Contratti assicurativi: tutto quello che c'è da sapere per una digitalizzazione conforme

Nel 2022, il fenomeno Insurtech ha visto investimenti per 200 milioni, in crescita del 230% rispetto al 2021 , e si prevede raggiungerà i 500 milioni alla fine di quest'anno. Il mercato è in continuo movimento e i progetti di innovazione e ricerca e sviluppo sono sempre più incoraggiati. Il settore assicurativo è da tempo attivo nel rispondere a questa tendenza di mercato delineando “l'Assicurazione del Futuro”, un mondo di cui sentiremo spesso parlare.

Il mercato italiano appare ancora prematuro nell'ambito della digitalizzazione del settore assicurativo, secondo l'Insurtech Investment Index, che vede l'Italia come un Paese ancora ignaro della necessità di investimenti per non restare indietro o annegare dalla concorrenza nello scenario attuale.

La scarsa penetrazione del mercato assicurativo, unita ad un basso livello di digitalizzazione, rende l'Italia un mercato appetibile per gli operatori stranieri, che investono somme decisamente elevate e poi hanno un maggior profitto nel lungo periodo.

Quando si parla di innovazione non si può escludere il tema della digitalizzazione , che ormai pervade tutti i settori in quanto l'utente finale si aspetta di vivere un'esperienza digitale a 360 gradi. Questo vale anche per il settore Insurtech, e vedremo passo dopo passo come questo settore affronta la necessità di produrre contratti digitali legalmente validi in uno scenario sempre più regolamentato per derivare soluzioni che coordinino conformità normativa ed efficienza dei processi.

Quali eventi hanno innescato la rivoluzione Insurtech?

Il percorso verso la digitalizzazione del settore assicurativo , analogamente a quello bancario, è stato inizialmente frenato da problemi burocratici, con conseguenti risultati lenti e ostacolanti. Ma le cose sono cambiate per effetto del nuovo trend insurtech, una nuova opportunità degna di nota che viene colta dagli operatori del settore.

Qui stiamo parlando di una vera e propria rivoluzione che viene innescata da diversi fattori, tra cui:

1. La trasformazione digitale ha avuto un impatto ampio e profondo su tutti i settori e il settore assicurativo non fa eccezione; infatti, questi cambiamenti sono molto importanti per il settore;
2. Aumento della concorrenza, innescato da una precisa tendenza verso l'apertura del mercato, con l'emergere di nuovi giocatori e una scelta dell'utente senza precedenti. Insomma, la competizione è una sfida sempre più complessa, ma è un campo denso di opportunità per le aziende, che non possono più permettersi di rimanere rigide e legate a dinamiche ormai superate.

Questi due temi, infatti, rafforzano e stimolano un processo di innovazione continua, che è un tema importante nel campo dell'insurtech.

Per rispondere adeguatamente alle nuove esigenze del mercato, è prioritario ottimizzare i passaggi della dematerializzazione, dei processi di sottoscrizione di documenti e contratti e della conservazione elettronica dei documenti aziendali, anche a scopo di consultazione e ricerca.

L'industria deve essere in grado di dematerializzare i documenti e automatizzare la gestione dei flussi di lavoro per poter sottoscrivere accordi e contratti con valore legale, anche attraverso strumenti come la firma digitale, rispettando al contempo i requisiti normativi.

Dematerializzazione dei documenti

Oggi gli archivi non sono più fatti solo di documenti cartacei, e il motivo è molto semplice: il documento digitale ha enormi vantaggi rispetto alla sua controparte fisica. Questi vantaggi sono:

• Economico : relativo alla produzione e conservazione dei documenti cartacei;
• Temporale : in termini di tempo ed efficienza; basti pensare alla complessità della ricerca manuale tra pile di fogli rispetto alla semplicità, al contrario, di eseguire una ricerca per parola chiave in un documento digitale ben indicizzato;
• Correttezza : la gestione digitalizzata, attraverso processi standard ben strutturati e, ove possibile, automatizzati, offre una significativa riduzione degli errori, con conseguente aumento della sicurezza.

