W-2 vs W-4: qual è la differenza?

Presentare le dichiarazioni dei redditi può essere complicato, soprattutto se lo fai per la prima volta. Ci sono così tante forme diverse e può essere fonte di confusione semplicemente sapere quali si applicano a te. Non c'è bisogno di farsi prendere dal panico, però, perché siamo qui per aiutarti.

Di seguito, ti guideremo attraverso tutto ciò che devi sapere su W-2 contro W-4 in modo che tu possa ottenere una migliore comprensione.

Lo scopo dei moduli fiscali W-2 e W-4

Quindi, iniziamo dando un'occhiata a entrambi i moduli fiscali e capendo per cosa sono stati progettati. Un modulo W-2 è un modulo di fine anno che riporta i guadagni di un singolo dipendente, inclusi bonus, mance, retribuzione lorda e contributi alle tasse federali, inclusi Medicare e tasse sulla sicurezza sociale.

Eventuali ritenute extra, ad esempio contributi ai piani pensionistici, sarebbero presenti anche nel modulo W-2.

D'altra parte, il modulo W-4 viene utilizzato in modo che un dipendente possa indicare l'importo di denaro che desidera venga trattenuto dalla busta paga ogni mese e inviato all'IRS.

qui ci sono una serie di diversi fattori che determineranno la quantità di denaro che dovrebbe essere trattenuta, tra cui la preferenza personale di ritenuta d'acconto, il numero di persone a carico e lo stato civile.

Chi compila i moduli W-2 e W-4?

Quindi, compili entrambi i moduli? Oppure il tuo datore di lavoro lo fa? Bene, è abbastanza semplice: la W-4 viene compilata dal dipendente, mentre il datore di lavoro compila la W-2. Ogni volta che qualcuno inizia un nuovo lavoro, questo modulo deve essere compilato entro il primo mese.

In termini di modulo W-2, il datore di lavoro deve presentarlo all'IRS alla fine di ogni anno, e questo è qualcosa che deve fare per ogni dipendente del proprio team. I datori di lavoro dovranno anche fornire ai propri lavoratori una copia di questo modulo entro la fine di gennaio.

Finché hai pagato al dipendente $ 600 o più per l'anno, dovrai compilare questo modulo per lui - questo significa anche dipendenti che sono stati pagati meno di $ 600 ma hanno avuto la previdenza sociale o l'imposta Medicare trattenuta.

Quando devono essere depositati i rapporti W-4 e W-2?

È fondamentale dedicare del tempo ogni anno ai tuoi impegni fiscali per non rimanere indietro. Se lo fai, potresti essere soggetto a una multa significativa.

Quindi, iniziamo con il modulo W-2. Questo è qualcosa che tutti i datori di lavoro dovranno compilare ogni anno. Sia l'IRS che il lavoratore in questione dovrebbero ricevere una copia di questo modulo entro il 31 gennaio.

Il modulo W-4 funziona in modo leggermente diverso. Non avrai bisogno di compilarlo ogni anno. Invece, in genere dovrai inviare questo modulo una volta iniziato un nuovo lavoro.

Tuttavia, se la tua situazione finanziaria cambia, ad esempio, ottieni un aumento di stipendio o riduci le tue ore e guadagni meno, devi compilare nuovamente il modulo. Dopotutto, potrebbe essere necessario che tu debba trattenere più o meno soldi dalla tua busta paga, quindi tienilo a mente.

Archiviazione W-4 e W-2

Quando si compila entrambi questi moduli, è necessario assicurarsi di soddisfare i requisiti in vigore. Quindi, diamo un'occhiata a ciascuno di essi in modo più dettagliato:

Requisiti di archiviazione del modulo W-4

Come accennato, in genere dovrai compilare il modulo W-4 il tuo primo giorno di lavoro. Questo sicuramente deve essere fatto prima di ricevere il tuo primo stipendio. Ecco alcune cose che devi tenere a mente quando si tratta di moduli W-4:

• A seconda di dove ti trovi, potresti anche dover presentare moduli per la ritenuta d'acconto statale. Questo modulo specificherà la ritenuta d'acconto sul reddito nel tuo stato e segue anche la stessa procedura del modulo W-4. Puoi visitare il sito Web ufficiale del dipartimento delle entrate e delle tasse nello stato in cui vivi per determinare i requisiti del modulo di ritenuta d'acconto statale.
• Puoi modificare il tuo modulo W-4 in qualsiasi momento. Basta aggiornare il sistema di riempimento con i nuovi dati e modificare le informazioni sulla busta paga secondo necessità.
• Una volta completato il modulo W4, dovrai consegnarlo al tuo datore di lavoro, che dovrebbe assicurarsi che questo file sia conservato come riferimento. È consigliabile che i datori di lavoro inseriscano i dati nel proprio sistema di buste paga per assicurarsi di trattenere l'importo corretto dell'imposta da ogni busta paga.
• Un datore di lavoro non può dire a un dipendente cosa dovrebbe mettere sul modulo W-4. Tuttavia, possono fornire loro risorse per aiutarli a capire l'importo corretto per la ritenuta. Alcune soluzioni per le buste paga e le risorse umane consentono ai dipendenti di completare i moduli W-4 elettronicamente.

Requisiti di archiviazione del modulo W-2

Successivamente, diamo un'occhiata ad alcune delle specifiche relative alla compilazione del modulo W2. Quando si tratta di differenze tra W-2 e W-4, la chiave è che la prima è di esclusiva responsabilità del datore di lavoro, mentre il dipendente riempie la seconda. La SSA consiglia che questi moduli siano archiviati elettronicamente, ma hai la possibilità di compilarli fisicamente se preferisci.

Per compilare il modulo W-2 per ognuno dei tuoi lavoratori, avrai bisogno di alcune informazioni specifiche. Ciò include quanto segue:

• Le ritenute fiscali e la retribuzione del lavoratore
• Il nome, l'indirizzo e il CAP del dipendente
• Il tuo nome, codice postale e indirizzo
• Il numero di identificazione del tuo datore di lavoro, altrimenti noto come EIN
• Il numero di previdenza sociale del tuo dipendente

È necessario assicurarsi che il modulo W-2 per l'anno precedente sia completato, distribuito e archiviato entro il 31 gennaio dell'anno in corso. Puoi utilizzare il sito Web dell'IRS per ottenere i moduli W-2 vuoti di cui hai bisogno.

In molti casi, le aziende si affidano all'amministratore delle buste paga o al contabile (se ne hanno uno) per aiutarle a compilare il modulo W-2. Inoltre, molte delle soluzioni software fiscali oggi disponibili ti danno la possibilità di presentare i tuoi moduli W-2 in questo modo.

Parole finali su W-2 contro W-4

Quindi ecco qua: tutto ciò che devi sapere sulle differenze tra i moduli fiscali W-4 e W-2. Ci auguriamo che questo ti abbia dato una migliore comprensione di come funzionano questi moduli fiscali e di cosa è necessario considerare quando li compila.

È essenziale assicurarsi di riportare sempre le informazioni in modo accurato quando si tratta di questi documenti.