Una cosa che abbiamo imparato al Collaborative: Virtual Sessions è che il settore sociale non dovrebbe concentrarsi su un ritorno alla "normalità" dopo la pandemia di COVID-19. Invece, il settore deve concentrarsi su come affrontare il coronavirus e adattarsi ai modi in cui ha cambiato il panorama della raccolta fondi, insieme.
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Il cambiamento immediato che è stato avvertito dalla maggior parte delle organizzazioni non profit è il passaggio da eventi di persona a eventi virtuali. Per il team della HEADstrong Foundation, come tanti altri, la pandemia di COVID-19 ha significato l'annullamento di più eventi 5K di persona.
Ha lasciato il team di otto persone scoraggiato poiché prevedeva un calo sostanziale delle entrate della raccolta fondi. Tuttavia, hanno deciso di mettersi al lavoro e passare rapidamente a un 5K completamente virtuale, "The Last Shift", che è iniziato il 6 aprile 2020 e ha funzionato per l'intero mese.
Alla fine di aprile, "The Last Shift" aveva raccolto oltre $ 120.000 a beneficio delle vite colpite dal cancro. Abbiamo contattato Jeff Baxter, direttore del coinvolgimento della comunità presso la HEADstrong Foundation, per scoprire come il team ha ospitato un evento di tale successo. Di seguito, ti guidiamo attraverso come il team ha avuto l'idea, come ha attivato un pubblico enorme e come apparivano le loro operazioni interne e la logistica degli eventi virtuali.
Lezione 1: Conosci il tuo pubblico, intimamente
La maggior parte dei luoghi è stata bloccata durante la prima o la seconda settimana di marzo 2020. Quando sono stati annunciati gli ordini di "rifugio sul posto", la Fondazione HEADstrong sapeva di dover mobilitare la propria comunità ospitando un 5K completamente virtuale.
La domanda più grande che hanno dovuto affrontare riguardava la tempistica dell'evento virtuale. Stavano armeggiando con l'idea di organizzare l'evento il 6 aprile, ma si chiedevano se fosse troppo vicino al blocco, se a qualcuno sarebbe importato, o se sarebbe sembrato sordo.
Ciò che alla fine li ha spinti ad andare avanti con una data di inizio del 6 aprile è stata la loro profonda conoscenza di chi è il loro pubblico: atleti e appassionati di sport. In questo momento, gli atleti universitari in tutto il paese avevano appena perso l'intera stagione sportiva a causa del COVID-19.
Questa stagione sarebbe anche l'ultima volta che molti atleti del college avrebbero mai avuto l'opportunità di praticare nuovamente sport competitivi di alto livello. Inoltre, il 6 aprile è stato anche il National Student Athlete Day.
Nonostante le domande sui tempi, tutto era troppo perfettamente allineato per essere ignorato dalla HEADstrong Foundation. Erano fiduciosi che questo fosse il gruppo perfetto con cui impegnarsi per supportare "The Last Shift" e che sarebbero stati in grado di aumentare le entrate della raccolta fondi per coprire potenziali perdite.
Questo sottolinea l'assoluta importanza di conoscere il tuo pubblico e personalizzare le tue offerte per loro. Sia che tu stia gestendo un 5K, ospitando un gala o orchestrando un altro evento interamente, devi giocare secondo le loro preferenze, stili di vita e prospettiva unica all'interno di una determinata situazione.
Lezione 2: Attiva completamente il tuo pubblico
Conoscere il tuo pubblico è una cosa, ma convincerli a partecipare al tuo evento è un'altra cosa. Per la HEADstrong Foundation, il segreto per un'attivazione di successo era mirare a un segmento iperdefinito del proprio pubblico.
Il fondatore della HEADstrong Foundation era un giocatore di lacrosse del college, quindi il team ha deciso di contattare i giocatori di lacrosse del college prima di chiunque altro. Hanno anche deciso di sfruttare l'influencer marketing, in cui il team HEADstrong ha preso di mira i primi tre giocatori di lacrosse del college senior della nazione (nella foto sopra).
Ogni giocatore ha ricevuto un messaggio diretto dall'account Instagram della HEADstrong Foundation chiedendogli se voleva correre nel 5K virtuale e aiutare a diffondere il messaggio ad altri atleti. Da lì, la squadra ha iniziato a prendere di mira altri giocatori di lacrosse in tutto il paese.
