Come creare una base di conoscenza per la gestione del lavoro di marketing

Gli strumenti di gestione del lavoro di marketing possono avvantaggiare la tua organizzazione in vari modi, tra cui l'aumento della produttività e dell'efficienza. Aiutano anche a gestire i team che lavorano in remoto. Ma con tutte queste funzionalità, è importante che i membri del team sappiano come utilizzarle.

Costruire una base di conoscenza per il tuo sistema di gestione del lavoro di marketing è essenziale per assicurarti che tutti coloro che lo utilizzano siano sulla stessa pagina. Ecco alcuni suggerimenti su cosa includere nella tua knowledge base sulla gestione del lavoro di marketing.

Linee guida su quando utilizzare lo strumento di gestione del lavoro di marketing rispetto a un altro strumento

"La base di conoscenza... è per il tuo team e tutti i collaboratori nello strumento in modo che possano fare riferimento in qualsiasi momento a istruzioni e linee guida su come utilizzare al meglio lo strumento", ha affermato Brianna Miller, direttore del marketing e della generazione della domanda presso la società di analisi della conformità sanitaria Protenus, alla MarTech Conference.

Lo strumento di gestione del lavoro di marketing è importante per aggiungere progetti, inviarli per l'approvazione e condividere altri importanti aggiornamenti. Le comunicazioni relative ai progetti dovrebbero essere effettuate, nella maggior parte dei casi, all'interno dello strumento di gestione del lavoro.

Se una richiesta di progetto o un altro aggiornamento relativo al progetto arriva attraverso un altro canale, dovrebbero esserci delle linee guida su quando lasciare questi aggiornamenti dove si trovano e quando aggiungerli allo strumento di gestione del lavoro di marketing.

Ecco un esempio di linee guida da seguire. La tua organizzazione potrebbe utilizzare le app di posta elettronica o di messaggistica come Slack in modo diverso, ma questo è almeno un buon punto di partenza.

Linee guida su come avviare un'attività o un progetto

Dovresti anche avere linee guida specifiche su come avviare un progetto. Queste linee guida dovrebbero essere suddivise per canale.

Fornisci esempi su come le richieste dovrebbero essere gestite quando arrivano tramite:

• E-mail.
• Slack/Teams e altre app di messaggistica.
• Un incontro (virtuale o di persona).
• Moduli di richiesta.

Scava più a fondo: come decidere se acquistare una piattaforma di gestione delle prestazioni di marketing

Linee guida su chi può creare un progetto e modificare le informazioni chiave del progetto

"Avere linee guida su chi può creare progetti e modificare le informazioni chiave del progetto", ha affermato Miller. "Questa piccola cosa può fare una grande differenza perché poi c'è una proprietà e c'è una persona che sa quando sono le date di scadenza e quando il progetto potrebbe cambiare".

Imposta le convenzioni di denominazione per progetti e attività

Titoli chiari aiutano i membri del team a capire il tipo di attività che stanno esaminando nello strumento di gestione del lavoro di marketing. Ciò consente di risparmiare tempo e aiuta a evitare errori.

"Per quanto eccezionale sia qualsiasi funzionalità di ricerca e qualsiasi strumento, la creazione di titoli chiari farà risparmiare al tuo team così tanto tempo", ha affermato Miller.

La convenzione di denominazione della tua organizzazione potrebbe prendere in considerazione l'utilizzo di un metodo di "approfondimento", che procede da termini più generali a parole più specifiche sui singoli progetti.

Ecco alcune altre regole da prendere in considerazione per le convenzioni di denominazione del tuo team:

• Usa numeri e date nel titolo.
• Aggiungi contesto nominando il reparto e il tipo di progetto.
• Più corto è meglio.
• Usa i verbi per designare le azioni relative alle attività (scrivere, progettare, redigere, rivedere, ecc.).

Linee guida sui processi nel sistema

Includi linee guida sui processi nella tua knowledge base in modo che i membri del team sappiano come completare attività e progetti.

Inoltre, definisci chiaramente la differenza tra attività e progetti e sii specifico su quali processi si applicano al livello dell'attività rispetto al livello del progetto.

Ecco alcuni esempi di linee guida sui processi:

• Tutto il lavoro deve essere documentato nella descrizione dell'attività.
• La sezione dei commenti dovrebbe essere utilizzata se è necessario discutere qualcosa di specifico per l'attività. Solo se la domanda è correlata al progetto nel suo insieme, dovrebbero essere fatti commenti a livello di progetto.
• Una volta che il lavoro è pronto per la revisione nell'attività con gli allegati caricati, menziona i membri del team che devono essere revisionati e cambia lo stato dell'attività in "In revisione".
• Una volta completato il processo di revisione, il proprietario dell'attività cambierà lo stato dell'attività in "Completato".
• Quando un progetto è completato, il proprietario del progetto deve spostare il progetto nella cartella "Archiviati" appropriata.

Registrati e guarda la MarTech Conference qui.

Ottieni MarTech! Quotidiano. Gratuito. Nella tua casella di posta.

Indirizzo e-mail aziendale

sottoscrivi In lavorazione...

Vedi termini.