇っている人々と何度も話をしてきたことを知っています。彼らに何を伝えたらいいのかわからない。 つまり、人をより生産的にするためのオリエンテーションとトレーニングについて、プロセス、タイムライン、方法を考える必要がありますか? つまり、あなたが従業員になるのとよく似ていると思います。

Melissa Smith: はい、もちろん、オンボーディング プロセスが必要です。 ここで、再び専門家との協力に戻ります。 私は、オンボーディング プロセスの一部であってはならない、特定のソフトウェアの使用方法、特定のシステムの使用方法について彼らにオンボーディングしていません。 オンボーディング プロセスは次のとおりです。 これらは私の好みです。 仕事のリズムを崩していきます。 私たちは、このレベルのコミュニケーションに本格的に取り組み始めます。」 しかし、「ログインできません。これを見つける方法がわかりません」というわけにはいきません。 それらはあなたがしたい種類の会話ではありません。

メリッサ・スミス: しかし、VA のオンボーディング計画がなく、これが私の本で共有しているものであり、そのための完全な戦略がある場合は、どのような見た目が良いかを伝えることができるように、どのようなものが良いかを知りたいと考えています。あなたのVAが好きです。

メリッサ・スミス: そして、それについての素晴らしい部分は、あなたがそのようなことを1、2週間するつもりです. ここがそのポイントです。 情報を共有していきます。 「オーケー、これがログインです」と言って、安全なサイトを通じてそれらを共有します。 ほら、そういうこと。 ここでは、最新の状態にする必要があります。 ミーティングを中止する必要があります。 そして、次の数週間で、この人に影響を与えたいと思っていることに取り組む必要があります. 「まあ、彼らが取り組むことができることは8つほどあります」というこのリストだけでは、本当に満足することはできません. 12週間の終わりにどこに行きたいかを実際に選択し、逆方向に作業します.

メリッサ・スミス: そして、これの利点は、こうも言えることです。 見た目の良さはこんな感じ。 これは私の豊かな目標であり、これを達成できなかった場合、または 12 週間の終わりまでにこれを達成できなかった場合、私は失敗と見なすものです。」 それがわかれば、プロセスの管理だけでなく、VA の管理もはるかに簡単になります。 したがって、これらのタイムラインに間に合わない場合は、どこを管理すればよいかが正確にわかります。 なぜこれが起こらなかったのですか？ これはどのように失敗しましたか？ 同時に、スケジュールよりも早く進んでいる場合は、本当に興奮する何かが得られます.

John Jantsch: このエピソードは Klaviyo によって提供されたことを思い出してください。 Klaviyo は、顧客からの手がかりを聞いて理解することで、有意義な顧客関係を構築するのに役立ちます。 これにより、その情報を価値のあるマーケティング メッセージに簡単に変えることができます。 すぐに使用できる強力なセグメンテーション、電子メールの自動応答があります。 素晴らしい報告。 顧客関係を構築する秘訣について少し学びたいですか? Klaviyo's Beyond Black Friday という非常に楽しいシリーズがあります。 これはドキュシリーズで、とても楽しく、簡単なレッスンです。 klaviyo.com/Beyond BF、Beyond Black Friday にアクセスしてください。

John Jantsch: この種のものは、同じ流れに当てはまります。 この人が私が何をすべきかを伝えるのをただ待っているのに対して、彼らが戻ってきて「ねえ、これがそれを行うためのより良い方法です」と言うのをどれだけ期待する必要がありますか.

メリッサ・スミス: これはホットな話題です。 AI であろうと人間であろうと、実際のアシスタントとの違いは、ユーザーのニーズを予測する能力です。 彼らがあなたのニーズを予測できない場合、それは本当のアシスタントではありません. それがタスクテイカーです。 それはあなたが委任しようとしている人です。 私は代表団のファンではありません。 委任は仕事です。 一部の人々はそれが本当に上手です。 ですから、人に仕事を任せたり、与えたりするのが得意なら、それは別の種類の人です。

メリッサ・スミス: しかし、真のバーチャルアシスタントを探しているなら、その人はあなたのニーズを予測できるでしょう. そして、彼らは手がかりを拾い始めます。 彼らはあなたのカレンダーを見始めます。 彼らは、AI と同じようにパターンを見始めるでしょう。 そして、それが私たちのやり方です。

メリッサ・スミス: 私のクライアントは、私が仮想アシスタントとマッチングし、他の仮想アシスタントをトレーニングしているにもかかわらず、彼らが必要とする前に、さらには採用する前に、彼らが何を必要としているかを予測しています。 以前にこれをやったので、先が見えることを知っているからです。 そして、より多くのクライアントと仕事をすればするほど、より多くのクライアントを見ることができます。 そして、私は新しいことを予測し始め、新しい傾向を見始め、それらを予測し始め、適切な質問をして、それがそれらに適用できるかどうかを確認します. しかし、あなたが誰かを待っている、または誰かがあなたに仕事を与えるのを待っているという考えは、それはただの仕事です.

