Come abbiamo ospitato un evento virtuale che ha attirato oltre 10.000 partecipanti

Insieme a molte altre aziende, organizzazioni no profit, sposi novelli e laureati in tutto il mondo, Classy aveva grandi progetti per un evento di persona nel 2020. Negli ultimi sei anni abbiamo ospitato la Collaborative, una conferenza per professionisti senza scopo di lucro. The Collaborative è un'esperienza di quattro giorni che offre ai professionisti senza scopo di lucro l'opportunità di imparare, entrare in contatto con esperti del settore e colleghi che la pensano allo stesso modo, partecipare a happy hour ricchi di eventi e trarre ispirazione per le loro missioni. Ma nella prima settimana di marzo 2020, poiché il COVID-19 si è rapidamente evoluto da una breve menzione nelle notizie a un titolo tutto in maiuscolo, il nostro team di eventi sapeva che non potevamo garantire un evento di persona.

"Il processo di passaggio a un evento virtuale non è stato preso alla leggera", afferma Taryn Crowder, Senior Events Manager. “Quando abbiamo iniziato a monitorare la situazione COVID-19, abbiamo creato diversi piani di crisi diversi a seconda di cosa è successo dopo con il virus. Quei piani di crisi iniziali non sono durati a lungo: abbiamo dovuto passare a nuovi piani di crisi quasi ogni giorno per diverse settimane poiché le cose sono cambiate rapidamente con la pandemia. Questi piani di crisi consistevano in comunicazioni e tattiche operative”.

Per aiutare il tuo team a reinventare i tuoi eventi di persona, abbiamo chiesto a cinque dei membri chiave del nostro team di condividere i loro consigli e le lezioni apprese sulla transizione da un evento di persona a un'esperienza virtuale che ha attirato oltre 10.000 partecipanti in soli due mesi e mezzo. Continua a leggere per ascoltare Taryn Crowder, senior events manager; Brooke Hearn, organizzatore di eventi senior; Anne Guillen, promotrice di contenuti per eventi senior; Irene Webber, visual designer senior; e JP Angers, produttore video senior.

Lezione 1: Valuta il rischio, esegui ricerche e muoviti rapidamente.

D: Spiega il processo iniziale di come hai deciso di passare da un evento di persona a un evento virtuale.

Taryn: Prima dovevamo avviare il processo di valutazione del nostro rischio con l'evento di persona. Ciò includeva il controllo dei contratti firmati e delle fatture dovute per i servizi resi. Abbiamo iniziato con il contatto con ciascuno dei nostri fornitori, hotel e sedi.

Avevo bisogno di combattere le battaglie legali con la forza maggiore, e per farlo avevo bisogno di sapere: quali accordi potevamo e non potevamo uscire e quali servizi erano stati resi in modo da poter sapere quanti soldi avevamo già investito l'evento di persona.

Brooke : Mentre stavamo cercando di annullare o posticipare i nostri accordi per l'evento di persona, stavamo anche trascorrendo ore alle riunioni per creare esattamente come sarebbe stato l'evento virtuale, cosa avremmo offerto e quando.

Oltre a reinventare l'evento, stavamo anche affrontando nuove sfide che derivano da un evento completamente virtuale. Siamo molto fortunati ad avere diversi esperti di tecnologia su cui possiamo fare affidamento, come il nostro produttore di video e il team IT.

D: Quali sono stati alcuni dei tuoi pensieri o preoccupazioni durante questo processo?

Taryn : Nessuno di noi aveva mai pianificato un evento virtuale prima, quindi dovevamo ricercare tecnologie; Esigenze IT come Wi-Fi; preparazione degli altoparlanti per una buona illuminazione, suono e Wi-Fi nelle loro singole case; opportunità di sponsorizzazione per un ambiente virtuale, opportunità di networking per un ambiente virtuale, ecc.

D: In che modo il passaggio a un evento virtuale ha influito sul contenuto pianificato?

Anne: È stato difficile dal punto di vista dei contenuti perché sapevo che avremmo dovuto muoverci molto rapidamente, ma non potevo iniziare a mettere insieme i contenuti finché non avessimo capito come sarebbe stato l'evento virtuale, dal punto di vista logistico e tecnologico.

Una volta prese queste decisioni, ci siamo subito resi conto che non potevamo utilizzare le sessioni che avevamo già consolidato per l'evento di persona. Non si adattavano al clima attuale, né creavano un flusso ideale per la conferenza. Abbiamo riavviato il processo di decisione su un tema e un focus della conferenza, abbiamo curato le aree tematiche e quindi abbiamo identificato nuovi relatori che si adattassero a quegli argomenti.