Grazie alla dematerializzazione dei documenti e alla digitalizzazione dei processi, la gestione delle relazioni con i clienti cambia completamente. Estraendo dati da documenti digitali, un'azienda ha la possibilità di “conoscere” realmente i propri clienti, di suddividerli in cluster sempre più specifici in base a caratteristiche omogenee, e di dialogare sempre più su misura fino alla personalizzazione .

Se è vero che il documento elettronico presenta notevoli vantaggi rispetto al documento cartaceo, è anche vero che occorre adottare alcuni accorgimenti e rispettare precisi requisiti per garantirne la piena validità. Quando si parla di atti e contratti legati al settore assicurativo, bisogna tenere presente non solo le norme che regolano in genere tutti i documenti informatici – il Codice dell'Amministrazione Digitale e le Linee Guida AgID, per esempio – ma anche prestare attenzione al corretto utilizzo di firme elettroniche e quanto previsto dalla normativa di settore, come il regolamento IVASS.

Inoltre, come vedremo tra poco, dobbiamo distinguere tra due possibili scenari:

• Dematerializzazione dei documenti , ovvero scansione dei contratti cartacei nativi con firme autografe;
• Digitalizzazione dei processi , utilizzando documenti nativamente digitali e firmati con firme elettroniche o digitali.

Nel passaggio dalla gestione analogica a quella digitale, è molto probabile che ci si trovi di fronte a entrambe le situazioni, ognuna delle quali, come vedremo tra poco, merita le dovute considerazioni.

Firma digitale: uno strumento al servizio della rivoluzione Insurtech

Come abbiamo riportato in precedenza, sono diversi gli strumenti che rispondono alle esigenze del mercato per supportare il nuovo trend insurtech .

La firma digitale , ad esempio, è un particolare tipo di firma elettronica qualificata rilasciata da un'autorità di certificazione autorizzata, e viene utilizzata per la sottoscrizione di contratti con la pubblica amministrazione in forma scritta (ad esempio, nei contratti di appalto), e anche tra privati ​​( imprese e professionisti), quando, a conclusione di trattative commerciali, è preferibile disporre di contratti digitali legalmente validi (ed evitare lo scambio di copie cartacee firmate). La firma con firma digitale, o FEQ, conferisce il massimo grado di sicurezza circa il valore probatorio del contratto stesso. La firma digitale e la firma elettronica avanzata, infatti, ai sensi dell'articolo 20 del CAD, rendono il documento informatico idoneo a soddisfare i requisiti di forma scritta di cui all'articolo 2702 del codice civile. Inoltre, l'articolo 21 del CAD specifica le tipologie di contratti per le quali è richiesta, a pena di nullità, la firma digitale o la firma elettronica qualificata e le tipologie per le quali deve essere utilizzata almeno una FEA, ovvero una firma digitale o FEQ per la loro validità.

Nell'ambito dei contratti e dei documenti che si sottoscrivono ad esempio in occasione della stipula di una polizza assicurativa, è sempre necessario prevedere l'utilizzo di una firma elettronica avanzata.

Inoltre, può essere utile apporre una marcatura temporale al contratto firmato digitalmente in modo da associare alla firma e al contratto stesso un riferimento temporale certo ed opponibile ai terzi. In alternativa, concorre allo scopo anche la marcatura temporale che viene apposta sul pacco di conservazione al momento dell'affidamento dei contratti assicurativi digitali al conservatore.

Conservazione digitale dei contratti assicurativi

La conservazione dei documenti è un tema fondamentale per le aziende del settore assicurativo , come lo è per qualsiasi altro business, non solo in termini di compliance ma anche per aggiungere valore al business. L'utilizzo dei documenti digitali agevola l'intero ciclo di gestione documentale, a partire dall'acquisizione dei documenti.

