Aggiornamento alle comunicazioni VoIP: 6 caratteristiche indispensabili di ogni solido sistema telefonico per piccole imprese

Ci sono molti vantaggi nel passare ai sistemi telefonici Voice over Internet Protocol (VoIP) per le piccole imprese, quindi la decisione se effettuare il passaggio è facile per la maggior parte dei proprietari di aziende.

Oggi, lavorare in remoto è diventato una parte inseparabile della nostra vita e i sistemi telefonici aziendali basati su cloud aiutano i proprietari di aziende a mantenere la comunicazione tra i dipendenti nonostante la loro posizione. Questo sistema è molto più economico e flessibile da usare rispetto ai tradizionali sistemi telefonici con sistemi PBX obsoleti. Durante l'utilizzo di sistemi telefonici basati su cloud puoi concentrarti sui tuoi obiettivi aziendali e lasciare che i professionisti si occupino dei tuoi sistemi di comunicazione.

La scelta del fornitore giusto può essere una sfida, però. Fare una scelta informata richiede un'attenta analisi delle funzionalità offerte da ciascun fornitore di servizi, quanto costano tali funzionalità e quanto sono scalabili i sistemi. Continua a leggere per scoprire circa sei delle funzionalità VoIP più essenziali che i proprietari di piccole imprese dovrebbero cercare quando scelgono un servizio telefonico.

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Assistente automatico

Questa funzione consente ai proprietari di piccole imprese di ridurre i costi associati all'assunzione di receptionist a tempo pieno. Proprio come un addetto alla reception, la funzione di assistente automatico accoglie i chiamanti, filtra le chiamate e utilizza i comandi vocali per instradare le chiamate al membro giusto del team. Gli operatori automatici aiutano a soddisfare le esigenze telefoniche delle piccole imprese, ma riducono anche i costi operativi e aumentano i livelli di soddisfazione dei clienti.

Tuttavia, tieni presente che la maggior parte dei clienti e dei clienti non vuole rimanere bloccata durante la navigazione di infiniti messaggi vocali. Imposta l'operatore automatico per porre alcune domande possibili per assicurarti che la chiamata venga inoltrata al dipendente giusto. Ciò consentirà di risparmiare tempo e risorse senza diminuire i tassi di soddisfazione del cliente.

Che si tratti di migliorare la soddisfazione del cliente, aumentare la produttività o risparmiare denaro, le organizzazioni non hanno sempre l'opportunità di fare tutte e tre le cose contemporaneamente. Ma con il progresso della tecnologia e il miglior servizio VoIP, questo è diventato possibile con un moderno sistema telefonico che può fare con VoIP o voice over Internet Protocol.

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Trascrizione da voce a e-mail

Far crescere una piccola impresa richiede già tempo ed energia, quindi pochi imprenditori e dipendenti hanno il tempo di controllare la propria segreteria telefonica con la frequenza necessaria. È qui che entra in gioco la trascrizione da voce a e-mail. Questa funzione convertirà automaticamente i messaggi in testo e li inoltrerà alle caselle di posta dei dipendenti.

Diminuire il tempo che i dipendenti devono trascorrere ascoltando i messaggi vocali e scrivendo furiosamente a mano nomi e informazioni di contatto non è l'unico vantaggio della trascrizione da voce a e-mail. Consente inoltre ai dipendenti di mantenere i propri messaggi organizzati. Una volta convertiti in un modulo di posta elettronica, i dipendenti possono archiviare, organizzare, cercare ed eliminare questi messaggi secondo necessità, cosa che non sarebbe possibile se fossero bloccati ad ascoltare la posta vocale tradizionale.

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Estensioni remote

Definita anche interni remoti o numeri virtuali, questa funzione dei sistemi VoIP consente agli imprenditori di inoltrare le chiamate ai telefoni cellulari. Quando qualcuno chiama un interno remoto e nessuno risponde, il sistema instraderà la chiamata a un sistema di posta vocale separato dalla posta vocale personale del dipendente. Sebbene tutte le piccole imprese possano trarre vantaggio dall'avere estensioni virtuali, questa funzione è ancora più vantaggiosa per le aziende che hanno dipendenti remoti.

Sembra più professionale se le aziende hanno un solo numero che i loro clienti, clienti e soci in affari possono chiamare invece di un numero separato per ogni dipendente. Inoltre, pochi dipendenti desiderano utilizzare i propri telefoni personali per svolgere attività aziendali. Le estensioni virtuali consentono agli imprenditori di evitare le spese per l'acquisto di un telefono separato per ciascuno dei propri dipendenti.

