8 suggerimenti per la gestione di un team di marketing remoto di successo

Sebbene la gestione di un team di marketing in ufficio non sia certamente una passeggiata, la gestione di un team remoto a volte può sembrare come correre una maratona su una pista invisibile.

I fusi orari e le culture lavorative variabili, le velocità di Internet incoerenti e le difficoltà di comunicazione rappresentano tutte sfide difficili per i manager.

Nel blog di questa settimana, condividiamo otto suggerimenti per aiutarti a gestire un team di marketing remoto di successo.

Esistono otto aree chiave della gestione remota del team .

1. Cultura : tutti dovrebbero comprendere e incarnare la cultura aziendale
2. Strumenti : dovresti fornire gli strumenti giusti e assicurarti che tutti li utilizzino
3. Confini : Sii flessibile con gli orari di lavoro ma rigoroso con le scadenze
4. Obiettivi : imposta obiettivi SMART che possono essere facilmente monitorati e rivisti
5. Comunicazione : Pianifica incontri regolari tra manager e colleghi
6. Collaborazione : incoraggia il tuo team a lavorare insieme e condividere il carico
7. Responsabilità : ogni membro del team deve sentirsi responsabile delle proprie prestazioni
8. Connessione : incontrarsi di persona almeno una volta all'anno per aiutare la tua squadra a legare

Perché eseguire comunque un'operazione remota?

Exposure Ninja funziona interamente da remoto. Come mai? Ci sono molti vantaggi nell'esecuzione di un'operazione remota. Ecco come potrebbe avvantaggiarti:

• Reclutamento : il lavoro a distanza ti consente di assumere i migliori talenti che puoi trovare da qualsiasi parte del mondo, non solo quelli che vivono a cinque minuti dal tuo ufficio. Ti consente inoltre di assumere persone altamente qualificate che sono trascurate dai tuoi concorrenti, come i genitori che lavorano che potrebbero aver bisogno di un programma più flessibile.
• Conservazione : le aziende remote non perdono dipendenti solo perché spostano le città, o anche se spostano i paesi! Il tempo che hai dedicato ad aiutare i tuoi dipendenti a diventare esperti nei loro campi è protetto, mentre essere in grado di offrire flessibilità ridurrà il tasso di turnover dei dipendenti: studi recenti hanno persino evidenziato che la flessibilità è il vantaggio lavorativo più desiderato (anche al di sopra degli incentivi finanziari!) e che la sua mancanza può far saltare la nave alla tua squadra.
• Costi di gestione : poiché non ci sono locali da gestire, puoi risparmiare sull'affitto dell'ufficio e sui costi associati come pranzi di squadra, frutta, cancelleria e attrezzature.
• Produttività : i dipendenti felici sono dipendenti produttivi e non è un caso che il lavoro a distanza crei dipendenti più felici e produttivi. Consentendo al tuo team di trascorrere più tempo con le proprie famiglie e di lavorare in modo flessibile sugli impegni, fornisci loro l'equilibrio tra lavoro e vita privata di cui hanno bisogno per esibirsi al meglio.
• Servizio clienti : un'operazione remota è in grado di offrire supporto tecnico e commerciale in tutto il mondo, 24 ore su 24, consentendoti di fornire un servizio migliore ai clienti.

Sebbene la gestione di un team remoto non sia per tutti, se questi vantaggi sembrano interessanti, probabilmente vorrai sapere come gestire in modo efficace il tuo team distribuito. Ecco come.

1. Sviluppare una forte cultura aziendale e coinvolgere tutti

Avere una chiara cultura aziendale che i tuoi dipendenti possono abbracciare favorirà la loro lealtà, dedizione e impegno. La tua cultura aziendale dovrebbe essere la base su cui costruire il tuo stile di gestione, il manuale dei dipendenti e gli accordi contrattuali. Dovrebbe essere sostenuto da una forte dichiarazione di intenti e da una visione aziendale, che i tuoi dipendenti dovrebbero essere insegnati il ​​primo giorno di assunzione.

Le aziende remote promuovono una cultura di flessibilità, libertà e responsabilità. Ciò consente loro di attrarre dipendenti che si inseriscono naturalmente nella struttura organizzativa desiderata e condividono le convinzioni e le ambizioni fondamentali dell'organizzazione.

Avere dipendenti che si adattano alla cultura è vitale per il tuo successo. Nelle parole del sostenitore del lavoro a distanza FlexJobs, " Il lavoro a distanza è il fondamento della nostra cultura... Una cultura basata sulla comprensione che la vita accade la dice lunga su come apprezziamo le nostre persone ".

2. Fornire gli strumenti giusti e assicurarsi che tutti li utilizzino

Non è un'esagerazione dire che non potremmo fare quello che facciamo in Exposure Ninja senza il software giusto!