Pertanto, anche i documenti ei contratti assicurativi, se prodotti sotto forma di documenti informatici, devono essere portati in conservazione digitale a norma di legge al fine di tutelarne l'integrità e il valore. La conservazione digitale deve essere eseguita secondo quanto previsto dal CAD e dalle relative Linee Guida AgID. Il modo più semplice e sicuro è rivolgersi a un conservatore esterno con le competenze, le politiche e le infrastrutture appropriate in grado di garantire una conservazione digitale conforme ai requisiti individuati dalla legge.

Ci sono accortezze particolari da seguire per la conservazione dei contratti assicurativi in ​​formato digitale?

Come abbiamo detto, in generale, vanno rispettate le disposizioni delle Linee Guida CAD e AgID, ad esempio per quanto riguarda i formati e i metadati utilizzati.

Per quanto riguarda i termini di conservazione, occorre distinguere tra i termini per il deposito di contratti e documenti di questo tipo al conservatore , e il periodo minimo durante il quale gli stessi devono essere conservati in conservazione digitale.

Una volta firmati i contratti o le polizze, possono anche essere inviati immediatamente alla conservazione digitale. Si consiglia infatti di iniziare e concludere il processo di conservazione il prima possibile. Si ricorda che al processo di conservazione digitale è associata ai pacchetti di conservazione, e quindi ai documenti informatici che li compongono, una marcatura temporale e quindi un riferimento opponibile a terzi.

Una volta portati in giacenza, ai fini civilistici, i contratti devono essere conservati per almeno 10 anni , che decorrono dal momento in cui cessano gli effetti giuridici del contratto stesso e Infine, devi essere a conoscenza della tipologia di dati personali nei contratti, e dell'eventuale presenza di dati speciali o giudiziari (artt. 9 e 10 Regolamento UE 679/2010, meglio noto come GDPR). Poiché la responsabilità del trattamento dei dati personali è sempre in capo al titolare del trattamento, ossia all'azienda o compagnia assicurativa, è buona norma condurre un'opportuna valutazione dei rischi per determinare le politiche di trattamento e di sicurezza da adottare. Inoltre, una valutazione può essere utile anche per conciliare al meglio i tempi di conservazione con eventuali disposizioni in materia di conservazione di determinate categorie di dati.

Dal cartaceo al digitale: come scansionare un contratto analogico

Abbiamo visto che un contratto assicurativo può nascere digitalmente, e può essere sottoscritto attraverso una soluzione di firma elettronica evoluta, qualificata o digitale, per poi essere sottoposto a conservazione digitale a norma di legge, un processo, quindi, completamente paperless.

Ma cosa succede quando ci troviamo di fronte a contratti nativamente analogici con firme autografe che vorremmo portare in archiviazione digitale?

In questo caso, grande attenzione deve essere prestata al processo di dematerializzazione e distruzione dell'originale cartaceo, proprio a causa di elementi quali le firme apposte manualmente.

In primo luogo, si ricorda che le copie informatiche dei documenti analogici devono, in ogni caso, essere prodotte secondo quanto previsto dall'art. 22 del CAD e dalle Linee guida di AgID. In particolare, la conformità delle copie all'originale cartaceo dovrebbe essere attestata da un notaio o pubblico ufficiale mediante confronto diretto di ogni singola copia con il relativo originale. In alternativa, è possibile utilizzare un processo di scansione massiva opportunamente strutturato e certificato attraverso la certificazione di processo , il nuovo strumento introdotto dall'Allegato 3 delle Linee Guida AgID.

Tuttavia, in presenza di firme autografe, è necessario adottare ulteriori precauzioni prima di smaltire la carta. Infatti, in caso di contestazione sull'autenticità della firma, il perito dovrà avere a disposizione l'originale cartaceo per poter effettuare il proprio esame. Pertanto, il documento originale non può essere distrutto, a meno che un notaio non intervenga appositamente per autenticare la firma sul documento scansionato, ovviamente sempre prima della distruzione della sua controparte analogica.

Anche se gli originali cartacei devono essere conservati, la dematerializzazione degli originali analogici può comunque supportare una gestione unificata e digitale del corpus documentario , facilitando le operazioni di accesso e consultazione.