Come gestire gli elenchi di posta elettronica: best practice e strumenti migliori

Gli e-mail marketer devono affrontare una domanda fin troppo comune: dovremmo dedicare del tempo a rivedere e aggiornare le nostre liste di e-mail in modo proattivo o dovremmo invece concentrarci sulla sensibilizzazione e risolvere i problemi man mano che si presentano?

Ha senso che i team di vendita e marketing vogliano dare la priorità all'outreach, in quanto è un fattore chiave per la crescita della pipeline. Ma così facendo, rischi di danneggiare inavvertitamente la reputazione del tuo marchio inviando e-mail ai clienti da un elenco di e-mail difettoso.

In questo post, esploreremo gli ostacoli comuni della gestione delle mailing list, le migliori pratiche per aggiornare in modo efficiente i dettagli dei contatti e cosa cercare in uno strumento di gestione delle mailing list.

Che cos'è la gestione dell'elenco e-mail?

La gestione dell'elenco e-mail si riferisce ai molti modi in cui il tuo team raccoglie, aggiorna e utilizza le informazioni sugli abbonati. È un processo essenziale in quanto garantisce che il tuo team possa trarre il massimo valore dalla diffusione delle e-mail, costruire relazioni durature con i clienti e promuovere le vendite.

Sfide comuni della gestione delle mailing list

Anche i professionisti del marketing più esperti affrontano sfide con la gestione delle loro liste di posta elettronica. Pensaci: stai lavorando con un volume enorme di dati in continua evoluzione. E devi essere in grado di agire rapidamente per mettere a frutto quei dati.

Solo alcune delle sfide più comuni che i team devono affrontare con la gestione delle mailing list includono:

Crescita e conservazione dell'elenco

Ogni elenco di email marketing inizia con zero contatti. Può essere difficile far crescere la tua lista di e-mail e molti esperti di marketing si scoraggiano se la loro lista cresce più lentamente di quanto sperassero. Per non parlare del fatto che alcuni dei tuoi abbonati annulleranno l'iscrizione nel tempo e il tuo elenco decadrà naturalmente man mano che i tuoi contatti cambiano lavoro o informazioni di contatto. Spesso ti sembra di fare un passo avanti e due indietro.

La chiave è dare la priorità alla qualità della tua mailing list, non alla quantità. È molto più prezioso per te avere un elenco di contatti più piccolo con clienti altamente coinvolti piuttosto che inondare i tuoi elenchi di e-mail con un pubblico irrilevante o disinteressato.

Resisti alla tentazione di acquistare qualsiasi elenco di contatti e-mail: sono spesso pieni di trappole per lo spam e non sono la soluzione facile che alcuni team pensano di essere.

Recapitabilità e-mail

Indipendentemente dal numero di contatti presenti nella tua mailing list, ci sono diversi motivi per cui potresti non essere in grado di raggiungere alcuni di questi iscritti.

Le e-mail possono essere indirizzate alle cartelle spam o generare un hard o soft bounce, il che significa che il messaggio non è stato recapitato. È fondamentale che i team affrontino queste e-mail respinte e ne monitorino la capacità di consegna delle e-mail , ovvero la loro capacità di raggiungere la posta in arrivo anziché la cartella spam.

Metti in pausa la sensibilizzazione se c'è un calo improvviso nella tua consegna fino a quando non riesci a identificare il problema. Hai implementato i giusti protocolli di autenticazione e-mail ? Ti contatti troppo spesso? Le e-mail dei tuoi clienti sono obsolete? Se continui a inviare e-mail nonostante la bassa deliverability, stai sprecando il tempo del tuo team e potenzialmente distruggendo la tua reputazione di mittente.

Personalizzazione

Raccogliere e archiviare i dettagli dell'abbonato e-mail è una cosa, ma utilizzare efficacemente tali informazioni per personalizzare e arricchire la propria esperienza è la chiave per avere successo con l'e-mail marketing.

Le informazioni che memorizzi nella tua lista e-mail dovrebbero essere fruibili e avere un chiaro vantaggio per il cliente, come l'utilizzo di nomi e titoli dei clienti per indirizzarli nell'e-mail e utilizzare la loro posizione per evidenziare le offerte del negozio locale. Decidere quali informazioni archiviare e come garantire che le informazioni vengano utilizzate nel modo giusto è una sfida continua per la gestione delle liste di posta elettronica.

