Dal caos all'ordine: come semplificare i flussi di lavoro dei contratti

I contratti sono la base del successo aziendale e influiscono su ogni aspetto delle operazioni, dall'assunzione dei migliori talenti e la creazione di partnership, alla vendita di prodotti e all'affitto di spazi per uffici. Stabiliscono la fiducia, proteggono gli interessi, gestiscono i rischi e consentono operazioni fluide all'interno di un'organizzazione.

Ma ecco il punto. I metodi tradizionali di gestione dei contratti sono caotici. La gestione di processi manuali, documenti fisici e infiniti scambi di e-mail rallenta tutto e apre la porta a errori e opportunità mancate.

Fortunatamente, c'è una soluzione: i flussi di lavoro contrattuali.

Abbracciando l'automazione, centralizzando gli archivi dei contratti e utilizzando le firme elettroniche, le aziende possono introdurre ordine nei processi di gestione dei contratti e migliorare l'efficienza complessiva.

Questo articolo esplora i flussi di lavoro dei contratti e i modi per semplificarli per sfruttare le opportunità in modo rapido ed efficace.

Implementando un flusso di lavoro contrattuale strutturato, le aziende possono migliorare l'efficienza, garantire la conformità, migliorare la collaborazione e ridurre errori e ritardi.

Sfide con i flussi di lavoro contrattuali tradizionali

I metodi tradizionali di gestione dei contratti sono spesso inefficienti e hanno un impatto sostanziale sui profitti di un'azienda. Gli studi dimostrano che le aziende possono perdere fino al 9% dei loro profitti a causa di una gestione dei contratti inefficace.

Alcune sfide comuni associate alla gestione tradizionale dei contratti includono quanto segue:

1. Processi inefficienti

I processi manuali richiedono molto tempo e spesso portano a ritardi nell'esecuzione del contratto, con conseguenti tempi di consegna più lunghi e opportunità mancate. Navigare tra pile di documenti, creare contratti da zero, gestire le versioni o rintracciare le approvazioni richiede tempo prezioso e drena risorse che potrebbero essere impiegate meglio altrove.

2. Mancanza di visibilità e tracciabilità

Senza un sistema centralizzato, diventa difficile conoscere lo stato e l'andamento dei contratti in ogni fase. Il monitoraggio delle versioni del contratto, delle modifiche e delle negoziazioni può essere impegnativo, portando a potenziali errori e comunicazioni errate. Le aziende spesso lottano con informazioni sui contratti sparse, rendendo difficile mantenere tutti sulla stessa pagina.

3. Rischi per la sicurezza e problemi di conformità

Affidarsi a documenti fisici comporta rischi quali perdite, danni o accessi non autorizzati. Questi rischi mettono a repentaglio la riservatezza e l'integrità delle informazioni contrattuali sensibili. Inoltre, garantire la conformità alle normative sulla privacy dei dati (GDPR, CCPA), agli standard di settore (HIPAA, ISO 27001) e ai requisiti legali diventa sempre più difficile quando si tratta di documenti fisici.

4. Collaborazione e comunicazione limitate

I trasferimenti manuali e la circolazione fisica dei documenti nei flussi di lavoro dei contratti comportano ritardi e inefficienze nelle comunicazioni. Il coordinamento delle revisioni, delle modifiche e delle approvazioni dei contratti tra i reparti e le parti interessate richiede tempo ed è soggetto a errori. Ciò può comportare scadenze mancate e problemi di comunicazione.

5. Inefficienze di costi e risorse

I processi contrattuali manuali hanno diversi costi associati che possono influire sul budget di un'azienda. Le spese come la stampa, l'archiviazione della carta, la spedizione, le attività amministrative e le interazioni con i clienti fisici si sommano. Inoltre, i costi di viaggio possono essere significativi, compresi il trasporto e l'alloggio per le riunioni di persona e le firme dei contratti. Il tempo trascorso in viaggio per incontrare i clienti e condurre trattative faccia a faccia aumenta ulteriormente le inefficienze delle risorse.

