Che cos'è il Master Data Management e perché è importante?

Ogni azienda vive di dati. Ma cosa succede se quei dati differiscono tra i tuoi sistemi interni?

La capacità di sfruttare in modo efficace i dati dei clienti, inclusi nomi, indirizzi, e-mail e numeri di account, è fondamentale per creare un'esperienza cliente ideale. Ma quando le informazioni vengono incanalate nella tua azienda da una varietà di fonti, è inevitabile che i tuoi dati alla fine diventino obsoleti e inizino a variare tra i tuoi set di dati.

I dati non controllati, duplicati e errati aggiungono attrito alla tua esperienza del cliente e rendono più difficile per i tuoi rappresentanti di vendita coinvolgere efficacemente i tuoi clienti. Ciò danneggia la reputazione del tuo marchio e fa sì che i tuoi clienti si rivolgano ai tuoi concorrenti per un'esperienza più fluida e personalizzata.

Il modo migliore per infondere fiducia nei tuoi dati, indipendentemente da quale o quante soluzioni di dati utilizzi, è implementare una strategia di gestione dei dati master (MDM). Spieghiamo cos'è la gestione dei dati master, suggerimenti per avviare e mantenere una strategia MDM efficace e come trovare la migliore soluzione MDM per il tuo team.

Cos'è la gestione dei dati master (MDM)?

La gestione dei dati master è un processo che mira a unificare i dati su diversi sistemi.

I tuoi dati saranno diversi tra i sistemi in base all'esigenza specifica di ciascun punto dati, al modo in cui i dati sono stati raccolti e se il tuo team ha dato priorità alla manutenzione e alla qualità dei dati . Seguire le best practice MDM aiuterà il tuo team a migliorare la qualità dei dati, semplificare la condivisione dei dati e garantire che tutti i tuoi team e sistemi funzionino con dati attendibili.

L'MDM prevede generalmente due processi che puoi affrontare separatamente o contemporaneamente:

MDM analitico

L'obiettivo della gestione analitica dei dati master è fornire dati coerenti per i data warehouse e i sistemi di analisi da archiviare o digerire. In fondo, questo migliorerà il processo decisionale della tua azienda.

MDM operativo

L'obiettivo della gestione operativa dei dati master è garantire che i dati nei sistemi aziendali principali siano coerenti, anche in finanza, acquisti, buste paga, vendite, marketing o altri strumenti dipartimentali. L'MDM operativo inizia dove i dati vengono creati per la prima volta, come il tuo CRM o ERP, e collega queste fonti di dati master ad altri sistemi all'interno della tua organizzazione.

Quali dati dovresti gestire come dati anagrafici?

Il modo in cui definisci i dati anagrafici, chiamati anche "record d'oro" o "singola fonte di verità", dipenderà dal tuo settore, dal tipo di attività e dagli obiettivi. I rivenditori e le società di e-commerce, ad esempio, in genere visualizzano i nomi dei clienti, gli indirizzi e i dettagli dell'account come dati anagrafici, nonché codici coupon e prezzi o dettagli dei prodotti. Una banca, d'altra parte, in genere darà la priorità ai numeri di conto, ai nomi dei clienti e ai prodotti finanziari come dati anagrafici.

La chiave con MDM è innanzitutto comprendere tutti i diversi tipi di dati raccolti e archiviati e in che modo tali dati informano i processi aziendali. Inizia identificando i dati più importanti per la tua organizzazione e personalizzando la tua strategia MDM per proteggere tali dati.

Perché la qualità dei dati è così fondamentale per padroneggiare la gestione dei dati?

L'obiettivo della gestione dei dati master è mantenere dati coerenti in tutti i sistemi. Se non puoi fidarti dei tuoi dati, potresti raggiungere i clienti in modi inefficaci o errati che alla fine danneggiano i tuoi rapporti con loro.

La qualità dei dati è una pietra miliare della gestione dei dati anagrafici. I tuoi rappresentanti devono capire da dove provengono i dati nel tuo sistema, i modi in cui potrebbero decadere in termini di qualità e come aggiornarli. Se non si riesce a preservare la qualità dei dati master, tutti i processi ei sistemi a valle si baseranno su dati errati, portando a risultati aziendali indesiderati.

Suggerimenti per mantenere una strategia MDM efficace

È più facile implementare una strategia MDM di quanto si possa pensare, ma richiederà uno sforzo a livello aziendale per preservare la qualità dei dati. Dai il via alla tua strategia MDM seguendo questi suggerimenti:

Allinea le parti interessate dei dati

Una strategia MDM efficace richiede di allineare le parti interessate ai dati in tutti i reparti, inclusi tutti i responsabili delle decisioni o i dirigenti che lavorano nei sistemi di dati, per concordare come strutturare i dati master e le politiche per aggiornarli. Designa uno o due compagni di squadra per guidare i tuoi sforzi MDM iniziali. Da lì, possono coordinarsi con altre parti interessate dei dati per definire la tua strategia.

