Servizi di immissione dati di prodotti e-commerce in outsourcing: sfide e soluzioni

Nell'era digitale, l'eCommerce è diventato una parte essenziale di molte aziende, consentendo loro di raggiungere un pubblico più ampio e aumentare le vendite. Tuttavia, la gestione dell'immissione dei dati di prodotto per l'e-commerce può richiedere molto tempo e essere noiosa. Questo è il motivo per cui molte aziende esternalizzano questo compito a fornitori di terze parti. Sebbene l'esternalizzazione dei servizi di immissione dei dati dei prodotti e-commerce possa portare molti vantaggi, come il risparmio sui costi e una maggiore efficienza, può anche porre diverse sfide.

In questo articolo, esploreremo alcune delle sfide comuni che le aziende devono affrontare quando esternalizzano i servizi di immissione dati dei prodotti e-commerce e forniremo soluzioni per superarle.

1. Trovare un venditore affidabile

Il processo di outsourcing diventa facile quando assumi un servizio che vale il tuo tempo e denaro. Sfortunatamente, come venditore, potresti finire per scegliere l'azienda sbagliata a causa della mancanza di informazioni adeguate. Ciò può essere particolarmente impegnativo quando si ha a che fare con nuovi fornitori, poiché il venditore potrebbe non avere alcuna esperienza o conoscenza precedente delle pratiche commerciali del fornitore.

Ciò include le loro pratiche commerciali, la reputazione e la stabilità finanziaria, rendendo difficile valutare la loro affidabilità. Il venditore potrebbe non essere a conoscenza del track record del venditore o della qualità dei suoi prodotti o servizi, il che può aumentare il rischio di fare affari con loro.

Soluzione: eseguire ricerche approfondite

Prima di esternalizzare a qualsiasi fornitore di servizi, è necessario eseguire ricerche e valutazioni di fattori quali il track record dell'azienda, la sua reputazione sul mercato, il numero e la dimensione dei progetti completati, la disponibilità di tecnologia all'avanguardia, ecc. rispondi a tutte le tue domande sulla validità dell'azienda come partner per il tuo business. Inoltre, se hai ancora difficoltà a prendere decisioni, puoi sempre chiedere referenze ad altre società rinomate sul mercato.

2. Problemi di sicurezza e privacy

L'esternalizzazione delle operazioni aziendali comporta l'accesso alle risorse aziendali, comprese le informazioni sensibili e la proprietà intellettuale. Ad esempio, se sei un venditore multicanale registrato con Amazon, Shopify ed eBay, devi fornire le credenziali dell'ID venditore alla società di outsourcing per elencare il tuo prodotto.

Questo tipo di informazioni sensibili deve essere protetto ad ogni costo. Inoltre, ci sono maggiori possibilità di violazione dei dati se i sistemi dell'azienda di outsourcing non sono ben protetti con le misure necessarie.

Soluzione: seguire i protocolli di sicurezza adeguati

Un venditore dovrebbe firmare un NDA (accordo di non divulgazione) con il partner di outsourcing per proteggere i propri dati da perdite o abusi. Inoltre, i venditori possono utilizzare la tecnologia blockchain per migliorare la sicurezza e la privacy dei dati. La tecnologia blockchain fornisce una registrazione decentralizzata e a prova di manomissione di tutte le transazioni di dati, rendendo difficile per gli utenti non autorizzati l'accesso o la modifica di informazioni sensibili. Questa tecnologia può anche consentire la condivisione sicura e peer-to-peer dei dati tra il venditore e il partner, riducendo la necessità di intermediari e aumentando l'efficienza e la sicurezza del processo di outsourcing.

3. Differenze linguistiche e culturali

Quando un'azienda esternalizza il proprio lavoro, ci sono possibilità che non trovi un'azienda nella sua località. E se scegli di esternalizzare in un paese straniero, dovrai fare i conti con differenze culturali e linguistiche che possono creare barriere comunicative. Ad esempio, sarà difficile comunicare informazioni tecniche in modo accurato al tuo partner che potrebbe non parlare correntemente l'inglese, il che può causare errori e ritardi. Le differenze culturali possono anche influenzare la qualità del lavoro, poiché culture diverse hanno standard e etica del lavoro diversi.

Soluzione: standardizza il tuo processo di comunicazione

Per affrontare una situazione del genere, devi assicurarti di avere accesso a dipendenti/personale interno che parli la stessa lingua del paese di outsourcing, oppure puoi anche scegliere una lingua comune come l'inglese per colmare il divario comunicativo. Il venditore può persino assumere un traduttore professionista con esperienza nei settori e nelle culture delle parti. Inoltre, puoi concordare i canali di comunicazione che funzionano meglio per entrambe le parti, come e-mail, telefono o videoconferenza. Assicurati che entrambe le parti comprendano le aspettative relative ai tempi di risposta e alla frequenza delle comunicazioni.

4. Problemi di controllo del progetto

Quando si esternalizza un progetto o un reparto, può essere difficile esercitare lo stesso livello di controllo che si avrebbe su un team interno. Questa mancanza di controllo può portare a problemi di qualità, poiché alcuni fornitori di outsourcing potrebbero dare priorità alla redditività rispetto alla qualità, il che può avere un impatto negativo sulla qualità del servizio. Inoltre, la mancanza di controllo può anche rendere più difficile l'implementazione di modifiche ai prodotti e ai servizi della tua azienda con il tuo team in outsourcing. Ciò può ridurre la flessibilità e la produttività della tua azienda, poiché potrebbe essere necessario navigare attraverso una serie di canali di comunicazione e approvazioni prima di poter apportare modifiche.

