Salesforce へのデータのアップロードとその管理方法

Salesforce をしばらく使用したことがある人も、Salesforce エコシステムを初めて使用した人も、誰かが Salesforce にロードしたいデータのコレクションに対処しなければならなかったことがあると思います。

ベテラン管理者として、この状況を考えるだけでゾッとします。

ただし、作業を簡単にするために使用できるツールやプロセスがあります。 いくつか調べてみましょう。

テンプレート

このタイプのスプレッドシートをまだ見たことがない場合は、おそらくすぐに目にするでしょう。

この小さな、仮説上の不完全なデータのサンプルを見てください。

きっといくつかの問題点が見えてくると思います。

• いくつかの列のデータが欠落しています
• 国と州のフィールドは標準化されていません
• 一部のフィールドが必須の場合、このファイルのアップロードは機能しません
• ヘッダーは Salesforce のフィールド名と一致する場合と一致しない場合がありますが、アップロード プロセスが容易になるため、一致する必要があります。

そこで、ベスト プラクティスとして、ビジネス パートナーにテンプレートを提供することを提案します。 これはあなたが期待しているような鉄則の解決策ではありませんが、確かに役に立ちます。

その方法を見てみましょう。

データアップロードの問題点

同じフィールドの異なる名前

ヘッダー行の実際のフィールド名が Salesforce のフィールド名と一致していることを確認してください。 これにより、ヘッダー行を Salesforce のフィールドにマッピングすることがはるかに簡単になります。

たとえば、Salesforce のデータローダー ツールを使用している場合、フィールドを「自動照合」すると機能します。 これにより、各フィールドを手動でマッピングする時間を節約できます。

必須フィールド

たとえば、連絡先をアップロードする場合、必須フィールドの 1 つが電子メールである場合、ファイルの「電子メール」というラベルの列に電子メール アドレスが含まれていることを確認する必要があります。

そうしないと、実際にアップロードしようとするとエラーが発生します。 したがって、これもビジネス用のテンプレートの一部として含める必要があります。 遅延を避けるために、どのフィールドが必須であるかをユーザーに知らせる何らかのインジケーターを提供します。

州と国の書式設定

アカウントまたは連絡先のアップロード (またはアドレスを含むカスタム オブジェクト) を実行している場合は、アップロード先のオブジェクトを必ず確認し、同じ形式を使用していることを確認してください。 状態が完全に書き出されている場合は、同じことを行う必要があります。

フィールド属性

このテンプレートのアイデアをさらに進めて、3 行目を追加します。 その場合、テンプレートは次のようになります。

• ヘッダー行
• サンプルデータ
• フィールド属性

フィールド属性行には、データ型 (テキスト、数値など) とフィールドのサイズが表示されます。 テンプレートでこれらの属性を指定すると、Salesforce のフィールドには大きすぎるデータを含む列が提供されたときにエラーが発生するのを防ぐことができます。

データアップロードツール

いくつかのベスト プラクティスを確認したので、アップロードを完了するために使用できるツールを見てみましょう。 これらを取り上げていくと、上で述べた問題点を修正することで、ツールがさらに使いやすくなることがわかると思います。

それでは、Salesforce の「すぐに使える」オプション (データ インポート ウィザードとデータ ローダー) から始めましょう。 次に、DemandTools のようなフル機能のソリューションを見ていきます。

データインポートウィザード

データ インポート ウィザードは、Salesforce 内の [設定] にあります。 標準オブジェクトとカスタム オブジェクトの両方にデータをインポートできます。 一度に最大 50,000 件のレコードをインポートできます。 ユーザー インターフェイスはシンプルで、インポートを完了するために必要なパラメータ、フィールド マッピング、データ ソースを設定できます。 ここでインターフェースを見てみましょう。

ご覧のとおり、いくつかの一致が必要であり、問​​題のファイルをアップロードする必要があります。 次の画面では、フィールドを Salesforce のフィールドにマッピングします。 スタートボタンを押してインポートを開始すると終了します。

Salesforce データローダー

データローダーは、Salesforce 内にないという点でデータ インポート ウィザードとは異なります。 これは、PC にインストールし、デスクトップからアクセスする必要がある「アプリ」です。 運用環境またはサンドボックス環境でデータを更新、挿入、削除、エクスポート、および更新/挿入できます。

簡潔にするために、アップデートを行う場合、手順は非常に簡単で、インターフェースも使いやすいとだけ言っておきましょう。 まずはオブジェクトを選択することから始めます。 次に、ファイルをアップロードします。 最後に、Salesforce フィールドをファイル内の一致するヘッダー列にマッピングします。

さらにいくつかのデフォルトを設定した後、アップロードが行われます。 すべてが正しくアップロードされたことを確認するためにレコードを手動でチェックするのはあなた次第です。 成功ファイルとエラーファイルが取得されるので、その方法でアップロードを検証することもできます。

ただし、データ ローダーにはそれ以上の機能はあまりありません。

デマンドツール

次に、Validity DemandTools を見てみましょう。 これは、強力な挿入、更新、更新/挿入、エクスポート、および削除機能を提供するフル機能のソリューションです。 DemandTools には、時間を節約し、データをクレンジングする機能が満載です。 インポートされたレコードは、任意のフィールドまたはフィールドのセットに一致する複数のオブジェクトの既存の Salesforce レコードと (1 つのプロセスで) 比較され、重複のないインポートが保証されます。

また、「式の変換」と「定数の追加」機能も管理者に好評です。インポート中にフィールド値に定義済みの書式設定を適用し、ユーザーが入力ファイルに表されていないフィールドに共通の値を設定できるため、スプレッドシートでデータを準備する時間を節約できます。 。

しかし、それはほんの表面をなぞっただけです。

製品に組み込まれているその他の時間節約機能をいくつか紹介します。これにより、管理者、マーケティング オペレーション、およびセールス オペレーションの専門家がデータを管理するために必要なものを利用できるようになります。

• Salesforce 割り当てルールを呼び出して、レコードの所有権を管理します。
• インポート中にタスクを作成し、任意のレコードに割り当てます。
• アクティブなキャンペーン選択リストまたはキャンペーン ID を使用して、連絡先とリードをキャンペーンに割り当てます。
• フィールド マッピングとマッチング ロジックを保存して、チーム間でのインポートの一貫性と自動化を実現します。
• 自動的に生成された復元ファイルを利用して、不要な変更を元に戻します。
• .xlsx および .csv ファイル タイプを使用します。
• 入力ファイルで処理する行を指定します。たとえば、行 50 で開始し、行 200 で終了します。
• Salesforce Content から実際のファイルをエクスポートします。

DemandTools の無料版 (機能は上記のものとは異なります) は、より高度なデータ読み込みツールを低コストで使用するための優れた方法です。

データの負荷を恐れる必要はありません。 そこに参入して、データとプロセスを制御するだけです。 これらのテンプレートに取り組み始めてください。きっと役に立ちます。

Bill Hare はValidity のゲストブロガーです。彼は Salesforce 認定を 2 回取得しています。10 年間のアプリケーションと運用の経験を通じて、彼は Salesforce の世界のさまざまな側面を見ることができる多くの役割を果たしてきました。