10,000人以上の参加者を集めたバーチャルイベントをどのように主催したか

Classyは、世界中の他の多くの企業、非営利団体、新婚夫婦、卒業生とともに、2020年に対面式のイベントを計画していました。過去6年間、非営利の専門家向けの会議であるCollaborativeを開催してきました。 Collaborativeは、非営利の専門家が学び、業界の専門家や志を同じくする仲間とつながり、波乱に満ちた幸せな時間に参加し、彼らの使命に再び刺激を受ける機会を提供する4日間の体験です。 しかし、2020年3月の第1週に、COVID-19がニュースでの簡単な言及からすべて大文字の見出しに急速に進化したため、私たちのイベントチームは、直接のイベントを保証できないことを知っていました。

「仮想イベントに移行するプロセスは軽視されませんでした」とシニアイベントマネージャーのタリンクラウダーは言います。 「私たちが最初にCOVID-19の状況を監視し始めたとき、ウイルスで次に何が起こったかに応じて、いくつかの異なる危機計画を作成しました。 これらの最初の危機計画は長くは続かなかった。パンデミックによって事態が急速に変化したため、私たちはほぼ毎日、数週間にわたって新しい危機計画に軸足を移さなければならなかった。 これらの危機計画は、コミュニケーションと運用戦術で構成されていました。」

チームが対面式のイベントを再考できるように、主要なチームメンバーの5人に、対面式のイベントをわずか2か月半で10,000人を超える参加者を魅了する仮想体験に移行することについて学んだアドバイスと教訓を共有するよう依頼しました。 シニアイベントマネージャーのタリンクラウダーから話を聞くために読んでください。 シニアイベントプランナー、ブルックハーン。 アンギレン、シニアイベントコンテンツマーケター。 Irene Webber、シニアビジュアルデザイナー。 シニアビデオプロデューサーのJPAngers。

レッスン1：リスクを評価し、調査を実行し、迅速に行動します。

Q：対面イベントから仮想イベントへの移行を決定した最初のプロセスについて説明してください。

Taryn：最初に、対面式のイベントでリスクを評価するプロセスを開始する必要がありました。 これには、提供されたサービスに対して支払われるべき署名された契約と請求書を検討することが含まれていました。 私たちは、ベンダー、ホテル、会場のそれぞれへのアウトリーチから始めました。

不可抗力で法廷闘争を戦う必要がありました。そのためには、次のことを知る必要がありました。どのような合意から抜け出すことができ、どのようなサービスが提供されたかを知ることができます。対面イベント。

ブルック：対面式のイベントの契約をキャンセルまたは延期する方法を考えている間、仮想イベントがどのように見えるか、何をいつ提供するかを正確に作成する会議にも何時間も費やしていました。

イベントを再考することに加えて、完全に仮想化されたイベントに伴う新しい課題にも取り組みました。 ビデオプロデューサーやITチームなど、信頼できるテクノロジーの専門家が何人かいることは非常に幸運です。

Q：このプロセスでのあなたの考えや懸念は何でしたか？

Taryn ：これまでバーチャルイベントを計画したことはなかったので、テクノロジーを研究する必要がありました。 WiFiなどのITニーズ。 個々の家での優れた照明、サウンド、WiFiのためのスピーカーの準備。 仮想設定のスポンサーシップの機会、仮想設定のネットワーキングの機会など。

Q：バーチャルイベントへの移行は、計画されたコンテンツにどのように影響しましたか？

アン：コンテンツの観点からは、非常に迅速に移動する必要があることを知っていたため困難でしたが、仮想イベントがロジスティックおよび技術的にどのように見えるかを理解するまで、コンテンツをまとめることはできませんでした。

これらの決定が下されると、私たちはすぐに、私たちがすでに固めたセッションを対面イベントに使用できないことに気づきました。 それらは現在の気候に適合していなかったし、会議のための理想的な流れを作り出していなかった。 会議のテーマと焦点を決定するプロセスを再開し、トピック領域を厳選し、それらのトピックに適合する新しい講演者を特定しました。

