Cos'è la Firma Elettronica: un'opportunità per la digitalizzazione

Le firme elettroniche sono un modo perfetto per digitalizzare i processi e ripensarli completamente per renderli più efficienti, eliminando le diseconomie che spesso caratterizzano i processi tradizionali.

Il valore legale e la possibilità di utilizzarli in molteplici situazioni li rende un forte strumento a supporto della digitalizzazione.

Cos'è una firma elettronica?

La firma elettronica è una tecnologia che consente di firmare un documento o un contratto senza stamparlo e senza apporre una firma autografa su di esso.

Quando firmiamo un contratto elettronicamente, associamo un insieme di dati elettronici, che crea la firma elettronica stessa, a un altro insieme di dati elettronici, che costituisce il documento o il contratto che dobbiamo firmare.

Questo potrebbe essere fatto semplicemente cliccando su un pulsante, per esempio.

Scrive , partner di Doxee per le firme elettroniche, garantisce l'evidenza di questi elementi chiave grazie all'Evidence Package, un insieme di informazioni che descrivono tutte le diverse vicende a cui è sottoposto il documento e che viene allegato al documento stesso firmato. Il pacchetto di prove Scrive, che definisce lo standard del settore, è allegato a ogni documento firmato. Si tratta di una raccolta dettagliata e, soprattutto, completa di prove di alta qualità che comprende ogni evento nel processo di firma del documento, dal momento in cui l'autore finisce di preparare il documento per la firma fino a quando il documento finale firmato viene sigillato digitalmente.

Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti?

Le Firme Elettroniche sono legalmente vincolanti grazie ai tre elementi all'interno del Pacchetto Prove che devono essere sempre presenti e chiari, indipendentemente dal formato del documento – cartaceo o digitale, e definiscono il ciclo di vita di un documento firmato – dal momento in cui viene condiviso con la controparte, a quando è firmato.

I 3 elementi che assicurano il valore legale di un contratto firmato possono essere riassunti come segue:

• la prova dell'intento , cioè l'intenzione del firmatario di concordare con il documento e il suo contenuto
• l' identità del firmatario
• l' integrità del documento stesso, assicurarsi che non sia stato manomesso.

Le prove raccolte nel pacchetto di prove sono costituite da registri di controllo che mostrano, ad esempio:

• Uno screenshot dell'accordo nell'interfaccia utente di Scrive, per dimostrare l'intento
• Prova dell'identificazione del firmatario , che potrebbe essere l'indirizzo e-mail, il numero di telefono o altri mezzi di identificazione elettronica
• Riferimenti temporali che mostrano la data e l'ora esatte degli eventi, come l'identificazione, l'apertura del documento e la firma
• Infine, al documento firmato viene apposta una firma digitale (o sigillo digitale ): ciò ne impedirà la manomissione e ne garantirà l'integrità

Quando si parla di firma elettronica in un qualsiasi paese dell'Unione Europea, bisogna sempre considerare innanzitutto il Regolamento eIDAS, che regola le diverse tipologie di firma elettronica e con caratteristiche differenti sia dal punto di vista tecnologico che giuridico. Questo è il motivo per cui l'utilizzo e l'implementazione di soluzioni di firma elettronica offre una forte opportunità per creare nuovi servizi e generare maggiore efficienza nei normali processi aziendali e di digital onboarding.

Perché utilizzare una firma elettronica per semplificare i tuoi processi digitali?

L'implementazione di una firma elettronica aiuta a velocizzare i processi di firma, in quanto consente di firmare un contratto sempre, ovunque e da qualsiasi dispositivo, sia esso un personal computer o uno smartphone. A seconda del processo specifico e del tipo di contratto, puoi scegliere la soluzione di firma elettronica che meglio si adatta alle esigenze. Questi sono solo alcuni esempi dei vantaggi della firma elettronica , che permette di raggiungere l'obiettivo finale: semplificare un processo digitale.

Tra i vantaggi immediati vi sono: costi di gestione ridotti, tempistica dei processi snellita e la possibilità di ottenere firme con pieno valore legale in pochi passaggi, anche in presenza di più firmatari.

Le firme elettroniche di base (BES) e le firme elettroniche avanzate (AES) sono spesso l' opzione migliore quando si tratta di digitalizzare i processi di onboarding o firma: combinano l'esigenza di efficienza con la necessità di disporre di documenti giuridicamente vincolanti. BES e AES sono facili da usare e sono gratuiti per i firmatari. Inoltre, gli utenti non devono gestire nuove credenziali personali, password o dispositivi aggiuntivi, come smart card o token USB. Un indirizzo e-mail, un telefono cellulare e un mezzo di identificazione sono tutto ciò di cui hanno bisogno per accedere al documento e firmarlo.

Cosa puoi fare con le firme elettroniche

Negli ultimi anni quasi tutti i processi di acquisto si sono trasformati in transazioni online, dall'acquisto di ogni tipo di prodotto, alla sottoscrizione di contratti, dalla fornitura di servizi e contratti assicurativi alla creazione di un nuovo conto corrente.

Molte delle transazioni che oggi si sono trasformate in processi digitali un tempo erano possibili solo in presenza o con l'indispensabile supporto di un operatore.