6 modi per semplificare i flussi di lavoro dei contratti

Semplificare i flussi di lavoro contrattuali significa automatizzare e standardizzare i passaggi coinvolti nella gestione dei contratti. Implica l'utilizzo di flussi di lavoro per organizzare attività e azioni, garantendo che le persone giuste abbiano i documenti giusti al momento giusto. L'obiettivo è semplificare il processo nel modo più efficiente e accurato possibile.

Ecco sei modi in cui puoi semplificare i flussi di lavoro dei contratti nella tua organizzazione.

Fonte: Signeasy

1. Implementare una soluzione di firma elettronica

Le soluzioni di firma elettronica semplificano i flussi di lavoro dei contratti eliminando la necessità di gestione fisica dei documenti, come la stampa, la firma, la scansione e la spedizione. Invece, i contratti possono essere firmati digitalmente, risparmiando tempo e risorse e riducendo il rischio di errori o perdite.

Le firme elettroniche consentono inoltre la collaborazione remota e accelerano il processo di firma. Le parti possono firmare contratti elettronici da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, utilizzando i propri dispositivi. Elimina la necessità di riunioni di persona o di coordinare più pianificazioni, accelerando l'esecuzione del contratto e riducendo i ritardi.

Inoltre, le firme elettroniche offrono maggiore sicurezza e autenticità . Tecniche di crittografia avanzate e meccanismi di autenticazione garantiscono l'integrità e la validità dei contratti firmati. Gli audit trail digitali registrano chi ha firmato il documento e quando, il che aggiunge un ulteriore livello di sicurezza e responsabilità.

Semplificando il processo di firma, le firme elettroniche migliorano l'efficienza e la produttività complessive. Riducono gli oneri amministrativi, eliminano le inefficienze basate sulla carta e forniscono un'esperienza senza soluzione di continuità per tutte le parti coinvolte.

2. Centralizzare la gestione dei contratti

Le aziende possono ottenere numerosi vantaggi consolidando tutti i contratti in un sistema centralizzato. Innanzitutto, consente un facile accesso, monitoraggio e recupero dei contratti. Gli utenti possono individuare e recuperare rapidamente i contratti da un'unica fonte invece di passare al setaccio i file fisici o cercare in vari sistemi. Risparmia tempo, riduce gli errori e migliora l'efficienza nella gestione dei contratti.

La centralizzazione facilita la collaborazione e gli aggiornamenti in tempo reale. Più parti interessate possono accedere e lavorare sui contratti contemporaneamente, eliminando la necessità di trasferimenti manuali e riducendo i ritardi. Con le notifiche istantanee e l'accesso condiviso, i team possono collaborare senza problemi, apportare modifiche, aggiungere commenti e tenere traccia delle modifiche in tempo reale, portando a un'approvazione dei contratti più rapida e a una maggiore produttività.

Inoltre, un sistema centralizzato offre una migliore visibilità e controllo sul ciclo di vita del contratto. Consente alle aziende di tenere traccia dei traguardi chiave, monitorare le prestazioni dei contratti e gestire i rinnovi o le scadenze in modo più efficace. Questo approccio proattivo aiuta a mitigare i rischi, garantire la conformità e ottimizzare i processi di gestione dei contratti.

3. Abilitare l'automazione del flusso di lavoro

Con flussi di lavoro configurabili, puoi progettare un percorso continuo da seguire per i tuoi contratti. Riduce lo sforzo manuale e fa risparmiare tempo prezioso. Ad esempio, la generazione dei documenti può essere automatizzata, creando modelli di contratto standardizzati con campi dinamici che possono essere popolati con informazioni rilevanti.

I flussi di lavoro di approvazione possono anche essere automatizzati definendo la sequenza di approvazioni e attivando notifiche alle parti interessate appropriate. Accelera le fasi di revisione e approvazione, riducendo i ritardi e migliorando l'efficienza.

Le notifiche e gli avvisi automatizzati tengono le parti interessate informate sullo stato del contratto, sui traguardi chiave, sulle scadenze in avvicinamento e sulle azioni richieste. Migliora la comunicazione, garantisce risposte tempestive e riduce il rischio di scadenze mancate o compiti trascurati.