Screening delle chiamate

Lo screening delle chiamate consente agli imprenditori e ai dipendenti di controllare il numero del chiamante prima di rispondere in modo da poter scegliere come trattare la chiamata. Tuttavia, va oltre l'ID chiamante tradizionale. Lo screening delle chiamate consente ai dipendenti che ricevono chiamate personali al lavoro di reindirizzare le chiamate ai propri telefoni cellulari, mentre altri che sono convinti di ricevere chiamate di telemarketing possono semplicemente disconnetterle.

I migliori strumenti di screening delle chiamate VoIP per le piccole imprese possono anche essere configurati per mostrare più del semplice numero. Questa funzione consentirà inoltre al dipendente di controllare il nome del chiamante e, se l'azienda dispone di un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), può anche recuperare i record dei clienti sul posto. Puoi controllare interessanti suggerimenti su SMS e codici brevi e come identificare chiamate e messaggi spam su https://shortcodes.org/.

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Videoconferenza

Alcune aziende utilizzano regolarmente la videoconferenza per tenersi in contatto con i propri dipendenti remoti, mentre altre la utilizzano solo in rare occasioni per programmare riunioni virtuali con colleghi di lavoro lontani. Anche le videochiamate stanno diventando sempre più popolari tra i consumatori. A seconda dei dati demografici dei clienti, alcune aziende potrebbero trarre vantaggio dalla possibilità di effettuare videochiamate ai propri clienti o committenti.

La maggior parte delle conversazioni con clienti e colleghi di lavoro può essere tenuta al telefono, ma cose come le trattative o la gestione di questioni delicate si realizzano meglio utilizzando la videoconferenza. Inoltre, la videoconferenza consente ai lavoratori remoti o a coloro che sono lontani dall'ufficio per lavoro di partecipare pienamente alle riunioni essenziali in modo che non debbano preoccuparsi di perdersi qualcosa.

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Musica d'attesa personalizzabile

A pochi clienti piace essere messi in attesa, ma a volte è necessario. Gli imprenditori di oggi non hanno bisogno di scegliere tra musica d'attesa standard, che è di cattivo gusto e ripetitiva e lascia i propri clienti in totale silenzio. Invece, coloro che utilizzano i sistemi VoIP possono impostare melodie personalizzate che riflettono le personalità uniche delle loro attività o soddisfano ciò che pensano che i loro clienti potrebbero voler ascoltare.

Questo può sembrare minore, ma non lo è. La giusta musica d'attesa migliorerà i tassi di soddisfazione dei clienti, rendendo più facile trasformare i clienti medi in fedeli appassionati del marchio e prevenendo potenziali disastri del servizio clienti. Inoltre, la maggior parte dei chiamanti sarà molto più amichevole con gli addetti alla reception e i dipendenti e più ricettivi alle loro offerte se non hanno passato gli ultimi 15 minuti ad ascoltare la musica generica dell'ascensore.

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La linea di fondo

Le sei funzionalità sopra descritte sono solo alcune delle molte disponibili per i proprietari di piccole imprese che passano ai sistemi telefonici VoIP. Altre caratteristiche degne di nota includono l'invio elettronico di fax, la composizione dell'interno, la composizione ripetuta, le funzioni dell'ufficio remoto, gli squilli sequenziali, la composizione a tre vie, l'instradamento e la pianificazione basati sul tempo e altro ancora.

Il problema per la maggior parte dei proprietari di piccole imprese non sta decidendo se installare un sistema telefonico VoIP. Ci sono così tanti vantaggi quando si effettua il passaggio che la maggior parte degli imprenditori lo considera una decisione facile. La sfida arriva quando quei proprietari devono valutare le loro opzioni.

Garantire che il provider offra l'accesso a tutte le funzionalità sopra elencate e ad altri elementi essenziali come il blocco delle chiamate e la composizione da interno a interno è il primo passo verso la scelta di un provider eccellente. Gli imprenditori non dovrebbero fermarsi qui, però. Dovrebbero anche cercare un'azienda che offra un servizio clienti eccezionale, prezzi competitivi, un'ottima reputazione e soluzioni su misura per le esigenze dei proprietari di piccole imprese in modo che possano mantenere lo stesso servizio di telefonia VoIP man mano che le loro aziende crescono e prosperano.