Taryn：コンテンツの計画は、初日からのタイムラインの一部でした。 私たちが最初に尋ねた質問の1つは、何回のセッションを提供する必要があるかということでした。 私たちは、人々が一日中自分のコンピューターの前に座ることに興味があるとは思わなかったし、彼らが自分のスケジュールを管理したいと思った。 これは、私たちが最終的に選択したテクノロジーでも重要な役割を果たしました。

私たちは新しい世界に住んでいたため、コンテンツを最初からやり直す必要がありました。人々は以前とは異なるコンテンツを必要としていました。 そのため、業界の専門家や非営利団体と話し合って、彼らが何を経験しているかを正確に理解し、彼らが私たちに何を提供する必要があるかを正確に知る必要がありました。

私たちが議論したいくつかの質問：

• 人々はこのバーチャルイベントにサインアップしたいと思いますか？ どうやって彼らの興味をそそるのですか？
• 市場はCOVID-19応答コンテンツで飽和状態になっていますか？つまり、誰も私たちを必要としないのでしょうか？ 4月に選んだコンテンツは、6月も引き続き関連性がありますか？
• 他のバーチャルイベントはどのようなものですか？ 今、他の人から何を学ぶことができますか？
• 世界中から参加者が集まっていますが、セッションにはどのような時間枠を使用する必要がありますか？
• イベントの名前は何ですか？
• テーマはありますか？

最初は、すべてを引き抜くための小さなウィンドウがあったので、テーマを持たないことにしました。 しかし、講演者と話をしていると、有機的なテーマが生まれたことに気づきました。それは適応です。 そこで、私たちはそれをClassyのコアバリューの1つであるAdaptandOvercomeに結び付けることにしました。

非常に多くの未知数があったので、これらの質問の多くについて、知識に基づいた最善の推測をしなければなりませんでした。 私たちは堅牢なネットワーキングの機会を提供することを約束し、それを行う方法を研究するために多くの時間を費やしました。 また、参加者として多くのバーチャルイベントに登録し、直接触れてもらいました。

まったく新しいイベントを作成していたので、新しいロゴを作成する必要がありました。 まず、新しい名前が何であるかを知る必要があったので、それを理解するために内部ブレインストーミングセッションを開催しました。 次に、デザインチームに参加して、いくつかのロゴオプションを求めました。

非営利団体向けのステップバイステップのポイント：

• ベンダーの契約や契約を確認して、計画を変更する際のリスクを評価します。
• 調査を実行して、必要なテクノロジーと機能の観点から、仮想イベントが何を伴うのかを調べます。必要なアイテムと便利なアイテムの両方です。
• 計画されたコンテンツまたはイベントのスケジュールを確認して、仮想オーディエンスに合わせて調整する方法のブレインストーミングを開始します。
• インスピレーションを得るために他のバーチャルイベントに参加してください。
• 質問の実行リストを作成して、回答または準備する必要のあるすべての新しい要素をチームに思い出させます。
• デザイナーやブランドアセットの作成、イベントページのデザイン、ウェブサイトの更新などの責任者をループします。

レッスン2：新しい予算と緊急時対応計画を作成します。

Taryn：新しい予算を作成する際のもう1つの重要なステップは、対面イベントのチケットをすでに購入した人に払い戻しを行うかどうか、および仮想イベントを無料にするかどうかを決定することでした。 両方のアイテムについてすぐに全員に通知したかったので、全員が全額払い戻しを受け、新しいイベントは無料になることを決定しました。

また、事業開発担当ディレクターのチャーリーアンダーソンと、証明されていないイベントのスポンサーシップを通じてどれだけの収益を上げることができるかについて話し合いました。 これは、予算作成プロセスの重要な要素でもありました。

予算を確定する前に、これらすべてのことを行う必要がありました。 取り戻すことができるもの、取り戻すことができなかったもの、および潜在的なスポンサー収入を計算した後、私は新しい予算を開始しました。