Taryn: La pianificazione dei contenuti faceva parte della sequenza temporale sin dal primo giorno. Una delle prime domande che ci siamo posti è stata quante sessioni dovremmo offrire? Non pensavamo che le persone sarebbero state interessate a sedersi davanti ai loro computer tutto il giorno e abbiamo pensato che avrebbero voluto curare il proprio programma. Anche questo ha giocato un ruolo fondamentale nella tecnologia che abbiamo selezionato.

Abbiamo dovuto ricominciare da capo sui contenuti perché vivevamo in un nuovo mondo, in cui le persone avevano bisogno di contenuti diversi rispetto a prima. Quindi, dovevamo avere conversazioni con esperti del settore e organizzazioni non profit per capire esattamente cosa stavano passando per sapere esattamente cosa avevano bisogno che gli fornissimo.

Alcune delle domande di cui abbiamo discusso:

• Le persone vorranno iscriversi a questo evento virtuale? Come stuzzichiamo il loro interesse?
• Il mercato è saturo di contenuti di risposta al COVID-19, il che significa che nessuno avrà bisogno dei nostri? I contenuti che abbiamo selezionato ad aprile saranno ancora rilevanti a giugno?
• Come sono gli altri eventi virtuali? Cosa possiamo imparare dagli altri in questo momento?
• Abbiamo partecipanti che si sintonizzano da tutto il mondo, quindi quale lasso di tempo dovremmo usare per le sessioni?
• Quale sarebbe il nome dell'evento?
• Avremmo un tema?

All'inizio, abbiamo deciso di non avere un tema poiché avevamo una finestra così piccola per realizzare tutto. Ma, parlando con i relatori, ci siamo resi conto che era sorto un tema organico: l'adattamento. Quindi, abbiamo scelto di legarlo a uno dei valori fondamentali di Classy: Adapt e Overcome.

C'erano così tante incognite che abbiamo dovuto fare la nostra ipotesi più plausibile su molte di queste domande. Ci siamo impegnati a fornire solide opportunità di networking e abbiamo trascorso un sacco di tempo a ricercare come farlo. Ci siamo anche iscritti a molti eventi virtuali come partecipanti per ottenere una visibilità di prima mano.

Dato che stavamo creando un evento nuovo di zecca, abbiamo dovuto creare un nuovo logo. In primo luogo, dovevamo sapere quale sarebbe stato il nuovo nome, quindi abbiamo tenuto la sessione interna di brainstorming per capirlo. Abbiamo quindi contattato il nostro team di progettazione e chiesto loro alcune opzioni per il logo.

Takeaway passo dopo passo per le organizzazioni non profit:

• Valuta i rischi nel modificare i tuoi piani esaminando gli accordi e i contratti con i fornitori.
• Esegui ricerche per scoprire cosa comporta un evento virtuale in termini di tecnologia e funzionalità necessarie, sia oggetti necessari che oggetti da avere.
• Rivedi il contenuto pianificato o il programma degli eventi per iniziare a fare brainstorming su come adattarsi a un pubblico virtuale.
• Partecipa ad altri eventi virtuali per trovare ispirazione.
• Crea un elenco in corso di domande man mano che si presentano per ricordare al tuo team tutti i nuovi elementi a cui dovrai rispondere o per cui prepararti.
• Coinvolgi il tuo designer o le persone responsabili della creazione di risorse del marchio, della progettazione della pagina del tuo evento, dell'aggiornamento del sito Web, ecc.

Lezione 2: Creare un nuovo budget e piani di emergenza.

Taryn: Un altro passaggio fondamentale quando si è trattato di creare un nuovo budget è stato decidere se rimborsare o meno le persone che avevano già acquistato i biglietti per l'evento di persona e se l'evento virtuale sarebbe stato gratuito o meno. Volevamo informare immediatamente tutti su entrambi gli articoli e abbiamo deciso che tutti avrebbero ricevuto un rimborso completo e il nuovo evento sarebbe stato gratuito.

Abbiamo anche parlato con il nostro direttore dello sviluppo aziendale, Charlie Anderson, su quante entrate avrebbe potuto ottenere attraverso le sponsorizzazioni per un evento non provato. Questa è stata anche una componente critica per il processo di creazione del budget.

Tutte queste cose dovevano essere fatte prima di finalizzare i budget. Dopo aver calcolato ciò che avremmo potuto recuperare, ciò che non avremmo potuto restituire e le potenziali entrate da sponsorizzazione, ho avviato un nuovo budget.