4. Integrare con altri sistemi

Collegando il software di gestione dei contratti con altri sistemi software essenziali, gli utenti possono accedere a tutte le informazioni rilevanti ed eseguire le azioni necessarie all'interno di un'unica interfaccia, eliminando la necessità di trasferire manualmente i dati o di passare da un'applicazione all'altra. Risparmia tempo e fatica, riduce il rischio di errori e migliora l'esperienza dell'utente.

L'integrazione con aree di lavoro popolari come Microsoft e Google, insieme a software CRM , ERP o HR, consente agli utenti di firmare, inviare per la firma e tenere traccia dei contratti senza uscire dall'area di lavoro. Questa integrazione assicura che le informazioni relative al contratto siano accuratamente condivise tra i sistemi, eliminando la necessità di inserimento manuale dei dati.

L'integrazione crea un ambiente unificato in cui le attività relative ai contratti si allineano perfettamente con i processi aziendali più ampi. Ad esempio, l'automazione della creazione di contratti in base alle opportunità. Quando viene identificata una nuova opportunità nel sistema CRM, è possibile generare automaticamente modelli di contratto pertinenti, risparmiando tempo e migliorando la coerenza.

5. Utilizzare librerie di modelli di contratto

Un modello di contratto è un documento pre-progettato che funge da punto di partenza per la creazione di contratti, fornendo un formato strutturato che può essere personalizzato per riflettere dettagli specifici. Avere una raccolta di modelli di contratto standardizzati consente una stesura più rapida. Invece di ricominciare ogni volta da zero, gli utenti possono facilmente accedere a modelli pre-approvati su misura per scopi specifici. Accelera il processo di creazione del contratto, risparmiando tempo e fatica.

Il mantenimento di una libreria di documenti, contratti e accordi di uso comune garantisce un facile accesso ai modelli approvati. Promuove la coerenza nel linguaggio e nella struttura del contratto, riducendo le possibilità di errori e incoerenze nella creazione del contratto.

Le librerie di modelli di contratto aiutano anche a garantire il controllo della versione del documento. Centralizzando i modelli in una libreria, le aziende possono facilmente gestirli e aggiornarli secondo necessità. Garantisce che gli utenti lavorino sempre con le versioni più recenti, riducendo il rischio di utilizzare modelli obsoleti e mantenendo la conformità.

6. Implementare l'analisi e il reporting dei contratti

Il software di analisi dei contratti consente alle aziende di acquisire una profonda comprensione delle prestazioni dei contratti. Le organizzazioni possono identificare modelli, tendenze e aree di miglioramento analizzando i dati relativi allo stato del contratto, ai tempi di consegna e all'utilizzo. Questa conoscenza consente loro di prendere decisioni basate sui dati, ottimizzare i flussi di lavoro e affrontare i colli di bottiglia, semplificando in ultima analisi il processo di gestione dei contratti.

La generazione di report sulle metriche del contratto fornisce una visione completa delle attività e delle prestazioni del contratto. Questi report offrono visibilità in tempo reale sullo stato del contratto, sui traguardi e sugli indicatori chiave di prestazione. Con queste informazioni prontamente disponibili, le parti interessate possono monitorare facilmente i progressi, identificare i ritardi e adottare misure proattive per mantenere i contratti in pista.

Analizzando i dati storici dei contratti, le aziende possono affrontare in modo proattivo i problemi, mitigare i rischi e ottimizzare i flussi di lavoro per migliorare la gestione complessiva dei contratti.

In che modo i diversi reparti semplificano i flussi di lavoro dei contratti

I contratti sono parte integrante di diversi team, come legale, vendite e finanza. La collaborazione e il coordinamento tra questi team facilitano le interazioni, riducono i trasferimenti e migliorano la comunicazione. Aumenta la produttività, riduce gli errori, accelera i cicli contrattuali e, in ultima analisi, offre risultati migliori per l'organizzazione.

Vediamo come diversi team semplificano i flussi di lavoro dei contratti.

