Quali sono le procedure per la prenotazione di viaggi di lavoro?

La gestione della prenotazione dei viaggi di lavoro è uno dei passaggi critici nella gestione dei viaggi. Le organizzazioni semplificano la prenotazione dei viaggi di lavoro implementando politiche di viaggio ben definite. I dipendenti possono fare riferimento alle travel policy per sapere cosa possono prenotare e cosa non possono prenotare.

Oltre a semplificare le prenotazioni dei viaggi di lavoro, la politica si concentra sul controllo dei costi dei viaggi di lavoro. Per fare ciò, le aziende incoraggiano le prenotazioni anticipate incentivando i dipendenti a scegliere opzioni di prenotazione convenienti.

Allo stesso tempo, i dipendenti si aspettano che i datori di lavoro consentano loro di prenotare la loro scelta di prodotti e servizi di viaggio d'affari. Di conseguenza, sono emerse numerose procedure per la gestione della prenotazione dei viaggi di lavoro .

In che modo le aziende semplificano la prenotazione dei viaggi di lavoro?

Le organizzazioni offrono ai dipendenti diversi modi per effettuare prenotazioni di viaggi di lavoro. Alcune organizzazioni impiegano travel manager interni, mentre altre collaborano con società di travel management o utilizzano software per la gestione dei viaggi . Pertanto, le procedure per la prenotazione dei viaggi di lavoro variano a seconda delle organizzazioni.

Implementazione di travel manager interni

Un manager di viaggi d'affari gestisce completamente le esigenze di viaggio d'affari di un'organizzazione. Oltre a creare politiche di viaggio e garantire la conformità alle politiche, il professionista aiuta i dipendenti a organizzare viaggi di lavoro. Il travel manager aiuta i dipendenti a prenotare i migliori prodotti di viaggio d'affari in base alle politiche di viaggio organizzative.

Inoltre, negoziano con vari fornitori e venditori per rendere disponibili prodotti per viaggi d'affari a tariffe inferiori. Oltre a facilitare la prenotazione di viaggi di lavoro, il travel manager riconcilia le spese di viaggio e gestisce le transazioni con carta di credito. Pertanto, i dipendenti possono concentrarsi su altri aspetti dei viaggi di lavoro quando l'azienda dispone di un travel manager interno.

Partnership con le società di gestione dei viaggi

Molte aziende gestiscono programmi di viaggi d'affari collaborando con società di gestione dei viaggi (TMC). Un TMC rende disponibili prodotti e servizi di viaggio essenziali a tariffe inferiori costruendo collegamenti in tutto il settore dei viaggi. Oltre a questo, offre ai dipendenti più ampie opzioni di prenotazione consentendo l'accesso agli inventari di viaggio nazionali e internazionali.

Molte TMC prenotano prodotti di viaggio aziendali per i dipendenti in base alle politiche di viaggio dell'organizzazione. Inoltre, molte TMC forniscono ai dipendenti strumenti di prenotazione automatica. Gli strumenti di self-booking aiutano i dipendenti a prenotare autonomamente i propri viaggi di lavoro. Tuttavia, hanno la possibilità di ottenere consigli da esperti contattando il TMC durante la prenotazione di viaggi d'affari.

Utilizzo del software di gestione dei viaggi

Molte aziende semplificano la gestione dei viaggi di lavoro attraverso l'automazione. Hanno a bordo un software di gestione dei viaggi con soluzioni integrate per la gestione dei viaggi e delle spese. I dipendenti possono utilizzare il software per accedere a un ampio inventario di viaggi di voli, alloggi e autonoleggi. Inoltre, possono prenotare in pochi minuti i prodotti di viaggio d'affari di loro scelta utilizzando lo strumento di prenotazione di viaggi autonomi fornito dal software.

Tali soluzioni software per la gestione dei viaggi consentono alle aziende di implementare politiche di viaggio organizzative. Garantiscono che i dipendenti non violino le politiche di viaggio durante la scelta e la prenotazione di prodotti di viaggio. Inoltre, il software di gestione dei viaggi new-age consiglia le migliori opzioni di volo e hotel per i viaggiatori d'affari frequenti in base alle loro preferenze di prenotazione e alla cronologia dei viaggi.

Cosa considerano i dipendenti durante la prenotazione di un viaggio di lavoro?

