La pandemia di COVID-19 ha avviato un passaggio di massa al lavoro a distanza e si prevede che il telelavoro durerà ben oltre il punto in cui le misure di distanziamento sociale possono essere allentate. Infatti, il 99% dei lavoratori afferma che preferirebbe lavorare da remoto, almeno part-time, per il resto della propria carriera.
Mentre i leader non profit potrebbero chiedersi se il lavoro a distanza continuato influirà negativamente sulla produttività, il 77% dei dipendenti remoti afferma di sentirsi più produttivo quando è a casa rispetto a un ambiente d'ufficio affollato. Con i giusti strumenti e supporto per il lavoro a distanza, la tua organizzazione non profit può rafforzare una cultura positiva del lavoro da casa che mantiene produttivi i tuoi dipendenti.
Sono disponibili diverse piattaforme online per aiutare i professionisti senza scopo di lucro, inclusi strumenti di lavoro a distanza per la gestione collaborativa dei progetti, comunicazioni di gruppo, pianificazione delle riunioni, maggiore concentrazione e riduzione dello stress.
Di seguito, condividiamo 10 strumenti di lavoro a distanza che possono aumentare la produttività del tuo team durante questo periodo di lavoro a distanza e oltre. Per ciascuno, spieghiamo cosa fa lo strumento, come la tua organizzazione non profit può usarlo e come si inserisce nella promozione di comunicazioni digitali efficaci. La maggior parte di queste risorse sono gratuite o offrono sconti alle organizzazioni non profit.
1. MURALE
Durante il brainstorming di idee per un evento importante, come la tua prossima campagna, le riunioni di persona consentono al tuo team di redigere piani su una lavagna e di utilizzare altri segnali visivi per guidare la discussione. MURAL è uno spazio di lavoro digitale che consente al tuo team di svolgere questo tipo di collaborazione visiva da remoto.
Il tuo team può utilizzare una bacheca MURAL per acquisire idee su note adesive digitali, assegnare priorità alle attività in base all'urgenza e all'importanza, creare diagrammi per tracciare la tua strategia di marketing e molto altro. È uno strumento collaborativo e creativo che può essere particolarmente utile per i membri del team che pensano e imparano meglio visivamente.
Le organizzazioni non profit designate come 501(c)3 che hanno un budget operativo annuale inferiore a $ 20 milioni possono avere diritto a uno spazio di lavoro MURAL gratuito. Altre organizzazioni no profit possono comunque ricevere il 50% di sconto su qualsiasi piano MURAL.
2. Google per il non profit
Google per il non profit offre una vasta gamma di risorse per l'uso non profit, tra cui YouTube Giving, Google Ad Grants e Google Earth e Maps. Una delle sue funzionalità particolarmente utile per il lavoro a distanza è l'accesso a G Suite, che include app aziendali come Gmail e Google Drive, Documenti, Calendar e Meet. È una soluzione all-in-one facile da usare per le esigenze di pianificazione, comunicazione e sviluppo del prodotto di base del tuo team.
Google offre tre piani scontati per le organizzazioni non profit, che vanno da $ 0 a $ 8 per utente al mese. I diversi piani variano in termini di archiviazione cloud, dimensioni della videoconferenza, funzionalità di sicurezza e funzionalità generali.
3. Asana
Asana è uno strumento di gestione dei progetti che può aiutare il tuo team remoto a tenere traccia di tutti i dettagli per portare a termine il tuo compito. Ad esempio, puoi utilizzare lo strumento per mappare il tuo piano di marketing Giving Tuesday, incluso quando invierai quali e-mail, e assegnare ciascuna delle attività secondarie correlate a un membro del team appropriato da completare entro una data concordata.
Le organizzazioni non profit idonee possono richiedere uno sconto del 50% su Asana Premium o Asana Business.
4. Scarabocchio
Trovare orari di riunione adatti a tutti può già essere difficile quando si lavora insieme in ufficio, ma può diventarlo ancora di più quando si lavora in fusi orari diversi e attraverso le comunicazioni digitali. Doodle semplifica il processo di pianificazione consentendoti di interrogare i membri del team per diversi potenziali orari di riunione. Può essere particolarmente utile per programmare riunioni con partner locali o volontari che potrebbero essere al di fuori del calendario condiviso della tua organizzazione non profit.
La versione di Doodle che ti consente di creare sondaggi di pianificazione di base è gratuita. L'azienda offre anche una prova gratuita di 14 giorni per provare le sue opzioni premium.
5. Lento
Slack aiuta il tuo team a comunicare in modo più organizzato al di fuori della posta elettronica creando diversi canali di chat per vari argomenti. Ad esempio, potresti avere un canale dedicato alla pianificazione del Giving Tuesday in cui tutti i membri del team possono porre domande e fornire aggiornamenti per quell'argomento.
Puoi anche avere canali meno formali per contribuire a creare quella sensazione di ufficio di conversazioni "intorno al refrigeratore d'acqua" anche mentre sei a distanza. In questi canali, il tuo team può condividere aggiornamenti personali, adorabili foto di animali domestici, ricette di cottura in quarantena preferite e altro ancora.
Le organizzazioni non profit con 250 membri o meno possono ottenere un aggiornamento gratuito sul piano Slack Standard e quelle con più di 250 membri possono ottenere uno sconto dell'85%. Le organizzazioni no profit possono anche beneficiare di uno sconto dell'85% sul piano Plus. Inoltre, le organizzazioni che combattono il COVID-19 possono richiedere tre mesi gratuiti di un piano Standard o Plus Slack.