1. Vendite e marketing

I team di vendita e marketing utilizzano i contratti per supportare le proprie attività, inclusi accordi di vendita, partnership di marketing, accordi sul livello di servizio e accordi di non divulgazione. Questi team lavorano a stretto contatto con professionisti legali per garantire la conformità e negoziare i termini del contratto. E collaborano con i team finanziari per gestire i prezzi, i termini di pagamento e il riconoscimento dei ricavi.

I team di vendita e marketing automatizzano la creazione di contratti, i processi di approvazione e il monitoraggio dei documenti. Accelera l'esecuzione del contratto ed elimina le pratiche burocratiche manuali. Questo approccio collaborativo aumenta la produttività, migliora le relazioni con i clienti e favorisce la crescita dei ricavi.

2. Legale

L'ufficio legale gestisce gli accordi con i fornitori, i contratti con i clienti, i contratti di lavoro, gli accordi di non divulgazione e gli accordi di licenza. La collaborazione è vitale per l'ufficio legale poiché lavora a stretto contatto con vari team, tra cui approvvigionamento, risorse umane, finanza e leadership esecutiva.

L'ufficio legale automatizza la creazione dei contratti, i processi di approvazione e l'archiviazione dei documenti per semplificare i flussi di lavoro dei contratti. La centralizzazione dei contratti in un archivio digitale consente loro di monitorare facilmente lo stato del contratto, accedere ai documenti pertinenti e collaborare con le parti interessate in tempo reale. Migliora la visibilità del contratto, riduce gli errori manuali e garantisce la conformità ai requisiti legali.

3. Risorse Umane

I team delle risorse umane utilizzano contratti di lavoro, lettere di offerta, accordi di riservatezza e patti di non concorrenza nei loro flussi di lavoro. La razionalizzazione dei flussi di lavoro contrattuali nel reparto risorse umane comporta la collaborazione tra professionisti delle risorse umane, team legali, responsabili delle assunzioni e nuovi dipendenti.

I team delle risorse umane possono accelerare il processo di gestione dei contratti sfruttando tecnologie come le firme elettroniche e i flussi di lavoro automatizzati. Include la stesura e l'invio di contratti per la revisione e l'approvazione, l'acquisizione di firme elettroniche e l'archiviazione e la gestione sicura dei documenti contrattuali.

4. Operazioni informatiche

I team delle operazioni IT facilitano le implementazioni tecnologiche, gli impegni dei fornitori, gli accordi sul livello di servizio e i contratti di manutenzione. Questi contratti sono essenziali per gestire le relazioni con i fornitori esterni, garantire operazioni regolari e mantenere l'integrità dell'infrastruttura IT.

La razionalizzazione dei flussi di lavoro dei contratti nei reparti delle operazioni IT implica la collaborazione tra professionisti IT, team di approvvigionamento, uffici legali e fornitori esterni. Sfruttando strumenti e processi di gestione dei contratti efficienti, questi team possono semplificare la creazione, la negoziazione e l'esecuzione dei contratti.

5. Finanza e contabilità

I team finanziari e contabili utilizzano i contratti per gestire gli accordi finanziari, i rapporti con i fornitori, gli impegni con i clienti e gli obblighi di conformità. Questi contratti garantiscono transazioni finanziarie accurate, mitigando i rischi e mantenendo l'integrità finanziaria.

I dipartimenti finanza e contabilità collaborano con team legali, dipartimenti acquisti e soggetti esterni. I flussi di lavoro contrattuali automatizzati aiutano a tenere traccia delle pietre miliari del contratto, dei termini di pagamento e degli obblighi finanziari, garantendo la puntualità della fatturazione, la riscossione dei pagamenti e il rispetto dei termini contrattuali.

Semplificando i flussi di lavoro dei contratti, i team finanziari e contabili possono migliorare l'accuratezza finanziaria, migliorare la gestione del flusso di cassa, mitigare i rischi contrattuali e garantire la conformità normativa.

Applicazioni specifiche del settore dei flussi di lavoro di gestione dei contratti

In vari settori, la razionalizzazione dei flussi di lavoro contrattuali porta vantaggi specifici adattati alle esigenze di ciascun settore. Diamo un'occhiata a loro di seguito.