Soluzione: cerca un fornitore di servizi esperto

Per affrontare questo problema, è necessario trovare un'azienda con anni di esperienza nello stesso campo della tua esigenza/esigenza. Queste aziende hanno la particolare conoscenza e mentalità su come collaborare con un cliente che sta appena iniziando con attività di outsourcing. Senza dubbio vi terranno aggiornati sullo stato di avanzamento del processo. Questo ti darà l'impressione di avere un'influenza significativa sul progetto.

Inoltre, puoi anche utilizzare elenchi online, riferimenti da contatti del settore e associazioni professionali per trovare un fornitore di servizi di outsourcing affidabile. È inoltre importante condurre controlli dei precedenti e due diligence sui potenziali fornitori, inclusa la revisione dei loro contratti e accordi sul livello di servizio, per garantire che soddisfino gli standard e le aspettative richiesti.

5. Addebiti imprevisti e nascosti

Addebiti imprevisti e nascosti significano addebiti per servizi o funzionalità aggiuntivi che non sono stati originariamente discussi o menzionati nel documento. Ciò accade a causa della mancanza di trasparenza, che porta a difficoltà nel budget e nella pianificazione delle spese. I fornitori possono utilizzare diverse strutture di pagamento, come tariffe orarie, tariffe fisse o pagamenti cardine, che possono aumentare la confusione quando si confrontano i prezzi e il budget per il servizio. Le commissioni di conversione valutaria possono aumentare anche in caso di outsourcing a un fornitore in un paese diverso.

Soluzione: mantieni aspettative scritte tra te e il fornitore

Per superare queste sfide, è importante stabilire aspettative chiare con il fornitore e disporre di un accordo scritto che delinei tutti i servizi ei costi coinvolti. Inoltre, è importante condurre una due diligence e ricercare a fondo i potenziali fornitori per assicurarsi che abbiano la reputazione di essere trasparenti e onesti riguardo alle loro strutture tariffarie. Seguendo questi passaggi, gli acquirenti possono evitare costi imprevisti e nascosti e assicurarsi di ottenere il servizio di cui hanno bisogno a un prezzo equo.

6. Differenze nei fusi orari

Quando lavori con una società di outsourcing, una delle principali sfide che potresti incontrare sono le differenze di fuso orario. Ciò può creare diverse difficoltà, come coordinare orari e incontri tra le due parti. Ciò può comportare ritardi e mancate opportunità di collaborazione. Inoltre, anche la comunicazione diventa più difficile a causa della limitata finestra di sovrapposizione dell'orario di lavoro. Ciò può comportare tempi di risposta più lenti e può rendere più difficile la risoluzione tempestiva dei problemi.

Soluzione: concordare un programma di comunicazione

Per superare queste sfide, è importante stabilire canali di comunicazione chiari, stabilire aspettative sui tempi di risposta e di risposta e pianificare riunioni e chiamate in anticipo per garantire la partecipazione di tutte le parti. Puoi scegliere un orario comune per le feste e utilizzare diversi strumenti di videoconferenza per comunicare. Ad esempio, strumenti di collaborazione come Slack o Microsoft Teams possono facilitare la comunicazione in tempo reale e garantire che tutti siano sulla stessa pagina.

7. Scarso trasferimento di conoscenze

Uno scarso trasferimento di conoscenze può portare a una serie di problemi per entrambe le parti, tra cui documentazione incompleta e aspettative mancate. Dal punto di vista del cliente, uno scarso trasferimento di conoscenze può essere frustrante e richiedere molto tempo. Se il fornitore (voi) non conserva una documentazione chiara e dettagliata, può essere difficile comprendere le caratteristiche e gli script del progetto dopo la fine del rapporto. D'altra parte, dal punto di vista del venditore (il tuo), ereditare un progetto in corso senza una trasparente procedura di trasferimento delle conoscenze può essere opprimente e può comportare il mancato rispetto delle aspettative del cliente.

Soluzione: creare un piano di documentazione chiaro ed esteso

Per superare queste sfide, è necessario fornire informazioni dettagliate sulle funzionalità, la tecnologia e la logica del codice del progetto. Questa documentazione dovrebbe essere sufficientemente dettagliata in modo che il fornitore di outsourcing possa facilmente comprendere i requisiti e le specifiche del progetto. Nel caso in cui la documentazione non sia sufficiente, organizza chiamate o incontri con la società di outsourcing, gli esperti di Data Entry o il loro manager per discutere le insidie ​​nascoste e rispondere a tutte le domande. Ciò contribuirà a prevenire malintesi e aspettative mancate, che alla fine si tradurranno in un progetto di outsourcing di successo.

Conclusione

Ogni organizzazione deve affrontare diversi tipi di sfide quando assume e lavora con una società di outsourcing. Ciò che conta è come affronti i problemi. C'è sempre una soluzione semplice a un problema del genere: la comunicazione .

Una comunicazione chiara e aperta può aiutare a colmare eventuali lacune che possono esistere tra le due parti e facilitare la collaborazione per trovare soluzioni alle sfide. Mantenendo comunicazioni e aggiornamenti regolari, entrambe le parti possono rimanere informate sui progressi, identificare tempestivamente potenziali problemi e lavorare insieme per risolverli.

Inoltre, la comunicazione può aiutare a stabilire aspettative, obiettivi e standard di qualità chiari fin dall'inizio, assicurando che entrambe le parti siano sulla stessa pagina e allineate verso il raggiungimento di obiettivi comuni.

Sebbene possano sorgere diversi tipi di sfide quando si opta per un servizio di immissione di prodotti e-commerce, la chiave è affrontarli in modo proattivo con una mentalità orientata alla soluzione, sfruttando la comunicazione chiara e aperta come strumento per favorire la collaborazione e costruire rapporti di lavoro più solidi.