効果的な企業クレジット カード ポリシーを作成する方法とその重要性

企業のクレジット カード ポリシーは、組織、その財務上のセキュリティ、および従業員を保護します。 しかし、企業の与信方針には何を含めるべきでしょうか? 学ぶことができる企業のクレジット カード ポリシーのベスト プラクティスはありますか?

企業のクレジット ポリシーに関係することについての回答をお探しの場合は、ここが最適です。 以下について説明します。

• 法人クレジットカードポリシーとは何ですか？
• 企業の信用ポリシーが重要な理由
• 企業の信用ポリシーをどのように作成しますか?
• 従業員の法人クレジット カードの使用をどのように監視していますか?
• あなたの会社のクレジット カード ポリシーをどのように開始しますか?

飛び込む準備はできましたか？ さあ行こう！

コーポレートクレジットカードポリシーとは何ですか？

コーポレート クレジット カード ポリシーは、マネージャーや従業員がコーポレート クレジット カードを適切に使用するための規則を理解するのに役立つ一連のガイドラインです。 企業のクレジット カード ポリシーのベスト プラクティスを使用することで、すべての従業員が平等に扱われ、クレジット カードの誤用や誤解から組織を保護できます。

つまり、従業員の名前で法人クレジット カードを発行する場合は、組織と従業員を保護する法人クレジット カード ポリシーが必要です。 その理由については、次のセクションに進んでください。

コーポレートクレジットカードポリシーが重要な理由

法人クレジット カードは、従業員自身のカードとは異なります。 法人クレジット カードの請求書は、あなた (所有者/管理者) または組織内の経理担当者に送られます。 一部の従業員の費用は税控除の対象となる可能性があり、従業員が支払う可能性のあるその他の支出は、会社が喜んで支払う購入には当てはまらない場合があります。 そのため、従業員がカードを使用して支払うことができる正当な事業費と見なされるものについて、明確にする必要があります。 これは、優れた企業の信用ポリシーの基盤を形成します。

堅実な企業クレジット カード ポリシーを持つことには、複数の利点があります。 ここにいくつかあります：

• 理解を深める:なぜあなたの会社は従業員に法人カードを発行するのでしょうか? 通常、法人カードは特定の目的にのみ使用されます (ただし、従業員や部門によって若干異なる場合があります)。 従業員の旅行は明らかな例の 1 つです。 従業員が会社の業務で出張する場合、航空運賃、地上交通費、食事、ホテルなどの支払いに法人カードを使用することがあります。 主にオフィスで働く従業員は、法人カードを使用して、クライアントとの食事、サブスクリプション、およびチームのお祝いの備品を支払うことができます. これらの費用には、支出の上限やその他の制限が伴う場合があります。 従業員が法人カードを使用することをどのように想定しても、明確なポリシーでそれを説明する必要があります。
• 概要 資格:法人カードは、使用実績のある従業員に発行されます。 通常、従業員のグループまたはクラスにカードを発行することは理にかなっています。 それは、営業担当者などの職務内容、または頻繁に一人で出張する営業担当者などの責任によって定義される場合があります。 今日のコーポレート カードの多くは、オフィスを拠点とする従業員が 1 回限りの出張を予定している場合や、管理者が新しいプロジェクトのために機器や備品を購入する必要がある場合など、一時的に発行できる物理カードまたは仮想カードも提供しています。
• カード所有者の責任を説明する:これを偶然に任せないでください。 法人カードを持つ従業員は、会社のお金を使うことができます。 法人カードのポリシーと、これらのカードがもたらす特権と責任を彼らが理解していることを確認してください。 これには、適切に使用するためのすべてのガイドラインに従うこと、安全に保管すること、カードの紛失または置き忘れを報告することが含まれます。
• 特典の所有権を明確にする:多くの法人カードは、使用するにつれて「ポイント」を獲得し、ポイント交換でキャッシュバックまたは旅行特典を利用できます。 従業員が、従業員または会社がこれらの報酬の所有権を主張するかどうかを理解していることを確認してください。
• 報告要件の説明:法人クレジット カードの使用は従業員にとって便利であり、個人の資金を使って払い戻しを待つ必要がなくなります。 それでも、法人カードによる支出は追跡し、分類する必要があります。 正式な経費報告書を提出する必要がある場合は、すべての領収書を収集して提出する必要があるかどうか、また必要な場合はどのくらいの頻度で提出する必要があるかを従業員に知らせます。
• 緊急の用途がある場合は説明する:法人カードは通常、事前承認された正当な事業費に使用されます。 （航空運賃や宿泊費など、一般的に認められている範囲の費用であれば、使用ごとに許可を求める必要はないでしょう。）しかし、時折、会社の業務で出張している従業員は、荷物の紛失や盗難などの異常な状況に遭遇することがあります。またはラップトップ。 会社のクレジットカードのポリシーには、従業員が帰宅した後にこれらの費用を返済する必要があるかどうか、およびどのように返済するかを含め、一般的に許容される緊急支出について詳しく説明する必要があります。
• 誤用の結果を説明する:従業員に法人カードを提供することは、大きな信頼の証であり、それをいくら強調してもしすぎることはありません。 従業員の名前で法人クレジット カードを発行する場合、カード所有者は会社の資金を適切に使用する責任があります。 法人カードのポリシーに不適切な使用と誤用の結果を明記して、組織を保護することが重要です。