Silos di dati

In aggiunta alla sfida della personalizzazione di cui abbiamo discusso in precedenza, i dati dei tuoi clienti sono probabilmente distribuiti su alcuni sistemi diversi nella tua organizzazione. Vari team utilizzano i tuoi dati per esigenze specifiche e spesso c'è una disconnessione all'interno dell'organizzazione.

I silos di dati rappresentano una sfida importante per i team di marketing, perché potrebbero non avere piena visibilità dei dettagli dei singoli abbonati nel proprio strumento di email marketing. Il marketing, le vendite e tutti i team a contatto con i clienti devono allinearsi su come i dati vengono raccolti e dove vengono archiviati per garantire che tu possa ottenere una singola occhiata ai dati dei tuoi clienti.

Come può aiutarti uno strumento di gestione della posta elettronica?

Anche se i tuoi rappresentanti dovranno sempre eseguire una manutenzione manuale delle tue liste di posta elettronica, esistono strumenti di gestione della posta elettronica che affrontano le sfide di cui abbiamo discusso in precedenza e consentono ai tuoi rappresentanti di utilizzare i dati dei tuoi clienti al massimo delle loro potenzialità.

Perché i team dovrebbero adottare uno strumento di gestione della posta elettronica? Alcuni vantaggi includono:

Verifica email

Molti strumenti di posta elettronica avanzati possono verificare le e-mail dei clienti e garantire che l'indirizzo sia corretto prima di premere Invia. Gli strumenti di gestione della posta elettronica possono rilevare errori di battitura, domini di posta elettronica errati e una manciata di altri problemi che potrebbero causare un duro rimbalzo dal tuo raggio d'azione.

Elenco potatura

La verifica dei dettagli del cliente e l'aggiornamento dell'elenco di sensibilizzazione diventa troppo difficile da gestire man mano che l'elenco cresce fino a centinaia e migliaia di contatti.

Uno strumento di gestione della posta elettronica riduce significativamente il lavoro pesante dell'igiene degli elenchi, aiutandoti ad aggiornare i dettagli dei clienti, rimuovere gli indirizzi obsoleti e segmentare i tuoi elenchi in modo molto più rapido e accurato di quanto qualsiasi essere umano potrebbe fare da solo.

Rispetto della privacy

Le leggi e gli standard sulla privacy dei clienti cambiano costantemente il modo in cui i professionisti del marketing possono acquisire e utilizzare i dati dei clienti. Un esempio ovvio è Mail Privacy Protection di Apple, che è stato rilasciato a settembre 2021. (Sai ​​come gestire l'igiene della tua lista per un mondo post-MPP?) Gli strumenti di gestione della posta elettronica ti aiutano a stare al passo con le ultime normative sulla privacy e a proteggere il tuo marchio da potenziali problemi legali.

Segnalazione dati in tempo reale

Trasformare i tuoi dati di sensibilizzazione in informazioni fruibili potrebbe richiedere a un membro del tuo team giorni o settimane. Con il giusto strumento di gestione della posta elettronica, puoi accedere ai report in pochi secondi per misurare e comprendere meglio il successo del tuo marketing via e-mail, lo stato di salute della tua lista e-mail e i modi in cui puoi migliorare.

Sblocca una maggiore produttività

Ogni vantaggio che abbiamo condiviso sopra si traduce in un risparmio di tempo per il tuo team. I migliori strumenti di gestione della posta elettronica si adatteranno perfettamente al flusso di lavoro quotidiano del tuo team e si integreranno con tutti gli strumenti che utilizzi per gestire i dati dei clienti. Verificando le e-mail, eliminando automaticamente gli elenchi e fornendo report di dati accurati, uno strumento di gestione delle e-mail può semplificare notevolmente il lavoro del tuo team e migliorare i risultati.

Best practice essenziali per la gestione degli elenchi di email marketing

Indipendentemente dallo strumento che stai utilizzando per aiutarti con il tuo marketing via e-mail, ci sono diverse best practice su come gestire gli elenchi di e-mail che dovresti seguire:

Mantieni l'igiene dell'elenco di posta elettronica

Legato alla potatura dell'elenco che abbiamo spiegato sopra, l'igiene della tua lista e-mail determinerà il tuo successo con le tue vendite e il tuo raggio d'azione di marketing.

