Il miglior servizio di risposta telefonica per le piccole imprese negli Stati Uniti

Gestire un'impresa implica indossare molti cappelli, ma rispondere al telefono non deve essere uno di questi.

Assumere un servizio di segreteria telefonica può migliorare il servizio clienti, aumentare la produttività e liberare tempo per concentrarsi sulle attività principali.

In questo articolo, esplorerò i vantaggi dei servizi di segreteria telefonica, discuterò degli errori comuni da evitare quando ne assumerò uno e ti presenterò alcuni dei migliori fornitori negli Stati Uniti.

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Cos'è un servizio di risposta telefonica?

Un servizio di segreteria telefonica è un'azienda che impiega un team di specialisti del servizio clienti per rispondere alle telefonate per conto di un'altra azienda.

I fornitori di servizi di segreteria telefonica gestiscono le telefonate in entrata e le richieste dei clienti durante le ore di punta o al di fuori del normale orario lavorativo. Alcune aziende assumono servizi di risposta telefonica invece di avere un proprio team di assistenza clienti interno.

I rappresentanti possono gestire più attività, tra cui rispondere a domande generali, ricevere messaggi, programmare appuntamenti e trasferire chiamate alla persona o al dipartimento appropriato.

È facile capire perché un servizio di segreteria telefonica può essere un modo economico e conveniente per assicurarti di non perdere mai chiamate o opportunità importanti.

Chi utilizza i servizi di risposta telefonica?

I servizi di risposta telefonica possono essere utilizzati da qualsiasi individuo o azienda che riceve un volume elevato di chiamate in entrata e desidera offrire un'esperienza professionale e coerente ai propri chiamanti.

Piccole imprese, studi medici, negozi online, studi legali, agenzie immobiliari, società IT e altri settori basati sui servizi che ricevono un volume elevato di chiamate possono trarre vantaggio dai servizi di risposta telefonica.

I servizi di risposta telefonica possono anche avvantaggiare imprenditori impegnati o liberi professionisti che desiderano mantenere un'immagine professionale.

Se stai pensando di assumere un servizio di segreteria telefonica, ecco tre dei migliori fornitori negli Stati Uniti in questo momento.

I migliori servizi di risposta telefonica negli Stati Uniti

Tre dei migliori servizi di risposta telefonica negli Stati Uniti sono VoiceNation, Answer Connect e Abby Connect. Diamo un'occhiata più da vicino ai piani tariffari, ai pro e ai contro di ciascun provider.

Voce Nazione

VoiceNation è un fornitore di servizi di risposta telefonica che offre servizi di ricezione virtuale come risposta dal vivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7 , elaborazione degli ordini, patching delle chiamate e altre soluzioni di comunicazione per le aziende.

VoiceNation ti consente di attivare immediatamente il loro servizio dopo la registrazione, mentre la configurazione rimanente richiede circa un giorno lavorativo per essere completata.

Prezzi

VoiceNation offre otto piani di servizio che coprono aziende di tutte le dimensioni, sia che tu abbia bisogno di copertura per 20 minuti al mese o 1000 minuti o più.

Ecco un riepilogo di ciascun piano tariffario:

Tutti i piani di VoiceNation includono risposta 24 ore su 24, 7 giorni su 7, script personalizzati, utenti illimitati, operatori bilingue, elaborazione degli ordini e rapporti.

L'unica differenza tra i piani è che il costo dei minuti aggiuntivi varia per ciascuno di essi.

Ad esempio, nel loro piano da 20 minuti, che include circa 12-15 chiamate al mese, ogni minuto aggiuntivo costa $ 2,19. Tuttavia, nel loro piano da 500 minuti, i minuti aggiuntivi costano solo $ 1,99.

Professionisti

• Nessuna commissione di installazione : nessuno dei piani ha una commissione di installazione per i nuovi account.
• Operatori bilingue : tutti i piani VoiceNation includono operatori telefonici bilingue.
• Nessun costo aggiuntivo : VoiceNation non addebita costi aggiuntivi per le chiamate nei giorni festivi o fuori orario.
• Ripristino di emergenza : VoiceNation ha un piano di continuità aziendale per mantenere l'attività in caso di disastri naturali.

Contro

• Gestore del successo : un manager del successo dedicato è limitato a piani superiori.
• Chiamate in uscita : VoiceNation addebita 10 centesimi al minuto per le chiamate in uscita.