6. Todoist
Todoist è l'elenco delle cose da fare definitivo, che ti consente di suddividere le attività di grandi dimensioni in sottoattività gestibili. Lo strumento suggerirà le scadenze in base al carico di lavoro esistente e potrai codificare a colori le attività in base al progetto e al livello di urgenza.
È particolarmente utile per creare e assegnare attività in tempo reale durante le riunioni del team in remoto. Mentre stai discutendo della tua prossima campagna, il personale può aggiungere attività e attività secondarie risultanti dalla discussione per garantire che la riunione sia produttiva e che tu parta con chiari passaggi successivi.
Le organizzazioni no profit possono richiedere uno sconto del 50% sugli abbonamenti Todoist Business. L'azienda fornisce anche suggerimenti per l'utilizzo di Todoist per evitare il burnout senza scopo di lucro e offre modelli Todoist pronti per l'uso per agende di riunioni senza scopo di lucro, calendari di social media e post di blog.
7. Hootsuite
Tenere il passo con più account di social media può richiedere molto tempo. Le organizzazioni non profit possono semplificare questa operazione utilizzando uno strumento come Hootsuite. Hootsuite ti consente di pianificare, creare e programmare il tuo social media marketing in un unico posto.
Ciò consente una pubblicazione più semplice su piattaforme diverse e consente al tuo team di pianificare la pubblicazione dei post sui social media nei momenti più ottimali, fornendo allo stesso tempo al personale flessibilità nei propri programmi personali e di lavoro. Hootsuite consente inoltre al tuo team di creare facilmente un processo di revisione e approvazione per i post prima che vengano pubblicati.
L'azienda offre uno sconto del 50% alle organizzazioni non profit e fornisce anche istruzione alle organizzazioni non profit che desiderano migliorare le proprie competenze sui social media.
Download gratuito: la GRANDE guida ai social media per le organizzazioni non profit
8. Pomofocus
Mentre si lavora in remoto, può essere facile distrarsi dai social media, dalle notizie o da altre cose che accadono in casa. Pomofocus è uno strumento radicato nella Tecnica del Pomodoro.
Questa tecnica è un metodo di gestione del tempo che include 25 minuti di lavoro concentrato su un'attività specifica. Dopo ciascuna delle prime tre sessioni da 25 minuti, fai una pausa di cinque minuti. Dopo il quarto, fai una pausa più lunga da 15 a 30 minuti prima di ricominciare all'una. Ripetere l'operazione fino al completamento dell'attività.
La Tecnica del Pomodoro mira a promuovere la concentrazione, creare un senso di urgenza ed evitare l'affaticamento mentale. Può essere un modo utile per affrontare la tua giornata lavorativa a distanza e particolarmente utile per lavorare su progetti di grandi dimensioni che richiedono un'attenzione particolare, come le domande di sovvenzione o il rapporto annuale.
Pomofocus è un semplice timer online gratuito per implementare la Tecnica del Pomodoro tenendo traccia delle sessioni di lavoro e delle pause. Puoi anche elencare le attività su cui ti concentrerai direttamente sulla pagina.
9. Spazio di testa
I team senza scopo di lucro lavorano duramente per trasformare le loro missioni in realtà. Il personale può affrontare stress, esaurimento e stanchezza per compassione. Soprattutto durante il lavoro a distanza, dove ci sono meno opportunità di connessioni interpersonali per frenare parte di questo stress, è fondamentale incorporare la cura di sé nella cultura del lavoro. Headspace è uno strumento di meditazione e consapevolezza che può aiutare il tuo team a gestire lo stress.
L'azienda ha scoperto che 30 giorni di utilizzo dello strumento riducono lo stress del 32% e che solo quattro sessioni riducono il burnout del 14%. In tal modo, questa pratica di consapevolezza aumenta la produttività nel processo. Quattro settimane con Headspace possono aumentare la concentrazione del 14% e una singola sessione può ridurre le distrazioni del 22%.
Headspace offre risorse gratuite e tre meditazioni guidate per aiutare i dipendenti a far fronte al COVID-19 e allo stress correlato al lavoro a distanza. L'azienda offre anche servizi continui per promuovere e monitorare la consapevolezza nella tua organizzazione non profit.
10. Navigazione consapevole
Con l'aumento del tempo trascorso a casa e davanti agli schermi, può essere facile essere distratti dai social media o dai siti di notizie. Mindful Browsing è una semplice estensione di Chrome che offre una leggera interruzione prima di navigare verso siti particolari che hai selezionato su cui vuoi essere più attento a trascorrere del tempo, come Facebook o Twitter.
Lo strumento mostrerà una foto e chiederà, ad esempio, "Sei sicuro di voler trascorrere del tempo su facebook.com?" Puoi selezionare "sì", che ti invierà al sito e te lo chiederà di nuovo tra 10 minuti, oppure prenderti quel momento per scegliere consapevolmente di tornare a un'altra attività. Lo strumento può essere personalizzato per ricordarti le attività che hai detto che avresti preferito fare piuttosto che visitare quel sito.
Questo strumento è gratuito per tutti gli utenti, non tiene traccia della tua attività e ha codice open source. Può essere un modo utile per essere più attenti allo "scrollo del destino", stabilire limiti di tempo per le pause dal lavoro e non farsi distrarre eccessivamente dai social media.
Sfrutta gli strumenti di lavoro a distanza per mantenere concentrato il tuo team
Il grande passaggio al lavoro a distanza quest'anno offre opportunità per migliorare la cultura del lavoro della tua organizzazione non profit, aumentando al contempo la produttività del tuo team. Sebbene questi cambiamenti possano presentare sfide, lo sfruttamento della produttività disponibile e degli strumenti di lavoro a distanza e gli sconti non profit possono aiutare a organizzare, motivare e concentrare il tuo team mentre si adatta al nuovo ambiente.
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