Gestione del rapporto tra l'IT interno e un fornitore esterno

Molte aziende ritengono che la decisione tra mantenere internamente la fornitura di supporto IT o esternalizzarla a un fornitore esterno sia semplice. In questa situazione, la catena di comando, l'insieme dei valori fondamentali condivisi e la struttura dei rapporti sono gli stessi in tutto il team e rimangono cristallini.

Tuttavia, questo è raramente il caso quando si tratta di soluzioni IT. I team interni sono una prospettiva allettante, ma i loro costi possono essere astronomici; affidarsi a un team esterno potrebbe fornirti una maggiore ricchezza di esperienza, ma ti mancherà l'approccio 'pratico' che solo un team fisicamente collocato nei tuoi uffici può fornire.

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Le aziende stanno prendendo sempre più la decisione di bilanciare queste due opzioni, sperando nel meglio dei due mondi, ma non è sempre così semplice. Se desideri che i tuoi due team abbiano un rapporto positivo che avvantaggi la tua azienda, dovrai porti alcune domande importanti e capire cosa succede internamente e cosa dovrebbe essere esternalizzato.

Le due squadre condividono lo stesso scopo?

È probabile che la tua azienda abbia un insieme fondamentale di valori e ideali che dettano il modo in cui gestisci la tua attività ogni giorno. Sebbene questo sia un ottimo modo per unificare la tua forza lavoro, a volte può sembrare che i team IT non stiano lavorando all'interno di questi obiettivi, ma perché?

In sostanza, si riduce al ruolo che svolgono all'interno della tua azienda. Ovviamente i tuoi addetti al marketing, agli account e alle vendite non sarebbero in grado di svolgere il proprio lavoro senza i sistemi IT attivi e funzionanti, ma ciò può creare una spaccatura tra loro e il resto del team. Sono solo servitori che lavorano per quelli che fanno il lavoro 'corretto'? O stanno portando avanti l'attività a pieno titolo?

Il tuo team IT dovrebbe essere considerato dalla tua azienda tanto prezioso quanto qualsiasi altra area della tua forza lavoro; pertanto, anche il tuo personale e il fornitore esterno dovrebbero rientrare in questo modello di pensiero. Sebbene tu possa vedere in gran parte il tuo supporto IT quando qualcosa non funziona correttamente, è comunque importante creare un'atmosfera di unione in cui lavori tutti per un obiettivo comune.

Avere questo atteggiamento può significare che coinvolgi il tuo fornitore esterno in situazioni per le quali non è del tutto rilevante, ma se questo assicura che siano trattati come membri preziosi della tua comunità, allora puoi evitare qualsiasi futura confusione sulla direzione e sulle priorità della tua attività.

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Chi prende le decisioni per il tuo business?

Tuttavia, mentre è importante far sentire tutti come se fossero parte di una squadra, è altrettanto importante assicurarsi che siano governati da una leadership forte ed efficace. Quando si introducono fornitori esterni, queste righe di comando possono diventare un po' confuse, quindi è necessario chiarire le cose e assicurarsi di non incorrere in problemi basati sulla confusione.

Quando viene presa una decisione basata sull'IT, dovresti assicurarti che l'intero team sappia chi ha preso quella decisione, nonché perché è stata presa e chi indirizzerà altre richieste da quel momento in poi. È positivo avere iniziativa, ma non vuoi interrompere l'attività più ampia facendo in modo che le persone prendano decisioni che non sono in linea con obiettivi più ampi ea lungo termine.

Come appare la tua struttura di segnalazione?

Se lavori con un fornitore di supporto IT esterno, dovrai assicurarti che utilizzi una struttura di reporting simile a quella con cui lavora il tuo team interno. L'IT funziona al meglio quando tutto si muove insieme come un tutt'uno: pensalo come l'intera rete, piuttosto che solo i singoli dispositivi.

Per unificare i tuoi team, crea una struttura di reporting e assicurati che entrambi i team accettino di rispettarla: questo riduce la possibilità di lacune ed errori, nonché opportunità perse.

È chiaro chi si sta occupando di ciascun compito?

Attraverso strumenti di gestione dei progetti basati su cloud, può essere semplice assegnare compiti particolari a determinati utenti. Tuttavia, se lavori con un team esterno che non rientra nella tua normale struttura di gestione, potresti vedere che iniziano a sorgere alcuni problemi.

Per evitare ciò, dovresti assicurarti che ogni singolo compito richiesto o il tuo team interno o esterno sia assegnato in modo coerente allo stesso modo, anche se il fornitore esterno finisce per raddoppiarlo con i propri metodi. In questo modo, puoi dare una rapida occhiata ai tuoi piani e sapere esattamente chi si occuperà del tuo compito, e più specificamente se sarà esternalizzato o svolto internamente.

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La comunicazione è chiara?

Questa domanda non è troppo "tecnica" ed è una componente chiave del successo di qualsiasi azienda: assicurati che i tuoi due team comunichino in modo chiaro, coerente ed efficace.

Potrebbe sembrare ovvio, ma è facile che la comunicazione sfugga nel tempo, soprattutto se il lavoro si sta accumulando o la tua attività sta attraversando un periodo particolarmente impegnativo. Se tutti vanno avanti con i compiti assegnati, allora una comunicazione regolare potrebbe non sembrare necessaria, ma vale sempre la pena assicurarsi che tutti sappiano dove si trovano e come stanno andando gli altri con il loro lavoro.

Puoi aiutare la comunicazione impostando strumenti di collaborazione come Slack charts o Basecamp fires per avere un'area in cui il personale possa semplicemente chattare!

I vostri team si capiscono?

Potresti presumere di avere una conoscenza approfondita dei ruoli delle persone nei tuoi team e di cosa potrebbero fare quotidianamente, ma se non rimani aggiornato, potresti dover affrontare un po' di risentimento o tensione tra i due lati del tuo sostegno.

Stabilire chiaramente di cosa è responsabile ogni squadra all'inizio del processo di assunzione è fondamentale per aiutare ogni squadra a capire cosa fa l'altra su base giornaliera. Inoltre, non dovresti esitare a riunire le due squadre per affiancarsi a vicenda se vuoi stabilire una solida base o rafforzare ulteriormente la relazione. I sistemi IT possono variare enormemente da un'azienda all'altra e non c'è modo migliore per chiarire le complessità che far comprendere a ciascun team le responsabilità di routine dell'altro. Sebbene ciò non si traduca necessariamente in membri intercambiabili, significa che possono avere aspettative adeguate l'uno dall'altro e sapranno a chi rivolgersi per un supporto se hanno bisogno di ulteriore esperienza.