次に、以下に基づいて3つの異なるイベント緊急時対応計画を作成しました。

1）6月にまだ社会的距離が強制されていた世界。

2）社会的距離が強制されなかったが、人々はまだ旅行を恐れている世界。

3）すべてが正常に戻っている世界。

各緊急時対応計画には独自の予算がありました。

非営利団体向けのステップバイステップのポイント：

• 元のイベント契約から回収できるものとできないものを計算します。
• あなたのイベントが無料であるか、入場料または資金調達の最低額があるかどうかを決定します。
• スポンサーシップや企業パートナーを呼び込むことができるかもしれないリーダーシップや取締役会のメンバーと話してください。
• 可能な限り予測し、バックアップ計画を作成して、仮想イベントに伴う新しい課題に可能な限り備えるようにしてください。

レッスン3：最初のコミュニケーションでは正直で熱心になります。

タリン： 3月の最初の週に、コミュニケーションとブランドのシニアマネージャーであるクリスタランプに連絡を取り、出席者に状況を監視していることを知らせるメッセージを送ることについて彼女の考えを聞きました。 内部メッセージングと外部メッセージングの両方を調整する必要がありましたが、最初に、計画がどうなるかを知る必要がありました。

特定のイベント危機計画がなかったため、そのドキュメントを作成する必要がありました。 また、プレスリリースをまとめ、ウェブサイトを更新し、顧客や見込み客が私たちの計画について尋ねたときにどのように対応するかについての内部FAQを送信する必要がありました。

社内外の全員への最初のメッセージは、状況を監視しているというものでした。 しかし、私たち（経営幹部と主要な利害関係者）は、イベントをキャンセルする必要があることを知っており、選択肢を検討していました。

バーチャルイベントの作成に着手するかどうかを決定する間、これを胸の近くに保ちました。 これが起こることを知った後、私はマーケティング、デザイン、およびWeb開発チームの数人の追加の人々にループして、イベントをキャンセルすることを知らせました。 対面式のイベントウェブサイトのフェーズ2のリリースに取り組んでいるため、他の誰よりも早く彼らに言われました。私は、すぐにスクラッチする予定の何かに取り組む時間を無駄にしたくありませんでした。

アンからのプロのヒント：内部のトーキングポイントドキュメントを作成します。 2月に展開したばかりの対面イベント用に1つ作成し、仮想イベント用に戻って新しいイベントを作成する必要がありました。 基本的に、私たちはWebサイトでFAQとして書いたものを、Classyチームメンバーがイベントについて話すことができるように追加の詳細を含む内部のトーキングポイントドキュメントにまとめました。

Q：他のClassyチームのメンバーは、あなたのイベントが仮想であると聞いてどのように反応しましたか？

Taryn：仮想にピボットするということは、まったく新しいイベントを作成することを意味しました。 最初のイベントでたくさんの仕事をしていたので、それが透けて見えないのは少し悲しかったです。

しかし、誰もが協力的で、私たちのチームを支援するために積極的に参加しました。 チームの全員と会社全体の利害関係者が参加する必要があり、全員が信じられないほどの方法でステップアップしました。

私たちがこれを行うことができるかどうか、それが前向きな経験になるかどうか、そして人々が実際に登録するかどうかについて、最初は懐疑的でした。 これらの疑問のいくつかを軽減し、社内チームの意欲を維持するために、私たちは自分たちが取り組んでいることを最もよく伝える方法に取り組みました。そのため、他の人たちは私たちがこれをどれほど真剣に受け止めているかを理解しました。

ブルック：その最初の懐疑論のために、クリスタと協力してチーム全体と継続的にコミュニケーションを取り、これを実現すること、そしてそれが素晴らしいことになることを彼らに示すことが重要でした！

非営利団体向けのステップバイステップのポイント：

• 主要な意思決定者と早期かつ頻繁に会います。
• 将来「イベント危機計画」を参照できるように、これをどのように処理するかについてのドキュメントを作成します。
• （「状況を監視している」場合でも）メッセージを書いて、聴衆があなたが気づいていることを認識できるようにします。 次に、その言い回しを次の場所で使用します。
  • プレスリリース
  • ウェブサイトの更新
  • イベントページ
• FAQなどの内部ドキュメントを作成して、チームが更新され、入ってくる質問に答える方法を理解できるようにします。
• 公開する準備が整う前に情報が公開されないように、最終決定するときは詳細を静かにしてください。
• 決断したら、チーム全体に知らせて、新しいイベントに挑戦することについての興奮を共有します。そうすれば、チームは緊張するのではなく興奮し、そのエネルギーをサポーターと共有できます。

