8 modi per inchiodare la collaborazione sui social media all'interno del tuo team di marketing

La collaborazione sui social media con il tuo team di marketing è come gestire una scuola materna. Vuoi mantenere la pace, ma sei costantemente trascinato in direzioni diverse.

Se non stai attento, può diventare rapidamente un free-for-all, con tutti che lavorano in modo indipendente e pubblicano quello che vogliono. Questo può portare a incoerenza e confusione per il tuo pubblico.

L'avvento del lavoro a distanza ha reso la situazione ancora più difficile. Molti studi mostrano questo fatto, specialmente nell'area dei lavoratori della comunicazione, le cui interazioni sono diventate più statiche e isolate.

Il problema è che molti dipendenti si lamentano delle difficoltà di condividere le informazioni in questo contesto.

Allora cosa fai?

La chiave per una collaborazione di successo sui social media è centralizzare il processo di approvazione.

Di seguito ti insegneremo la via del successo in otto fasi.

Ma prima…

Cos'è la collaborazione sui social media?

La collaborazione sui social media è, in poche parole, lavorare insieme sui social media . Con chi lavori definisce il tipo di collaborazione sui social media che hai; questi includono:

• Esterno: in questo caso, stai lavorando con un altro marchio, condividendo il pubblico e pianificando insieme la tua strategia per attirare un mercato più ampio. Pertanto, la collaborazione esterna sui social media definisce una tattica di social media marketing.
• Interno: in questo caso, ci riferiamo alla cooperazione a livello di team o azienda per i tuoi progetti sui social media. La collaborazione interna sui social media si riferisce a una sottocategoria di interazioni del team di marketing che può includere qualsiasi cosa, dallo sviluppo di una strategia insieme alla creazione e alla cura dei contenuti.

Questa guida discute il secondo tipo di collaborazione, in particolare all'interno del tuo team di marketing.

Affrontare gli errori comuni di collaborazione sui social media

La collaborazione sui social media di solito è problematica quando non la pianifichi e la organizzi correttamente. Ecco alcuni errori comuni che ostacolano i tuoi sforzi e come risolverli:

Mancanza di struttura

Problema: i membri del tuo team di marketing non conoscono i loro ruoli.

• I loro post/messaggi si sovrappongono.
• Tutti presumono che qualcun altro gestirà un'attività specifica.

Soluzione:

• Ruoli e compiti chiaramente definiti.
• Gerarchia liscia.
• Comunicazione orizzontale e verticale semplificata.

Non accettazione dell'automazione

Problema: alcuni esperti di marketing esitano a utilizzare l'automazione perché ritengono che tolga il tocco personale.

Soluzione:

• Utilizza gli strumenti di automazione per programmare e pubblicare contenuti.
• Usa il software per gestire l'attività del tuo team (ad es. post, catena di feedback).

La natura sempre più digitale del coinvolgimento dei clienti ha fatto sì che anche i professionisti del marketing più esperti siano ora dei tecnologi. Come mostrato nell'immagine sopra, l'81% delle organizzazioni di marketing utilizza strumenti di automazione del marketing/gestione del viaggio, consolidando ulteriormente la sua importanza. | Fonte

Accatastamento

Problema: le persone nel tuo team di marketing non conoscono chiaramente i loro ruoli, quindi si trasferiscono le responsabilità a vicenda. Pertanto, il tuo arretrato cresce.

Soluzioni:

• Assegna ruoli a tutti e imposta un programma chiaro.
• Monitorare l'arretrato.
• Valutare i problemi man mano che si presentano e trovare soluzioni adeguate.

Problemi di comunicazione

Problema: il tuo team di marketing non condivide bene le informazioni.

Soluzione: trova la fonte del tuo errore di comunicazione. Potrebbe essere una mancanza di aspettative, la definizione degli obiettivi o un software di comunicazione inefficace.

• Assicurati che il tuo team possa comunicare senza problemi su una piattaforma specifica.
• Assicurati che tutti siano chiari sui loro ruoli.
• Controlla regolarmente con il tuo team in modo che tutti siano sulla stessa pagina.

Cisco fa un ottimo lavoro nel garantire che non ci siano problemi di comunicazione avendo un'unica pagina Web contenente tutte le informazioni necessarie. | Fonte

Suggerimento: la risposta a tutti i tuoi problemi è un processo di approvazione semplificato dei social media. Ciò significa che nessuno nel tuo team pubblica in modo casuale senza prima passare attraverso un processo ben definito.

Grazie a questo processo di approvazione, i membri del tuo team di marketing comprendono i loro ruoli e seguono una gerarchia prima di inviare messaggi.

Così :

• Puoi evitare messaggi contrastanti e risposte inopportune.
• Il tuo team sta inviando meno messaggi ai potenziali clienti.
• La tua comunicazione sui social media è più coerente.
• Stai sprecando meno tempo e risorse.

Ora, vediamo come puoi garantire una perfetta collaborazione sui social media con questi otto suggerimenti.

