唯一の信頼できる情報源を保護し、活用する方法

子供の頃にテレフォン (別名ウィスパー・ダウン・ザ・レーン) で遊んだのを覚えていますか?

ここでは、誰かの耳に文章をささやき、その人が他の人にそれをささやき、それが行の終わりに達するまで続きます。 次に、最後の人が聞いた内容を発表して、それがオリジナルとどのくらい似ているかを確認します。 ネタバレ注意: ほとんど同じではありませんでした。 場合によっては、最終結果が大幅に異なるため、ソース素材からはまったく認識できないこともあります。

企業のデジタル資産管理システム (DAM) が、そのすべての資産に対する「唯一の信頼できる情報源」と呼ばれているのをよく聞きます。 アセットの最新の承認済みバージョンが必要な場合は、これが最初で唯一の場所となります。 しかし、そのアセットをダウンロードして 1 つ以上の別のシステムまたはサイトにアップロードするとどうなるでしょうか? その資産が更新された場合、他のすべての場所にあるコピーをどのように更新しますか?

その場合、電話で起こっていることと同様の状況に陥ることは非常に簡単です。

アセットとそのメタデータが DAM から遠ざかるほど、最新ではなくなる可能性が高くなります。 DAM からアセットを取得して別のシステムに手動でアップロードするたびに、リスクが生じます。 メタデータが間違って入力されているか、完全に削除されている可能性があり、ファイル名が変更されている可能性があります。 これらがなければ、いつ、どこで、誰によってその資産に対して何が行われたかの記録が失われます。 追跡が難しくなるほど、ブランド管理全体の一貫性が低くなります。

より深く掘り下げる: DAM メタデータ: なぜ少ないほど良いのか

同じアセットを複数の場所にアップロードすることは、リスクがあるだけでなく、非効率的です。 各アップロードは冗長なタスクです。 従業員の時間は、より多くの価値を提供する仕事に費やすことができます。 ストレージ容量は無制限ではなく、無料ではないことに注意してください。 コピー数が増えると、ストレージ容量を増やすための出費も増えます。

DAM は島ではありません

リスクを最小限に抑え、コンテンツの一貫性を維持し、効率を高め、DAM の全体的な ROI を高めるための重要な方法は、DAM を他のツールやシステムと統合することです。

DAM のアセットを利用している (または利用しているはずの) これらのツールはありますか?

• ブランド管理プラットフォーム。
• コンテンツ管理システム (CMS)。
• 顧客関係管理システム (CRM)。
• エンタープライズ リスク管理システム (ERM)。
• マーケティングオートメーション。
• 製品情報管理システム (PIM)。
• ソーシャルメディア管理ツール。

これらが DAM とどの程度統合されているかご存知ですか? そうでない場合は、そうすべきです。

統合を DAM の下流のシステムやツールに限定しないでください。 はい、DAM が最終的に承認されたアセットを必要なだけ多くの場所に直接プッシュすることを望んでいますが、その上流には何があるのでしょうか? コンテンツの作成、コラボレーション、承認のプロセスにはどのようなワークフローが存在しますか? また、次のシステムとツールを統合候補として検討してください。

• デザイン ソフトウェアやドキュメント作成ツール
• プロジェクト管理ソフトウェア

分析についてはどうでしょうか? アセットが DAM を離れた後に追跡するための統合された自動化された方法を使用すると、マーケティングの状況がリアルタイムで表示され、アセットに目に見える価値を置くことができます。 あなたの DAM には、アセットが何回ダウンロードされたかを知らせる機能があると思われますが、その後、何回使用されたのでしょうか? 何人の目がどこでそれを見ましたか？ アセットがいつ、どこで、どのように使用されているかの可視性が高まるほど、デジタル戦略の策定と成功したコンテンツの再利用による効率性の向上の両方において効果的になります。

地図を描く

DAM と統合するシステムとツールを特定したら、どこから始めますか?

メタデータに焦点を当てることをお勧めします。 DAM 内のメタデータ スキーマは定義され、整然としていますが、統合する他のシステムではどのように見えるでしょうか? すべてのシステム間でメタデータを調整することは、データ ガバナンスとメタデータの整合性のサポートのためのベスト プラクティスであるだけでなく、システム間のスムーズな接続にも不可欠です。 メタデータがシステム全体で調整されていない場合、それは、それぞれ異なる言語を話す人々のグループを 1 つの部屋に集め、すぐにシームレスにコミュニケーションできることを期待しているのと同じです。 確かに、彼らは最終的にはそれを理解するでしょうが、それまでは長くて険しい道になるでしょう。

DAM を別のシステムと統合する準備をしている場合は、メタデータについて次の質問を自問することをお勧めします。

• アセットが上流のシステムまたはツールから DAM に入力される場合、どのようなメタデータが付属しますか? 上流ストリーム システムに追加できる、または追加する必要があるメタデータが DAM に追加されていますか?
• アセットが DAM に到着したら、どのような追加メタデータをアセットに追加する必要があるでしょうか?
• 統合しているダウンストリーム システムごとに、どのようなメタデータをアセットに含める必要がありますか? DAM からダウンストリーム システムにマッピングする必要があるフィールドはどれですか?

システム全体でどのメタデータ フィールドをマップするかを定義したら、フィールド名と、それらのフィールドに関連付けられている管理対象語彙の両方を調整する必要があります。 ブランドに関連付けられた特定の用語を使用するシステムと、その用語の頭字語を使用する別のシステムがあると、混乱が生じます。 全員が同じ言語を話せるようにします。

成長の余地を与える

DAM の統合は、あると便利なだけではなく、必要不可欠なものです。 DAM は、唯一の信頼できる情報源であり、ブランド メッセージを世界に宣伝するのに役立つ、最終的に承認されたすべてのアセットの中心となる場所です。 統合は、ブランドの声に一貫性を持たせるためのメッセージの管理と制御に役立ちます。 また、手動の冗長なタスクを自動化し、既存のコンテンツの再利用を促進することで、効率を向上させ、リスクを最小限に抑え、チーム メンバーが価値のある創造的な作業に費やす時間を増やすことができます。

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