レッスン4：講演者、スポンサー、出席者に対して透明性を保ちます。

Q：イベントをオンラインに移行することについて、スピーカーやスポンサーといつどのように話しましたか？ プッシュバックはありましたか？

Taryn ：他の外部コミュニケーションをリリースする前に、私たちはスポンサーとスピーカーに私たちの決定について通知しました。 私たちは彼らに連絡を取り、仮想化することを発表し、彼らがまだイベントに参加したいかどうか尋ねました。

ブルック：スポンサーからの最初のフィードバックは素晴らしかったですが、事実上彼らに新しい価値を生み出すことは困難でした。 これにより、スポンサーシップについてさらに戦略的になり、スポンサーシップが確実に有益になるようになりました。

アン：対面式のイベントのために確保したすべてのスピーカーとの通話を設定しました。 これは、講演者との良好な関係を維持し、戦略の未知数を説明し、新しい可能性のあるトピックについて頭を悩ませたり、新しい焦点に合うようにトピックを回転させる方法を選択したりするための優れた方法でした。

講演者とのこれらの会話は、私たちのテーマ「適応と克服」を思いつくのに役立ち、私たちの技術戦略のいくつかを刺激しました。 最初の講演者の一部を維持することになり、他の講演者を維持することができませんでしたが、彼ら全員がそれについて話し合い、この会議を参加者にとって価値のあるものに保つ方法についてブレインストーミングするのを助けてくれてとても嬉しかったと思います。

Q：イベントがオンラインに移行することについて、どのように参加者に話しましたか？ プッシュバックはありましたか？

Taryn：潜在的な登録者と現在の対面イベント登録者に、全員の安全を守るというClassyの姿勢、払い戻しを受ける方法と時期、代わりに何をするかについて明確な指示を与えることが重要でした。対面式のイベント、請求するかどうかの決定など。

私たちは、すべてのチャネルにその言葉を確実に伝える必要がありました。 メッセージングを含む新しいランディングページを備えたプロモーションバーをWebサイトに追加し、ソーシャルにメッセージを送信し、電子メールを送信しました。

対面式のイベントのキャンセルについて出席者に通知する電子メールを送信した後、出席者から肯定的なコメントのみを受け取りました。 誰もがメールを通じて協力的であり、病気の蔓延を緩和するために積極的な姿勢をとってくれたことに感謝しました。

最初から誰でも自動的に返金することを発表したので、それがなければ多くのメールであったであろうものを削減しました。 また、バーチャルイベントを検討していることをメール（およびウェブサイト）で発表したので、詳細を聞くのを楽しみにしている参加者から肯定的なフィードバックを受け取りました。

ブルック：また、他のイベントで厳しい状況にあり、最後の最後までキャンセルを待っているか、スポンサーの支払いを返金しなかったスポンサーから、多くの素晴らしいフィードバックを受け取りました。 そして、その後、多くの参加者は、バーチャルイベントが無料であることに本当に興奮していました！

非営利団体向けのステップバイステップのポイント：

• 外部の利害関係者（講演者、スポンサー、企業パートナーなど）にできるだけ早く、理想的には公開する前に、あなたが彼らのサポートに感謝し、彼らと協力したいと思っていることを知らせてください。
• バーチャルイベントを通じてスポンサーに価値を提供し続ける方法を創造的にしてください。 たとえば、セッションの開始時、基調講演の開始と終了の前後、メール、ソーシャルメディア、イベントWebサイトのフッターで、スポンサーに叫び声を上げました。
• 可能であれば、イベントスピーカー、特別ゲスト、またはスポンサーを会話やブレインストーミングに参加させて、可能な限り最高のイベントを作成する方法についてのアイデアや洞察を共有します。
• メッセージングを目立たせて（ホームページ、電子メール、ソーシャルメディア）、イベントに関心のある人なら誰でも、それが仮想であり、詳細を学ぶ方法を知っているようにします。
• チームの1人または数人のメンバーを指名して、ソーシャルメディアを監視し、質問に回答して、サポーターに情報を提供し続けます。

