Reddito imputato e benefici marginali: una guida dettagliata

La parte del leone della retribuzione dei dipendenti si presenta sotto forma di busta paga, ma non tutto. Le aziende cercheranno spesso di invogliare i lavoratori con mezzi non finanziari, come auto aziendali, buoni regalo o l'uso gratuito delle palestre locali.

Questi vantaggi sono spesso indicati come reddito figurativo e benefici accessori. Sono vantaggi extra oltre alla retribuzione di base che rendono il lavoro più attraente. Ci sono anche alcune differenze tra i due di cui dovresti essere a conoscenza.

In questo post, daremo un'occhiata sia ai benefici accessori che al reddito figurativo e parleremo di ciò che è incluso ed escluso da ciascuno. Ti mostreremo anche come calcolare il reddito figurativo e forniremo alcuni esempi di benefici accessori non imponibili.

Che cos'è il reddito imputato?

Definire il reddito figurativo è semplice: è il denaro che ricevono i dipendenti che non fa parte del loro stipendio o stipendio ma è comunque reddito imponibile. Il dipendente non paga direttamente per ricevere i benefici – lo fa l'azienda – ma deve comunque dichiarare questo valore all'IRS.

Esempi di reddito imputato

Esistono diversi esempi di voci di remunerazione che l'IRS considera come reddito figurativo. Questi includono:

• Polizza assicurativa sanitaria a termine di gruppo se il suo valore supera $ 50.000
• Qualsiasi datore di lavoro si prende cura di denaro che supera l'indennità esentasse
• Incentivi per il benessere (come pagare gli abbonamenti in palestra)
• Uso personale dei mezzi aziendali (non solo per lavoro)
• Sconti per i dipendenti
• Spese per la formazione, lo sviluppo e l'istruzione che superano l'indennità per i dipendenti esentasse
• Rimborsi per spese di trasloco non deducibili.

Cosa è escluso dal reddito imputato?

Alcuni benefici figurativi non sono inclusi nel reddito figurativo. Ad esempio, l'assicurazione sanitaria per le persone a carico, i conti di risparmio sanitario e l'assistenza per la cura delle persone a carico inferiore a $ 5.000 sono tutte esentasse. Anche l'assicurazione sulla vita a termine di gruppo è esentasse sotto $ 50.000 così come l'assistenza all'istruzione sotto $ 5.250 all'anno.

Cosa sono i vantaggi marginali?

I fringe benefit sono benefici che i dipendenti ricevono in aggiunta al loro normale stipendio. Possono assumere la forma di bonus, polizze assicurative, beni e servizi pagati dal datore di lavoro come parte del pacchetto retributivo del dipendente.

La differenza tra benefici marginali e reddito figurativo è semantica. I benefici accessori si riferiscono ai benefici effettivi stessi, come la proprietà di un'auto aziendale o l'iscrizione gratuita a una palestra, mentre il reddito figurativo si riferisce alla tecnica utilizzata per descrivere il valore monetario di tali benefici.

Per il calcolo del reddito imponibile lordo, ciò che conta è il secondo, mentre il primo interessa principalmente il soggetto che assume l'incarico.

Benefici accessori legalmente richiesti

I benefici accessori che le aziende dovrebbero offrire ai propri dipendenti dipendono dalle dimensioni dell'azienda e dal numero dei suoi dipendenti a tempo pieno. Le regole variano a seconda dello stato, ma praticamente tutte le aziende devono fornire compensi ai lavoratori, assicurazione sanitaria, assicurazione contro la disoccupazione e congedi familiari e medici.

Se non sei sicuro di dover fornire questi vantaggi accessori, consulta un professionista o guarda le leggi del tuo stato. Assicurati di controllare sia le leggi locali che quelle statali, nel caso in cui ci siano requisiti specifici nella tua zona.

Reddito imputato e tasse

Nella maggior parte dei casi, i datori di lavoro dovranno aggiungere i benefici accessori di un dipendente (oltre a eventuali indennità esentasse) al loro stipendio o compenso imponibile lordo. Il reddito imputato non viene aggiunto al reddito netto poiché ciò suggerirebbe che è già stato tassato, ma non è così.

I datori di lavoro, quindi, devono compilare un modulo W-2 ai fini fiscali. Questo dichiara che i fringe benefit sono calcolati come reddito figurativo. Il reddito imputato è solitamente soggetto alle tasse Medicare e Social Security, ma non alla ritenuta d'acconto federale sull'imposta sul reddito.