Abbiamo provato e testato molti diversi strumenti di monitoraggio del tempo, monitoraggio delle prestazioni e comunicazione online. Quelle di seguito sono le nostre scelte migliori per far lavorare il tuo team in modo efficace e comunicare in modo chiaro.

Strumenti di comunicazione

Una corretta comunicazione è l'elemento più cruciale di qualsiasi sforzo di collaborazione. La maggior parte delle tue comunicazioni avverrà tramite strumenti di messaggistica istantanea come Slack.

Slack ha un'interfaccia utente attraente e funziona in modo efficiente su desktop e smartphone (sebbene sconsigliamo ai nostri Ninja di installare Slack sui loro telefoni: non vogliamo che il nostro team controlli le loro notifiche quando non funzionano!) Slack ti consente di avere conversazioni individuali con i membri del team, creare canali separati per le discussioni sui progetti, condividere file e svolgere molte altre attività in modo semplice e facile.

Tecnicamente, puoi utilizzare Slack per le videochiamate, ma nella nostra esperienza, la maggior parte delle persone si atterrà ai messaggi di testo se sono già su Slack. Ecco perché è importante anche trovare il tempo per le videochiamate. Con un sistema di messaggistica di testo, la tua attenzione è spesso suddivisa su più canali. Le videochiamate sono un buon modo per mostrare a qualcuno del tuo team che ha la tua totale attenzione per i prossimi venti minuti circa e consentono anche ai membri del tuo team di vedere i volti amichevoli con cui lavorano ogni giorno!

Ci sono molti ottimi strumenti gratuiti per effettuare videochiamate. Utilizziamo quotidianamente Skype, Zoom e Google Hangouts.

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Strumenti di monitoraggio della produttività

Sappiamo che i lavoratori remoti sono più produttivi delle loro controparti in ufficio, ma probabilmente vorrai utilizzare un software per organizzare e monitorare il carico di lavoro dell'intero team. Usiamo Hubstaff per tenere traccia della produttività del nostro team. Quando un membro del nostro team inizia a lavorare per la giornata, avvia semplicemente il timer di Hubstaff. Questo strumento funziona in background e non crea alcun disturbo. Non appena i nostri Ninja hanno finito di lavorare per la giornata - o vogliono fare un lungo pranzo o una meritata pausa - possono semplicemente fermare il timer.

Hubstaff acquisirà periodicamente schermate mentre il tuo team sta lavorando. Questo non vuole essere invasivo o una violazione della privacy - dopotutto, il tuo team dovrebbe lavorare, non dedicare tempo prezioso ai clienti a abbuffarsi di programmi Netflix - ma serve come mezzo per monitorare come stanno andando i tuoi dipendenti. Come esseri umani, non sempre ci piace ammettere quando siamo alle prese con un compito, e quando non sei nella stessa stanza della tua squadra, può essere ancora più difficile identificare quando qualcuno ha bisogno di aiuto. Hubstaff ti consente di vedere quando i tuoi dipendenti trascorrono più tempo del previsto per un'attività, il che significa che puoi offrire il tuo supporto.

Se un membro del team smette di lavorare per un certo periodo di tempo e dimentica di spegnere il timer, Hubstaff rileva automaticamente il tempo di inattività e mette in pausa il timer, il che, in Exposure Ninja, significa che i nostri clienti non vengono fatturati per i tempi morti!

Strumenti di allocazione delle attività

È importante assicurarsi che ogni membro della tua squadra sia chiarissimo sulle proprie responsabilità. Puoi utilizzare un sistema di allocazione delle attività come Teamwork per assegnare compiti con istruzioni e scadenze a ciascun membro del tuo team. Questo rende chiaro a tutti coloro che stanno lavorando a un progetto e chi dovrebbe consegnare cosa e quando. Una scadenza mancata può respingere più team che lavorano allo stesso progetto, ma con una solida gestione delle attività in atto, puoi assicurarti che il personale collabori in modo efficiente. Questo ci porta al nostro prossimo strumento...

Strumenti di lavoro collaborativo

Come possono due persone lavorare insieme nello stesso momento anche quando le loro scrivanie potrebbero essere distanti centinaia di miglia? La risposta può essere trovata in tre software gratuiti rilasciati da Google: Drive, Documenti e Fogli. Quando utilizziamo Fogli Google, spesso abbiamo una decina di persone provenienti da tre paesi diversi che lavorano allo stesso foglio di lavoro contemporaneamente.

Poiché qualsiasi modifica a un foglio Google avviene in tempo reale, non c'è pericolo che un membro del tuo team possa lavorare con informazioni non aggiornate. È anche possibile fornire alle persone diverse impostazioni di accesso, consentendo ai tuoi manager o amministratori di apportare modifiche a un foglio che altri membri del tuo team (o anche clienti) possono solo visualizzare.