レッスン5：プロセス全体を通して出席者との一貫したコミュニケーションを維持します（大量の電子メールを送信します）。

タリン：プロセス全体を通して一貫したコミュニケーションが重要でした。 チーム全体のメールマーケティングカレンダーを作成しました。

送信したメールの概要は次のとおりです。

• • 状況を監視しているすべての人に通知するメール
  • イベントがキャンセルされ、払い戻しが行われることを全員に通知するメールが送信され、仮想イベントを調査していました
  • バーチャルイベント、新しいイベントのWebサイト、および登録が開始されたことを通知する電子メール
  • セッションの選択を開始する前に誇大広告を継続するために新しいスピーカーを宣伝するための一貫したマーケティングメール
  • その後、セッションの選択が開始されたことを通知するメール
  • イベントに至るまでの過去3週間の毎週のカウントダウンメール
  • イベントにネットワーキングプラットフォームを活用するための基調講演者の指示を発表するメール
  • ネットワーキングプラットフォームのアカウントを作成し、Zoomをダウンロードし、興奮するための1週間のリマインダー
  • イベントの直後に、参加者調査を送信し、2021イベントを発表し、その他のフォローアップコンテンツを提供し、ライブセッションの記録と15のボーナスセッションを投稿する拡張セッションライブラリに関する情報を含めました。

非営利団体向けのステップバイステップのポイント：

• 電子メールを作成およびスケジュールするためのポイントパーソンを確立します。
• メールやソーシャルメディアで使用できるブランドアセットを作成して、イベントの一貫性のあるまとまりのあるブランドを維持します。
• 電子メールまたはソーシャルメディアを介して潜在的な質問の流入に対応する責任があるチームメンバーを指定します。
• 引き続き最新情報を送信し、メールを使用してイベントの前に興奮を盛り上げましょう。
• イベント中およびイベント後にすべての参加者をフォローアップして、彼らの経験について質問します。これにより、何がうまくいったか、何がうまくいかなかったか、次に何を試すことができるかについて詳しく知ることができます。

レッスン6：対面でのメッセージングとイベント戦略をロールオーバーするだけではいけません。

Q：バーチャルイベントになると発表した後、メッセージングをどのように調整しましたか？
タリン：気づかない人もいるかもしれませんが、私たちはまったく新しいイベントを作成しました。 新しいセールスポイント、新しいトピックとトークトラック、新しいイベントの説明、新しいFAQ、新しい登録プロセス、新しいネットワーキング言語、新しい電子メールコピーなどを作成する必要がありました。

ブルック：仮想イベントの作成で最も困難な部分の1つは、すべての新しいコピーとメッセージングを作成することでした。 対面でのコラボレーティブのために、数年分のコピーと学習を行うことができます。 バーチャルイベントでは、すべてを作成する必要がありました。 新しいウェブサイトのコピー、SlackやBraindateなどのネットワーキングプラットフォーム用の新しいインストラクションガイド、マーケティングメール用の新しいコピーを作成しました。

アン：スピーカー、セッション、聴衆によっては、ほとんどすべてのトピックでトーンとメッセージを変更する必要がありました。 ほとんどすべての新しいセッションの焦点は、危機の瞬間に対処し、それに対応することでした。最初はCOVID-19であり、次に人種的および社会的緊張もありました。

これらのセッションで誰と話しているのかを考えることは非常に重要でした。 たとえば、私たちの「Connect Your Cause」セッションは、原因をCOVID-19に結び付けるのに苦労している非医療非営利団体を対象としています。 一方、私たちのストーリーテリングセッションでは、ヘルスケアを行っている非営利団体や、COVID-19の救済とは何の関係もない非営利団体向けのヒントを取り上げました。