Quindi ho creato tre diversi piani di emergenza per eventi basati su:

1) Un mondo in cui il distanziamento sociale era ancora applicato a giugno.

2) Un mondo in cui il distanziamento sociale non è stato imposto, ma le persone hanno ancora paura di viaggiare.

3) Un mondo dove tutto è tornato alla normalità.

Ogni piano di emergenza aveva il proprio budget.

Takeaway passo dopo passo per le organizzazioni non profit:

• Calcola ciò che puoi e non puoi recuperare dai tuoi contratti di eventi originali.
• Determina se il tuo evento sarà gratuito o avrà un prezzo per l'ingresso o un minimo di raccolta fondi.
• Parla con la dirigenza o con i membri del consiglio che potrebbero essere in grado di portare sponsorizzazioni o partner aziendali.
• Cerca di prevedere il più possibile e crea piani di riserva in modo da essere il più preparato possibile per qualsiasi nuova sfida che arriva con il tuo evento virtuale.

Lezione 3: Sii onesto ed entusiasta nelle tue comunicazioni iniziali.

Taryn: Nella prima settimana di marzo, ho contattato la nostra senior manager delle comunicazioni e del marchio, Krista Lamp, per avere le sue opinioni su come inviare messaggi ai partecipanti per far loro sapere che stavamo monitorando la situazione. Dovevamo allinearci sulla messaggistica interna ed esterna, ma prima dovevamo sapere quale sarebbe stato il nostro piano.

Non avevamo un piano specifico per le crisi degli eventi, quindi abbiamo dovuto creare quella documentazione. Avevamo anche bisogno di mettere insieme un comunicato stampa, aggiornare il nostro sito Web e inviare domande frequenti interne su come rispondere a clienti o potenziali clienti quando chiedevano informazioni sul nostro piano.

Il nostro messaggio iniziale a tutti, internamente ed esternamente, era che stavamo monitorando la situazione. Tuttavia, noi (leadership esecutiva e stakeholder chiave) sapevamo di dover annullare l'evento e stavamo esaminando le nostre opzioni.

L'abbiamo tenuto vicino al petto mentre decidevamo se avremmo intrapreso la creazione di un evento virtuale. Una volta che sapevamo che sarebbe successo, ho contattato alcune persone aggiuntive nei team di marketing, design e sviluppo web per far loro sapere che stavamo annullando l'evento. Gli è stato detto prima di chiunque altro perché stavamo lavorando al rilascio della fase 2 del sito Web dell'evento di persona e non volevo che perdessero tempo a lavorare su qualcosa che presto avremmo cancellato.

Suggerimento professionale di Anne : crea un documento di discussione interno. Ne abbiamo creato uno per l'evento di persona che avevamo appena lanciato a febbraio e siamo dovuti tornare indietro e crearne uno nuovo per l'evento virtuale. Fondamentalmente abbiamo preso ciò che abbiamo scritto come domande frequenti sul nostro sito Web e l'abbiamo inserito in un documento di discussione interno con dettagli aggiuntivi per consentire ai membri del team di Classy di parlare dell'evento.

D: Come hanno reagito gli altri membri del team di Classy alla notizia che il tuo evento sarebbe stato virtuale?

Taryn: Passare al virtuale significava creare un evento nuovo di zecca. Avevamo fatto un sacco di lavoro sull'evento iniziale, quindi c'era un po' di tristezza nel non essere riusciti a portarlo a termine.

Ma tutti sono stati di supporto e disposti a intervenire per aiutare il nostro team. Avevamo bisogno che tutti i membri del nostro team e le parti interessate in tutta l'azienda partecipassero e tutti si sono fatti avanti in modi incredibili.

C'era un certo scetticismo iniziale sul fatto che potessimo o meno farlo, se sarebbe stata un'esperienza positiva o meno e se le persone si sarebbero effettivamente registrate o meno. Per aiutare ad alleviare alcuni di questi dubbi e mantenere motivato il nostro team interno, abbiamo lavorato su come comunicare al meglio su cosa stavamo lavorando, così gli altri hanno capito quanto lo stavamo prendendo sul serio.

Brooke: A causa di quello scetticismo iniziale, era importante per noi lavorare con Krista per comunicare continuamente con tutto il nostro team e mostrare loro che ce l'avremmo fatta e che sarebbe stato fantastico!

