AI契約管理ガイド【2023年の人工知能の進化】

公開: 2023-09-03

契約管理における人工知能

ビジネスや企業を成功させるには、顧客、ベンダー、サプライヤー、その他の利害関係者などの第三者と契約を結ぶ必要があります。

契約管理では、信頼の醸成、将来の紛争の防止、期待の詳細な説明、負債からの保護、収益性の確保など、企業の増大するニーズを満たすことが不可欠です。

ただし、企業が管理および追跡しなければならない契約が多数あるため、契約管理プロセスは困難で、多大な労力と時間がかかる場合があります。

平均的な企業は、数百、さらには数千の有効な契約の契約データを作成および管理します。

その結果、契約プロセスは必然的に非効率になります。世界の商取引と契約に関する調査によると、非効率的な契約開発と管理により、平均的な企業は収益の約 9% が損失となっています。

AI はさまざまな業界でデータ処理方法を変革しており、その中には法律分野も含まれます。契約プロセスを最適化し、契約の内容に影響を与えます。 この記事では、契約管理における AI の影響と、契約管理における AI の使用に伴う利点とリスクについて学びます。

契約管理におけるAIとは何ですか?

契約管理用 AI は、人工知能と機械学習を使用して契約を管理します。これは、ビジネスのすべての契約を管理および追跡できる自動化システムです。

AI を活用した契約管理ソフトウェアは、第一世代の契約ライフサイクル管理 (CLM) ソフトウェアよりも有益です。CLM はルールベースの自動化に依存しているため、依然として大量の手作業が必要です。

AI を活用した契約管理ソフトウェア (ACMS) は、法的契約で使用される言語を学習して理解することで機能します。

自然言語処理 (NLP) を使用して契約機能を実行し、繰り返し現れる法的に重要な用語や条項などのパターンや動作を認識してフラグを立てるように訓練されています。

ACMS は、この契約の理解をさまざまなタスクの実行に適用し、考えられる法的問題を特定したり、改訂に自動的に下線を引いたり、契約を理解しやすくするための編集提案を行ったりするなど、契約のライフサイクル全体にわたる手動の契約管理を置き換えます。

たとえば、補償条項に手動でタグを付けたり、終了条項や支払条件、名前、日付を強調表示したりする面倒な作業が、ACMS を使用すると簡単に実行できるため、契約交渉中により複雑な問題に集中できるようになります。

AI を活用した契約管理のユースケース

AI を活用した契約管理により、契約管理の課題を独自に解決できます。 AI 契約管理により、契約プロセスが簡素化され、契約管理に関わるより複雑なタスクに時間を費やすことができます。

AI を使用して契約管理を合理化する方法のいくつかを以下に示します。

契約書自動作成：AI契約書を利用して契約書案を自動作成できます。通常、ユーザーは、特定のニーズを満たすために、事前に草案された契約条件および条項の形式でプロンプトを AI に提供します。

その後は、ユーザーが常に関与することなく、AI が契約書の作成を自動化します。自動契約書作成により、企業は信頼性の高い文書とより効果的なワークフローを作成できるようになります。コミュニケーションとコラボレーションを強化し、すべての関係者が最新の情報と契約の改訂を常に把握できるようにすることで、契約管理を改善します。
自動契約分析: AI は、コンプライアンスとリスクに関する契約の分析に使用できます。文書間の矛盾や不一致を特定し、関係者の義務と責任を比較し、主要な調査結果を要約して、人間の判断を逃れる可能性のあるパターンを強調表示できます。

これにより、分析プロセスがはるかに簡単、迅速、効率的になり、エラーがなくなりました。 AI 契約管理の大きな利点の 1 つは、契約交渉中にユーザーが注目すべきポイントを明確にする客観性を提供することです。
契約管理の自動化：AIを活用することで、日常的な契約管理を行うことなく、署名前の段階（作成、交渉・連携、レビュー・承認、実行）から署名後の段階（管理・執行）までを自動で管理できます。、更新/終了、レポート/追跡。時間を節約し、契約書類を効果的かつ効率的に処理できるようにします。
契約の自動更新：期限切れの契約をAIが自動更新できます。これにより、契約の最初の条件が契約の新しいライフサイクルにわたって引き続き施行可能になります。設定された更新時期に合わせて自動化される仕組みになっています。

関係当事者のいずれも自動更新日前にオプトアウトしない場合、引き続き契約条件に拘束されることになります。自動契約更新により、契約管理の手間が軽減され、スムーズな契約更新が実現します。

契約管理における AI のメリット

契約管理における AI のメリットは膨大です。自動契約管理ソフトウェアを使用すると、契約の確認と更新に必要な時間とリソースを削減できます。

AI は、契約のリスクと機会を特定し、契約のパフォーマンスを向上させるためのアクションを推奨するのにも役立ちます。さらに、AI は契約のコミュニケーションとライフサイクルの管理にも役立ちます。