非営利団体向けのステップバイステップのポイント：

• これは新しいイベントであることを忘れないでください。 いくつかの側面は同じままかもしれませんが、既存または毎年の対面イベントから仮想イベントに移行する場合は、それを新しいイベントと考えてください。
• これには新しいメッセージが含まれ、新しいブランディングとデザインが含まれる場合があります。
• イベントによっては、予定されている講演者やコンテンツ、または出席者を引き付ける方法を更新する必要がある場合があります。 たとえば、仮想ガラを開催している場合は、参加者同士で話す機会が少なくなるため、エンターテインメントのスケジュールがしっかりしていることを確認する必要があります。

レッスン7：ブランディングとデザイン要素を更新します。

Q：まだ完成していないイベントのブランディングとデザイン要素をどのように更新し始めましたか？

アイリーン（シニアビジュアルデザイナー）：ウェブサイト、広告、プロモーション、メール、看板のブランディングとデザイン要素を更新する必要があることはわかっていました。 イベントチームと会い、ロジスティクスとタイムラインを確認してから、ロゴのアイデアのモックアップを開始しました。

ゼロから始めるのを避けるために、イベント名の下にあるプロモーショングラフィックに、仮想であることを示すコピーを追加できます。 ただし、通常、以前の対面イベントの写真を使用する場合は、視聴者が仮想イベントについて読むのは不快になるので、あまり頼りすぎないようにしてください。ただし、対面イベントの画像を参照してください。

所有する写真のライブラリから選択する必要がない場合は、新しい「仮想」角度を強調するために、コンピューター上の人物のストック画像を含める必要があると感じるかもしれませんが、これではイベントに活気を与えることはできません。 それは実際にあなたが作ろうとしているエネルギーを損なうかもしれません！ 代わりに、ブランディングの色、パターン、またはその他のデザイン要素を通じて、イベントに活気を与えてみてください。 色やパターンを効果的に使用することで、人々をあなたのイベントに盛り上げるための興奮を呼び起こすことができることに驚かれることでしょう。

ブルック：私たちが考えたもう1つの要素は、すべてが可能な限り明確で有益であることを確認することでした。 現場では通常、出席者が必要とするあらゆることを支援する準備ができている上品なスタッフが歩き回っています。 バーチャルイベントでは、参加者がランダムに立ち止まって質問をすることができる情報ブースやスタッフがいません。 そのため、イベントの販促素材を明確にし、質問を最小限に抑えるために多くの情報を提供する必要があることを認識していました。 この販促素材の多くを最初から作成しました。

また、スピーカーの対面要素を維持したかったので、Classy Tシャツ、セルフィーライト、有線ヘッドホン、CEO兼共同創設者のScotからの手書きのメモを含むメーラーボックスをまとめました。 私たちは彼らにサポートされていると感じてもらい、成功するための準備が整っていることを確認してもらいたいと思いました。

Q：対面式のイベント資料の計画をWebベースのデザインに移行するプロセスについて説明してください。

Irene ：Webイベントへの移行は、設計、IT、マーケティング、運用、およびロジスティクスの責任者を含む、複数のグループの人々にとって大きな課題になります。 最も重要なことは、全員が会話に巻き込まれ、意思決定において彼らの役割がどのように機能するかを理解することです。

デザインの観点から、デザイナーはユーザーエクスペリエンスのレンズを通してすべてを見て、参加者を登録してイベントを視聴するための最も合理化されたプロセスを推進します。 設計者は、提案された計画が出席者にとって正しい軌道に乗っているかどうか、または改善の余地があるかどうかを教えてくれます。

オンラインへの切り替えに関するいくつかの提案：

1）コピーを短く、要点を絞って、テキストの壁を壊すために持ち帰りを箇条書きにし、登録フォームをできるだけ短くすることで、参加者がWebサイトを使いやすくします。

2）仮想イベントに切り替えると、デザイナーや開発者にとって余分な作業が発生する可能性があります。 既存のページレイアウトを転用することにより、余分な作業を可能な限り最小限に抑えるようにしてください。