このセクションでは多くのことを取り上げましたが、必要なすべての要素を法人カード ポリシーに含める方法を知りたいと思われるかもしれません。 次のセクションでは、この複雑なプロセスを簡単な手順に分けて、組織の堅実な企業クレジット カード ポリシーを作成する方法を説明します。

法人クレジットカードポリシーの作成方法

あなたのビジネスには、従業員の名前で発行された会社のクレジット カードを使用する方法、理由、および場所を従業員に明確にするために、会社のクレジット カード ポリシーが必要です。 簡単に聞こえるかもしれませんが、法人カードを使用する従業員向けの明確なガイドラインを作成する努力をしている限り、そうなる可能性があります。

法人のクレジット カード ポリシーは書面で作成する必要があり、マネージャーまたは人事担当者は、従業員が署名して法人カードを受け取る前に、それを確認する必要があります。

企業のクレジット カード ポリシーのサンプルとして使用できる特定の手順を次に示します。

ステップ #1: 会社の法人クレジット カードの目的を特定する

あなたには当たり前のように思えるかもしれませんが、他の人にはそうではないかもしれません. シンプルにしておいて大丈夫です。

ステップ #2: 適格な従業員を定義する

おそらく、すべての従業員に法人カードを提供するわけではありません (ただし、ビジネス ニーズに適合する場合は、そうしても問題ありません!)。 法人カードの使用を誰に許可し、どのような状況で使用できるかを正確に説明することをお勧めします。

ステップ #3: 許容される用途と制限について説明する

ほとんどの従業員は、ビジネス クレジット カードが正当なビジネス費用のみに使用されることを自動的に理解するでしょう。 そうでないかもしれないごく少数の人々のために、期待を明確に伝えてください。 従業員が法人カードを使用できる方法を詳しく説明することに加えて、カードを使用して購入できないものを明確に示します。

また、旅行中の緊急費用に関する方針を定めておくことをお勧めします。 従業員は、外出先で個人用またはハイテク機器を交換する必要がある場合があります。 重要なプレゼンテーションの前に荷物を紛失したり、ラップトップが盗まれたりした場合、事前の承認が必要ですか? 医療費の支払いや身の回り品の購入が必要な場合は、できますか? そして、彼らはそれらの支出を会社に払い戻すことが期待されますか? 可能性について考え、期待を述べます。

ステップ #4: レポート要件の説明

法人カードを使用する利点の 1 つは、従業員が領収書を保存したり、払い戻しのために詳細な経費報告書を提出したりする必要がないことです。 毎月明細書にすべての支出が表示されるため、会社は領収書のページをスキャンして保存する必要もありません。 ただし、領収書の紙の跡を完全になくすことができるとは限りません。 従業員が領収書を提出し、経費をコード化し、レポートを作成することを期待している場合は、その方法を従業員に知らせてください。

ステップ #5: 最悪のシナリオについて話す

すべてが順調に進み、従業員が責任を持ってカードを使用し、不適切な請求が発生しないことを願っています。 それは素晴らしい姿勢ですが、良い企業ポリシーではありません。 法人カードの使用で発生する可能性があるいくつかの一般的な問題について話し合い、会社がどのように対応するかを説明する必要があります。 次の例は、完全なリストではありません。 従業員がカードをどのように使用すると予想されるか、何がうまくいかないかを考えてください。 さまざまな懲戒処分の可能性を想定している場合は、明確に述べて、誰も驚かないようにし、法的異議申し立てを恐れる必要がないようにしてください。

ステップ #6: 従業員にポリシーを読んで署名してもらう

企業のクレジット カード ポリシーは、承認するためにボックスをクリックする前に誰も実際に読まない「ユーザー契約」のようなものであってはなりません。 これは、時間をかけて正しく理解するのに十分重要です。 各従業員に、マネージャーまたは人事担当者と会うように依頼します。 ポリシーを一緒に読み、それについて話し合い、説明が必要な場合は従業員に質問するよう促し、それらの質問に答えます。

従業員と会社の代表者はそれぞれ、ポリシーを読んで理解したことを認めて、ポリシーに署名し、日付を記入する必要があります。 オリジナルを従業員ファイルに入れる前に、必ずコピーを従業員に渡してください。

10 の企業クレジット カード ポリシーのベスト プラクティス

法人クレジット ポリシー作成の基本を理解したところで、具体的な法人クレジット カードのベスト プラクティスをいくつか見ていきましょう。 これらのプラクティスは、従業員がカードを適切に使用し、組織の財務リスクが可能な限り低くなるようにするのに役立ちます。

