3 modi in cui la tua organizzazione non profit può prevenire il burnout dei volontari

Molte persone sono attratte dall'idea di cambiare il mondo in meglio. Ad alcuni piace apportare un cambiamento positivo donando i propri soldi a una causa importante per la loro vita, mentre altri scelgono di donare il proprio tempo facendo volontariato.

Se vuoi trattenere coloro che scelgono di fare volontariato, devi fornire loro un'esperienza di volontariato positiva sia durante che dopo il tempo trascorso con te. Allo stesso modo in cui la maggior parte delle persone non darà il meglio di sé in un lavoro in cui non si sente apprezzata, i volontari saranno probabilmente meno disposti a donare il proprio tempo a un'organizzazione no profit che non li fa sentire apprezzati e apprezzati.

Le cause più frequenti di burnout sono legate alle modalità di gestione del personale: trattamento iniquo, mancanza di chiarezza, carico di lavoro ingestibile e pressione del tempo. I volontari sono, in molti modi, membri del personale della tua organizzazione no-profit e dovresti fare tutto ciò che è in tuo potere per evitare che si esauriscano.

Fornire una buona esperienza di volontariato e trattenere i tuoi volontari diventa ancora più importante durante la pandemia di COVID-19 poiché le persone cercano modi per aiutare gli altri. Le opportunità di volontariato sono un modo perfetto per aiutare questo obiettivo.

Se ci sono opportunità di volontariato di persona, le persone devono sentirsi al sicuro e ricevere le attrezzature necessarie. Inoltre, è utile fornire opportunità di volontariato virtuale per consentire alle persone che non si sentono a proprio agio di uscire dall'esterno la possibilità di condividere le proprie abilità. Di seguito, ti guideremo attraverso tre diverse tattiche che puoi utilizzare per prevenire il burnout dei volontari e fornire un'esperienza positiva ai tuoi volontari.

3 consigli per prevenire il burnout volontario

1. Ottimizza il reclutamento e l'inserimento dei volontari

Molti volontari si sono licenziati a causa di uno scarso adattamento all'organizzazione no profit o di uno scarso utilizzo delle proprie competenze. I volontari sono fondamentali per il successo della tua organizzazione no-profit e senza il loro supporto rischi di perdere la manodopera necessaria per ospitare eventi, fare appello ai donatori e, infine, portare a termine la tua missione.

Per questo motivo, è importante adottare un approccio mirato e completo al reclutamento e all'inserimento dei volontari. I volontari dovrebbero, attraverso la formazione e l'orientamento, comprendere tutto ciò di cui hanno bisogno sulla tua organizzazione non profit per svolgere bene il proprio lavoro.

Per iniziare, prendi il tuo messaggio iniziale di reclutamento di volontari e pensa attentamente a come si collega ai valori fondamentali, alla missione, al marchio, alla voce e al tono della tua organizzazione non profit. Quindi, considera il tipo di volontario che vuoi attirare. Oltre a qualcuno che condivide la tua missione e i tuoi valori, dovresti anche selezionare altre qualità con domande come:

• Personalità: vuoi volontari carismatici? Cerchi persone che lavorino facilmente come parte di un team? La tua esperienza di volontariato impone che le persone si sporchino le mani?
• Storia precedente: quanta esperienza di volontariato vuoi che ogni persona abbia? Che tipo di esperienza lavorativa è importante per questa posizione di volontario?
• Obiettivi: cosa vuole ottenere il volontario lavorando con te? Cosa vuoi realizzare con l'aiuto dei tuoi volontari?
• Abilità e talenti: che tipo di qualifiche ha il tuo volontario ideale? Che tipo di capacità interpersonali, tecniche e professionali possiedono?

Con una solida idea di chi vuoi reclutare e per cosa vuoi reclutarlo, il tuo prossimo passo è redigere la descrizione dell'opportunità di volontariato. Concentrati sul motivo per cui un volontario potrebbe essere interessato a una posizione particolare.