AI 契約管理のメリットは次のとおりです。

意思決定のためのより良い洞察と分析

今日のビジネス世界で競争力を維持するには、組織は迅速かつ正確な意思決定を下す必要があります。ただし、特にデータが複雑で理解が難しい場合、情報に基づいた意思決定を行うことは必ずしも簡単ではありません。

契約管理には、大量のデータポイントの分析とレビュー、および意思決定が含まれます。 AI の契約評価と分析により、契約の読み取りと保守が容易になり、十分な情報に基づいた意思決定を促進する洞察力に富んだデータが提供されます。

AI 契約管理ソフトウェアは、契約データと過去の結果を整理して理解するのに役立ち、意思決定者が明白ではなかったパターンや傾向を確認できるようになります。より優れた洞察と最適化された分析により、組織はより多くの情報に基づいた意思決定を行い、価値を高め、業績を向上させることができます。

規格間の比較の促進と過去の条項の分析

契約管理における AI の人気が高まるにつれて、契約は高度に標準化され、ルーチン化され、テンプレートベースになり、特定のユーザーの要求に合わせて必要な場合にのみ変更が適用されることが予想されます。

AI 契約管理の利点の 1 つは、複雑な過去の条項を分析して標準化することです。 AI 契約管理ソフトウェアは、アルゴリズムを使用して大規模なデータベースをスキャンして、先行契約や類似の契約を探します。その結果、契約はより徹底的に標準化されるようになりました。

たとえば、共通の歴史条項を使用すると、異なる英語標準の比較が容易になります。この条項は、規格の起源と他の規格との関係を定義します。また、規格の日付も指定します。アナリストは、共通の過去の条項を使用して、さまざまな基準の条項をより簡単に識別して比較できます。

自動化機能の拡張

第一世代の契約管理ソフトウェアとは対照的に、AI は自動化機能を拡張しました。 AI は、パターンマッチングアルゴリズムを使用して、文書内の微妙なパターンと構造を自動的に識別します。

その自動化機能により、古い契約のテンプレートを使用して新しい契約を作成したり、それらの契約の情報を使用して予測を作成したり、潜在的な特典の更新や再契約のオプションに関するアラートを作成したりすることができます。

反復的なタスクの削減

契約管理には反復的なタスクが含まれます。重要な日付、期日、契約条件など、契約書には確認すべきことがたくさんあります。契約書の草案を作成したり、何度も変更を繰り返したり、受け入れ可能な条件を得るために以前の契約書を調べたりするのは骨の折れる作業です。

AI を活用した契約管理は、情報の検索、分析、レビューのタスクを処理できます。これにより、よりエラーのない契約プロセスが可能になります。

大規模な契約データセットの処理

AI ベースの契約管理ソフトウェアは無限の可能性をもたらします。手作業で契約書を作成するのには時間がかかりますが、AI 契約管理では数百、数千の契約データセットを短時間で処理できます。

数百万件の契約の詳細を追跡します。各契約から収集された情報は、新しい契約を検討する際に使用されます。さらに、各契約の傾向を見つけ出し、これらの推定を使用して新しい契約を起草、レビュー、磨き上げます。

契約に関する洞察をインテリジェンスに変換

AI 契約管理は、ビジネスの運営方法に革命をもたらす可能性があります。契約に関する洞察を、リスクの軽減、効率の向上、意思決定の強化に使用できるインテリジェンスに変換できます。また、あらゆるビジネス関係の目的が契約に正確に反映され、実際に完全に達成されることも保証されます。

契約に関する洞察を、特定のサービス、分野、取引規模の更新可能契約と非更新可能契約の量など、さまざまなインテリジェンスに変換します。契約交渉の期間、またはどの営業担当者が最も多くの取引を獲得しているか。契約書を確認したり、配布したり、電子署名を通じて条件を承認したりする人。

AI は契約管理をどのように変えるか

AI を活用した契約は、手動による契約管理よりもはるかに効率的です。 AI は法律専門家に取って代わるものではありません。これにより、契約ライフサイクルの管理というタスクがより簡単かつ効果的になります。

AI が契約管理をどのように変えているかをいくつか紹介します。

データ抽出

データ抽出とは、より大きなデータセットから特定のデータを取得することです。これは、必要なデータ要素を識別して抽出することで手動で行うことができますが、このプロセスには時間と労力がかかります。

AI は、PDF、Word、画像ファイルから重要な日付、条項、法律用語、契約条件などの必要なデータを特定して抽出することで、データ抽出を簡素化します。抽出されたデータは、分析、レポート、または署名が必要な場合に関係者にリマインダー電子メールを送信したり、法的審査のために紛らわしい文言にフラグを立てたり、期限が近づいた場合に警告を発したりするなど、その他の目的に使用できます。