3）対面式のイベントのために作成していた販促素材は、仮想設定用に再加工することができます。 バーチャルイベントに関連するようにコピーを変更してデザインを再利用し、ソーシャルメディアアセットとして再フォーマットして興奮を高めます。

あなたがあなたのデザインに保つ必要がある唯一のものはあなたのブランディングです。 色、形、タイポグラフィ、パターンなど、すべてが同じイベントの一部であるように見える限り、クリエイティブになってもデザイン作業が無駄になることはありません。

Q：Webサイトのデザインなど、時間のかかるタスクに関して、タイムラインの変化にどのように対処しましたか？
Brooke：移行の開始時に、私たちはイベントチームとして会い、Asana（プロジェクト管理ソフトウェア）でまったく新しいタイムラインを作成しました。 もちろん、それからイベントまでの間に多くの予期しないタスクが発生しましたが、特にすばやく移動している場合は、最初のタイムラインを用意しておくと役に立ちました。

Irene：バーチャルイベントへの移行は困難で率直に言って、やりきれないほどの作業のように思えますが、それは可能です。 最初は考えすぎないようにしてください。また、設計したものですでに作業できることを忘れないでください。これにより、タイムラインの変化に対応しやすくなります。

タイムラインを操作するためのヒント：

1）ブランディングが最小限に抑えられていることを確認します。 そうすれば、作成する必要のある土壇場のグラフィックを、基本的なブランドのテンプレートから簡単に作成できます。

2）あなたのデザイナーがあなたのイベントの周りの会話に深く関与していることを確認してください。 イベントでどのようなアイデアが浮かび上がってくるかを知っていれば、実行が簡単かどうか、またはそれがワークロードの他の部分に影響を与えてタイムラインを延期するかどうかについて、フィードバックをすばやく提供できます。

すべての適切な人が最初から会話に参加することで、障害の大部分にぶつかることを回避できます。

非営利団体向けのステップバイステップのポイント：

• ウェブサイト、広告、プロモーション、メール、看板のブランディングとデザイン要素を更新することを計画します。
• 仮想フォーマットを期待するサポーターにとって混乱を招くため、過去の対面イベントの画像を再利用しないようにしてください。
• 全員が会話に参加し、意思決定プロセスで自分の役割がどのように機能するかを理解していることを確認してください。 これにより、全員が責任を持って同じページにいることが保証され、タイムラインの変更に関する緊張が緩和されます。
• デザイナーに頼って、出席者に最高のユーザーエクスペリエンスを提供できるようにします。
• 社内のデザイナーがいない場合は、現物寄付の代理店または地元の学生に連絡してください。

レッスン8：必要なすべてのテクノロジーを調査し、イベント全体のドライランを少なくとも1回実行します。

Q：イベントのさまざまな側面に必要なテクノロジーをどのように調査しましたか？

JP（シニアビデオプロデューサー） ：パンデミックが始まって以来、毎日何百万人もの人々がビデオ会議を行っているので、私は一般的なインターネット接続の信頼性について心配していました。 悪い接続はすぐに素晴らしいセッションを台無しにする可能性があります。 主な質問は、ネットワーキング、グループでの会話、1対1の会議など、対面式のイベントのメリットをどのように最適に再現できるかということでした。

私たちは、他の仮想会議の多くの例なしに、COVID-19パンデミックの開始時にイベントを主催するプラットフォームを選択する必要がありました。 さまざまなオプションを調査した後、いくつかの理由でズームを提案しました。 プラットフォームの人気と使いやすさが大きな要因でした（参加者の親しみやすさは非常に役に立ちました）。

また、ウェビナーでZoomを使用した経験も豊富です。 そのため、特に最初のバーチャルイベントでは、すでに知っている製品を使用する方が賢明だと感じました。 Zoomで気に入っているのは、Q＆A、投票、チャットオプションなど、参加者とのやり取りの仕方です。 他のプラットフォームは「ただ見る」だけですが、Zoomはよりインタラクティブに感じます。 しかし、Zoomだけでは対面でのやり取りを再現するには不十分だったため、これを追加のプラットフォームであるSlackとBraindateと組み合わせる必要がありました。これにより、参加者にとって重要なネットワーキングレイヤーが追加されました。