Forse l'esperienza di volontariato sembra buona su un curriculum, o forse possono acquisire competenze essenziali attraverso il loro lavoro di volontariato. Assicurati di includere anche quante più informazioni possibili sulla posizione, comprese responsabilità, aspettative, date di inizio e fine e posizione.

Da lì, determina come promuovere le opportunità di volontariato. Potresti ospitare uno stand a un festival del lavoro, collaborare con altre organizzazioni e gruppi di comunità o pubblicare annunci web, cartacei o radiofonici. I social media sono anche un'ottima risorsa per promuovere le tue opportunità di volontariato.

Con il tuo processo di reclutamento bloccato, dovresti anche esaminare il modo in cui assumi nuovi volontari. Concentrati su come possono adempiere alle responsabilità delineate nella descrizione e fornisci loro la formazione necessaria per portare a termine il lavoro.

Un processo di inserimento di successo dovrebbe presentare nuovi volontari al tuo personale interno, ad altri volontari e ai leader della tua organizzazione. Dovrebbe anche incorporarli nel tuo database di volontari, fornendo alla leadership tutto ciò di cui ha bisogno per sapere chi sono. A tal fine, potresti anche considerare di avere qualcuno nel tuo consiglio di amministrazione che accolga personalmente i nuovi volontari attraverso un seminario di orientamento di qualche tipo.

Il tuo obiettivo qui non è solo quello di insegnare alle persone come possono aiutare la tua organizzazione non profit. Vuoi che si sentano come se facessero parte di una comunità. Vuoi dare loro gli strumenti di cui hanno bisogno per rappresentare il tuo marchio ed evangelizzare la tua missione, e ispirarli a farlo.

Crea kit di strumenti per l'onboarding dei volontari che puoi distribuire ai nuovi arrivati. Questo kit dovrebbe includere le seguenti informazioni:

• Una panoramica della tua organizzazione, inclusi missione, visione, valori e obiettivo principale
• Suggerimenti per parlare della tua organizzazione non profit in pubblico
• Linee guida del marchio per la pubblicazione sui canali social
• Materiale informativo e di formazione per qualsiasi strumento e soluzione software utilizzata dalla tua organizzazione non profit
• Dati di contatto per i gestori volontari
• Valori generali, principi e linee guida associati al tuo marchio
• Informazioni sui processi e le regole interne della tua organizzazione non profit
• Dettagli su luoghi importanti come il tuo ufficio, luoghi di raccolta fondi, ecc.

2. Mantenere comunicazioni chiare

Proprio come la scarsa comunicazione e la cattiva gestione frustrano i dipendenti retribuiti, è anche molto dannoso per il rapporto della tua organizzazione no profit con i suoi volontari. Senza comunicazioni chiare, i tuoi volontari non sapranno cosa dovrebbero fare e non avranno informazioni sull'impatto dei loro sforzi.

Assicurati che ci siano linee di contatto chiare per i volontari per raggiungere il personale chiave all'interno della tua organizzazione non profit, come i gestori dei volontari. I volontari dovrebbero essere in grado di raggiungere facilmente queste persone, mentre il tuo personale interno dovrebbe avere canali chiari per sollevare domande e preoccupazioni ad altri membri del tuo team, se necessario. .

Inizia comprendendo i diversi comitati di volontariato all'interno della tua organizzazione, come marketing, comunicazioni, filantropia, servizi e pianificazione strategica. Ricorda, ogni gruppo ha responsabilità ed esigenze diverse e sarà interessato a informazioni diverse. Oltre a ciò, la cosa più importante è mantenere un contatto regolare con tutti i volontari.

L'e-mail è probabilmente la strada più semplice, poiché ti consente di creare mailing list altamente segmentate e tracciabili attraverso una piattaforma come Mailchimp o ActiveCampaign. Potresti anche prendere in considerazione la creazione di un gruppo Facebook attraverso il quale puoi coordinare le attività di volontariato e consentire ai tuoi volontari di fornire un feedback diretto.