ポリシーに固執する

企業のクレジット カード ポリシーを設定したら、それを守りましょう。 ポリシーを強制しないと、ポリシーが弱体化するだけです。 企業の信用ポリシーには、緊急の例外に関する情報が含まれている必要があることを忘れないでください。 それ以外では、役員を含むすべての従業員は、カードが発行される前に同意した明確なポリシーを順守する必要があります。

必要に応じてポリシーを調整する

すべてのビジネス ポリシーと手順を定期的に見直すことは賢明であり、企業の信用ポリシーも例外ではありません。 ビジネスの変化に伴い、従業員の支出の習慣とパターンが変化する可能性があります。 ビジネスに役立たなくなった時代遅れのポリシーに固執するという過ちを犯さないでください。 また、時代遅れのポリシーを無視したり回避したりしないでください。 時間をかけて正式なレビューを行い、必要に応じて企業のクレジット カード ポリシーを更新してください。

合理的な与信限度額と支出管理を割り当てる

各従業員カードには独自の制限があるため、不正な従業員がクレジット残高を使い果たすことを心配する必要はありません. これらの制限は、従業員がカードをどのように使用するかによって異なります。 定期的に 2 週間以上外出する従業員は、頻繁に買い物をしないオフィスベースのマネージャーよりも高い与信限度額が必要になります。 支出管理を提供する法人カードを使用している場合は、個々のカードの与信限度額を簡単に調整できることがわかります。 事務用品ベンダーやソフトウェア更新のみなど、経費のカテゴリを制限することもできます。

カード会員番号の制限

多くの法人カード会社は、従業員カードを無制限に無料で発行することを約束しています。 しかし、実際にそれが必要な従業員は何人ですか? カードが必要であることを証明した正当な理由があるすべての従業員にカードを配布していることを確認してください。 他の従業員は、まれな支出の支払いを別の方法で手配できる場合があります。

定期的に再評価する

クレジットへのアクセスに対する従業員のニーズとクレジット限度額の要件は、時間の経過とともに変化する可能性があります。 従業員の職務内容が変更された場合、または法人カードの正当な必要性を示すことができる場合は、変更を検討してください。 結局のところ、従業員が法人カードを使用すると、従業員にとっても会社にとっても簡単になります。 手作業で領収書を追跡し、経費をコード化する必要があるからといって、誰もメリットはありません。

合理的な例外を許可する

企業のクレジット カード ポリシーには、容認できない使用の結果が明確に記載されている必要があります。 これらの結果を公平に適用し、正直な過ちに対して少しの猶予を残します。 一貫して期待を裏切る従業員は、正直なミスやめったに手違いをしない従業員とは大きく異なります。 不適切な支出の迅速な返済を伴う場合、警告が合理的な最初の対応になる場合があります。

ポリシーを均一に適用する

他のポリシーと同様に、会社の企業信用ポリシーは、明確さを提供し、期待を設定し、組織と従業員の両方をリスクから保護する必要があります。 作成して署名した契約に従わなければ、そのポリシーを作成するためのすべての努力が無駄になります。 特に明記しない限り、企業のクレジット カード ポリシーは、企業のクレジット カードを使用するすべての従業員に適用する必要があります。

可能な場合は仮想化する

多くの法人カード会社は、使用に厳しい制限を設けることができる仮想カードと使い捨てカードを発行しています。 たとえば、1 回限りのカードを 1 つの特定のベンダーにロックすることができます。 仮想カードには、従業員が特定の購入に対して支払うことを許可する与信限度額と、追加の使用を禁止する有効期限を設定できます。

支出制限から当て推量を取り除く

法人クレジット カードは白紙の小切手ではありません。 従業員は自分のカードを使ってステーキとロブスターのディナーと素晴らしいワイン 1 本を支払うことができますが、その贅沢な食欲に対応したり、ディナーの料金を支払う必要はありません。 このようなシナリオを回避するために、日当、出張、または食事あたりの費用を予測します。 出発点の 1 つは、連邦旅行者に対する連邦政府の日当料金です。この料金は、合理的な支出予測を反映するように場所によって調整できます。

支出の監視

個人のクレジット カードの請求書に目を通すのと同じように、法人のクレジット カードの残高と月々の料金にも注意する必要があります。 あなたの会社の誰かが、この重要なステップに責任を持つ必要があります。 各従業員の月額料金を承認するのは誰ですか? 疑わしいパターンや不正使用について、クレジット カードの請求書を定期的に監査するのは誰ですか? 発生する可能性のある問題に対処する権限を持つ人に委ねるべき重要な責任です。

コーポレートクレジットカードポリシーの開始

法人クレジット カード ポリシーの目的を理解し、このポリシーがもたらす利点を確認し、法人クレジット カード ポリシーの作成と実装に関連する手順を理解したので、開始する準備が整いました。

法人クレジット カードを使用することで会社がどのようなメリットを得られるかを検討し始めたばかりの場合、利用可能な多くの法人カードのうちどれが自分の会社に最も適しているか疑問に思うかもしれません。 インスピレーションを得るため、または一致するものを見つけるために、最高の法人クレジットカードのリストをチェックしてください.

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法人カードポリシーに関するよくある質問