Come fare il libro paga da soli in 7 passaggi

Il libro paga non è certo la parte più eccitante della gestione di un'impresa. E mentre esternalizzare questo tipo di lavoro è più pratico, sapere come gestire le buste paga da solo ti fa risparmiare denaro e assicura che tutti i tuoi dipendenti siano pagati in tempo.

L'elaborazione delle buste paga è un compito complesso, anche a causa dei tuoi obblighi legali. Tuttavia, con la giusta strategia e sistemi di gestione delle retribuzioni, non devi preoccuparti di lasciare la tua attività esposta a potenziali responsabilità e/o penali.

Questa guida fornisce informazioni essenziali sulla gestione delle buste paga, ma potresti comunque aver bisogno dell'assistenza professionale dei servizi di buste paga per informazioni specifiche relative alla tua attività.

L'importanza di sistemi di buste paga forti

Ogni imprenditore sa che un buon sistema di buste paga è un aspetto critico della gestione della propria azienda. Ovviamente, non si tratta solo di garantire che tutti vengano pagati in tempo.

Un buon sistema di gestione delle retribuzioni costituisce una parte essenziale della cultura aziendale e ha un impatto praticamente su ogni aspetto dell'azienda, compresi il flusso di cassa e la produttività. Oltre alle risorse umane, il libro paga è probabilmente la chiave per gestire una forza lavoro di successo.

Il libro paga copre vantaggi, compensi e una serie di vantaggi per ottenere un migliore utilizzo delle risorse migliorando allo stesso tempo il coinvolgimento e la progressione dei dipendenti. I tuoi registri salariali aiutano anche a soddisfare le normative statali e nazionali.

In altre parole, il sistema del libro paga viene utilizzato per tenere traccia delle ore, dei salari, delle detrazioni e dei pagamenti dei dipendenti, mantenendo al contempo organizzati tutti i documenti pertinenti. Le seguenti statistiche sul libro paga sottolineano ulteriormente la sua importanza nel mondo degli affari:

• Quasi la metà di tutti i lavoratori inizia a cercare un nuovo lavoro dopo solo due errori di busta paga da parte del datore di lavoro.
• Tra il 10% e il 30% dei datori di lavoro classifica erroneamente i dipendenti per privarli delle tutele previste dalle leggi sul lavoro.
• Oltre il 54% dei lavoratori americani ha riscontrato problemi con l'elaborazione delle buste paga.

In breve, l'elaborazione corretta delle buste paga va a vantaggio sia dei dipendenti che dell'azienda. Ma anche quando le buste paga sono esternalizzate, è ancora una delle principali fonti di controversie tra dipendenti e imprenditori. Pertanto, tenere manualmente sotto controllo le buste paga può essere vantaggioso per l'intera operazione.

Sette passaggi per l'elaborazione del libro paga

Prima di prendere in considerazione il software per le buste paga, è importante comprendere come elaborare manualmente le buste paga. Anche se questo è sicuramente impegnativo, il processo può essere semplificato in soli sette passaggi.

Se segui ciascuno dei passaggi seguenti, sarai in grado di presentare le tasse sui salari in pochissimo tempo.

Passaggio 1: ottieni il numero di identificazione del datore di lavoro

Prima di poter iniziare a elaborare la retribuzione, dovrai impostare un numero di identificazione del datore di lavoro o EIN, che viene utilizzato dal governo per garantire che le aziende paghino le tasse all'Internal Revenue Service e soddisfino altri requisiti legali. Senza un EIN, non puoi elaborare i pagamenti delle buste paga per i tuoi dipendenti.

L'EIN viene utilizzato dall'IRS per identificare la tua attività e registrare tutti i file fiscali presentati per ogni anno finanziario. Le nuove imprese possono iscriversi all'EIN compilando un'applicazione online sul sito Web dell'IRS. Se stai cercando di elaborare manualmente le buste paga per la prima volta, dovrai scoprire qual è il tuo EIN.

Oltre a un EIN nazionale, potresti aver bisogno anche di un EIN statale. Entrambi sono gratuiti per tutte le aziende.

Passaggio 2: chiedi a tutti i dipendenti di compilare i moduli di busta paga

Prima che i dipendenti possano essere pagati, devono fornire alla tua azienda le informazioni fiscali pertinenti. È importante che il datore di lavoro verifichi che tutti i dati siano accurati. Per ogni dipendente, le informazioni dovrebbero coprire lo stato lavorativo, le detrazioni e altri dettagli rilevanti per il loro impiego e pacchetti finanziari.

I dipendenti devono compilare un modulo W-4, che include i dettagli del loro stato di deposito e tiene traccia delle indennità personali e di altri dettagli fiscali. Dovranno anche compilare un modulo I-9 per verificare la loro identità e idoneità al lavoro. Inoltre, è necessario presentare un nuovo rapporto di assunzione per tutti i nuovi dipendenti.

Anche gli appaltatori e i lavoratori freelance dovranno compilare 1099 moduli di busta paga. Mentre la maggior parte della responsabilità di compilare questi moduli ricade sulle spalle del lavoratore, la tua azienda deve essere pronta a distribuirli, raccoglierli e inviarli. L'IRS gestisce gli invii per i moduli W-4, I-9 e 1099.