Le tue mailing list si deterioreranno in termini di qualità nel tempo per alcuni motivi:

• Gli abbonati cambiano gli indirizzi e-mail (in particolare quando cambiano lavoro)
• I tuoi rappresentanti digitano per sbaglio i dettagli del cliente
• I clienti vengono duplicati nel tuo sistema
• Alcuni abbonati si disimpegnano

Forma il tuo team sui vari modi in cui i dati dei clienti possono deteriorarsi e su come affrontare queste preoccupazioni. Puoi saperne di più su come pulire la tua mailing list in tre passaggi in questo post sull'igiene delle liste .

Consenti agli abbonati di scegliere la frequenza delle email

Dare ai tuoi abbonati il ​​controllo sulla frequenza con cui ti sentono e su quali argomenti contribuirà notevolmente a migliorare il successo del tuo email marketing. Consenti ai clienti di indicare la frequenza con cui desiderano ricevere le e-mail del tuo marchio, che siano giornaliere, settimanali o mensili.

Spiega i vari tipi di e-mail che potresti inviare, come nuovi consigli sui prodotti, avvisi di vendita o informazioni sui membri del programma fedeltà, e consenti loro di selezionare quali e-mail desiderano ricevere. Un centro di preferenza e-mail è il luogo perfetto per fornire queste opzioni.

Segmenta il tuo pubblico

Ogni persona nella tua lista di email marketing ha una storia unica con il tuo marchio ed esigenze diverse rispetto agli altri tuoi clienti.

Segmentare i tuoi elenchi di e-mail per pubblico, persona chiave dell'acquirente o fase del ciclo di vita è fondamentale per inviare e-mail pertinenti e mantenere coinvolti i tuoi abbonati. Se invii lo stesso messaggio a tutti i tuoi clienti, indipendentemente dalle loro esigenze, si renderanno conto che non ti importa di loro come individui e si sentiranno meno fedeli al tuo marchio. Un modo per migliorare la segmentazione del tuo pubblico è testare A/B le tue e-mail e vedere come i diversi personaggi reagiscono ai diversi elementi del messaggio.

Semplifica l'annullamento dell'iscrizione

Se non esiste un modo semplice per i tuoi abbonati di annullare l'iscrizione alla tua lista, contrassegneranno i tuoi messaggi come spam (e probabilmente formeranno una visione sfavorevole della tua azienda). Gli annullamenti dell'iscrizione non danneggiano la consegna complessiva della posta elettronica, ma i reclami per spam sì.

Abbiamo capito: vuoi mantenere il maggior numero di abbonati possibile e perderne uno sembra un passo indietro.

Ma devi rispettare i tuoi clienti e la loro libertà. Includi un collegamento inogniemail che invii che consenta alle persone di annullare l'iscrizione e includi una sezione facoltativa per spiegare loro perché hanno annullato l'iscrizione.

Ricorda: potrebbero preferire ricevere le tue comunicazioni in altri modi e questo arrivederci potrebbe essere solo un arrivederci a più tardi.

Fai crescere la tua lista in modo organico

Lo abbiamo già detto, ma vale la pena ripeterlo: non acquistare elenchi di posta elettronica. L'invio di contatti a un elenco di e-mail acquistato è un modo garantito per danneggiare la consegna delle e-mail e potenzialmente distruggere completamente la reputazione del mittente.

Fai crescere la tua lista di email marketing in modo organico. Chiedi ai clienti di iscriversi alle e-mail del tuo marchio nel punto vendita e attraverso i post sui social media. Ospita concorsi e lotterie che li incoraggiano a iscriversi alle tue e-mail.

La crescita organica è il modo migliore per acquisire abbonati che sono effettivamente rilevanti per il tuo marchio.

Ottimizza i moduli e i processi di opt-in

Mentre cerchi di far crescere organicamente il tuo elenco di email marketing, ti affiderai ai moduli di attivazione affinché le persone ti forniscano le loro informazioni di contatto.

Assicurati di chiedere solo le informazioni essenziali in questi moduli e conferma che ogni invio di modulo viene indirizzato in modo appropriato al tuo CRM o altra soluzione di archiviazione dei dati.

Abilita un test CAPTCHA su tutti i moduli per filtrare i bot che potrebbero fornirti dettagli dell'abbonato imprecisi o irrilevanti. Infine, implementa il double opt-in, in cui un abbonato confermerà la propria iscrizione tramite e-mail prima di essere ufficialmente aggiunto alla tua lista.