“ Le persone sono accessibili attraverso i social media come non lo sono mai state prima. Siamo andati su ogni pagina della squadra di lacrosse del college per trovare i capitani delle squadre e abbiamo contattato e invitato anche loro a unirsi. Alcuni hanno partecipato, altri no, ma siamo comunque riusciti a creare una grande ondata di supporto per l'evento".
Inizia in piccolo e mirato prima di espanderti a segmenti più ampi del tuo pubblico, proprio come faresti con un lancio graduale per una campagna di raccolta fondi. All'interno di quel segmento, potresti anche considerare di contattare determinati influencer che possono fungere da portavoce del tuo evento. Inoltre, la tua organizzazione no profit vorrà interagire con questi membri del pubblico sulla piattaforma in cui è più probabile che vedano il tuo messaggio.
Un'altra tattica che ha aiutato la HEADstrong Foundation è stata semplificare la registrazione all'evento, in modo che gli influencer potessero facilmente attivare le proprie reti per agire. Hanno pagato $ 20 per registrarsi e hanno chiesto solo nome, e-mail e indirizzo di Instagram.
Come risultato della sensibilizzazione dei loro influencer, hanno iniziato a vedere squadre che si iscrivevano per partecipare a destra ea manca. Alla fine, ci sono state 2.000 persone che si sono iscritte a The Last Shift.
Lezione 3: Mantenere comunicazioni chiare e coerenti
Durante la fase di pianificazione dell'evento, la HEADstrong Foundation ha utilizzato una varietà di strumenti per rimanere allineati l'uno con l'altro e assicurarsi che nulla scivolasse attraverso le crepe. Ogni settimana, si sincronizzavano su Google Hangouts per rivedere gli aggiornamenti e i compiti della settimana precedente prima di assegnare nuovi ruoli per la settimana successiva.
Allo stesso tempo, hanno tracciato tutti i progressi e le responsabilità in un foglio di calcolo mentre il team continuava ad andare avanti. Ciò è stato utile per elementi come il calendario dell'email marketing e per definire i risultati finali per ogni invio.
Ad esempio, hanno ricevuto un'e-mail con un videomessaggio preregistrato dal presidente della HEADstrong Foundation:
Quindi, un'altra e-mail inviata una settimana prima dell'evento con suggerimenti, sfide per la raccolta fondi e modi per coinvolgere gli altri partecipanti virtuali:
Infine, il giorno prima dell'inizio di "The Last Shift" è stata inviata un'e-mail con i dettagli su cosa fare durante la corsa e cosa fare una volta terminata la corsa:
Quando pianifichi la logistica del tuo evento virtuale, è fondamentale che nulla sfugga alle crepe per quanto riguarda la tua messaggistica. Le persone devono capire tutti i dettagli su come dovrebbero partecipare.
Invia alcune e-mail in più ai tuoi iscritti, mantieni la tua copia semplice e sii diretto con qualsiasi informazione o richiesta cruciale. Il passaggio a un evento completamente virtuale può confondere i tuoi sostenitori e devi fare tutto ciò che è in tuo potere per mantenere tutti sulla stessa pagina. I video sono anche un ottimo strumento per umanizzare la tua organizzazione e pompare tutti per l'evento.
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Lezione 4: Diventa furbo e creativo
“ Non aver paura di creare qualcosa di nuovo e semplice. Ti aprirà a un elenco completamente nuovo di opportunità per la tua organizzazione no profit".
Questa era una sorta di mantra che Jeff e il resto della squadra hanno vissuto durante "The Last Shift". Nessuna idea è stata screditata semplicemente perché era nuova e questo ha dato origine ad alcuni risultati potenti.
Innanzitutto, il team ha incoraggiato tutti i corridori a invitare i loro amici a fare una donazione alla loro pagina personale di raccolta fondi o tramite un "cinque virtuale". Con questo cinque virtuale, le persone userebbero Venmo per inviare $ 5 direttamente all'account HEADstrong Venmo con il nome del corridore nei commenti della transazione.
La Fondazione HEADstrong ha preso tutte queste transazioni Venmo e le ha inserite come donazioni offline in Classy. Alla fine dell'evento, avevano raccolto altri $ 4.000 solo da questa tattica.