Questo è esattamente ciò che intendiamo quando parliamo di onboarding digitale . L'onboarding digitale consiste in un processo che digitalizza tutti i passaggi necessari per consentire a un nuovo cliente di procedere all'acquisto di un prodotto o di attivare un servizio.

Potresti chiederti perché abbiamo introdotto questo concetto e cosa ha a che fare con le firme elettroniche.

Ogni relazione con un cliente, sia nuovo che esistente, può trasformarsi in una relazione digitale, rendendola più efficiente e soddisfacente da entrambe le parti. Ma come?

Per implementare un processo di onboarding digitale, dobbiamo iniziare osservando ciascuno dei passaggi della relazione con il cliente e capire come possiamo digitalizzarli al meglio, assicurandoci di offrire sempre il supporto necessario e sopperire all'assenza dell'“umano” componente, cioè il contatto con l'operatore.

Questo è esattamente il momento in cui le firme elettroniche possono essere integrate con successo, come strumento che trasforma il momento dell'acquisizione della firma in un processo efficiente, fluido e che fa risparmiare tempo. Se prendiamo ad esempio lo scenario italiano, la ricerca mostra che:

• Dopo la pandemia di COVID-19, il 68% degli italiani si aspetta di poter raggiungere le aziende attraverso i canali digitali (IlSole24Ore)
• L'onboarding digitale, inclusa la firma elettronica dei contratti, è una delle 10 principali priorità di investimento per il settore bancario (rapporto ABILab, 2022).

Quindi, esaminiamo un paio di esempi e vediamo come utilizzare le firme elettroniche per sbloccare le principali opportunità di digitalizzazione.

Un caso d'uso: il settore delle utility

Un'attività che ha portato ad una riduzione delle code agli sportelli fisici a favore del digitale è l'acquisto di nuovi contratti per forniture multiutility e la successiva gestione di tutte le fasi e attività connesse. In questo caso si può utilizzare efficacemente una soluzione di Firma Elettronica Base, possibilmente sotto forma di un BES “robusto”. Il modo più semplice per aumentare il valore di un SES è utilizzare un codice OTP (one time password) da inviare al firmatario, tramite sms, app o email. L'invio del codice OTP a un dispositivo di proprietà del firmatario è una forma di autenticazione da parte dello stesso e consente alla persona di confermare ulteriormente la propria disponibilità a firmare quel particolare documento.

I documenti necessari possono essere facilmente resi disponibili per la firma via email o caricandoli su un'area web dedicata, e diventa possibile creare una digital customer experience sempre più ricca e personalizzata.

Oltre alla dematerializzazione di contratti e abbonamenti, è anche possibile creare processi in cui altre interazioni tra azienda e cliente avvengano non più allo sportello o al telefono, ma digitalmente. Con il giusto flusso di lavoro e i necessari touchpoint e call to action, puoi offrire ai clienti la possibilità di fissare un appuntamento con un operatore o attivare un nuovo servizio con pochi clic, creando così opportunità di cross-selling e upselling. Tutti i documenti possono essere resi disponibili per la firma via email o attraverso un'area web dedicata, e diventa possibile creare una digital customer experience sempre più ricca e personalizzata.

La firma elettronica nei documenti HR

Una semplice firma elettronica può essere utilizzata anche per dematerializzare e snellire alcuni report e processi HR. Ad esempio, una semplice firma elettronica può essere utilizzata quando si richiedono ferie, congedi, richieste di formazione o rimborsi spese. A tal proposito è opportuno segnalare un recente chiarimento dell'Agenzia delle Entrate, contenuto nella risposta n. 740 del 20 ottobre 2021, riguardante la gestione delle note spese, tipologia di documento molto diffusa in ambito HR. La risposta dell'Agenzia italiana ha chiarito che le note spese digitali non richiedono una firma elettronica qualificata o una firma avanzata da parte del dipendente, rendendo quindi perfettamente plausibile l'utilizzo di una firma elettronica di base.

La firma elettronica per le informative sulla privacy

Le politiche sulla privacy possono essere firmate attraverso una semplicesoluzione di firma elettronica una volta che il firmatario ha la possibilità di visualizzare e leggere correttamente il documento stesso.Ciò potrebbe essere attuato anche via email oppure le informazioni possono essere rese disponibili su un'apposita area web a cui il firmatario accede con un paio di credenziali. L'invito all'azione per la firma, sotto forma di soluzione point-and-click (ad esempio, un pulsante che esprima chiaramente la volontà di firmare il documento) può essere posizionato alla fine dell'informativa in modo che il firmatario possa correttamente guardalo.

La firma elettronica per l'approvazione di preventivi e ordini di acquisto

L'accettazione di un preventivo o di un ordine di acquisto è un'altra attività che si può fare apponendo una Firma Elettronica Base, digitalizzando e portando efficienza a questo tipo di operazioni. Anche in questo caso la firma elettronica base permette di snellire processi che altrimenti richiederebbero lo scambio, la stampa e la scansione di vari documenti per acquisire una firma autografa. Questi passaggi vengono notevolmente ridotti, se non eliminati, con l'adozione di un approccio digitale. Inoltre, il valore legale di una firma elettronica di base è chiaramente definito nel regolamento europeo eIDAS, mentre lo stesso non si può dire per le firme manoscritte scansionate.

Articolo scritto in collaborazione con Scrive.