1. Sanità

Ospedali, aziende farmaceutiche, istituti di ricerca e fornitori di assistenza sanitaria si affidano a una gestione efficiente dei contratti per il buon funzionamento e la conformità. Implica la gestione di accordi con venditori, fornitori, operatori sanitari e assicuratori.

Un aspetto chiave è garantire la conformità ai requisiti normativi e alle leggi sulla privacy, come HIPAA, per salvaguardare le informazioni sensibili dei pazienti.

Flussi di lavoro contrattuali efficienti consentono l'esecuzione tempestiva dei contratti, migliorano la collaborazione delle parti interessate e aiutano a soddisfare gli obblighi contrattuali. Sfruttando gli strumenti digitali e l'automazione, le organizzazioni sanitarie semplificano i loro processi contrattuali, concentrandosi sulla cura del paziente e promuovendo relazioni positive con le parti interessate.

2. Tecnologia

Le aziende tecnologiche, i fornitori di software e i provider SaaS si affidano a una gestione dei contratti semplificata per guidare l'innovazione, mantenere le relazioni con i clienti e rispettare le normative del settore.

I flussi di lavoro contrattuali nel settore tecnologico comprendono una serie di accordi, come accordi di licenza software, accordi sul livello di servizio, contratti di sviluppo software, accordi di proprietà intellettuale e contratti di partnership. Questi contratti definiscono i diritti, gli obblighi e le aspettative sia del fornitore di tecnologia che del cliente.

Inoltre, le società tecnologiche operano in un ambiente altamente regolamentato. Devono rispettare le normative sulla privacy dei dati, gli standard di sicurezza e le normative specifiche del settore. La semplificazione dei flussi di lavoro dei contratti consente alle organizzazioni di garantire la conformità, gestire i rischi e dimostrare il rispetto dei requisiti legali.

3. Beni immobili

Nel settore immobiliare, i flussi di lavoro dei contratti sono fondamentali nella gestione dei contratti di locazione, dei contratti di vendita di proprietà e dei contratti dei fornitori. Semplificando questi flussi di lavoro, i professionisti del settore immobiliare possono automatizzare processi come contratti di affitto, rinnovi di locazione e contratti di manutenzione della proprietà, risparmiando tempo e fatica.

Flussi di lavoro contrattuali efficaci migliorano anche la comunicazione e la collaborazione tra proprietari di immobili, inquilini e team di gestione della proprietà, garantendo un funzionamento regolare ed efficiente. Inoltre, la razionalizzazione dei flussi di lavoro dei contratti aiuta le organizzazioni immobiliari a rispettare le normative locali e i requisiti legali, riducendo al minimo il rischio di errori e garantendo un processo legalmente valido.

4. Produzione

Nell'industria manifatturiera, i flussi di lavoro semplificati dei contratti garantiscono operazioni fluide, dalla gestione dei contratti dei fornitori e degli accordi di approvvigionamento alla gestione dei contratti della catena di fornitura.

I produttori possono risparmiare tempo e risorse automatizzando gli ordini di acquisto, l'onboarding dei fornitori e i rinnovi dei contratti, consentendo loro di concentrarsi sulle attività di core business. Inoltre, flussi di lavoro contrattuali efficienti migliorano la collaborazione tra produttori, fornitori e distributori, favorendo partnership più solide e comunicazioni senza soluzione di continuità lungo tutta la catena di fornitura.

5. Servizi finanziari

I flussi di lavoro dei contratti nel settore dei servizi finanziari automatizzano i contratti di prestito, l'onboarding dei clienti e la documentazione di conformità. Consente un'elaborazione più rapida, riduce gli errori manuali e migliora l'esperienza del cliente.

Le organizzazioni possono garantire trasparenza, ridurre i ritardi e rafforzare le relazioni con i clienti facilitando la collaborazione tra istituti finanziari, clienti e team legali. I flussi di lavoro contrattuali semplificati garantiscono che i servizi finanziari rispettino le normative, come le leggi antiriciclaggio (AML) e i requisiti Know Your Customer (KYC).