RispondiConnetti

AnswerConnect è un servizio di risposta che fornisce alle aziende receptionist virtuali dal vivo per gestire chiamate e messaggi 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

A differenza degli altri servizi di risposta telefonica del nostro elenco, il pacchetto entry-level di AnswerConnect parte da $ 325 mensili per 200 minuti, rendendo AnswerConnect meno adatto alle piccole aziende che non necessitano di così tanti minuti di copertura.

Prezzi

AnswerConnect ha tre piani di servizio principali che vanno da $ 325 a $ 475 al mese.

Da lì, pubblicizzano 13 piani aggiuntivi, che chiamano "Piani più grandi", sul loro sito web. I piani più grandi coprono fino a 100.000 minuti di copertura al mese.

Ecco un riepilogo di ciascun piano tariffario:

Tutti i piani includono script personalizzati, risposta 24 ore su 24, 7 giorni su 7, supporto per chat dal vivo, pianificazione degli appuntamenti e integrazione con calendario e CRM.

Professionisti

• Integrazioni : AnswerConnect si integra con CRM popolari come Salesforce, Zoho, Slack, Google Analytics e HubSpot.
• Videochiamate : AnswerConnect supporta le videochiamate tramite Teleport su piani superiori.
• Piantare alberi : AnswerConnect pianta un albero per cliente al mese.

Contro

• Costo di installazione : a differenza di VoiceNation, AnswerConnect addebita una tariffa di installazione una tantum di $ 49,99 su tutti i piani tranne il piano di crescita.
• Fatturazione in 60 secondi : tutte le chiamate vengono arrotondate al minuto più vicino. Ad esempio, se una chiamata dura un minuto e due secondi, ti verranno addebitati due minuti.
• Addebiti per i servizi : AnswerConnect addebita i costi per il supporto bilingue, la trasmissione verbale dal vivo e i messaggi vocali.

Abby Connect

Abby Connect è un servizio di risposta telefonica con sede a Las Vegas che fornisce un team dedicato di receptionist virtuali per rispondere alle chiamate e ai messaggi di chat dal vivo.

Alcune delle funzionalità di Abby Connect includono aggiornamenti dei dati dei clienti, melodie personalizzate e pianificazione degli appuntamenti. Abby Connect ha anche una funzione di "trasferimento a caldo" in cui l'addetto alla reception ti fornisce tutti i dettagli prima di trasferire la chiamata al tuo cliente.

Prezzi

Abby Connect offre tre piani mensili da $ 299 a $ 1199. Ecco un riepilogo di ciascun piano:

• Piano receptionist 1 : 100 minuti di receptionist per $ 299 al mese.
• Piano receptionist 2 : 200 minuti di receptionist per $ 549 al mese.
• Piano receptionist 3: 300 minuti di receptionist per $ 1199 al mese.
• Piano di chat dal vivo 1 : 10 chat impegnate per $ 129 al mese.
• Piano di chat dal vivo 2 : 30 chat impegnate per $ 299 al mese.
• Piano di chat dal vivo 3 : 50 chat impegnate per $ 469 al mese.
• Abby 10 Piano in bundle 1 : il tuo piano Receptionist + 10 chat dal vivo per $ 99. Risparmi $ 30 al mese.
• Abby 30 Piano in bundle 2 : il tuo piano Receptionist + 30 chat dal vivo per $ 249. Risparmi $ 50 al mese.
• Abby 50 Piano in bundle 3 : il tuo piano Receptionist + 10 chat dal vivo per $ 399. Risparmi $ 70 al mese.

Professionisti

• Prova gratuita : Abby Connect ha un piano di prova gratuito di 14 giorni.
• Messaggi vocali personalizzati : Abby Connect offre soluzioni di posta vocale personalizzate per coloro che le preferiscono ai messaggi scritti.
• Funzione di registrazione delle chiamate : hai la possibilità di aggiungere la registrazione delle chiamate al tuo account.
• Success manager dedicato : tutti i piani sono supportati da un account manager dedicato e da un team di cinque o sette receptionist virtuali.
• Blocco delle chiamate : puoi bloccare i chiamanti indesiderati e gli spammer per risparmiare minuti.

Contro

• Costi aggiuntivi per il servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7 : Abby Connect addebita un costo aggiuntivo per l'utilizzo dei propri servizi oltre l'orario di ufficio.
• Incremento di 30 secondi : se una chiamata dura un minuto e 10 secondi, ti verrà addebitato un minuto e 30 secondi.
• Nessuna inclusione nelle chiamate : Abby Connect non ti consente di ascoltare le chiamate dal vivo tra l'agente del servizio di segreteria telefonica e il cliente.