Suggerimento : assicurati che tutti utilizzino gli stessi strumenti in modo coerente e non tornino semplicemente a utilizzare il proprio software preferito. In caso contrario, sarà difficile tenere traccia dei progetti e valutare le prestazioni.

3. Imposta e rafforza i confini

Gestire un team di marketing di successo significa stabilire confini chiari quanto assumere e ispirare il personale giusto. Mentre il bello del lavoro a distanza è che offre ai tuoi dipendenti flessibilità in termini di orario di lavoro e posizione, è importante stabilire dei limiti intorno alle ore che dedicano e quando lavorano. Ecco alcuni dei modi in cui Exposure Ninja salvaguarda la nostra produttività e prestazioni:

• Almeno il 30% del tempo lavorato è nelle ore centrali : questo assicura che tutti siano disponibili per il recupero dei manager, gli aggiornamenti del canale Slack e le conversazioni rapide ad un certo punto durante le 9-5.
• I dipendenti si impegnano a incontrarsi settimanalmente con i manager : le chat frequenti non sono solo importanti per garantire che il personale sia felice, in pista e produca il proprio lavoro migliore, ma consentono anche al nostro team di sviluppare ottimi rapporti con i propri manager. Ciò significa che si sentono a proprio agio nel rivolgersi a loro per qualsiasi preoccupazione, problema o grande idea che potrebbero avere per l'azienda o la campagna di un cliente.
• Hubstaff viene utilizzato per tenere traccia di tutto l'orario di lavoro : quando il nostro team lavora per Exposure Ninja, attiva i timer Hubstaff. Questo ci aiuta a comprendere i livelli di produttività, vedere le tendenze dei dipendenti nel tempo e identificare eventuali problemi con le prestazioni in modo che possano essere discussi con le persone e risolti.
• I Ninja a contratto hanno una quantità minima e massima di ore al mese : tutti conoscono la quantità di lavoro che devono svolgere e chatteranno con il proprio manager prima di impegnarsi in più di una certa quantità di straordinari. Ciò significa che i Ninja non devono preoccuparsi di avere abbastanza lavoro per il mese o, al contrario, di avere troppo da fare. Non ci piacciono i Ninja stressati nel nostro Dojo .

4. Diventa SMART con gli obiettivi del team

Gestire un team di marketing di successo significa fissare obiettivi chiari ed è importante che questi siano SMART : specifici , misurabili , concordati , realistici e basati sul tempo .

Sebbene ci siano molti acronimi che fluttuano nella sfera del marketing, alcuni più utili e attuabili di altri, il sistema SMART ti fornisce una chiara struttura di definizione degli obiettivi che ti aiuta a stabilire le priorità, budget e rispettare le scadenze.

Il sistema di definizione degli obiettivi SMART afferma che gli obiettivi dovrebbero essere:

• Specifico : ben definito e chiaro a chiunque abbia conoscenza del progetto
• Misurabile : devi essere in grado di capire se l'obiettivo è ottenibile, vedere quanto è lontano il completamento e capire quando l'obiettivo è stato raggiunto
• Concordato : parte del ritenere la tua squadra responsabile delle proprie prestazioni è garantire che tutti accettino e comprendano non solo i loro obiettivi indipendenti, ma anche gli obiettivi della squadra
• Realistico : il tuo progetto dovrebbe essere realizzabile entro tempi e vincoli di budget e con le risorse disponibili
• Basato sul tempo : dovresti fissare scadenze chiare che siano impegnative ma realizzabili. Ciò impedisce ai tuoi dipendenti remoti di diventare compiacenti e dà loro un grande senso di realizzazione quando raggiungono i loro obiettivi SMART.

5. Comunicare in modo chiaro e regolare

Le aziende remote hanno bisogno di forti canali di comunicazione. Exposure Ninja utilizza un'ampia gamma di strumenti per facilitare la comunicazione tra il nostro team e i clienti, inclusi Zoom, Yay, Slack e Skype.

Jan Schulz-Hofen, CEO dell'azienda remota di successo Planio , afferma che per le aziende remote la comunicazione testuale funziona meglio, in quanto è trasparente e non dirompente: " La comunicazione testuale ti rende più rispettoso del tempo dell'altro, soprattutto quando vivi più fusi orari di distanza. La comunicazione immediata può essere di disturbo... con un'e-mail, [i membri del team possono] considerare la tua scrittura in un momento opportuno . "

I team di Exposure Ninja utilizzano i canali Slack per segnalare i progressi sulle singole campagne, aggiornare i project manager sulle sfide e porre domande.

Slack è una piattaforma ideale per noi perché funziona in qualsiasi browser Web, conserva i registri delle chat per riferimenti futuri e ci consente di segnalarci rapidamente e facilmente il nostro stato online, sia durante una riunione, che lavorando con Slack chiuso o fuori ufficio — oltre ad aggiungere stelle ai messaggi importanti e aggiungere informazioni da guardare in seguito.