Come calcolare il reddito imputato

Quando le aziende offrono vantaggi accessori ai dipendenti, devono calcolare il reddito figurativo dei dipendenti. Per fare ciò, le aziende dovrebbero utilizzare il "valore di mercato equo". Possono farlo osservando quanto hanno pagato per i vantaggi offerti ai dipendenti.

Ai fini dell'IRS, "valore equo di mercato" si riferisce a tutto ciò che un acquirente consenziente pagherebbe per un articolo di pari valore. Ad esempio, se ottieni un abbonamento in palestra per i tuoi dipendenti a $ 50 al mese, il valore equo sarebbe lo stesso poiché è quello che pagherebbero anche gli altri membri del pubblico.

Se sei bloccato, l'IRS fornisce informazioni sul valore di mercato equo nella sua Guida ai benefici marginali. Qui puoi vedere quanto l'autorità fiscale pensa che valgano i vari articoli.

In alcuni casi, potresti essere in grado di negoziare prezzi più bassi con fornitori di terze parti ordinando servizi all'ingrosso per tutti i tuoi dipendenti. L'abbonamento individuale a una palestra, ad esempio, potrebbe costare $ 50 al mese, ma se hai venti dipendenti qualificati, questo potrebbe scendere a $ 40 al mese.

Per calcolare il reddito marginale, attenersi ai seguenti passaggi:

Trova i vantaggi marginali di De Minimis ed escludili

Trovare ed eliminare i vantaggi marginali de minimis (minimi) è il primo passo per la maggior parte dei marchi. Implica l'esclusione di tutti i piccoli benefici che i dipendenti ricevono dalla tua azienda, come i caffè gratuiti al lavoro, che l'IRS non considera tassabili.

Per verificare se è necessario aggiungere un elemento particolare come vantaggio marginale, controllare la pubblicazione IRS 15-B. Elenca molti elementi che non devi includere nella retribuzione imponibile lorda.

Di seguito alcuni esempi di benefici non imponibili che non hanno alcuna conseguenza sul reddito figurativo:

• Regali di compleanno o di vacanza di valore inferiore a $ 100
• Oggetti grezzi dell'azienda come zaini, bottiglie, penne e magliette
• Cibo aziendale gratuito, come picnic aziendali
• Fiori e cesti di frutta per occasioni speciali
• Utilizzo di fotocopiatrici aziendali per motivi personali
• Biglietti occasionali per eventi sportivi, concerti e mostre d'arte.

In molti casi, puoi usare il tuo giudizio personale. Se l'IRS non menziona un elemento nella pubblicazione 15-B e vale meno di $ 100, è improbabile che sia necessario includerlo nelle stime del reddito imputato.

Calcolare il valore dei benefici accessori per i dipendenti

La maggior parte delle aziende utilizza la regola generale di valutazione durante l'elaborazione dei benefici accessori. Ciò attribuisce un valore di mercato equo a ogni elemento aggiunto al pacchetto retributivo del dipendente, oltre alla retribuzione di base.

Una volta che hai tutti i valori di mercato equi, li aggiungi semplicemente. Questo ti dà il valore totale dei vantaggi marginali a livello aziendale.

Calcola le percentuali di utilizzo aziendale

Il passaggio successivo consiste nel calcolare la percentuale dei benefici accessori che il dipendente consuma per uso personale.

Diciamo che hai dato a un dipendente un laptop quando è entrato a far parte della tua azienda per svolgere il proprio lavoro. Se utilizzano l'attrezzatura esclusivamente sul lavoro, puoi sottrarre la spesa dal loro reddito figurativo. Questo perché non fornisce al dipendente alcun guadagno privato. Tuttavia, se il lavoratore divide equamente l'uso del laptop tra lavoro e tempo libero, puoi sottrarre solo la metà del suo valore dal reddito imputato. Il resto va tassato.

Sottrarre indennità ed esenzioni

Come discusso in precedenza, alcuni tipi di benefici accessori sono esentati dalle tasse fino a un certo importo, qualsiasi cosa in più verrà tassata. Se il reddito figurativo è inferiore alla soglia di imposta per ciascuna categoria, il lavoratore non paga alcuna imposta aggiuntiva. Se è di più, pagheranno le tasse solo sull'eccedenza sopra la soglia.