Non dimenticare di mostrare lo sforzo che i tuoi volontari contribuiscono anche ai team interni: scrivi una newsletter mensile di volontari da distribuire ai tuoi colleghi. Includi dati, foto e altre prove tangibili che dimostrino che la tua organizzazione non profit sta raggiungendo i suoi traguardi e sottolinea che questo è qualcosa che non avresti potuto fare senza i tuoi volontari. Per i volontari che sono eccezionalmente laboriosi, stimolanti o creativi, includi richiami diretti come speciale "grazie".

Questo contenuto potrebbe presentarsi sotto forma di un'intervista o di una storia nella tua newsletter, sul tuo sito o sul tuo blog. Potresti persino arrivare a stabilire un premio o un programma di riconoscimento per i volontari che distribuisca una carta regalo ai tuoi volontari più devoti.

Qualunque cosa tu faccia, l'importante è che ti concentri su come i contributi di ogni volontario ti hanno aiutato a portare a termine la tua missione. Includi, con il loro consenso, foto e video delle tue raccolte fondi. Dimostra loro che stanno avendo un impatto e che il lavoro che fanno è importante.

3. Tratta i volontari come persone, non come risorse

Per molti leader nello spazio non profit, la loro missione è la loro vita. È tutto per loro. Di conseguenza, mantengono i loro volontari a un elevato standard di eccellenza.

A volte, non tutti sono necessariamente appassionati o coinvolti come te. Ogni volontario avrà un limite allo sforzo che può dedicare e al modo in cui può contribuire alla tua organizzazione.

E va bene. Aspettarsi o pretendere che ogni volontario contribuisca esattamente allo stesso modo crea un livello di pressione che è allo stesso tempo estenuante e insostenibile. Invece, un percorso migliore è quello di fornire opportunità di volontariato flessibili.

Non tutti i volontari devono essere "stivali a terra" al tuo evento. In effetti, potrebbero non aver bisogno di dedicare più di qualche ora alla settimana alla tua organizzazione.

Il micro-volontariato, ad esempio, consiste in piccoli compiti che non richiedono una domanda o un processo di reclutamento. Richiedono anche un minimo impegno di tempo. Questi potrebbero includere la fornitura di prodotti per una vendita di dolci, twittare su un evento o una causa o partecipare a un sondaggio.

Alla luce di ciò, dovresti anche considerare le posizioni di volontariato online. La tua organizzazione no profit ha bisogno di persone che monitorino i suoi feed social grafici, webmaster ed esperti di marketing. Questi sono tutti lavori che possono essere eseguiti da remoto, consentendoti di sfruttare i volontari digitali in più sedi.

I software di gestione dei volontari come InitLive o Volgistics possono semplificare il processo di reclutamento e semplificare notevolmente la pianificazione dei volontari, consentendo ai volontari di lavorare con orari flessibili, scambiare i turni secondo necessità e pianificare i propri turni. Oltre a utilizzare un tale sistema, sottolinea ai tuoi volontari che non ci sono aspettative.

Ogni persona dovrebbe lavorare solo quanto è in grado. Consentire alle persone quel livello di flessibilità può ridurre notevolmente la possibilità che qualcuno si senta stressato perché non sta contribuendo abbastanza o è costretto a fare di più. E questo, a sua volta, può aiutare a prevenire il burnout dei volontari.

Ci sarà sempre un certo grado di avvicendamento tra i volontari, ma non deve esserci esaurimento. Comprendendo in che modo le tue azioni influenzano e contribuiscono all'etica del lavoro dei tuoi volontari, puoi tornare a ciò che conta davvero: cambiare il mondo.

Louis Louw è il proprietario di Elite Sport Socks . È appassionato di affari, tecnologia e arrampicata su roccia. Elite Sports Socks vende calze personalizzate per squadre sportive e raccolte fondi scolastiche.