3 segreti per una trasformazione digitale no profit di successo

Alla luce della pandemia di COVID-19, la trasformazione digitale del non profit non è più una scelta. Le organizzazioni devono ora affrontare sfide senza precedenti e si stanno rivolgendo alla tecnologia per lavorare in remoto, trasferire le attività di raccolta fondi online e controllare le popolazioni vulnerabili che servono.

La tecnologia necessaria per raggiungere questo obiettivo e adempiere alla tua missione è importante, ma devi mettere in atto un piano per garantire che le persone che utilizzano queste tecnologie possano apprendere con successo i nuovi processi. Che si tratti del tuo personale interno, dei volontari, dei membri del consiglio di amministrazione o dei tuoi beneficiari, le persone devono rimanere al centro della tua trasformazione digitale non profit .

Da una lente interna, il termine "trasformazione digitale" significa qualcosa di diverso per ogni dipartimento della tua organizzazione no profit. Man mano che la tua organizzazione passa al digitale, ogni ruolo deve ripensare a come portare a termine il proprio lavoro e raggiungere i propri obiettivi:

• I gestori volontari trasferiscono i processi cartacei e il coordinamento online
• I responsabili IT si concentrano sulla logistica del passaggio a un lavoro completo dall'ambiente domestico
• I team di marketing trasformano gli eventi di persona in esperienze coinvolgenti nel mondo virtuale
• Operazioni di raccolta fondi per la transizione dei dipartimenti di sviluppo online
• I direttori esecutivi mantengono una forza lavoro distribuita allineata e in movimento verso lo stesso obiettivo

Durante la trasformazione digitale della tua organizzazione non profit, è fondamentale ricordare come l'esperienza per ogni team può essere diversa ora che sono tutti quasi interamente online o organizzati tramite strumenti digitali. Di seguito, abbiamo raccolto tre suggerimenti per garantire che la tua organizzazione non profit tenga conto di tutti durante tutto il processo e guidi il tuo team durante una trasformazione digitale.

1. Traduci i processi cartacei in digitale

Una grande banca alimentare metropolitana Heller Consulting lavora con tipicamente i propri volontari attraverso un incontro di persona, dove compilano i documenti. Successivamente, i volontari comunicano via e-mail o telefono con i membri del personale del banco alimentare per iscriversi ai turni.

Lo staff del programma ha visto la necessità di trasformare l'esperienza del volontario in un'esperienza digitale perché il processo di persona non stava scalando con il numero di volontari necessari per servire i loro beneficiari. Inoltre, non è stato un processo facilmente replicabile online: ogni passaggio ha avuto molteplici tocchi umani, dall'immissione di dati e la chiamata di volontari agli incontri di persona.

Quindi, hanno riflettuto su come i volontari avrebbero ricevuto le informazioni digitalmente e su come il banco alimentare dovrebbe tracciare internamente i dati dei volontari. Il risultato è stata un'interfaccia online che ha consentito ai volontari di registrarsi e cambiare turno in tempo reale, creare pagine personalizzate per i volontari in cui tenere traccia delle ore e comunicare con il personale del banco alimentare. I membri del personale potrebbero anche incanalare le informazioni sui volontari direttamente nel CRM e aggiungere volontari alle serie di e-mail pertinenti.

Se la tua organizzazione non profit sta intraprendendo un progetto che trasforma un processo di persona in digitale, accompagna il tuo team attraverso i seguenti passaggi:

• Fissa un incontro con i membri del personale coinvolti nel processo di persona
• Esamina le basi del processo corrente in modo da non perdere nessuna funzione chiave
• Chiedere cosa potrebbe essere migliorato utilizzando gli strumenti digitali
• Riconosci i timori del personale riguardo al processo di trasformazione digitale. Affrontare queste paure può aprire il team a migliori pratiche di ascolto e brainstorming
• Traccia il nuovo processo digitale e il nuovo ruolo di tutti
• Implementare la nuova tecnologia e comunicare tutte le modifiche e gli aggiornamenti al personale
• Fornisci risorse di formazione al tuo personale in modo che si senta a proprio agio nell'uso dei nuovi strumenti
• Tenere un'altra riunione per raggrupparsi dopo aver utilizzato il nuovo strumento e discutere eventuali modifiche o modifiche finali

2. Inizia con L'esperienza costituente

Prima di avviare un progetto di trasformazione digitale, pensaci dall'esterno rivolto verso l'interno. Se, ad esempio, il tuo obiettivo è incoraggiare donatori e volontari a impegnarsi di più con la tua organizzazione, devi collaborare tra i reparti per restringere ciò che conta di più per coloro costituenti specifici.

Avvicinandoti alla trasformazione digitale da questa prospettiva, sei in grado di pensare a quali punti deboli stanno vivendo i tuoi elettori e come la tecnologia può affrontare quei punti deboli.

Ad esempio, un'organizzazione di soccorso per animali non è stata in grado di tenere il passo con le migliaia di chiamate che stavano ricevendo da persone che stavano valutando l'adozione di animali domestici. Quindi, hanno deciso di rivedere la loro automazione del marketing e trasformare i passaggi iniziali dello schermo in un viaggio di coinvolgimento digitale.