タリン：対面式のイベントで最も有益なことの1つは、セッションの合間に、ハッピーアワーに、またはコーヒーテーブルで行われる会話です。 それは、人々が実際に互いにつながり、それを乗り越えるために使用した問題、課題、解決策、またはその過程で学んだ教訓を共有するときです。 それがBraindateが提供するものであり、私が出席者として見つけたものです。 私は実際に、ネットワーキングオプションを探している他のイベントプランナーと一緒にBraindateに参加し、連絡先情報を交換しました。

また、人々が互いに話し、私たちと話し、イベントに関連することについてスピーカーと話す方法が必要であることもわかっていました。 私たちはすでにSlackとパートナーシップを結んでおり、彼らが私たちのイベントにSlackワークスペースを寄付するかどうかを確認するために彼らに連絡を取り、彼らは同意しました。

非営利団体向けのステップバイステップのポイント：

• 信頼性が高く、サポーターがすでに使用方法を知っている可能性のあるプラットフォームを探してください。
• 他の仮想イベントに参加して、ユーザーエクスペリエンスがどのようなものかを確認し、独自のセットアップを改善する方法についてのアイデアを入手してください。
• チャット、Q＆A、リアクション、投票などの機能とのエンゲージメントを優先して、視聴者のエンゲージメントを維持するプラットフォームを探します。
• 補足ソフトウェア（Slackなど）を使用して、聴衆の関心を引き付け、会話を続けます。
• できる限りの方法で既存のパートナーシップを活用します。
• チームと外部スピーカーでドライランを実行して、全員が適切なセットアップを行い、テクノロジーが機能していることを確認します。

レッスン9：機器、セットアップ、および生産が重要です。

出席者から最もよく聞かれる質問の1つは、「あなたの司会者はどのように見た目も音もとても良いですか？ どの機器を使用していますか？」 簡単に言えば、スタッフには才能のあるビデオプロデューサーがいますが、彼は喜んで掘り下げてベストプラクティスを皆さんと共有しています。

JP Angersによる詳細なゲスト投稿を公開して、Classyの設定と、ライブイベントの撮影に関するベストプラクティスを共有しますが、今のところ、彼は、低予算でも動画を高品質に見せるための最も重要な要素を共有しています。 。

JP：考慮しなければならない重要な分野がいくつかあります。

1.）オーディオ品質

オーディオ品質は常に最優先事項である必要があります。 人々は標準以下の画質を許すことができますが、オーディオはあなたのプレゼンテーションを成功または失敗させるものです。 重要なのは、マイクとオーディオスピーカーを離して、互いに交差して聞こえない文章を作成しないようにすることです。

最善の解決策は、マイク付きのヘッドフォンを使用することです。 会議で話すすべての人に有線のAppleイヤフォンを送りました。 彼らは素晴らしいマイクを持っており、ほとんどすべてのデバイスと互換性があります。

2.）良い照明

また、人々がWebカメラ（画面の上部）にクリップできる手頃なUSBリングライトも送付しました。 周囲光に合わせて3つの異なる色オプションを持つリングライトを入手することが重要です（それぞれ、暖かい白、中程度の白、および昼光の白色光に一致するように、それぞれ3200k、4000k、5500k）。

3.）フレーミング

最後の技術的側面は適切なフレーミングです。 人々がウェブカメラを見下ろしているテーブルではなく、常に目の高さにウェブカメラを置いてください。 あごのお祭りを見るのが好きな人はいません！ 経験則として、目を画面の約3分の2の位置に配置します。

このイベントのオフィスのセットアップ、ウェビナー、および社内ビデオの詳細については、ブログに戻って、独自の高品質ビデオスタジオをセットアップする方法について詳しく説明します。

ボーナスQ＆A

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

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あなたは運がいいです。 Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

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