データ スチュワードシップとは何ですか? ビジネスにとってなぜ重要なのですか?

企業は、プロセスを改善し、収益を増やし、戦略的な意思決定を行うために、これまで以上にデータに依存しています。 しかし、依存度が大きくなるとリスクも大きくなります。

貧弱なデータ編成、低品質のデータ、およびデータ セキュリティの欠如は、データ収集がもたらす機会のバランスを崩す可能性があります。 その上、大量のデータを収集しても、それらが実行に移されなければ意味がありません。

では、データが自分に不利ではなく、有利に機能するようにするにはどうすればよいでしょうか?

そこでデータスチュワードシップの出番です。

データスチュワードシップとは何ですか?

データ スチュワードシップとは、データの作成から削除まで、ビジネス データを実際に管理することです。 このプラクティスにより、ビジネスのデータ ガバナンス ポリシーに従って、データをアクセス可能、使用可能、および安全に保つことができます。

データ スチュワードシップとデータ ガバナンス

データ ガバナンスとは、データへのアクセス、使用、および操作に関して企業が独自に設定する規則を指し、データ スチュワードシップはこれらの規則の実際の適用を監督および実施します。 これらのルールを監督および施行する責任者は、データ スチュワードと呼ばれます。

データスチュワードとは何ですか?

データ スチュワードは、すべてのデータが会社のデータ ガバナンス ポリシーに従って処理されるようにします。 彼らは以下を監督し、文書化します。

• 作成またはキャプチャされるデータ
• データの保存場所と保存方法
• 誰がアクセスできますか
• 使用方法と操作方法

彼らもまた：

• データ品質の問題を特定して対処する
• データ ポリシーの適用
• データのベスト プラクティスについて社内の他の人を教育する
• 企業がデータを使用して競争上の優位性を得る方法を見つける

データ スチュワードは、その責任のために、IT 部門と他の部門との間の仲介役を務めることがよくあります。 彼らは技術的に熟練している必要があり、優れたコミュニケーターでもある必要があります。

小規模な企業には、専任のデータ スチュワードがいないことがよくあります。 この場合、データ スチュワードシップは多くの場合、複数の人に分割されたり、(部分的に) 外部委託されたりします。

それどころか、大企業は複数のデータ スチュワードを持つことができます。 これらは、特定の種類のデータ (垂直管理) または特定のビジネス ユニットまたは部門 (水平管理) のいずれかに割り当てることができます。

データスチュワードシップが重要な理由

企業がデータを収集することは、かつてないほど簡単になりました。 この容易さには、機会と同じくらい多くの責任が伴います。 データを活用するには、品質をチェックし、整理し、分析し、アクセスできるようにし、簡単に利用できるようにしておく必要があります。

しっかりしたデータ管理計画を立てることは別として、企業はデータを安全に保つ必要があります。 データ セキュリティはこれまで以上に重要であり、データに関する法律を遵守しないと、企業は深刻な問題に直面する可能性があります。

データ スチュワードシップは、これらすべての考慮事項などに対処します。 みてみましょう。

より高品質なデータ

データスチュワードは、データ系統を監視します。 各データがどこから来て、どこに保存され、どのように使用されているかを追跡します。 これにより、データの問題を発生時点までさかのぼって追跡できるため、問題が発生したときに役立ちます。

データ スチュワードシップには、データ品質指標の確立と追跡、データの検証、必要に応じた修正、重複の可能性のあるデータの削除も含まれます。

これらの活動はすべて高品質のデータにつながります。つまり、誰もがより良いデータを使用して作業しているため、会社全体で誤った意思決定やミスのリスクが少なくなります。

CRM データは、品質の点ですぐに劣化する可能性があるデータの良い例です。 人々は引っ越したり、ほとんど使用していないメール アドレスでサインアップしたり、別のメール アドレスで別のアカウントを持ったりしています。 優れたデータ スチュワードシップは、たとえば、マーケティング チームが同じメール キャンペーンを同じ顧客に 2 回送信しないように、これらの問題を特定して解決します。

データのセキュリティとプライバシー

データの品質を保証することは 1 つのことです。 それを安全に保つことは別のことです。 会社のデータベース全体へのアクセスが必要になることはめったにありません。 したがって、データ スチュワードシップの責任の 1 つは、データ アクセスを制御することです。

これにより、データの機密性が可能な限り維持されるだけでなく、データの取り扱いミスや破損のリスクも制限されます。

最後に、データスチュワードは、必要なすべての手順が実施され、社内でデータを保持するために順守されているかどうかを監視します。 このようにして、セキュリティ違反を防ぎ、データが盗まれたり、重大度は低くても望ましくないデータが間違った人に共有されるようなインシデントを回避できます。

たとえば、マーケティング マネージャーがフリーランスのメール マーケティング スペシャリストを雇って、メール ファネルを改善するとします。 そのフリーランサーは、既存のマーケティング ファネルにアクセスする必要がありますが、メーリング リスト全体とそれに含まれるすべての識別可能なリード データをエクスポートすることはできません。

法令順守

データの所有には法的リスクが伴います。 優れたデータ スチュワードシップは、これらのリスクから保護します。 データ スチュワードは、自社がGDPRやCCPAなどの関連するすべてのデータ関連法に準拠していることを確認するだけでなく、社内の他の従業員にも同じことを行うようにトレーニングします。

さらに、データ スチュワードシップは、データの慣行と課題について規制当局とオープンにコミュニケーションをとることで、コンプライアンスに関する会話を促進するのに役立ちます。

プロセスと意思決定の改善

データ スチュワードは、データの作成、保存、操作に関する技術的な洞察と、会社の仕組みに関する確かな理解の両方を備えているため、さまざまな部門が利用可能なデータを最大限に活用できるように支援できます。

これには、チームがプロセスを合理化し、ワークフローを改善し、より良い戦略的意思決定を行うのを支援することが含まれます。 多くの場合、データ スチュワードシップから得られた洞察は、企業がデータ分析を通じて市場やターゲット ユーザーについてより深い知識を得るにつれて、競争上の優位性につながることさえあります。

あなたが SaaS ビジネスを経営していて、マーケティング チームが定期的にアンケートを実施して、顧客が製品の機能にどの程度満足しているかを 1 から 10 のスケールで測定するとします。その情報は、開発チームにとっても役立つため、非常に価値があります。何を優先するかを決定します。 ただし、開発チームは、マーケティング担当者が実施しているアンケートに注意を払っていない可能性があります。

この場合、データ スチュワードは 2 つの部門間の橋渡しを行い、開発者がタスクの優先順位付けプロセスの一部としてこの新しいタイプのデータを含めることを提案できます。

交渉の余地のないデータ スチュワードシップ

データ スチュワードシップの重要性を過大評価することはできません。 このプラクティスは、社内 (CRM を含む) 内でデータが処理されるすべての方法を監視し、データが可能な限り最高の品質であることを保証します。

これにより、企業はエラーを回避し、プロセスを最適化し、革新的になり、競争上の優位性を得ることができます。 また、企業が戦略的意思決定を改善し、データ セキュリティの問題を防止し、法律を遵守するのにも役立ちます。

会社の規模や役割の区分に関係なく、データ スチュワードシップは単なる機能ではなく、誰もが理解して支持する会社の価値であることが重要です。 全員がベスト プラクティスに従うと、データの管理、監視、保護がはるかに簡単になります。

データの衛生状態を保護することは、データ スチュワードシップを成功させるための重要な要素です。 CRM データをクリーンアップするための段階的なガイドについては、eBook をご覧ください: 「データ品質の汚れ」.