John Jantsch: それで、あなたが 12 週間に言及したと聞きました。 それは誰かの考える現実的な目標ですか、そしておそらくあなたはそれを例として使用しましたが、そうです、そうです、それまでに私たちはある種の全速力に達するために順調に進んでいるはずだと考えるのは現実的な目標ですか?

メリッサ・スミス: もちろんです。 多くの場合、その前に実行できます。 分解しやすいので12週を使っています。 そして、それは休日を占めています。 休暇を考慮しています。 それは病気を説明します。 しかし、これらのいずれも発生していない場合は、簡単に何かを成し遂げて、その前に VA をオンボーディングして目標を達成することができます。

John Jantsch: では、これを 2 つの別々の質問に分けて質問します。 2回に分けて質問するつもりでしたが、別々に質問します。 いつ雇う準備ができていますか？ 誰かが誰かを取得する必要があることをどのように知っていますか?

Melissa Smith: VA を雇うのに最適な時期は、VA が必要になる前です。 そして、これは、あなたとの仕事がどのように進むか、クライアントにどのような価値を与えたいか、どのようにコミュニケーションを取りたいかについて、すべての詳細を知るのに最適な時期です. 緊急事態でなく、締め切りに間に合わずに、リズムを整えるのに最適な時期です。

メリッサ・スミス: そして今、この人が現れて、月に 5 時間、月に 10 時間、実際に使い始めることができます。 そして、あなたがよりスピードを上げ始め、あなたが本当にあなたのビジネスを立ち上げ始めたとき、あなたはすでにあなたと一緒にいて、あなたが機会に参加できるようにすべてを知っている誰かを持っています.

メリッサ・スミス: 人々が VA を必要とする前に VA を雇わない場合に私が目にする最大のことの 1 つは、機会損失です。 彼らは、そのランディング ページを立ち上げたり、電子書籍を発行したり、「ああ、そうです、誰かがここで私のためにこのことを世話してくれているので、そのイベントで話すことができます. 」 または、それらを適切に配置するのに十分なほどプロフェッショナルに見えているようにさえ感じます.

John Jantsch: 2 番目の部分は、人々が理解するのを助けるために実行する演習がありますか?

メリッサ・スミス: では、予算から始めますよね? VA と協力することは投資であり、感情的な決定ではありません。 予算から始めて、本当に低い予算について話しましょう。 1 か月の予算は 200 ドルです。 200 ドルでバーチャル アシスタントを利用するには何が必要ですか? これはどのように変化しますか？ そして、おそらくそれは、クライアントが常にあなたに尋ね、同じメールを何度も何度も送信しているFAQや、ビデオ編集から7つのクリップを作成できるようにするなど、常緑の何かを手に入れているのかもしれません。ソーシャル メディアのコンテンツを 3 か月間利用できます。 本当に時間を節約するものであり、それをどのように使用するか、どこに行くかを正確に知っています. それは本当にあなたのお金だけでなく、あなたの時間とそれが将来どのように使われるかの予算です.

メリッサ・スミス: 休暇について考えて、そのお金をどのように使うか、休暇に行くためにどれだけのお金を節約するか、それをどのように使うか、何に行くかを考えると、それから抜け出すために。 VAも同じです。 私は知りました、これは進行中のことですか？ それは私ができる毎月のことのようになるのでしょうか？ どうすればそれを最大限に活用できますか? 私にとって具体的なものは何ですか？ そして、それを知ると、あなたにチャンスの全世界が生まれます。 そして、「よし、今度はこのクライアントを獲得しよう。このクライアントは、この種の仕事の 3 か月分の料金を支払うので、次の 3 か月間は確実に VA を雇うことができる」とわかりました。 そして、そこから雪だるま式に始まります。

ジョン・ジャンチュ：ええ。 その重要な要素は、自分の時間の価値を知ることだと思います。

メリッサ・スミス: もちろんです。

John Jantsch: 正当な理由の 1 つは、より多くの高収入の仕事ができるということです。 そして、それは確かに好転し、それ自体で元が取れるようになり、そのVAがあなたのために行うことができた仕事をすることからあなたを解放することができます. したがって、検索に関しては、現在多くの市場があり、Association VA はある程度の市場であることをお勧めします。 アップワークは市場です。 現在、人々を仮想の役割に配置している企業、人材派遣会社があります。 そして明らかに、LinkedIn や Facebook などで見つけられる独立した人物がいます。 検索を開始するために見つけた最良のプロセスは何ですか?