La maggior parte delle aziende consente ai viaggiatori di prenotare prodotti e servizi di viaggio. Utilizzano strumenti di prenotazione automatica che danno ai dipendenti l'accesso a un ampio inventario di viaggi e selezionano la loro scelta di opzioni di viaggio d'affari. Ma i dipendenti devono considerare diversi fattori durante la prenotazione di un viaggio di lavoro. Ecco alcuni di questi fattori:

Politiche organizzative

Le aziende aiutano i dipendenti a evitare di incorrere in spese di viaggio non rimborsabili implementando politiche di viaggio e spese. Un dipendente può fare riferimento alle politiche per decidere quale classe aerea e quale stella dell'hotel può prenotare. Prima di iniziare a prenotare viaggi di lavoro, i dipendenti dedicano un po' di tempo alla comprensione delle politiche organizzative. Inoltre, fanno diverse domande per evitare violazioni della politica di viaggio.

Bilancio di viaggio

Alcune organizzazioni tengono sotto controllo i costi creando un budget di viaggio per i dipendenti. Durante l'approvazione delle richieste di viaggio di lavoro, i manager condividono il costo stimato del viaggio di lavoro con i dipendenti. In questi casi, i dipendenti devono concentrarsi sui prezzi di voli, hotel e noleggio auto per rispettare il budget di viaggio. Inoltre, esplorano i modi per prenotare i prodotti di viaggio desiderati sfruttando le migliori offerte.

Itinerario di viaggio

Durante la prenotazione di viaggi d'affari, gli itinerari di viaggio svolgono un ruolo cruciale. I dipendenti tengono traccia del programma di eventi e attività durante i viaggi di lavoro pianificando gli itinerari dei viaggi di lavoro. Fanno riferimento agli itinerari di viaggio per decidere gli orari di partenza e di arrivo dei voli. Inoltre, decidono l'orario del check-in negli hotel per rilassarsi e distendersi prima delle riunioni.

Cronologia delle prenotazioni

Le aziende controllano i costi incoraggiando i dipendenti a completare le prenotazioni di viaggio in anticipo. Alcune aziende richiedono ai dipendenti di effettuare le prenotazioni di viaggio entro un periodo di tempo specifico, ad esempio 10 giorni prima della data di partenza. I dipendenti completano la prenotazione del viaggio in anticipo per conformarsi alle politiche organizzative. Inoltre, la prenotazione anticipata del viaggio li aiuta a prenotare la scelta del volo e dell'alloggio durante l'alta stagione.

Riduzione dello stress

Il raggiungimento degli obiettivi aziendali diventa molto difficile se i dipendenti sono stressati durante i viaggi di lavoro. Tuttavia, provare stress e ansia dopo lunghi viaggi in aereo è comune tra i viaggiatori frequenti. Per evitare ciò, i viaggiatori d'affari intelligenti riducono il tempo di viaggio aereo per rimanere rilassati ed energici dopo i viaggi aerei. Lo fanno prenotando voli diretti e non-stop invece di voli in coincidenza per alleviare lo stress e mitigare i rischi di ritardi e cancellazioni dei voli.

Sicurezza

Rimanere al sicuro è diventata una delle massime priorità dei viaggiatori per lavoro dopo la pandemia. Confrontando le sistemazioni per la prenotazione, controllano le misure adottate dall'hotel per garantire la sicurezza degli ospiti. Inoltre, molti viaggiatori d'affari si concentrano sulla posizione dell'hotel per ridurre i tempi di percorrenza e godersi i tempi di inattività.

Opzioni per salvare

Molte organizzazioni controllano i costi incentivando i dipendenti a optare per soluzioni di viaggio convenienti. Condividono una parte dei risparmi con i dipendenti come ricompensa. I dipendenti esplorano modi per ridurre i costi di viaggio senza influire sulla loro esperienza e sicurezza nei viaggi di lavoro se le politiche di viaggio organizzative li premiano per aver ridotto i costi di prenotazione dei viaggi di lavoro.

Parole finali dentro

Al giorno d'oggi, le organizzazioni hanno diverse procedure per gestire i viaggi d'affari. Pertanto, le procedure per la prenotazione dei viaggi di lavoro differiscono tra le organizzazioni. Ma ogni organizzazione si concentra sulla semplificazione della prenotazione di voli e hotel per i dipendenti. Allo stesso modo, i dipendenti preferiscono prenotare prodotti per viaggi di lavoro che li mantengano al sicuro e privi di stress durante i viaggi di lavoro.