Passaggio 3: seleziona il tuo programma di buste paga

Il libro paga non serve solo a garantire che i tuoi dipendenti vengano pagati in tempo. Tuttavia, il pagamento dei salari dei dipendenti è uno degli obiettivi chiave qui. Pertanto, stabilire un programma di buste paga chiaro è fondamentale.

In genere ci sono quattro tipi di piani di gestione stipendi da considerare: pagamenti settimanali, pagamenti bisettimanali, pagamenti semisettimanali e pagamenti mensili. Nella maggior parte dei casi, le aziende vorranno adottare lo stesso orario per i lavoratori in tutti i reparti. Se non altro, quando impari a gestire le buste paga da solo, questa opzione aiuta a prevenire errori o mancati pagamenti. Inoltre, crea una cultura in cui tutti i dipendenti sono trattati allo stesso modo.

Dopo aver selezionato le date di pagamento dei dipendenti, dovrai anche confermare le date di scadenza del pagamento delle tasse e le scadenze per la dichiarazione dei redditi.

Passaggio 4: calcola la retribuzione e le detrazioni

Il calcolo manuale della retribuzione lorda di un dipendente è piuttosto semplice. Prendi la loro tariffa oraria e la moltiplichi per il numero di ore che hanno lavorato in un determinato periodo. Ecco la formula più semplice:

Tariffa oraria x ore lavorate = retribuzione lorda per quel periodo

Tuttavia, va notato che potrebbe essere necessario suddividere l'equazione in due parti se la tariffa oraria di un lavoratore viene aumentata per gli straordinari o le ore asociali. In questo caso, devi semplicemente calcolare la retribuzione lorda per le ore contrattate e gli straordinari come parti separate prima di sommarle. Se stai lavorando sul libro paga in Excel, il programma può completare i calcoli per tuo conto.

Il calcolo delle indennità del dipendente (note anche come esenzioni) e delle detrazioni è un altro fattore cruciale. Le indennità vengono completate tramite il modulo W-4, mentre le detrazioni dovrebbero apparire sul modulo 1040-EZ del dipendente. Le legittime detrazioni sul salario sono ciò che un lavoratore può rivendicare sui propri guadagni per ridurre efficacemente le tasse.

Come datore di lavoro, devi assicurarti che i dipendenti abbiano completato questo passaggio in modo accurato. Potrebbe anche essere necessario considerare altri elementi dell'elaborazione delle buste paga e delle ritenute. L'elenco include 401 (k) contributi, tasse statali e federali, assicurazione medica, previdenza sociale e contributo per la compensazione dei lavoratori.

Forse la questione più complessa, o almeno quella che richiede più tempo, deriva dal fatto che la velocità con cui si moltiplicano le detrazioni dipende dalla categoria di ciascun dipendente. Ancora una volta, il giusto software per le buste paga farà i calcoli per tuo conto: devi solo inserire le formule giuste.

Passaggio 5: paga i dipendenti

Dopo aver completato tutte le fasi del passaggio quattro, puoi calcolare la retribuzione netta del lavoratore. Questo processo può essere automatizzato con un calcolatore di buste paga ed è determinato utilizzando la seguente formula:

Retribuzione lorda - detrazioni = retribuzione netta

La retribuzione netta è ciò che il dipendente riceve nella busta paga alla fine del periodo di paga. Dopo aver calcolato la retribuzione netta individuale del lavoratore, puoi elaborare il pagamento tramite il metodo preferito, inclusi bonifici bancari, carte buste paga o assegni.

Dal momento che stai elaborando i pagamenti per tutti i tuoi dipendenti, farlo manualmente non è un'opzione. Invece, dovresti usare un sistema automatizzato, che ti farà risparmiare tempo prezioso. Inoltre, puoi accelerare il processo archiviando le detrazioni fiscali e le ritenute dei dipendenti sul software del libro paga, che facilita i pagamenti tempestivi e accurati per tutti i dipendenti.

Oltre a elaborare i pagamenti, è importante creare una busta paga dei dipendenti che ti consenta di tenere traccia di ciò che stai trattenendo. Il monitoraggio delle ritenute alla fonte renderà la vita molto più semplice mentre ti addentri nei passaggi successivi e dovrebbe promuovere una pianificazione fiscale più semplice per la tua azienda e i tuoi lavoratori.

Passaggio 6: organizza i tuoi record

È assolutamente essenziale che le informazioni siano sempre accurate. Quando si documentano i registri delle buste paga, i dati possono essere utilizzati ogni volta che si affrontano controversie con i dipendenti o l'IRS. Una chiara panoramica di tutti i pagamenti e calcoli ti consente di offrire prove quando necessario e correggere rapidamente gli errori.

Anche il pagamento delle normali tasse sui salari è più facile quando si dispone di record chiari. La grande notizia è che una buona soluzione per le buste paga automatizza i record utilizzando le cifre della retribuzione lorda, della detrazione e della retribuzione netta che hai calcolato in precedenza. Quindi, la maggior parte del duro lavoro viene svolto per te, consentendo al tuo team di concentrarsi sulla gestione dell'azienda.