Takeaway passo dopo passo per le organizzazioni non profit:

• Incontra presto e spesso i tuoi decisori chiave.
• Crea la documentazione su come stai gestendo questo in modo da poter fare riferimento al "piano di crisi degli eventi" in futuro.
• Scrivi il tuo messaggio (anche se è "stiamo monitorando la situazione") in modo che il tuo pubblico sappia che sei consapevole. Quindi usa quella verbosità nei seguenti luoghi:
  • comunicato stampa
  • Aggiornamenti del sito web
  • Pagina dell'evento
• Crea documentazione interna come le domande frequenti in modo che il tuo team sia aggiornato e sappia come rispondere alle domande in arrivo.
• Mantieni i dettagli in silenzio durante la finalizzazione in modo che le informazioni non vengano rilasciate prima che tu sia pronto per il lancio.
• Una volta presa una decisione, informa tutta la tua squadra e condividi la tua eccitazione nel provare un nuovo evento in modo che la tua squadra si senta eccitata anziché nervosa e possa condividere quell'energia con i tuoi sostenitori.

Lezione 4: Sii trasparente con relatori, sponsor e partecipanti.

D: Come e quando hai parlato con relatori e sponsor dello spostamento dell'evento online? Hai ricevuto qualche respingimento?

Taryn : Abbiamo informato i nostri sponsor e relatori della nostra decisione prima di rilasciare qualsiasi altra comunicazione esterna. Li abbiamo contattati per annunciare che saremmo diventati virtuali e per chiedere se volevano ancora essere coinvolti nell'evento.

Brooke: Il feedback iniziale degli sponsor è stato ottimo, ma è stato difficile creare virtualmente nuovo valore per loro. Questo ci ha spinto a essere ancora più strategici riguardo alle sponsorizzazioni per garantire che sarebbe stato vantaggioso per loro.

Anne: Ho impostato le chiamate con tutti gli oratori che ci eravamo assicurati per l'evento di persona. È stato un ottimo modo per mantenere buone relazioni con i relatori, spiegare le incognite della nostra strategia e scegliere i loro cervelli su nuovi possibili argomenti o su come il loro argomento potrebbe essere trasformato per adattarsi al nuovo obiettivo.

Queste conversazioni con i relatori ci hanno aiutato a elaborare il nostro tema, "Adatta e supera", e hanno dato vita ad alcune delle nostre strategie tecnologiche. Alla fine abbiamo tenuto alcuni dei relatori iniziali e non siamo stati in grado di tenerne altri, ma penso che fossero tutti molto felici di aver avuto una discussione al riguardo e di aiutarmi a riflettere su come mantenere questa conferenza preziosa per i partecipanti.

D: Come hai parlato ai partecipanti dello spostamento online dell'evento? Hai ricevuto qualche respingimento?

Taryn: Per noi era importante fornire indicazioni chiare ai nostri potenziali iscritti e agli attuali iscritti all'evento di persona sulla posizione di Classy nel mantenere tutti al sicuro, come e quando avrebbero ricevuto un rimborso, cosa avremmo fatto al posto di l'evento di persona, la nostra decisione sull'addebito o meno e altro ancora.

Dovevamo assicurarci di spargere la voce su tutti i canali. Abbiamo aggiunto una barra promozionale al sito Web con una nuova pagina di destinazione con i nostri messaggi, abbiamo pubblicato messaggi sui social e abbiamo inviato e-mail.

Dopo aver inviato l'e-mail per informare i partecipanti sull'annullamento dell'evento di persona, ho ricevuto solo commenti positivi dai partecipanti. Tutti ci hanno sostenuto attraverso le e-mail e ci hanno ringraziato per aver preso una posizione proattiva nel mitigare la diffusione della malattia.

Dato che abbiamo annunciato che avremmo automaticamente rimborsato chiunque fin dall'inizio, ciò ha ridotto quelle che altrimenti sarebbero state molte e-mail. Abbiamo anche annunciato nella nostra e-mail (e sul nostro sito Web) che stavamo esaminando un evento virtuale, quindi ho ricevuto un feedback positivo dai partecipanti in attesa di conoscere maggiori dettagli.

Brooke: Ho anche ricevuto molti ottimi feedback dagli sponsor che si trovavano in situazioni difficili con altri eventi che stavano aspettando fino all'ultimo minuto per cancellarsi o che non li rimborsavano per il pagamento della sponsorizzazione. E poi lungo la strada, molti partecipanti erano davvero entusiasti del fatto che l'evento virtuale fosse gratuito!

