In che modo le nuove app di lavoro da remoto e le riunioni virtuali stanno trasformando l'esperienza dei dipendenti

Il lavoro da casa ha quasi eliminato le interazioni sociali informali che consentono ai dipendenti di conoscersi e condividere idee. E-mail e chat non sono la stessa cosa che uscire per un caffè, parlare davanti al distributore d'acqua o incontrare qualcuno in corridoio. Tuttavia, una nuova generazione di app di lavoro remoto e piattaforme di riunioni virtuali mira a risolvere questo problema.

Creare nuovi spazi di incontro in un ufficio digitale

"Il fatto è che qualsiasi azienda che ha successo diventa 'distribuita'", ha affermato Howard Lerman, fondatore e CEO di Roam, una sede centrale basata su cloud per il personale remoto. “Hai centri di ingegneria, persone sul campo, persone in spazi flessibili, membri di team remoti. Ogni azienda che ha successo ha persone ovunque e, francamente, anche prima dell'ascesa del lavoro a distanza, il coinvolgimento distribuito era già stato interrotto".

Roam, attualmente in versione beta con circa due dozzine di clienti aziendali e di piccole dimensioni, consente agli utenti di navigare in una planimetria in cui ogni dipendente ha il proprio ufficio e può spostarsi e incontrare i propri colleghi.

Le grandi organizzazioni possono costruire più piani in Roam che assomigliano a un edificio per uffici, con ogni piano che serve un dipartimento o una funzione diversa. Le sale conferenze ospitano più persone per riunioni formali, mentre un teatro include un "palcoscenico" per presentazioni video in stile Zoom.

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I dipendenti hanno una visione d'insieme di chi è alla loro scrivania, quali dipendenti si incontrano tra loro e lo stato dei singoli utenti. In questo modo, i membri del team possono sapere a colpo d'occhio se qualcuno è disponibile per una riunione informale.

"Ci sono troppe riunioni", ha detto Lerman. “Le cose che dovrebbero richiedere a due persone cinque minuti in questo momento sono programmate per riunioni Zoom di 60 minuti con otto persone la prossima settimana. Viviamo in un mondo in cui il nostro flusso di lavoro supporta la tecnologia e quello che dobbiamo fare è arrivare al contrario".

Supportare il flusso di lavoro e le preferenze individuali

Invece di strutturare il flusso di lavoro di un team con molte riunioni formali su larga scala, le app di lavoro da remoto mettono i dipendenti al posto di guida, offrendo loro la flessibilità di incontrarsi brevemente quando necessario.

Il tempo medio di incontro in Roam è di otto minuti e mezzo, secondo Lerman. Delle cinque ore che l'utente medio trascorre in Roam, solo 80 minuti vengono spesi in riunioni.

"La maggior parte dei membri di Roam vede i tempi complessivi delle riunioni ridotti del 50% perché puoi semplicemente avvicinarti a qualcuno e incontrarlo in questo momento invece di programmare tutto in futuro", ha affermato.

Gli utenti possono anche personalizzare la propria area di lavoro in Roam in modo simile a un profilo di social media, con foto di famiglia, libri che preferiscono e altre preferenze. C'è anche un'opzione per riprodurre una breve melodia di ingresso di tre secondi quando un utente entra o esce da uno spazio di incontro.

Ma, naturalmente, deve essere svolto anche un lavoro serio. E i processi di lavoro importanti devono adattarsi all'esperienza digitale fornita dalle app di lavoro da remoto.

Frameable Spaces, un'app di lavoro remoto lanciata da Frameable, utilizza anche una planimetria e uffici personali per supportare la collaborazione. I loro clienti includono Amazon, Uber, Airbnb e HubSpot, tra gli altri.

"In termini di integrazioni, hai scelto gli strumenti che desideri utilizzare", ha affermato Adam Riggs, fondatore e CEO di Frameable. "Da una prospettiva strategica, non vogliamo scegliere [integrazioni]".

Ha aggiunto: "Abbiamo investito molto in un'eccellente tecnologia video in modo che più persone possano condividere lo schermo contemporaneamente".