Un servizio di segreteria telefonica è diverso da un call center?

L'obiettivo principale di un servizio di risposta telefonica è fornire un tocco umano ai clienti telefonici, incluso indirizzare le chiamate e ricevere messaggi. I call center, d'altra parte, possono offrire ulteriore assistenza clienti.

In generale, i call center gestiscono esigenze di assistenza clienti più complesse, come l'elaborazione degli ordini, il supporto tecnico e la risoluzione dei reclami. Possono anche utilizzare strumenti e software avanzati per gestire le interazioni con i clienti tramite telefono, e-mail e live chat.

Ecco alcune altre differenze tra un servizio di segreteria telefonica e un call center:

• Script : i call center spesso si affidano a script complessi che possono far sembrare i loro rappresentanti del servizio clienti scriptati, mentre i servizi di risposta telefonica utilizzano script semplici per garantire conversazioni dal suono naturale con i clienti.
• Durata della chiamata : i call center si concentrano sulla gestione di chiamate complesse che richiedono molta attenzione con chiamate di lunga durata. I servizi di risposta telefonica danno la priorità alla gestione di un volume elevato di chiamate più brevi della durata di uno o due minuti.
• Instradamento delle chiamate : i servizi di segreteria telefonica instradano le chiamate alla persona appropriata per gestire la richiesta. Al contrario, i call center rispondono alle chiamate rispondendo a tutte le domande dei clienti e gestendo autonomamente le richieste.

Come funzionano i servizi di risposta telefonica?

I servizi di risposta telefonica funzionano fornendo un individuo o un team di operatori qualificati che rispondono alle chiamate al posto della tua azienda.

Ecco come funziona in genere il processo:

1. Inoltro di linee telefoniche : inoltri le tue linee telefoniche al numero di telefono del servizio di segreteria telefonica.
2. Rispondi alle chiamate : quando arriva una chiamata, l'operatore risponde utilizzando il tuo nome o quello della tua azienda e segue una serie di istruzioni da te fornite.
3. Chiamate schermate : l'operatore filtra la chiamata per determinarne l'importanza e si assicura che sia indirizzata alla persona giusta.
4. Trasferisci chiamate : se la chiamata è urgente o richiede attenzione immediata, l'operatore trasferisce la chiamata alla persona o al reparto appropriato all'interno dell'azienda.
5. Follow-up : il servizio di risposta telefonica segue i chiamanti per garantire che le loro esigenze siano soddisfatte e che le loro domande ricevano risposta.

Diciamo che gestisci un negozio online che vende gioielli fatti a mano. Sei un'operazione individuale, quindi sei responsabile di tutto, dalla creazione dei gioielli all'imballaggio e alla spedizione degli ordini. Sei anche colui che risponde alle domande dei clienti, comprese le telefonate.

Ti accorgi che rispondere alle telefonate occupa molto tempo e ti distrae da altri compiti importanti. Ti preoccupi anche delle chiamate perse quando sei occupato o fai una pausa.

È qui che può essere d'aiuto un servizio di segreteria telefonica. Ti consente di concentrarti sul tuo lavoro senza preoccuparti di perdere chiamate importanti o di essere interrotto da quelle non urgenti.

Gli operatori del servizio di risposta accettano messaggi, inoltrano richieste urgenti via e-mail o SMS e forniscono informazioni commerciali di base, come orari di apertura e politiche di restituzione.

Questo non solo ti fa risparmiare tempo, ma ti aiuta anche a mantenere un'immagine professionale per la tua attività.

Come puoi vedere, un servizio di segreteria telefonica fornisce un modo efficiente per gestire le chiamate in arrivo evitando i costi del servizio clienti che derivano dall'assunzione di personale aggiuntivo o dall'investimento in costosi sistemi telefonici.

Motivi per l'utilizzo di un servizio di segreteria telefonica

Un servizio di risposta telefonica può fornire una gestione delle chiamate coerente e professionale, risparmiare tempo e denaro e migliorare l'esperienza del cliente al di fuori dell'orario lavorativo.

Ecco alcuni motivi per cui potresti prendere in considerazione l'utilizzo di un servizio di segreteria telefonica:

Ogni chiamata riceve risposta

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di un servizio di segreteria telefonica è che tutte le chiamate ricevono risposta , indipendentemente dall'ora o dal volume delle chiamate.

Questo aiuta a costruire lealtà e fiducia con i clienti che apprezzano la comodità di poter parlare con un operatore dal vivo in qualsiasi momento.