インテリジェントなワークフローの自動化

インテリジェントワークフローオートメーションは、契約プロセスを自動化して効率を高めます。 AIを活用すれば、承認、更新、分析、レビューなどのワークフローを自動化できます。

インテリジェントなワークフローオートメーションは、時間とお金を節約し、生産性を向上させるのに役立ちます。

条項とメタデータの分析

AI は、テキストの構造とそこに含まれる情報を学習することに熟達しています。 AI ベースの契約管理ソフトウェアは、契約を迅速かつ確実に読み取り、条項を抽出し、メタデータを整理し、潜在的な問題や懸念領域を検出できます。これは、企業のリスク軽減、紛争解決、規制順守を支援します。

バルクドキュメントの整理

AI はデータを分析したり条項を抽出したりするだけではありません。また、それらを組織するためのシステムも作成します。膨大な量の契約を迅速かつ効果的に分類し、検索を効率化し、特定の契約やデータを簡単に見つけられるようにします。時間を節約し、間違いや見落としの可能性を減らします。

スマートコントラクトのレビュー

契約のレビューは面倒なプロセスになる場合があります。契約のレビューには平均して約 92 分かかります。これは、何百もの契約を管理する企業にとっては気の遠くなるプロセスとなるでしょう。 92 にその数字を掛けることを想像してください。

AI は契約を自動的にレビューし、潜在的な問題や注力すべき領域を提案する可能性があります。これにより、企業は正確かつ包括的で法的仕様に準拠した契約を締結できるようになります。また、AI は、事前に設定されたルールに基づいて交渉方法を提案することもできます。

契約リスク分析

AI を活用した契約管理ソフトウェアは、契約違反やコンプライアンス違反など、契約に関連するリスクを評価し、特定するのに役立ちます。これは、エラーや不完全な情報にフラグを立て、不利な条件に下線を引き、欠落または不明瞭な条項の変更を推奨し、契約条件が変更された場合に特定のチームに警告し、リスクレベルを決定するために条項を標準契約と比較することによっても実現されます。

AI を活用したリスク分析は、リスクを軽減し、法的問題が発生する可能性を減らし、ビジネス上の利益を保護するのに役立ちます。

契約量の軽減

契約量の増加は企業の成長によるものです。企業が成長するにつれて、管理する契約の量は定期的に増加します。

AI は、繰り返しのアクションを自動化し、問題の可能性がある領域を特定し、大規模なアップロードを管理し、すべての関連ドキュメントを 1 か所に保管することにより、契約量を軽減します。契約管理に人工知能を活用すると、生産性が向上し、契約管理者へのプレッシャーが軽減され、契約が効果的に処理されることが保証されます。

リスク管理とコンプライアンス

AI が使いやすさと効率性をもたらしてくれるのは間違いありません。ただし、企業はAIに過度に依存するリスクを認識する必要があります。

AI 契約管理に伴うリスクには次のようなものがあります。

エラーのリスク: AI は命令、入力、および事前にプログラムされたデータに依存するため、AI の性能はそれを使用する人によって決まります。高品質で偏りのない正確なデータを使用してトレーニングされていない場合、誤った出力が生成される可能性があり、リスク懸念や収益機会が取り残される可能性があります。場合によっては、AI システムは、存在しないルールや法律を含む結果を生成することがあります。
バイアスのリスク: データサンプルが小さい、均一である、または固定概念を表している場合、データサンプルはバイアスされている可能性があります。偏見があると会社文書の信頼性が低下し、評判が危険にさらされます。生成 AI のトレーニングに使用されたデータセットは、そのパフォーマンスに重要な役割を果たします。生成 AI ツールでは、データ収集に常にバイアスがかかります。
データ侵害のリスク: ほとんどの場合、生成 AI ツールは他のデータサービスと同様にユーザー入力を処理して保持する一方、利用規約セクションではセキュリティ保証がほとんど、またはまったく提供されていないため、データ侵害は今後も増加し続けるでしょう。使用する AI モデルを選択するときは注意し、生成 AI ツールのデータセキュリティ規定の使用条件を注意深く読む必要があります。
意図しない開示のリスク:偶発的な暴露のリスクを軽減するには、商業上の機密データや機密情報、個人情報、機密情報の入力を避けてください。特定のデータを除外できない場合、企業はそのデータを確実に匿名化する必要があります。

概要: 契約管理における人工知能

契約管理における AI の効果的な導入と使用の秘訣は、AI で何が実現でき、何ができないかを理解することです。契約の評価と草案作成に費やす時間が削減されるため、大規模な契約や日常的な取引を扱う企業の価値が高まります。

人間は他の人間と契約を結ぶということを忘れないでください。その結果、AI が一部の手順を合理化できるとしても、常に人間による監視が必要になります。適切な契約管理ソフトウェアを備えていれば、人間は間違いなく考慮すべき力となります。