Utilizzando la condivisione dello schermo, i membri del team possono accedere individualmente ad altri strumenti di lavoro critici e quindi mostrare i propri schermi e condividere idee con i colleghi. Un altro caso d'uso sottolineato da Riggs era che Frameable Spaces poteva essere utilizzato come ponte per due uffici fisici separati. In questo modo, un team potrebbe trovarsi insieme in un edificio per uffici e sapere immediatamente chi è di guardia nell'altro ufficio fisico guardando Frameable Spaces e il team nell'altra sede saprebbe lo stesso del primo team.

L'enfasi qui è sul lavoro sincrono, sia fisicamente insieme che connesso a distanza.

"Senza essere apertamente contrari al lavoro asincrono, pensiamo che il sincrono consenta a una varietà di tipi di talento di lavorare insieme", ha affermato Riggs. “Non è necessario che la videocamera sia sempre accesa, ma è importante che ci sia un flusso. L'e-mail e la chat da sole non forniscono questo risultato."

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Costruire la cultura del posto di lavoro con eventi virtuali

Le app di lavoro da remoto come Roam e Frameable Spaces riportano i colleghi in uno spazio condiviso, in modo digitale. Consentono ai clienti di personalizzare il layout dell'ufficio in modo da riflettere l'azienda per cui lavorano i dipendenti, sostituendo alcune delle esigenze soddisfatte dagli uffici fisici, rendendo il lavoro più efficiente e flessibile per una nuova era di organizzazioni "distribuite".

Nessuno dei due, in base alla progettazione, è coinvolgente. Invece, la cura va nell'esperienza per fornire sfumature alle interazioni virtuali.

Ad esempio, in Roam, quando le persone entrano nel grande teatro per le presentazioni, incontrano diversi livelli di interazione codificati nella UX. Innanzitutto, un utente può scegliere in quale fila sedersi tra il pubblico. Una volta seduti, possono chattare con gli altri nella loro fila, ma non con il resto del teatro, proprio come nella preparazione di un PowerPoint di persona. Nel frattempo, solo quelli sul "palco" possono essere visti e ascoltati da tutti, il che rimuove gran parte della confusione e del caos delle massicce chiamate Zoom multiutente.

Ma in questo nuovo coraggioso mondo del lavoro a distanza, alcune aziende stanno sperimentando eventi virtuali immersivi. Party.Space, una piattaforma metaverso B2B, ha ospitato un ritiro aziendale virtuale per Zapier e un quiz di Halloween per Google.

Il CEO e fondatore di Party.Space, Yurii Filipchuk, fa una chiara distinzione tra gli spazi virtuali per il lavoro, che gestiscono i punti di forza di Google Docs e dei task manager, e la sua piattaforma, che fornisce uno spazio virtuale per la socializzazione.

"Certamente, qualsiasi processo lavorativo riguarda efficienza e risultati, ma difficilmente possono essere raggiunti senza una componente sociale", ha affermato Filipchuk. “Per essere più produttivi, una persona ha bisogno di sentire un legame emotivo con la sua azienda e i suoi colleghi. E qui entra in gioco il metaverso".

Ha aggiunto: “Le organizzazioni dovrebbero creare un ambiente per la comunicazione sociale non formale come parte della loro implementazione del formato remoto. E ancora, il metaverso è uno strumento eccellente in quanto puoi ospitare qualsiasi festa, riunione e riunione di cui hai bisogno e unire tutti i membri del tuo team a livello globale.

Party.Space ospita spazi 3D virtuali completamente immersivi che sono anche facili da usare e supportati da browser, in modo che gli utenti non abbiano bisogno di hardware aggiuntivo per partecipare. Questi spazi per feste sono personalizzati per riflettere la cultura di un'azienda e mantenere l'interesse dei lavoratori con un ambiente dinamico da esplorare. Inoltre, è inclusa anche la ludicizzazione, sotto forma di quiz a tema.

Il lavoro a distanza è potenzialmente meno sociale, con più distrazioni, ha affermato Filipchuk. Per questo motivo, le aziende devono intensificare e rendere l'esperienza di lavoro digitale più coinvolgente e persistente.

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