Takeaway passo dopo passo per le organizzazioni non profit:

• Informa i tuoi stakeholder esterni (come relatori, sponsor e partner aziendali) della tua decisione il prima possibile, idealmente prima di diventare pubblici, in modo che sappiano che apprezzi il loro supporto e desideri lavorare con loro.
• Sii creativo su come continuare a fornire valore agli sponsor attraverso un evento virtuale. Ad esempio, abbiamo fatto ringraziare i nostri sponsor all'inizio delle sessioni, prima e dopo i keynote di apertura e chiusura, nelle nostre e-mail, sui social media e nel footer del sito Web del nostro evento.
• Se possibile, coinvolgi relatori dell'evento, ospiti speciali o sponsor in conversazioni e brainstorming per condividere idee o approfondimenti su come creare il miglior evento possibile.
• Rendi i tuoi messaggi altamente visibili (homepage, e-mail, social media) in modo che chiunque sia interessato al tuo evento sappia che sarà virtuale e come saperne di più.
• Designa uno o pochi membri del tuo team per monitorare i social media e rispondere alle domande per tenere informati i tuoi sostenitori.

Lezione 5: Mantieni una comunicazione coerente con i partecipanti durante tutto il processo (invia molte e-mail).

Taryn: La comunicazione coerente durante l'intero processo è stata fondamentale. Abbiamo creato un calendario di email marketing per tutto il team.

Ecco una panoramica delle email che abbiamo inviato:

• • Un'e-mail per avvisare tutti che stavamo monitorando la situazione
  • Un'e-mail per notificare a tutti che l'evento è stato annullato, che avrebbero ricevuto rimborsi e stavamo esaminando un evento virtuale
  • Un'e-mail che annunciava l'evento virtuale, il nuovo sito Web dell'evento e che le registrazioni erano aperte
  • E-mail di marketing coerenti per promuovere nuovi relatori per continuare il clamore prima di aprire la selezione delle sessioni
  • E-mail quindi che annunciano che la selezione della sessione era aperta
  • E-mail settimanali di conto alla rovescia nelle ultime tre settimane che precedono l'evento
  • E-mail che annunciano istruzioni ai relatori principali per sfruttare le nostre piattaforme di networking per l'evento
  • Settimana di promemoria per creare account per le nostre piattaforme di networking, per scaricare Zoom e per emozionarsi
  • Immediatamente dopo l'evento abbiamo inviato un sondaggio tra i partecipanti, annunciato l'evento del 2021, fornito altri contenuti di follow-up e incluso informazioni sulla nostra libreria di sessioni estese in cui avremmo pubblicato le registrazioni delle sessioni dal vivo e 15 sessioni bonus.

Takeaway passo dopo passo per le organizzazioni non profit:

• Stabilire una persona di riferimento per la scrittura e la pianificazione delle e-mail.
• Crea risorse con marchio che possono essere utilizzate nelle e-mail e nei social media per mantenere un marchio coerente e coeso per il tuo evento.
• Designare i membri del team che sono responsabili di rispondere a un potenziale afflusso di domande via e-mail o social media.
• Continua a inviare aggiornamenti e usa le tue e-mail per suscitare entusiasmo prima del tuo evento.
• Segui tutti i partecipanti durante e dopo l'evento per chiedere informazioni sulla loro esperienza in modo da poter saperne di più su cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e cosa puoi provare la prossima volta.

Lezione 6: Non limitarti a ignorare la tua messaggistica di persona e la tua strategia per gli eventi.

D: Come hai modificato i messaggi dopo aver annunciato che si sarebbe trattato di un evento virtuale?
Taryn: Quello che alcuni potrebbero non rendersi conto è che abbiamo creato un evento nuovo di zecca. Abbiamo dovuto creare nuovi punti vendita, nuovi argomenti e tracce di discussione, una nuova descrizione dell'evento, nuove domande frequenti, un nuovo processo di registrazione, una nuova lingua di rete, una nuova copia dell'e-mail e altro ancora.

Brooke: Una delle parti più impegnative della creazione dell'evento virtuale è stata la creazione di nuovi testi e messaggi. Abbiamo diversi anni di copie e insegnamenti da cui attingere per la Collaborativa di persona. Per l'evento virtuale, abbiamo dovuto creare tutto. Abbiamo scritto una nuova copia del sito Web, nuove guide di istruzioni per piattaforme di networking come Slack e Braindate e una nuova copia per le e-mail di marketing.

Anne: A seconda dell'oratore, della sessione e del pubblico, il tono e il messaggio dovevano cambiare con quasi ogni argomento. L'obiettivo di quasi ogni nuova sessione era affrontare e rispondere ai momenti di crisi, inizialmente COVID-19 e poi anche tensioni razziali e sociali.