Melissa Smith: 最良のプロセスは、透明性のあるプロセスであることを確認することです。 私が VA 協会を設立した理由の 1 つは、十分な透明性があるとは思えなかったからです。 クライアントが私と一緒に仕事をするときの最大の質問は、「適切な VA をどこで見つけることができるか?」ということです。 しかし、皮肉なことに、バーチャル アシスタントにも同じ質問があります。 そして、なぜこの2人は会わないのだろうと思いました。 彼らはお互いを探しています。 しかし、彼らはただ会っていませんでした。 そして、あなたはその人がいる場所に行かなければなりません。 右。

メリッサ・スミス: コーヒーが飲みたくなったらスターバックスに行くわ。 それはとても簡単です。 したがって、「私は LinkedIn を利用している、LinkedIn で仕事をするのが好きだ、私のクライアントは LinkedIn を利用している。 私が雇う VA も LinkedIn にあると期待し、そこで検索します。」

Melissa Smith: Instagram でもっと存在感を高めたい場合は、「まあ、Instagram はあまり得意ではありませんが、人気のあるプラットフォームであることは間違いありません。 そこにいなくて損をしている。」 Instagramに行って、InstagramでVAを見つけて、彼らのすべてのものに目を通し、彼らの過去のビデオと写真をすべて調べて、 「この人は一貫している。 この人は、話したり書いたりするときに、自分が話していることを知っています。 それは私が言いたいことです、私は彼らがプロだと思います. 彼らは私をうまく表現できると思います。」.

メリッサ・スミス: しかし、それを知ってから、人々があなたと一緒に働きたくなるような仕事の説明を実際に書き、それを同僚や友人と共有して、あなたにとっての魅力を示します.

メリッサ・スミス：単に「退役軍人が必要です」と言って、それを同僚や友人と共有しているからです。 VA で働いている人は後を絶ちません [inaudible 00:21:32]、「ああ、私は誰かを知っています」。 これは常に起こります。 彼らは、「まあ、この人は彼らと一緒に働いたのですが、彼らと同じ結果が得られなかったので、私はVAにふさわしくないのかもしれません。あなたが必要です。

メリッサ・スミス: 本当にこう言っています。 これは、私が VA で本当に望んでいることです。 誰か知っている人がいたら、私のところに送ってください。」 そして、それはそれを行うための素晴らしい方法でもあります. しかし、あなたがなりたい、その人がいると期待するプラットフォームを調べてから、彼らのプロフィールをチェックして、彼らが反応していることを確認してください. LinkedIn で VA に連絡を取り、彼女から 2 週間連絡がない場合、明らかに適切ではありません。

John Jantsch: そうですね、何年にもわたって、私はこれを苦労して学んできました。 場合によっては、デザイナーやライターなど、事実上誰とでも一緒に仕事をしていると、より多くの情報を提供できる場合があります。または、10 分余分に時間をかけて自分の欲しいものを徹底的に説明すれば、常に理解できる場合もあります。 もし私がそれをせずに何かを急いでやり遂げようとすると、それは当たりか外れかになります.10分余分にかかると、100%より良い結果が得られると思います.

メリッサ・スミス: もちろんです。 そして、適切な人を見つけたと思ったらスキップできない手順がいくつかあります. そして、それはそれらの参照を取得し、参照をチェックし、バックグラウンドチェックを行うことです. あなたの腸に行かないでください。 つまり、常に 100% 正しいと言いたいのですが、私はこれをしばらく行っており、常にリファレンス チェックを行っています。 私は常に身元調査を行っています。 そして、それは心の安らぎのもう 1 つの層にすぎません。 そして、あなたが雇おうとしているこの人物について、人々があなたに良いことも悪いことも含めて何を共有するかに驚くでしょう。 それはあなたにその余分なナッジを与えるかもしれません.

メリッサ・スミス: 「なんてことだ、とても興奮している。素晴らしい参考文献があったので、本当に始めることができる」. または、彼らがちょっとしたことを言うかもしれません。 それはまた、本当に良いアドバイスです。

John Jantsch: 私はただみんな、みんなが好きで、みんなを信頼していると思います。 ですから、そのアドバイスは私も聞く必要があるものです。 では、メリッサさん、VA やあなたの仕事について、人々はどこで詳しく知ることができますか?

メリッサ・スミス: 承知しました。 もちろん、LinkedIn、Facebook、Instagram を利用しています。 また、[email protected] thepva.com までご連絡ください。 LinkedIn、Instagram、Twitter を利用しています。 どんなにコミュニケーションが簡単でも。 お気軽にどうぞ。折り返しご連絡いたします。

John Jantsch: 参加してくれてありがとう、メリッサ。

メリッサ・スミス: 機会をありがとう。