L'importanza di un quadro completo del sistema di gestione della conformità

Un sistema di gestione della conformità garantisce che la tua organizzazione aderisca agli standard interni e alle normative esterne. Aiuta a ridurre al minimo i rischi di non conformità e può persino far risparmiare denaro alla tua azienda a lungo termine.

Un framework completo del sistema di gestione della conformità, progettato con la guida di un consulente dei servizi di conformità della sicurezza informatica, può aiutare la tua organizzazione a proteggere i dati dei clienti tutto l'anno. Di seguito sono riportati alcuni dei passaggi più essenziali per la creazione di un tale sistema:

Valutazione del rischio

Con la proliferazione delle normative globali e l'aumento delle aspettative delle parti interessate, le organizzazioni affrontano più rischi di conformità che mai. Pertanto, devono disporre di un framework completo del sistema di gestione della conformità incentrato sulla gestione end-to-end di ESG, cyber, gestione del rischio di terze parti e altri rischi.

Le valutazioni del rischio sono il punto di partenza per gli sforzi di mitigazione del rischio e dovrebbero concentrarsi sulla ricerca di possibili pericoli che potrebbero avere un impatto sui beni aziendali. Per fare ciò, è fondamentale identificare e valutare i rischi man mano che emergono. Questi includono i sistemi IT, l'infrastruttura fisica, le operazioni aziendali e la reputazione di un'azienda.

Una valutazione del rischio dovrebbe anche considerare quanto tempo o denaro l'azienda rischia di perdere se i rischi identificati possono materializzarsi. Questa metrica aiuta a determinare se un rischio è significativo o meno. Le istituzioni con un solido CMS in genere conducono regolarmente valutazioni del rischio complete e la frequenza di queste valutazioni aumenta man mano che un'istituzione cresce in complessità e dimensioni. I risultati di queste valutazioni vengono utilizzati per la pianificazione operativa e il monitoraggio. Il processo di valutazione del rischio dovrebbe essere uno sforzo continuo e dinamico che coinvolga il consiglio di amministrazione, l'alta direzione e l'audit interno.

Monitoraggio

Man mano che l'ambiente di rischio diventa più complesso e le direttive di conformità diventano più esigenti, le aziende riconoscono che sarà necessario più delle operazioni di gestione della conformità preesistenti per soddisfare i crescenti requisiti normativi. Mentre molte aziende si stanno affrettando ad adottare nuove tecnologie e rimodellare le proprie strutture interne, per garantire il successo è necessario un approccio olistico alla gestione del rischio.

Un elemento vitale di qualsiasi efficace sistema di gestione della conformità è il processo di monitoraggio. È la funzione che verifica che un'organizzazione aderisca a tutti i suoi regolamenti interni ed esterni. Un solido programma di monitoraggio identificherà e correggerà le carenze e sarà progettato per garantire il rispetto di tutti gli standard pertinenti.

Le aziende che raccolgono, elaborano, trasmettono o archiviano i dati delle carte di credito devono rispettare altri standard del settore per ridurre al minimo il rischio di violazioni della sicurezza che potrebbero comportare pesanti multe da parte delle banche o dei processori di pagamento. In questi casi, è fondamentale che tutti i dipendenti di un'organizzazione siano pienamente capaci, qualificati e adeguatamente motivati ​​per gestire e mitigare questi rischi. Inoltre, al personale responsabile della conformità dovrebbe essere conferita l'autorità e l'indipendenza adeguate dai responsabili delle linee di business per svolgere le proprie funzioni in modo efficace.

Segnalazione

Tenersi aggiornati sui cambiamenti normativi può richiedere tempo e impegno. Un sistema che ti consenta di semplificare i processi di conformità e di integrarli nelle tue operazioni aziendali può contribuire ad alleviare questo onere. Uno strumento GRC completo può anche aiutarti a creare report e avvisi automatizzati che semplificano il monitoraggio.

Assicurati di disporre di un sistema per comunicare con i dipendenti e incoraggia regolarmente la comunicazione bidirezionale. Ciò include la fornitura di un meccanismo che consente ai dipendenti di segnalare problemi di conformità, comportamenti non etici o frodi senza timore di ritorsioni. Più i tuoi dipendenti comprendono l'importanza della gestione della conformità, più saranno coinvolti.

Investire in un framework completo del sistema di gestione della conformità ti aiuta a stare dalla parte giusta degli organismi di regolamentazione, avere dipartimenti finanziari stabili e costruire una solida reputazione per la tua azienda. Inoltre, il mancato rispetto delle normative può comportare pesanti multe, sanzioni e spese legali. Evita questi costi disponendo di un sistema che monitora e tiene traccia dei livelli di rischio, dello stato di conformità e delle minacce. In questo modo sarai sempre pronto per un esame o una revisione del target.

Formazione

Qualsiasi organizzazione deve disporre di un sistema completo di gestione della conformità. Un framework completo aiuta a garantire che le politiche vengano seguite e che l'azienda non sia a rischio di violazione dei dati o altre violazioni. Ciò è particolarmente vero in quanto l'ondata digitale comporta nuovi rischi che devono essere affrontati e tenuti in considerazione.

Affinché un'azienda disponga di un sistema di gestione della conformità efficace, dovrebbe includere la leadership di diversi dipartimenti e aree dell'azienda. Quindi, questi leader dovrebbero garantire che la politica venga implementata e applicata. Ciò include una formazione che va oltre i requisiti delle politiche e garantisce che il team sia aggiornato su eventuali modifiche alle politiche.

Gli standard di conformità alle normative stanno diventando più complessi e severi. Il mancato rispetto può portare a sanzioni legali, perdite finanziarie e una reputazione offuscata. I sistemi di conformità completi assicurano che un'azienda sia sempre aggiornata con gli standard del settore e possa affrontare potenziali problemi prima che diventino minacce conclamate.

Bonifica

Un quadro completo del sistema di gestione della conformità include una componente correttiva per correggere le violazioni e le debolezze identificate attraverso il monitoraggio e l'audit. Un solido CMS incoraggerà la comunicazione bidirezionale con i dipendenti, consentendo loro di segnalare domande o dubbi senza timore di ritorsioni.

Questo aiuta a prevenire una "mentalità a silo" in cui i dipartimenti specifici non comunicano in modo efficace o non seguono il protocollo per la segnalazione dei problemi, che può contribuire a violazioni e rischi normativi. Un buon CMS monitorerà anche i reclami dei consumatori per identificare i problemi di potenziali danni ai consumatori o altre carenze o violazioni della gestione del rischio di conformità e quindi intraprendere le azioni correttive appropriate.

La gestione efficace di più conformità normative e politiche e procedure aziendali in modo coordinato è una sfida per le organizzazioni. Una soluzione di gestione della conformità degli incidenti centralizzata e automatizzata può fornire un punto di riferimento per il monitoraggio e il monitoraggio degli incidenti all'interno dell'organizzazione. Ciò fornisce una visione più olistica della conformità aziendale, eliminando i processi isolati e rendendo più semplice per il consiglio di amministrazione dimostrare la conformità agli standard normativi e di affidabilità. Questo può aiutarti a evitare costose sanzioni e azioni legali.