Era molto importante pensare a chi stavamo parlando con queste sessioni. Ad esempio, la nostra sessione "Collega la tua causa" era rivolta alle organizzazioni non profit non sanitarie che avevano difficoltà a collegare la loro causa al COVID-19. La nostra sessione di narrazione, d'altra parte, ha coperto suggerimenti per le organizzazioni non profit che operano nel settore sanitario e quelle le cui cause non avevano nulla a che fare con l'assistenza COVID-19.

Takeaway passo dopo passo per le organizzazioni non profit:

• Ricorda che questo è un nuovo evento. Sebbene alcuni aspetti possano rimanere gli stessi, se stai passando da un evento di persona esistente o annuale a uno virtuale, consideralo come un nuovo evento.
• Ciò includerà nuovi messaggi e potrebbe includere nuovi marchi e design.
• A seconda del tuo evento, potresti dover aggiornare i tuoi relatori o contenuti programmati o il modo in cui coinvolgerai i tuoi partecipanti. Ad esempio, se stai organizzando un gala virtuale, dovrai assicurarti di avere un programma di intrattenimento solido, poiché ci saranno meno opportunità per i partecipanti di parlare tra di loro.

Lezione 7: Aggiorna il tuo marchio e gli elementi di design.

D: Come hai iniziato ad aggiornare il branding e gli elementi di design per un evento che era ancora in fase di finalizzazione?

Irene (Senior Visual Designer): sapevamo che avremmo dovuto aggiornare gli elementi di branding e design per il sito Web, annunci, promozioni, e-mail e segnaletica. Ci siamo incontrati con il team degli eventi per esaminare la logistica e le tempistiche e poi abbiamo iniziato a creare idee per il logo.

Per evitare di ricominciare da zero, puoi aggiungere una copia alla tua grafica promozionale sotto il nome dell'evento che indica che è virtuale. Tuttavia, se normalmente utilizzi la fotografia di precedenti eventi di persona, cerca di non appoggiarti troppo su questo dato che sarebbe stridente per il pubblico leggere di un evento virtuale, ma vedere le immagini di un evento di persona.

Senza una libreria di foto di proprietà tra cui scegliere, potresti sentirti obbligato a includere immagini di stock di persone sui computer per enfatizzare il nuovo angolo "virtuale", ma questo non darà vita ai tuoi eventi. In realtà potrebbe sminuire l'energia che stai cercando di creare! Invece, prova a dare vita al tuo evento attraverso i colori, i motivi o altri elementi di design del tuo marchio. Saresti sorpreso di quanto efficacemente l'uso di colori e motivi possa evocare una sensazione di eccitazione per far eccitare le persone per il tuo evento.

Brooke : Un altro elemento a cui abbiamo pensato è stato assicurarci che tutto fosse il più chiaro e informativo possibile. In loco normalmente abbiamo membri dello staff di Classy in giro pronti ad assistere con qualsiasi cosa un partecipante possa aver bisogno. Con un evento virtuale, non hai uno stand informativo o membri del personale che i partecipanti possono fermare casualmente per porre domande. Quindi, sapevamo che dovevamo essere più chiari nella documentazione del nostro evento e fornire molte informazioni per ridurre al minimo le domande. Abbiamo creato gran parte di questa garanzia da zero.

Volevamo anche mantenere un elemento di persona per i nostri relatori, quindi abbiamo messo insieme scatole postali con una maglietta di classe, luci per selfie, cuffie cablate e una nota scritta a mano dal nostro CEO e co-fondatore Scot. Volevamo che si sentissero supportati e che si assicurassero che fossero preparati per il successo.

D: Puoi descrivere il processo di spostamento dei piani per il materiale collaterale dell'evento di persona in progetti basati sul Web?

Irene : Il passaggio a un evento web sarà un compito arduo per più gruppi di persone, incluso chiunque sia responsabile del design, dell'IT, del marketing, delle operazioni e della logistica. La cosa più importante da fare è assicurarsi che tutti siano coinvolti nella conversazione e capiscano come il loro ruolo gioca nel processo decisionale.

Dal punto di vista del design, il tuo designer esaminerà tutto attraverso la lente dell'esperienza utente e spingerà per il processo più snello per far sì che i partecipanti si registrino e guardino il tuo evento. Il tuo designer sarà in grado di dirti se il piano proposto è sulla strada giusta per i tuoi partecipanti o se c'è spazio per miglioramenti.

Alcuni suggerimenti per il passaggio all'online:

1) Rendi il tuo sito Web facile da usare per i partecipanti mantenendo una copia breve e diretta, puntando i punti da asporto per rompere i muri di testo e rendendo i moduli di registrazione il più brevi possibile.

