Come creare una strategia per un evento vincente: un framework in 7 fasi

Mentre gli eventi virtuali sono un ottimo modo per entrare in contatto con i tuoi clienti e potenziali clienti, ottenere partecipanti qualificati è spesso una sfida.

Gli eventi sono diventati più accessibili nel mondo digitale di oggi, con più canali e piattaforme disponibili per promuovere e attrarre partecipanti. È importante disporre di una solida strategia per attrarre e coinvolgere partecipanti qualificati per garantire che il tuo evento virtuale sia un successo.

Che tu stia ospitando un webinar, un podcast, un evento metaverso o una riunione basata sul Web, gli eventi offrono un'opportunità unica per interagire con potenziali contatti. Tuttavia, ogni tipo di evento richiede anche un approccio diverso quando si tratta di generare e dare seguito a tali lead.

Webinar e podcast, ad esempio, sono ottimi per fornire leadership di pensiero e stabilire il tuo marchio come autorità nel tuo spazio. Sebbene gli eventi metaverse e basati sul web offrano opportunità di coinvolgimento più interattive, potrebbero richiedere un approccio più strategico alla generazione di lead e al follow-up.

Per ottenere il massimo dai tuoi eventi, è fondamentale comprendere le sfumature di ogni tipo di evento. In questo modo, puoi personalizzare le tue attività di generazione di lead e le strategie di follow-up per massimizzarne l'efficacia e ottenere risultati migliori per la tua azienda.

Pianificare qualsiasi tipo di evento richiede molto impegno, tempo e risorse, soprattutto quando si tratta di acquisire i partecipanti giusti. Il seguente approccio a sette livelli si immerge nel framework per creare la tua strategia.

1. Chiarisci i tuoi obiettivi e il tuo scopo

Prima di iniziare a pianificare il tuo evento, assicurati di comprendere chiaramente i tuoi obiettivi e il tuo scopo. Cosa vuoi ottenere con il tuo evento? Vuoi generare contatti, creare consapevolezza del marchio o fornire preziose informazioni ai tuoi partecipanti?

Avere un obiettivo chiaro ti aiuterà a determinare il tipo di partecipanti che desideri attirare e il messaggio che devi utilizzare per raggiungerli.

2. Coinvolgi in anticipo il tuo team di vendita

Coinvolgere il tuo team di vendita all'inizio del ciclo di pianificazione può portare diversi vantaggi alla tua azienda. Poiché le vendite sono i principali rappresentanti a contatto con i clienti, comprendono a fondo le esigenze, le preferenze e i comportamenti dei clienti.

In quanto tali, possono fornire preziose informazioni sul pubblico di destinazione e aiutare a personalizzare l'evento per soddisfare le loro aspettative. Possono anche aiutare a sviluppare il messaggio e il posizionamento dell'evento, assicurandosi che risuoni con il pubblico di destinazione e si allinei con gli obiettivi di vendita dell'azienda.

Coinvolgere il team di vendita durante questa fase iniziale aiuta a creare un senso di proprietà e investimento nel successo del programma, traducendosi in una maggiore motivazione e impegno per raggiungere gli obiettivi dell'evento. E, in una nota a margine, attingi ai tuoi venditori per la loro esperienza nella generazione di lead e nella conclusione di affari, in modo che possano contribuire con idee per attività di marketing che promuovono il networking e la generazione di lead.

3. Concentrati sul pubblico e sul profilo dei partecipanti

Dopo aver chiarito i tuoi obiettivi e il tuo scopo, è il momento di concentrarsi sul profilo del partecipante. chi è il tuo pubblico di riferimento? Quali sono i titoli di lavoro, le industrie e gli interessi?

Anche il livellamento è importante, quindi mescola i partecipanti con il giusto background e le competenze. Ad esempio, mescolare uno sviluppatore con un dirigente probabilmente non sarebbe la soluzione giusta.

Dopo aver identificato il profilo del tuo partecipante ideale, puoi iniziare a indirizzarlo con messaggi personalizzati.

Conoscere il proprio pubblico è fondamentale quando si tratta di pianificare eventi. Quali sono i loro interessi, punti dolenti e sfide? In quali aziende e settori operano? Di quali argomenti e contenuti si preoccupano?

Comprendere il tuo pubblico ti aiuterà a creare un programma che sia pertinente e prezioso per loro e ti aiuterà a creare messaggi mirati che risuonino con loro.

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4. Raddoppiare con partner e media

Collabora con i tuoi partner e i media del tuo settore per attingere alle loro reti esistenti ed espandere la tua portata. Lavora con loro per investire in relatori di alto profilo per rendere l'evento più coinvolgente e credibile.

Negoziare partnership e sponsorizzazioni e acquistare o barattare per un elenco mirato con loro ti aiuta a raddoppiare l'attrazione del pubblico giusto.

5. Sfrutta tutti i canali

Dal CRM ai social media, assicurati che tutti gli elenchi di clienti e potenziali clienti esistenti vengano cancellati per ottenere informazioni sui partecipanti accurate e aggiornate almeno negli ultimi tre anni.

Sii tattico promuovendolo sul tuo sito Web, e-mail a raffica e utilizzando lo spazio della firma e-mail per aumentare la visibilità. Sebbene gli strumenti siano fondamentali, aiuta ad amplificare il tuo messaggio e semplificare il processo di registrazione.

6. Considera le metriche chiave

Rivaluta le tue metriche chiave e collabora con le vendite per allinearti alle opportunità della pipeline. Questo aiuta con il tuo ROI. Inoltre, guarda il numero di punti di contatto e attività post-evento che si sono verificati, incluso il numero di partecipanti che hanno interagito con te online prima dell'evento, visitato il tuo sito Web dopo l'evento, programmato una riunione, guardato un video o scaricato un pezzo di leadership di pensiero.

Il monitoraggio di queste metriche ti aiuterà a misurare il successo del tuo evento e a migliorare la tua strategia per il prossimo.

7. Seguire

Ripensa il follow-up nel follow-through poiché è fondamentale mantenere in movimento l'imbuto. L'utilizzo dei tuoi dati per portare avanti le cose e mantenere i partecipanti coinvolti eleva le dinamiche del tuo programma.

Dall'invio di e-mail di ringraziamento post-evento alla fornitura di risorse aggiuntive o alla richiesta di feedback, avrai l'opportunità di invitarli a eventi futuri.

Chiarire i tuoi obiettivi, coinvolgere le vendite in anticipo, concentrarti sul partecipante, lavorare con i partner, sfruttare i canali, identificare le metriche e seguire ti darà un modo per prendere l'iniziativa.

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