I loro servizi sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il che è l'ideale per le aziende con una clientela internazionale, poiché i clienti possono chiamare da diversi fusi orari.

Inoltre, avere una persona dal vivo disponibile per gestire le chiamate in arrivo può anche aiutare a prevenire opportunità di vendita mancate, poiché i clienti che non riescono a raggiungere il tuo negozio possono invece contattare un concorrente.

Risparmia tempo e denaro

Quando esternalizzi la risposta alle chiamate a un team dedicato, puoi liberare il tuo personale affinché si concentri su altre attività essenziali, come l'evasione degli ordini e il marketing.

Ciò è particolarmente utile per le piccole imprese di e-commerce con risorse limitate.

Alcuni servizi addebitano una tariffa mensile fissa, mentre altri addebitano costi per chiamata o minuto, quindi puoi scegliere un piano che si adatti al tuo budget e ai tuoi requisiti di utilizzo.

Ti aiuta a scalare la tua attività

L'esternalizzazione della risposta alle chiamate a un servizio di segreteria telefonica può aiutarti a ridimensionare il tuo negozio online mentre ti concentri sulla crescita del business.

Secondo uno studio di Usabilla, la maggior parte dei clienti preferisce avere un vero essere umano che risponda alle chiamate invece di robot o assistenti automatici.

Indipendentemente dalla velocità con cui la tua attività cresce, puoi offrire un livello di servizio personalizzato che può aiutarti a fidelizzare e fidelizzare i clienti.

Errori da evitare quando si assume un servizio di segreteria telefonica

Quando assumi un servizio di segreteria telefonica, dovresti evitare errori comuni come assumere un servizio con poca o nessuna esperienza nel settore, orari di apertura limitati e mancanza di agenti bilingue.

Mancanza di esperienza nel settore dell'e-commerce

Un fornitore di servizi di segreteria telefonica potrebbe non essere in grado di offrire il livello di supporto di cui hai bisogno, portando a una scarsa esperienza del cliente.

Ad esempio, se un cliente chiama un negozio di moda online e l'operatore non ha familiarità con la terminologia del settore, il cliente potrebbe perdere fiducia nella tua attività.

Ciò potrebbe portarli ad annullare l'acquisto e portare invece la loro attività altrove.

Ecco perché è fondamentale selezionare un servizio di risposta telefonica con esperienza nel settore che comprenda le tue esigenze specifiche e possa fornire un'assistenza clienti di prim'ordine.

Mancanza di agenti bilingue

Assumere un servizio di segreteria telefonica senza agenti bilingue può essere un errore costoso se si dispone di una base di clienti diversificata.

Nel mercato globale odierno, è importante disporre di agenti in grado di parlare più di una lingua per soddisfare i clienti che preferiscono comunicare nella propria lingua madre. La mancanza di agenti bilingue può portare a problemi di comunicazione, frustrazione e affari persi.

Ad esempio, se vendi prodotti di bellezza a clienti in Canada, l'assunzione di soli agenti di lingua inglese può portare a mancate vendite da parte di clienti di lingua francese.

Allo stesso modo, i negozi online con sede negli Stati Uniti dovrebbero cercare fornitori competenti sia in inglese che in spagnolo.

Non avere aspettative realistiche

È importante avere aspettative realistiche su ciò che gli operatori del servizio di segreteria telefonica possono e non possono fare.

Alcuni imprenditori si aspettano che il servizio gestisca completamente tutte le richieste dei clienti, il che potrebbe non essere fattibile a seconda della complessità delle domande.

Dovresti comunicare le tue aspettative con il fornitore di servizi e lavorare insieme per sviluppare un piano che soddisfi le tue esigenze.

Ad esempio, potresti volere che il servizio gestisca richieste di base come i tempi di spedizione, ma per domande complesse o supporto tecnico, l'inoltro della chiamata a uno specialista della tua azienda potrebbe essere l'opzione migliore.

Pensieri finali

La scelta del giusto servizio di risposta telefonica può ridurre significativamente il carico di lavoro e migliorare la qualità del servizio clienti.

Esistono diversi servizi di risposta telefonica tra cui scegliere, ognuno con i propri punti di forza e di debolezza. Scegli un fornitore di servizi in grado di soddisfare le tue esigenze, sia che tu stia cercando supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, agenti bilingue o competenze specifiche del settore.

Con il giusto servizio di risposta telefonica dalla tua parte, puoi indirizzare la tua attenzione verso l'espansione della tua attività assicurandoti che i tuoi clienti siano ben curati.