Pianifichiamo chiamate vocali regolari ove appropriato, ad esempio per le chat settimanali del manager e gli aggiornamenti dei clienti e i rapporti mensili sullo stato di avanzamento.

6. Collabora utilizzando Slack e Google Docs

La collaborazione in remoto del team pone l'ulteriore sfida di non essere in grado di interagire faccia a faccia. Il linguaggio del corpo e gli indizi non verbali rendono la comunicazione e la condivisione delle idee molto più facili, ma anche se potresti non averli a tua disposizione, gli strumenti di comunicazione e produttività giusti renderanno più facile collaborare ai progetti.

Organizza sessioni di collaborazione in team in Slack

Se il tuo team ha bisogno di condividere idee e collaborare a un progetto, le videochiamate Slack sono un'ottima opzione. Puoi aggiungere più partecipanti alle chiamate e condividere lo schermo con i colleghi, registrare le chiamate per riferimenti futuri, impostare argomenti, aggiungere tag, bloccare e inviare documenti e impostare notifiche per le modifiche. Mantiene tutto all'interno di un'unica area di lavoro, quindi non devi aspettare che i tuoi dipendenti installino, carichino o, in alcuni casi, risolvano i problemi di software diversi!

Collabora su documenti in Google Docs

Come menzionato nella nostra sezione sugli strumenti di lavoro a distanza, Fogli e Documenti Google sono ottimi per la collaborazione in quanto consentono a più contributori di commentare documenti, fare ammenda, evidenziare sezioni e scriversi note con azioni suggerite. Puoi tornare a versioni diverse in qualsiasi momento visualizzando la cronologia delle versioni, che mostra anche tutte le modifiche apportate dai singoli contributori: puoi vedere chi ha fatto cosa e perché.

7. Ritieni tutti responsabili

I team remoti devono essere orientati ai risultati e stabilire obiettivi e scadenze chiari se vogliono avere successo. Ogni Ninja di Exposure Ninja ha elenchi di attività chiari impostati dai manager in Teamwork con scadenze, monitoraggio del tempo e la possibilità di aggiungere progressi o commentare ogni attività.

Tutti i Ninja sono tenuti ad aggiornare i dashboard dei clienti e mostrare ai loro manager su cosa hanno lavorato durante le chiamate di recupero settimanali in modo da assicurarci che i risultati siano puntuali e all'altezza degli standard. Questo ci consente anche di identificare in modo proattivo quando qualcuno è a rischio di perdere una scadenza in modo che possa essere mitigata rapidamente.

Parte della responsabilità del tuo team è garantire che sappiano quali obiettivi personali e professionali dovrebbero raggiungere. Tenere valutazioni one-to-one trimestrali e impostare i KPI è importante tanto per le aziende remote quanto per quelle in ufficio. Assicurati che ogni membro del tuo team abbia obiettivi chiari su cui lavorare e, se appropriato e possibile, offri un bonus di rendimento per mantenerlo motivato.

8. Incontra almeno una volta all'anno e divertiti spesso

Infine, assicurati di trovare il tempo per incontrare la tua squadra e celebrare i successi, che si tratti di una gita costiera in estate o di un po' di divertimento natalizio!

I migliori team remoti sono strettamente collegati e desiderosi di vedersi avere successo. I colleghi parleranno tra loro ogni giorno, proprio come farebbero in un ambiente d'ufficio, e spesso formano amicizie autentiche: promuovi le connessioni nel tuo team creando modi per farli interagire tra loro.

Exposure Ninja ha un canale Watercooler nel nostro spazio Slack dove ogni Ninja può chattare, così come gruppi più piccoli dedicati agli interessi individuali, dalla cucina e fitness all'arte, ai giochi e ai film.

Condividiamo spesso le foto delle nostre famiglie, degli animali domestici e delle vacanze, ci chiediamo reciprocamente consigli e diffondiamo la voce su nuovi strumenti e tecnologie che riteniamo utili ai nostri colleghi. Metti nel mix gli strani quiz di Halloween e Natale - completi di gadget di Exposure Ninja e altre chicche in palio - ricompense mensili del Ninja del mese e riunioni di squadra per diversi gruppi di lavoro, e avrai un ottimo ambiente di lavoro per i tuoi dipendenti.

Ti senti ispirato? Quale di questi potresti presentare al tuo team di marketing a distanza?

Siamo sempre alla ricerca delle menti migliori e più brillanti nel marketing digitale per entrare a far parte della nostra agenzia di marketing completamente remota. Dai un'occhiata alla nostra pagina dei lavori da remoto per vedere se c'è una posizione aperta adatta alle tue competenze.