Ad esempio, l'IRS attualmente consente alle aziende di esentare le tasse fino a $ 5.250 per dipendente ai fini delle spese educative. Pertanto, se un dipendente riceve $ 7.000 in benefici accessori legati all'istruzione, il suo reddito figurativo (su cui deve pagare le tasse) sarà di $ 1.750.

Registra tutti i vantaggi marginali sul tuo libro paga

Per ottenere il reddito lordo, il tuo dipendente dovrebbe pagare le tasse su di te aggiungerai i loro benefici accessori o il reddito figurativo al loro stipendio. Ad esempio, potresti fornire uno stipendio di $ 3.000 al mese e un reddito netto figurativo aggiuntivo di $ 750 al mese.

Pertanto, il reddito lordo del dipendente per le tasse federali e statali, le detrazioni di Medicare e della previdenza sociale sarebbe di $ 3.750.

Per evitare che i dipendenti debbano presentare istanza e pagare di tasca propria le imposte sui benefici accessori, è necessario inviare all'IRS un po' di denaro dalla loro busta paga ogni mese per costruire un saldo positivo. Per calcolare quanto contribuire, moltiplicare il valore imponibile dei fringe benefits per l'aliquota fiscale e dividerla per l'aliquota ritenuta d'acconto.

Metti il ​​reddito imputato sulle buste paga

Alcuni dipendenti ignoreranno la voce della linea di reddito figurativa sulla busta paga, ma molti vorranno vedere quanto compenso ricevono sotto forma di benefici accessori.

Ecco perché è una buona idea mettere tutti i vantaggi del reddito imputato sulle buste paga. In questo modo, i dipendenti possono vedere cosa stai offrendo loro e calcolare più facilmente le loro ritenute fiscali.

Se sei bloccato, gli esperti consigliano di utilizzare un software per occuparsi delle buste paga dei dipendenti e dei calcoli del reddito figurativo. Gli sviluppatori aggiornano regolarmente le loro soluzioni con le ultime regole e linee guida dell'IRS, consentendoti di automatizzare molte noiose operazioni contabili.

Dovresti utilizzare la gestione delle spese di viaggio e intrattenimento per vantaggi marginali?

Le aziende possono avvicinarsi ai vantaggi marginali in due modi. O possono pagarli direttamente per conto dei lavoratori, oppure possono convincere i lavoratori a pagare prima e poi rimborsarli in seguito.

Se le aziende optano per quest'ultima opzione (far pagare prima i dipendenti), spesso si affidano alla gestione delle spese di viaggio e di intrattenimento (T & E). Dal punto di vista dell'IRS, qualsiasi reddito dipendente derivante dai rimborsi T&E è esattamente lo stesso della retribuzione imponibile e, quindi, soggetto a imposta.

La cosa bella di T&E è che pre-quantifica il valore del vantaggio. Nel momento in cui il dipendente paga, viene rivelato il “fair value” dell'oggetto.

Ad esempio, se un dipendente approfitta di un vantaggio aziendale iscrivendosi in una palestra per $ 50 al mese e poi ottiene il rimborso dal proprio datore di lavoro, l'azienda non deve calcolare il valore equo. Invece, aggiunge semplicemente l'importo in dollari del costo mensile dell'abbonamento al reddito figurativo del dipendente.

L'approccio T&E offre anche altri vantaggi per i datori di lavoro. Ad esempio, il sistema consente di verificare l'aderenza alle politiche aziendali. Se un dipendente supera la sua indennità, puoi semplicemente negargli l'accesso a più vantaggi.

Potresti voler coprire molti vantaggi sotto T & E. Alcuni sono tassabili e altri no. Ad esempio, i rimborsi per trasloco sotto le 50 miglia sono tassabili, mentre quelli oltre le 50 miglia non lo sono. L'uso personale di un'auto aziendale durante un viaggio d'affari è una spesa imponibile, ma i vantaggi per il pendolarismo, fino a un limite IRS predefinito, non lo sono.

La linea di fondo

Il reddito imputato e le indennità accessorie sono una parte importante del moderno mercato del lavoro. Spesso consentono alle aziende di compensare i propri dipendenti per tempo e fatica oltre quanto sarebbe possibile attraverso una regolare remunerazione finanziaria.

Anche i dipendenti amano i vantaggi marginali. Li fa sentire più parte di una comunità e dà loro qualcosa in più come ricompensa per il loro duro lavoro. Vale la pena prenderli in considerazione, ma è necessario capire come li gestisce l'IRS per evitare di creare problemi fiscali a te stesso o ai tuoi dipendenti.