Cosa rende efficace un software di gestione delle mailing list?

Può essere facile gestire la tua mailing list quando ha meno di 100 contatti, ma qualsiasi cosa in più può diventare rapidamente troppo da gestire con mezzi interamente manuali.

Il software di gestione degli elenchi di posta elettronica può aiutarti a semplificare tutto ciò di cui abbiamo discusso in questo post e infondere un maggiore senso di fiducia nel successo del tuo programma. Quando valuti potenziali strumenti per elenchi di posta elettronica per il tuo team, ti consigliamo di esplorare queste caratteristiche e funzionalità chiave:

Integrazioni CRM

Uno strumento per elenchi di e-mail non ti fornirà alcun valore se non è in grado di connettersi ai dati dei tuoi clienti e agli strumenti che utilizzi per condurre il tuo raggio d'azione. Chiedi informazioni sulle integrazioni CRM disponibili con la tua potenziale soluzione: si collega a tutti gli strumenti e i sistemi utilizzati dal tuo team per archiviare e gestire i dati dei clienti?

Rapporti dettagliati

I migliori strumenti di email marketing includono potenti funzionalità di reportistica che ti danno uno sguardo a colpo d'occhio alle metriche chiave relative alla salute del tuo programma di posta elettronica. Esamina i rapporti forniti da ogni potenziale software di gestione degli elenchi di posta elettronica e chiedi come puoi ordinare, filtrare o personalizzare tali rapporti in base ai tuoi specifici obiettivi di email marketing.

Segmentazione corretta

La personalizzazione è una sfida comune dell'email marketing, ma lo strumento giusto può renderlo un gioco da ragazzi. La maggior parte delle soluzioni di elenchi di posta elettronica ti consente di segmentare il tuo pubblico e creare elenchi in base alle informazioni demografiche e al comportamento di acquisto. La segmentazione è incredibilmente difficile da gestire senza uno strumento: dovresti aggiornare manualmente i tuoi fogli di lavoro ogni volta che ottieni informazioni pertinenti sui tuoi singoli abbonati e c'è molto spazio per l'errore umano.

Cerca la profondità della segmentazione fornita da ogni potenziale strumento per aiutarti a capire quale ti darà il targeting granulare di cui hai bisogno.

Capacità di automazione

Uno dei principali vantaggi di qualsiasi strumento di marketing è la capacità di automazione che fornisce. In che modo il software della tua lista di posta elettronica può semplificare il lavoro dei tuoi rappresentanti e impedire loro di perdere tempo in attività amministrative ripetitive? Valuta quale tipo di automazione può fornire il tuo potenziale strumento di gestione degli elenchi e quantifica quanto tempo ciò potrebbe far risparmiare ai tuoi rappresentanti. Questi risparmi possono aiutarti a giustificare il costo potenziale della tua soluzione.

Interfaccia intuitiva

Quanto è facile utilizzare il software della tua lista di posta elettronica influirà notevolmente sulla rapidità con cui il tuo team si metterà al passo e migliorerà la propria produttività. Considera quanta curva di apprendimento c'è per le tue potenziali soluzioni e chiedi informazioni sui livelli di supporto a cui puoi accedere per far crescere il tuo team. Il fornitore offre documenti o video dimostrativi? È possibile accedere a corsi di formazione e supporto pratico?

Liste di posta elettronica pulite fanno progredire le aziende

Ogni membro del tuo team ha la responsabilità di mantenere puliti i tuoi elenchi di contatti e-mail. Spiega in modo approfondito in che modo la qualità dei dati dei tuoi clienti diminuirà nel tempo e insegna ai tuoi rappresentanti come individuare e correggere i dettagli dei clienti errati.

La maggior parte dei team vorrà trovare uno strumento di gestione degli elenchi di posta elettronica in grado di affrontare le preoccupazioni più comuni e semplificare in modo significativo il lavoro del proprio team. Se il tuo elenco di contatti e-mail contiene diverse centinaia di contatti, allora uno strumento è essenziale.

Lavorare con un elenco di sensibilizzazione pulito è il primo passo per migliorare il tuo marketing via e-mail, ma ci sono molte altre considerazioni per ottenere risultati significativi tramite e-mail.

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