1. Stabilisci degli obiettivi

Per prima cosa, devi fissare degli obiettivi. Questi obiettivi devono essere:

• In linea con i tuoi obiettivi aziendali
• Specifico e appropriato per ogni team più piccolo all'interno del tuo team di marketing
• Chiaro per ogni membro
• Suddiviso in obiettivi chiari

Ogni squadra dovrebbe sapere cosa ci si aspetta da loro. Ancora più importante, dovrebbero capire l'ordine dei loro compiti.

Ecco come sarebbe il processo di definizione degli obiettivi per il tuo team di marketing:

2. Stabilire processi e linee guida per i social media

Dopo aver fissato gli obiettivi generali, sono necessarie regole e linee guida specifiche per ciascun obiettivo. Ciò significa che vuoi che tutti conoscano la tabella di marcia che seguiranno per completare le loro attività.

Vuoi chiarire quanto segue:

• Quale squadra avvierà per prima il progetto
• A chi passeranno la palla e cosa ci si aspetta da loro
• Scadenze per ogni squadra/persona più piccola
• Processo di valutazione e verifica
• Programma generale
• Indicatori di prestazione

Ad esempio, supponiamo che il tuo obiettivo sia produrre un post sui social media. Il tuo team deve sapere esattamente quanto segue:

• Chi concettualizzerà la strategia per quel post ed entro quando
• Chi riprenderà il processo creativo e entro quando dovrebbe finire
• Con quale squadra dovrebbero collaborare
• A chi presenteranno la creazione finita (ad es. parti interessate, clienti, ecc.)
• Come viene condotto il processo di verifica e come viene concessa l'approvazione
• Come avverrà il distacco
• Chi monitorerà quel post e risponderà ad esso
• Chi monitorerà i KPI (ad es. tasso di coinvolgimento, commenti, condivisioni, Mi piace)
• Chi monitorerà il successo di questo post e come all'interno della campagna in corso
• Chi cambierà/modificherà il post se non funziona come previsto

3. Assegna ruoli

La sezione precedente ci porta a un'osservazione essenziale:

Non puoi stabilire un processo chiaro per tutti a meno che tu non abbia ruoli precisi per tutti i membri del tuo team .

Di solito, un team di marketing che si occupa di social media ha le seguenti persone:

• Social Media Manager, il supervisore: il social media manager si assicura che tutti collaborino con successo con il proprio team. Fanno anche ricerche generali e assegnano compiti.
• Creatore di contenuti, l'esecutore: i creatori di contenuti ricevono brief, mettendo al lavoro i loro ingranaggi creativi per ricercare e fornire il contenuto richiesto.
• Community Manager, il connettore. I community manager gestiscono le relazioni con la community. Sono coinvolti nelle comunicazioni e nelle pubbliche relazioni, inclusi gli eventi e alcuni servizi al cliente. Sono anche le orecchie del tuo team di marketing, utilizzando le loro abilità interpersonali di prim'ordine per l'ascolto sociale.
• Analista, il controllore: gli analisti monitoreranno il risultato delle attività del tuo team di marketing, assicurando che i suoi sforzi siano efficaci. Gli analisti forniscono report sullo stato di avanzamento con approfondimenti pratici per riorganizzare una campagna difettosa e pianificarne di più efficaci in futuro.

4. Porta tutti sulla stessa pagina

Dopo aver stabilito i processi e i ruoli principali, è tempo che tutti i membri del tuo team di marketing scoprano cosa dovrebbero fare.

Ecco come assicurarsi che tutti conoscano i propri ruoli e come dovrebbero svolgere i propri compiti:

Crea una guida di stile per i social media

Assicurati che i tuoi messaggi siano coerenti e consistenti. La guida di stile sui social media garantisce che il tuo marchio abbia una voce, una personalità e un insieme di valori .

Altrimenti, la tua azienda sembrerebbe poco professionale, caotica e inaffidabile.

Guida allo stile sociale di Starbucks per Stati Uniti e Canada | Fonte

Imposta il tuo calendario dei social media

Avere un calendario sui social media è essenziale perché:

• Tutti conoscono le scadenze per i loro compiti
• Il tuo pubblico di destinazione e i tuoi clienti ricevono messaggi costanti e chiari da parte tua
• Puoi rispondere tempestivamente a domande o feedback
• Puoi indirizzare i nuovi potenziali clienti in modo comodo ed efficace sui social media

Esempio di calendario dei social media di 30 giorni. | Fonte

Imposta una comunicazione efficace

Vuoi assicurarti che tutti sappiano con chi dovrebbero parlare direttamente e per quale scopo portare a termine i loro compiti. Ciò ti farà risparmiare tempo e risorse.

Per esempio:

Come puoi vedere, ogni membro del team sa con chi dovrebbe parlare, sia verticalmente che orizzontalmente.

Ecco perché uno scrittore di contenuti non parla direttamente con il responsabile marketing o l'analista, risparmiando tempo e risorse affinché tutti possano svolgere il proprio lavoro in modo tempestivo.

5. Collabora con altri team

Dopo aver stabilito la comunicazione all'interno del team dai processi alle guide di stile e alla sincronizzazione, è il momento di impostare la comunicazione con gli altri team.