2) Il passaggio a un evento virtuale potrebbe creare del lavoro extra per i tuoi designer e sviluppatori. Cerca di ridurre il più possibile il lavoro extra riproponendo i layout di pagina esistenti.

3) Qualsiasi materiale collaterale che avevi realizzato per il tuo evento di persona può ancora essere rielaborato per un ambiente virtuale. Riproponi i tuoi progetti modificando la copia in modo che sia rilevante per l'evento virtuale, quindi riformattali come risorse dei social media per creare entusiasmo.

L'unica cosa che devi mantenere nel tuo design è il tuo marchio. Finché tutto sembra parte dello stesso evento attraverso colori, forme, tipografia o motivi coerenti, nessun lavoro di progettazione andrà sprecato se diventi creativo.

D: Come hai gestito le mutevoli linee temporali quando si tratta di attività che richiedono tempo, come la progettazione di un sito Web?
Brooke: All'inizio della transizione, ci siamo incontrati come team di eventi e abbiamo creato una nuova linea temporale in Asana (il nostro software di gestione dei progetti). Naturalmente, sono emerse molte attività impreviste tra quel momento e l'evento, ma è stato utile avere una sequenza temporale iniziale con cui lavorare, soprattutto quando ci si muove rapidamente.

Irene: Il passaggio a un evento virtuale può essere scoraggiante e, francamente, sembrare troppo lavoro da svolgere, ma è possibile! Cerca di non pensarci troppo all'inizio e ricorda che puoi già lavorare con ciò che hai progettato, il che renderà più facile adattarsi alle mutevoli linee temporali.

Alcuni suggerimenti per lavorare con le linee temporali:

1) Assicurati che il tuo marchio sia minimalista. In questo modo, qualsiasi grafica dell'ultimo minuto che devi realizzare può essere facilmente prodotta da un modello di marca di base.

2) Assicurati che i tuoi designer siano fortemente coinvolti nella conversazione sul tuo evento. Se sanno quali idee stanno emergendo per l'evento, possono fornire rapidamente un feedback sul fatto che sarebbero facili da eseguire o se ciò avrebbe un impatto su altre parti del loro carico di lavoro e spingerebbero fuori le scadenze.

Avere tutte le persone giuste coinvolte in una conversazione fin dall'inizio eviterà di incontrare la maggior parte dei blocchi stradali.

Takeaway passo dopo passo per le organizzazioni non profit:

• Pianifica l'aggiornamento degli elementi di branding e design per il tuo sito Web, annunci, promozioni, e-mail e segnaletica.
• Cerca di non riutilizzare le immagini di eventi passati di persona, poiché creerà confusione per i sostenitori che si aspettano un formato virtuale.
• Assicurati che tutti siano coinvolti nella conversazione e capiscano come il loro ruolo gioca nel processo decisionale. Ciò contribuirà a garantire che tutti siano sulla stessa linea con le proprie responsabilità e può aiutare ad alleviare la tensione sul cambiamento delle tempistiche.
• Affidati ai tuoi designer per aiutarti a creare la migliore esperienza utente per i tuoi partecipanti.
• Se non hai un designer interno, contatta un'agenzia per una donazione in natura o studenti locali che potrebbero essere disposti ad aiutare.

Lezione 8: ricerca tutta la tecnologia di cui avrai bisogno ed esegui almeno una prova a secco dell'intero evento.

D: Come hai ricercato la tecnologia necessaria per i diversi aspetti dell'evento?

JP (Senior Video Producer) : Con milioni di persone in più che effettuano videoconferenze ogni giorno dall'inizio della pandemia, ero preoccupato per l'affidabilità generale della connessione Internet. Una cattiva connessione potrebbe rovinare rapidamente un'ottima sessione. La domanda principale era: come possiamo replicare al meglio i vantaggi dell'evento di persona, come networking, conversazioni di gruppo e incontri individuali?

Abbiamo dovuto scegliere la piattaforma su cui ospitare l'evento proprio all'inizio della pandemia di COVID-19, senza tanti esempi di altre conferenze virtuali. Dopo aver ricercato diverse opzioni, ho suggerito Zoom per alcuni motivi. La popolarità della piattaforma e la facilità d'uso sono stati fattori importanti (la familiarità per i nostri partecipanti è stata molto utile).

Abbiamo anche già molta esperienza nell'utilizzo di Zoom per i nostri webinar. Quindi ho ritenuto più prudente utilizzare un prodotto che già conosciamo, soprattutto per il nostro primo vero evento virtuale. Ciò che amiamo di Zoom è il modo in cui interagisce con i partecipanti, come le opzioni di domande e risposte, sondaggi e chat. Altre piattaforme sono più un "solo da guardare", ma Zoom sembra più interattivo. Ma Zoom da solo non era sufficiente per replicare l'interazione di persona, quindi abbiamo dovuto combinarlo con piattaforme aggiuntive: Slack e Braindate, che aggiungevano un importante livello di networking per i nostri partecipanti.