Passaggio 7: paga le tasse sui salari

Qualsiasi datore di lavoro che gestisce le buste paga deve garantire che tutte le tasse sui salari siano prontamente pagate. I moduli fiscali federali devono essere presentati trimestralmente, mentre le dichiarazioni locali devono essere conformi alle normative statali. Dovrebbero essere presi in considerazione anche le dichiarazioni fiscali annuali e i moduli W-2.

Trattenere la giusta somma da ogni dipendente è fondamentale. Per fare ciò, devi contabilizzare le imposte sul reddito, la previdenza sociale e le tasse Medicare, manualmente o tramite alcune delle soluzioni software fiscali online. Se hai trattenuto gli importi giusti, coprire le successive tasse sui salari dovrebbe essere facile. A sua volta, eviterai controversie, multe e problemi con i tuoi dipendenti e garantirai operazioni sempre più fluide.

Nel frattempo, la tua azienda potrebbe dover coprire anche le tasse federali sulla disoccupazione, le tasse statali sulla disoccupazione, l'assicurazione statale per la disoccupazione o la SUI e le tasse della legge federale sui contributi assicurativi. Questi non vengono detratti direttamente dalle buste paga dei lavoratori.

Opzioni di gestione stipendi manuali: Excel e altro

Dopo aver confermato che l'elaborazione manuale delle buste paga è la soluzione giusta per la tua azienda, sarà fondamentale trovare il sistema o il software giusto per completare l'incarico. La giusta soluzione dovrebbe rendere il processo più rapido e molto meno stressante. Inoltre, fare la scelta giusta all'inizio ti risparmierà il fastidio di dover cercare un pacchetto o un modello sostitutivo in seguito.

Ci sono molte opzioni sul mercato, ma probabilmente è meglio scegliere Excel. Ecco alcuni motivi per cui dovresti utilizzare un software:

• Nessuna preoccupazione per la legittimità
• Sono disponibili molte informazioni per aiutarti a trarne il massimo.
• Sono costruiti tenendo conto delle esigenze dell'IRS.
• I dipendenti ne hanno sentito parlare, il che dà loro fiducia.
• Offri soluzioni convenienti

Utilizzo di Excel per il libro paga

Una delle grandi cose dell'utilizzo di Excel per le buste paga è che i modelli di buste paga di Microsoft possono essere scaricati gratuitamente e ti mettono sulla strada per una gestione fluida delle buste paga. Potrebbe volerci un po' di tempo per personalizzare le colonne e aggiungere funzionalità per soddisfare i requisiti individuali della tua azienda, ma il processo non dovrebbe essere troppo difficile.

La scheda "Informazioni sui dipendenti" è dove puoi aggiungere tutti i dati rilevanti, dalle tariffe orarie alle detrazioni fiscali. Tutte le equazioni vengono completate automaticamente poiché le formule sono già inserite. La scheda "Calcolatore delle buste paga" conserverà i dati dei dipendenti per automatizzare i calcoli della retribuzione netta.

In questa parte del foglio di calcolo, puoi inserire le loro ore, congedi per malattia, straordinari e altro. Una volta completata questa operazione, è possibile creare le buste paga per determinare quanto viene pagato un dipendente in questo periodo. Questa cifra verrà successivamente utilizzata per il pagamento manuale o automatico del salario.

Il foglio di calcolo può essere progettato per includere pagine per i singoli dipendenti o gestire tutti i dipendenti su una pagina tramite l'uso di righe diverse. Sebbene Excel non sia l'unica opzione (Quickbooks è un'altra scelta molto popolare), è una delle più facili da padroneggiare. Se opti per Quickbooks, il processo è un po' più lungo, ma questo software per le buste paga offre una guida passo passo per ogni dettaglio.

Qualunque opzione tu scelga, ti suggeriamo di salvare tutto nel cloud così come sui tuoi sistemi. Questo ti aiuterà a evitare situazioni stressanti nel caso in cui i tuoi dati vengano persi o danneggiati.

Conclusione

Se si desidera elaborare manualmente le buste paga, non è necessario iniziare improvvisamente a completare tutti i calcoli da soli. Indipendentemente dal fatto che utilizzi il modello di calcolo delle buste paga di Microsoft o un altro servizio automatizzato, dovrai semplicemente inserire i dettagli pertinenti per ciascun dipendente relativi alle ore di lavoro, alla retribuzione oraria e alle detrazioni. Da qui, calcolare tutto, dalla retribuzione lorda alla retribuzione netta e ai requisiti fiscali dovrebbe essere un compito facile. In breve, la precisione è garantita.

Alcune aziende sceglieranno comunque altre opzioni di buste paga, come un fornitore di buste paga dedicato o semplicemente impiegando i servizi di un contabile. E va bene. Tuttavia, se desideri monitorare ogni aspetto della tua attività in ogni momento, l'opzione manuale è più facile che mai.