Chi sono queste altre squadre?

Il tuo dipartimento IT può essere uno di quei team, specialmente quando il tuo focus sono i social media. Il team IT è essenziale, dalla risoluzione dei problemi tecnici all'ottimizzazione e alla cura dei contenuti per diverse piattaforme.

Poi c'è il team di vendita.

Molti canali di social media hanno incorporato funzionalità di acquisto. Dall'Instagram Shop alla sincronizzazione di Shopify e all'acquisto direttamente dai tuoi post, il mondo è la tua ostrica.

E se il tuo team di marketing si diletta con i social media, vuoi che:

• Inchioda tutto questo
• Collabora efficacemente con tutti i reparti coinvolti, uno dei quali è il tuo team di vendita

Ma prendendo solo questo esempio delle funzionalità di acquisto e delle pagine associate, il tuo team di marketing dovrà collaborare anche con:

• squadra informatica
• Reparto assistenza clienti
• Analisi e ricerca
• E forse di più

Ricorda: hai bisogno di protocolli, persone e regole per tutte quelle interazioni.

6. Approvazione a più livelli e processo di feedback

Ora che hai le comunicazioni, i ruoli e le attività in corso, le persone svolgono il proprio lavoro in modo efficace.

Cosa succede dopo che hanno finito?

Inviano il loro lavoro per l'approvazione e c'è anche un processo per questo.

A rischio di sembrare troppo pedanti, queste regole non sono fini a se stesse. Semplificano il tuo lavoro e aumentano l'efficienza. In caso contrario, ti troverai di fronte a feedback tardivi e incompleti .

Cosa succede quando il lavoro dell'intero team viene ritardato?

Non si tratta solo di un minor numero di pause caffè extra e di giornate più brevi. Non si tratta nemmeno dei soldi che perdi.

Si tratta di occasioni mancate.

Per evitarlo:

• Assicurati che tutti sappiano a chi chiedere l'approvazione, taggando le persone giuste.
• Garantire che le persone incaricate dell'approvazione/feedback abbiano scadenze precise.
• Automatizza le notifiche prima delle scadenze (ad esempio, un giorno prima).

Puoi anche automatizzare l'intero processo di comunicazione e approvazione. Ad esempio, la nuova funzionalità di SocialPilot ti consente di commentare ogni post sui social media che crei, taggando specifici membri del team.

È così che puoi chiedere la loro opinione, richiedere un feedback o vedere se puoi pubblicare il post. È molto più facile che inviare e-mail, aprire allegati o visitare altri siti web.

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7. Programmazione/Automazione

Utilizza uno strumento di automazione anche per semplificare la pianificazione. Può essere semplice come un foglio Excel o una soluzione software come quella di SocialPilot strumento di pianificazione a cui può accedere il tuo team di marketing.

Fondamentalmente, vuoi che la tua squadra abbia quanto segue:

• Una visione olistica dei compiti e delle scadenze dell'intero team
• Una visione individuale dei compiti e delle scadenze di ciascun membro

Suggerimento: consenti ai membri del tuo team di pubblicare il proprio lavoro in anticipo, selezionando una casella ogni volta che completano un'attività. In questo modo, possono inviare questa attività più in basso nella canalizzazione, notificando il prossimo membro del team che deve assumerla.

Puoi anche automatizzare:

• Compiti ricorrenti (ad es. post)
• Creazione e approvazione anticipata di specifici post sui social media (ad es. prima di momenti o festività specifici)

8. Aggiornamenti interni regolari

Gli obiettivi e gli obiettivi del tuo team cambieranno settimanalmente, quindi le persone hanno bisogno dell'aggiornamento più recente per adattare le loro attività.

Sono inoltre necessari aggiornamenti su quanto segue:

• Nuove guide e regole
• Processi modificati
• Strumenti che stai incorporando nel tuo processo
• Ruoli e scadenze
• Tutto il resto che potrebbe emergere e influenzare il loro lavoro

Per questo, puoi utilizzare una soluzione software che:

• Registra le modifiche man mano che diventano effettive
• Invia automaticamente notifiche ai membri del team interessati
• Modifica automaticamente l'algoritmo del processo di approvazione in modo che le persone non seguano le regole obsolete

Insomma

Dopo aver letto questa guida sulla collaborazione sui social media, siamo sicuri che tu abbia il toolkit di cui hai bisogno. Seguendo i nostri consigli, il tuo team di marketing lavorerà insieme come un sogno.

Ricorda, però, che hai bisogno di piani e processi specifici per tutto.

In questo modo eviti di sprecare tempo, risorse e personale in attività ridondanti. Quindi, approfitta dei migliori strumenti di automazione per il tuo team.

Come hai visto, SocialPilot ha una serie di soluzioni a portata di mano.

SocialPilot consente una pianificazione e pubblicazione senza soluzione di continuità su tutti i principali canali di social media. Inoltre, grazie ai nostri calendari intuitivi, avrai una visione d'insieme dell'intera strategia ed esecuzione. Il nostro software di collaborazione aumenta l'efficienza del tuo team, consentendoti di stabilire ruoli e responsabilità chiari.