Taryn: Una delle cose più vantaggiose degli eventi di persona sono quelle conversazioni che accadono tra una sessione e l'altra, all'happy hour o al tavolino da caffè. È quando le persone si connettono effettivamente tra loro e condividono i problemi, le sfide e le soluzioni che hanno utilizzato per superarle, o le lezioni apprese lungo il percorso. Questo è ciò che offre Braindate ed è ciò che ho trovato come partecipante. In realtà ho partecipato a un Braindate con molti altri organizzatori di eventi che erano tutti alla ricerca di opzioni di networking e ci siamo tutti scambiati informazioni di contatto.

Sapevamo anche che ci serviva un modo in cui le persone potessero parlare tra loro, parlare con noi e parlare con i relatori di qualsiasi cosa relativa a un evento. Avevamo già una partnership con Slack e li abbiamo contattati per vedere se avrebbero donato uno spazio di lavoro Slack per il nostro evento, e sono stati d'accordo.

Takeaway passo dopo passo per le organizzazioni non profit:

• Cerca una piattaforma affidabile e che i tuoi sostenitori potrebbero già sapere come utilizzare.
• Partecipa ad altri eventi virtuali per vedere com'è l'esperienza dell'utente e per avere idee su come migliorare la tua configurazione.
• Cerca una piattaforma che dia la priorità al coinvolgimento con funzionalità come chat, domande e risposte, reazioni e sondaggi per coinvolgere il tuo pubblico.
• Usa un software supplementare (come Slack) per coinvolgere i membri del pubblico e far andare avanti la conversazione.
• Sfrutta le tue partnership esistenti in ogni modo possibile.
• Esegui una prova a secco con il tuo team e qualsiasi altoparlante esterno per assicurarti che tutti abbiano la configurazione corretta e che la tecnologia funzioni.

Lezione 9: Le attrezzature, l'impostazione e la produzione sono fondamentali.

Una delle domande più frequenti dei nostri partecipanti è stata: "Come fanno i tuoi presentatori ad avere un aspetto e un suono così belli? Che attrezzatura stai usando?" E mentre la risposta breve è che abbiamo un talentuoso produttore di video nello staff, è felice di approfondire e condividere le sue migliori pratiche con tutti voi.

Pubblicheremo un post approfondito di JP Angers per condividere l'impostazione di Classy e le migliori pratiche per girare un evento dal vivo, ma per ora condivide gli elementi più importanti per rendere il tuo video di alta qualità, anche con un budget inferiore .

JP: Ci sono alcune aree chiave che devi considerare.

1.) Qualità audio

La qualità audio dovrebbe sempre essere la tua priorità numero uno. Le persone possono perdonare una qualità dell'immagine scadente, ma l'audio è ciò che rende o interrompe la tua presentazione. La chiave è distanziare il microfono e gli altoparlanti audio, in modo che non si incrocino e creino frasi impercettibili.

La soluzione migliore è usare le cuffie con microfono. Abbiamo inviato auricolari Apple cablati a tutti i partecipanti alla conferenza. Hanno un microfono eccezionale e sono compatibili con quasi tutti i dispositivi.

2.) Buona illuminazione

Abbiamo anche inviato luci ad anello USB convenienti che le persone possono agganciare alla loro webcam (nella parte superiore dello schermo). È importante ottenere una luce ad anello che abbia tre diverse opzioni di colore per adattarsi alla luce ambientale (3200k, 4000k, 5500k circa per abbinare rispettivamente la luce bianca calda, bianca media e bianca diurna).

3.) Inquadratura

L'ultimo aspetto tecnico è la corretta inquadratura. Tieni sempre la webcam all'altezza degli occhi, invece che su un tavolo dove le persone guardano la webcam dall'alto. A nessuno piace assistere a una festa del mento! Una buona regola pratica è posizionare gli occhi a circa due terzi dello schermo.

Per saperne di più sulla configurazione dell'ufficio per questo evento, webinar e video interni, torna sul blog e ti spiegherò in dettaglio come allestire il tuo studio video di alta qualità.

Domande e risposte bonus

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

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You're in luck. Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

If you weren't able to attend the Collaborative: Virtual sessions live, check out our extended sessions library where you can watch all of the live recordings, as well 20 exclusive bonus sessions.