Questi passaggi sono ora completati online e raccolgono informazioni attraverso un modulo che determina se qualcuno è qualificato per adottare un animale. Coloro che non si qualificano ricevono una serie di comunicazioni e-mail che spiegano come possono diventare qualificati.

Per tutte le persone qualificate, vengono organizzate interviste in videoconferenza con lo staff dell'organizzazione no profit. Ricevono anche una serie di e-mail automatizzate su come prendersi cura del loro nuovo animale domestico.

Prima di questo cambiamento, qualcuno chiamava il rifugio (spesso più di una volta), provava a chiamare un membro del personale e fissava un appuntamento per andare al rifugio per un colloquio. Ora, gli adottanti ottengono un'esperienza virtuale veloce e i membri dello staff possono tenere traccia di tutti gli adottanti interessati in modo più efficiente.

Per aiutarti a metterti nei panni dei tuoi elettori, poni al tuo personale domande come:

• Quali email vorrebbe ricevere e leggere dalla nostra organizzazione?
• Che tipo di post sui social media troverebbero stimolanti?
• Sarebbero felici di ricevere queste informazioni tramite posta diretta o e-mail?
• C'è un processo in atto che attribuisce troppa proprietà all'elettore, come costringerlo a chiamare più volte?

Da lì, puoi testare un nuovo strumento tecnologico a basso costo o come prova per vedere come serve la tua organizzazione per una campagna o un evento specifico. Quindi, valuta i risultati e applicali mentre consideri come l'innovazione potrebbe continuare a servire la tua organizzazione negli anni a venire.

3. Impiega le tecniche di gestione del cambiamento per supportare il tuo personale

Con le persone in tutto il paese che lavorano da casa a causa della pandemia di COVID-19, i professionisti non profit devono anche affrontare la trasformazione digitale nei loro ambienti di lavoro quotidiani.

Per i leader e i supervisori delle organizzazioni non profit, è fondamentale ricordare che le nuove tecnologie e processi a volte possono segnalare al personale che il loro lavoro è in pericolo. Non è così, ma la paura può entrare nell'equazione quando a qualcuno viene richiesto di acquisire rapidamente nuove competenze e potenzialmente rivedere il modo in cui svolgono il proprio lavoro ogni giorno.

Quella paura può portare alla resistenza al cambiamento all'interno del tuo staff. Invece di apprendere i nuovi strumenti, i membri del personale a volte tornano ai vecchi processi, saltano la formazione per la nuova tecnologia o affermano apertamente di rifiutarsi di apprendere il nuovo modo.

La resistenza al cambiamento è naturale, ma spetta ai supervisori controllare i membri del personale, comunicare in modo efficace durante il cambiamento e festeggiare quando i membri del personale utilizzano con successo i nuovi strumenti digitali. Nella tua organizzazione no profit, puoi aiutare a gestire questo cambiamento e:

• Invia messaggi settimanali al personale alla fine di ogni settimana, evidenzia qualcuno che sta utilizzando con successo il nuovo strumento o processo
• Invia aggiornamenti specifici sui traguardi via e-mail. Ad esempio, mostra quando 100 volontari sono stati inseriti virtualmente o quando la prima campagna e-mail su uno strumento di automazione del marketing diventa attiva
• Incoraggiare i membri del personale in formazione a utilizzare nuovi strumenti o processi. Puoi inviare caramelle o organizzare una pizzata virtuale al termine di una lunga settimana di allenamento
• Pianifica ulteriori check-in con il personale che sta modificando un processo di persona in un processo digitale

Indipendentemente da come scegli di aiutare a gestire il cambiamento e la trasformazione digitale, la comunicazione aperta è mission-critical. Offre al personale un modo per esprimere opinioni, sentirsi ascoltato e riconosciuto e fornire eventuali critiche con il nuovo processo o strumento. Durante l'intero processo, vuoi che il tuo personale si senta apprezzato.

È facile perdersi nella logistica di un progetto di trasformazione digitale. Soprattutto ora, quando c'è pressione per far funzionare i nuovi strumenti tecnologici per servire i bisognosi, raccogliere fondi e comunicare internamente con il tuo personale. Inoltre, può esserci la tentazione di dare la priorità alla tecnologia rispetto alle persone.

Ricorda: il tuo staff e la tua comunità bramano un coinvolgimento genuino e puoi utilizzare gli strumenti digitali per darglielo. Tieni a mente questi suggerimenti, ricerca le opzioni tecnologiche e chiediti se il tuo approccio alla trasformazione digitale funziona per l'intera organizzazione, dal personale ai beneficiari. Per ulteriori informazioni sulla gestione del cambiamento e su come si collega alle trasformazioni digitali nelle organizzazioni non profit, visita la pagina delle risorse di gestione del cambiamento di Heller Consulting .

Questo post è stato scritto da Kaia Swift, Marketing Manager di Heller Consulting, una società di consulenza tecnologica specializzata in strategie e implementazioni senza scopo di lucro. Le piace raccontare le storie stimolanti dei clienti di Heller che trovano modi nuovi e creativi di utilizzare la tecnologia per servire meglio il mondo.