Centralizza i dati

Comprensibilmente, i tuoi dati verranno archiviati e utilizzati su più sistemi. Ma è importante centralizzare i dati ove possibile e consolidare eventuali sistemi o strumenti ridondanti. È molto più facile gestire i tuoi dati se sono archiviati in meno posizioni. Inoltre, praticare MDM in un ambito più ristretto preparerà il tuo team a eventuali nuovi strumenti o sistemi che potrebbero essere aggiunti in seguito.

Mentre intraprendi il tuo viaggio MDM, documenta ogni sistema e strumento che memorizza o utilizza i tuoi dati. Usa quell'elenco per identificare possibili aree in cui puoi ridurre (senza sacrificare la qualità del servizio).

Rafforzare la qualità dei dati

Come discusso in precedenza, la qualità dei dati è fondamentale per padroneggiare la gestione dei dati. La regolare pulizia dei dati è un modo efficace per preservare la qualità dei dati e continuare a perfezionare la strategia MDM. Pulisci i dati esistenti prima di identificare i dati master e forma regolarmente il tuo team sui modi per migliorare la qualità dei dati.

Implementa un livello di metadati comune

Un livello di metadati comune semplificherà notevolmente la condivisione o l'integrazione delle informazioni nei sistemi di analisi e gestione aziendale. La maggior parte dei software di gestione dei dati master (di seguito condividiamo suggerimenti per trovare quello giusto per le tue esigenze) semplificherà l'implementazione di questo livello di metadati.

Focus sulla sicurezza informatica

I tuoi dati anagrafici includeranno dettagli sensibili del cliente e informazioni riservate che devi proteggere. Assicurati di aver implementato misure di sicurezza dei dati per proteggere i dati dal rischio di attacchi informatici. Se non hai un esperto di sicurezza informatica nel tuo team, ti consigliamo di consultare un professionista per comprendere i potenziali rischi per la sicurezza durante la gestione dei dati anagrafici e le migliori pratiche per proteggerli.

Democratizza l'accesso ai dati

Vuoi che tutti i membri del tuo team sappiano quando e come devono gestire i dati dei clienti. Fornisci risorse di formazione e supporto come guide pratiche e video passo-passo che guidano i dipendenti attraverso le best practice e i processi MDM. I suggerimenti potrebbero includere come rivedere e aggiornare i dati dei clienti, segni che i dati potrebbero essere di bassa qualità e come utilizzare i dati per semplificare il loro lavoro.

Aspetti da considerare quando si sceglie la giusta soluzione MDM

Può sembrare opprimente implementare una strategia MDM. Ma non preoccuparti: esistono software e strumenti di gestione dei dati che possono rendere l'intero processo incredibilmente semplice e intuitivo.

Come con ogni strumento aziendale, trovare la migliore soluzione di gestione dei dati master per il tuo team dipenderà dalle tue esigenze specifiche. Quanti sistemi di dati utilizza la tua azienda? Quanto è maturo il tuo team nella strategia dei dati? Qual è il tuo obiettivo per l'implementazione di una soluzione MDM?

Come minimo, ti consigliamo di esplorare queste funzionalità MDM chiave quando valuti le tue opzioni:

Integrazione avanzata con i servizi

Probabilmente una delle considerazioni più importanti quando si seleziona uno strumento di gestione dei dati master è con quali sistemi o servizi è necessario integrare lo strumento MDM. La tua soluzione MDM ideale dovrebbe connettersi con tutti i tuoi sistemi aziendali critici e altre soluzioni di manutenzione dei dati, che potrebbero includere uno strumento di pulizia dei dati.

Capacità di gestire vari domini su un'unica piattaforma tecnologica

Alcune soluzioni MDM sono create per soddisfare le esigenze di un singolo dominio, come la gestione dei dati dei clienti, dei dati dei prodotti o dei dati dei dipendenti. Le soluzioni avanzate, tuttavia, possono gestire più domini sulla stessa piattaforma tecnologica, eliminando la necessità di utilizzare più di una soluzione MDM e semplificando notevolmente l'esperienza per il tuo team. Determina quale approccio funziona meglio per la tua azienda.

Distribuzioni flessibili

È qui che le cose si fanno tecniche. Puoi ospitare la tua soluzione MDM on-premise, nel cloud o un ibrido di entrambi. Se preferisci una soluzione cloud, puoi scegliere tra Microsoft Azure, Amazon AWS e Google, tra gli altri. Chiedi al tuo potenziale fornitore di soluzioni MDM di spiegare i vantaggi delle loro opzioni di implementazione.

Provisioning e ridimensionamento dell'hosting cloud

A seconda del volume di dati e del potenziale budget, il cloud hosting può essere una soluzione più efficiente perché puoi facilmente aumentare o diminuire le dimensioni in base alle tue esigenze. Molti fornitori di servizi cloud offriranno anche funzionalità di sicurezza che proteggono ulteriormente i tuoi dati.

Potenzia il tuo CRM con dati affidabili

Il modo migliore per preservare la qualità dei dati e prendere decisioni aziendali più intelligenti è consentire a tutti gli utenti dei dati di comprendere come supportare la gestione dei dati master.

L'aumento iniziale dello scrubbing e del tagging dei tuoi dati potrebbe richiedere del tempo, ma è un investimento essenziale che darà al tuo team una solida base da cui partire.

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