Successivamente, hanno dovuto ripensare al tradizionale incentivo per i partecipanti. A causa del COVID-19, c'erano molte domande sulla possibilità di creare e spedire articoli personalizzati e swag alle persone in modo tempestivo, se non del tutto.
Quindi, la HEADstrong Foundation ha deciso di offrire a tutti un codice sconto per il proprio negozio di merchandising online tramite una lettera personale del direttore esecutivo. In questo modo, le persone potevano acquistare qualcosa che desideravano e tutti gli acquisti hanno contribuito a un totale di entrate complessive più elevate dall'evento.
Infine, il team ha lavorato duramente per attivare le reti dei propri sostenitori fornendo alle persone le informazioni per diffondere l'evento. Ad esempio, uno dei tre giocatori di lacrosse iniziali presi di mira da HEADstrong ha contattato il suo ex capo allenatore, che ha deciso di coinvolgere tutta la sua squadra del liceo in "The Last Shift".
I social media sono stati la pietra angolare del coinvolgimento di tutti gli sforzi. Hanno chiesto a tutti di taggare i loro post con l'hashtag #LastShift2020, sia che stessero promuovendo una nuova registrazione o inviando una foto del loro percorso GPS dopo aver corso.
Questo è stato fondamentale per creare un senso di comunità, che è più importante che mai durante la gestione di un evento completamente virtuale. Tutte queste persone partecipano separatamente, ma insieme, e la tua organizzazione non profit deve fare tutto il possibile per riunirle tutte.
“ Con gli eventi virtuali, se non stai facendo nulla sui social media non funzionerà. Deve essere una cosa socialmente guidata. Guida il sentimento della comunità.
Lezione 5: Inizia la raccolta fondi fai-da-te tutto l'anno
Una volta terminato l'evento, la raccolta fondi fai-da-te può essere il modo perfetto per coinvolgere nuovamente la tua comunità e nutrire tutti i tuoi nuovi sostenitori affinché diventino membri per tutta la vita.
Andando avanti, la HEADstrong Foundation creerà un programma di raccolta fondi per atleti di resistenza affinché le persone possano correre un 5K, un triathlon, un Ironman o partecipare a un altro importante evento atletico nelle loro vite e utilizzarlo per raccogliere fondi per conto dell'organizzazione.
Ad esempio, se qualcuno ama il golf, sarà in grado di impegnarsi per la sua prossima partita di golf. Se vanno a correre ogni giorno, quelle corse possono essere utilizzate per raccogliere fondi per conto della HEADstrong Foundation. Trasforma il loro punto di ingresso nella tua organizzazione attraverso un evento virtuale, nel modo in cui possono facilmente continuare a raccogliere fondi per te alle loro condizioni.
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Puoi e dovresti includere un elemento virtuale per tutti gli eventi in arrivo, sia che si tratti di aumentare un evento di persona o di diventare completamente virtuali. Questo non solo può aiutare durante la pandemia di COVID-19, ma può stabilire un nuovo flusso di entrate per la tua organizzazione negli anni a venire.
“ L'ultimo turno è nato da atleti dedicati che hanno perso la loro ultima stagione praticando sport agonistici. Stiamo già parlando di come incorporarlo il prossimo anno, ma ci rendiamo conto che potrebbe non essere l'unicorno che era nel 2020. Tuttavia, se riusciamo a ottenere anche $ 20.000 di entrate da un evento per il quale non abbiamo spese generali, perché non?"
Proprio come in ogni competizione sportiva, a volte siamo sopraffatti dal nostro avversario, ma questo non significa che ci arrendiamo e lasciamo vincere l'altra squadra. Dobbiamo imparare a celebrare i piccoli giochi e le realizzazioni. Ci sono un milione di piccoli dettagli e logistica di eventi virtuali che possono essere travolgenti, ma con un po' di creatività e gli strumenti giusti, puoi recuperare e aumentare le entrate della tua raccolta fondi.
Usa la HEADstrong Foundation come ispirazione per i modi in cui la tua organizzazione no profit può adattarsi rapidamente, attivare il tuo pubblico e promuovere il supporto per il tuo prossimo evento virtuale. Se sei interessato a sapere come il software di raccolta fondi online di Classy può aiutarti a potenziare il tuo evento virtuale, contattaci direttamente.
La guida al social media marketing per gli eventi no profit