Semplificando i flussi di lavoro dei contratti, le istituzioni possono implementare solide misure di conformità, monitorare le modifiche normative e mitigare i rischi di conformità.

Come selezionare il giusto software per il flusso di lavoro contrattuale

Con l'abbondanza di opzioni disponibili, trovare il software più adatto alle esigenze della tua organizzazione può essere difficile.

Per aiutarti a prendere una decisione informata, ecco cinque domande essenziali da considerare quando si seleziona un software per la firma elettronica e il flusso di lavoro dei contratti.

1. Offre un'esperienza utente intuitiva?

La facilità d'uso è un fattore critico nella scelta del software di firma elettronica. Cerca una soluzione che fornisca un'interfaccia intuitiva, che consenta ai dipendenti di firmare i documenti in modo facile e veloce. Funzionalità come l'invio simultaneo di contratti a più firmatari, la firma di più documenti in un'unica sessione, la creazione di modelli riutilizzabili, l'attivazione di flussi di lavoro aggiuntivi e gli aggiornamenti dello stato in tempo reale sono essenziali per un'esperienza di firma semplificata e conveniente.

2. Si integra con i miei strumenti esistenti?

Considera la compatibilità del software con le tue attuali applicazioni aziendali. Cerca soluzioni di firma elettronica che si integrino perfettamente con gli strumenti più diffusi. Il software dovrebbe disporre di connettori predefiniti o API flessibili per garantire uno scambio di dati fluido e semplificare il flusso di lavoro su piattaforme diverse.

3. Offre un'esperienza mobile senza soluzione di continuità?

Nel mondo odierno incentrato sui dispositivi mobili, è fondamentale scegliere un software che offra un'esperienza senza soluzione di continuità sui dispositivi mobili. Cerca soluzioni di firma elettronica che offrano app native per le principali piattaforme come iOS, Android e Web. Consente ai dipendenti di inviare, firmare e gestire in modo sicuro i documenti in movimento, migliorando la produttività e garantendo il completamento tempestivo delle attività.

4. Quale sicurezza offre il software?

La sicurezza è una delle principali preoccupazioni quando si tratta di gestire documenti sensibili. Assicurati che il software di firma elettronica fornisca solide misure di sicurezza come la crittografia SSL per la protezione dei documenti. Cerca funzionalità come metodi di autenticazione (credenziali di accesso, firme digitali sicure), conformità con gli standard del settore (ad es. E-SIGN Modernization Act, eIDAS, HIPAA, SOC 2) e un audit trail dettagliato per monitorare il processo di firma e fornire prova legale se necessario.

5. Il sistema dei prezzi consente l'espansione?

Considera la scalabilità e l'economicità del software. Se la tua organizzazione è in forte crescita, scegli una soluzione in grado di soddisfare le tue esigenze in espansione senza incorrere in costi aggiuntivi significativi. Cerca un'implementazione rapida, un'esperienza utente piacevole, un'assistenza clienti affidabile e funzionalità di risparmio sui costi che possono sostituire i processi di firma cartacei.

Le organizzazioni più piccole con budget limitati dovrebbero cercare fornitori che offrano soluzioni facili da gestire, integrazione perfetta con le applicazioni esistenti e scalabilità per casi d'uso futuri. Scegli sempre un fornitore che fornisca supporto completo per l'implementazione, la formazione e la gestione del cambiamento per garantire una transizione di successo.

Raggiungere l'ordine nel caos

Il passaggio dal caos all'ordine nei flussi di lavoro di gestione dei contratti non è solo una possibilità, ma una necessità per il successo delle aziende. Le organizzazioni possono semplificare le pratiche del flusso di lavoro dei contratti con la potenza dell'automazione e una mentalità digital-first.

Intraprendendo questo percorso, le aziende aprono le porte a processi ottimizzati, rischi ridotti e prestazioni elevate. Questa trasformazione sblocca maggiore efficienza, riduzione dei costi e una cultura della collaborazione.

La ricerca dello strumento migliore per la tua attività è fondamentale poiché il segreto della gestione dei contratti risiede nel software.