Risposte a 9 nuove domande sull'evento di raccolta fondi del 2022

C'è molta logistica coinvolta in qualsiasi evento di raccolta fondi, in particolare online o ibrido. Naturalmente, le organizzazioni non profit hanno molte domande su come sfruttarle al meglio. Per questo motivo, le organizzazioni non profit dovrebbero chiedere alle loro piattaforme di raccolta fondi e ai fornitori di servizi in che modo si evolveranno le capacità dei loro eventi.

Ecco alcune delle domande più comuni sull'evento di raccolta fondi che abbiamo ricevuto da leader non profit come te, insieme ad alcuni spunti per aiutare con il tuo processo decisionale.

1. Come posso creare una rete interattiva e mirata tra i partecipanti?

Il networking è un enorme vantaggio degli eventi di persona che semplicemente non erano gli stessi quando gli eventi erano virtuali al 100%. Per fortuna, abbiamo imparato alcuni modi alternativi per massimizzare il coinvolgimento e creare opportunità di networking quando un componente virtuale è abbinato a un evento dal vivo.

4 passaggi per incoraggiare il networking

1. Consenti ai partecipanti di vedere chi altro sta partecipando, contattarli e chattare con loro (simile a un evento di persona).
2. Tieni traccia degli interessi e delle domande che i partecipanti condividono al loro arrivo e fornisci loro consigli di altri partecipanti che la pensano allo stesso modo con cui potrebbero voler fare rete.
3. Crea una lounge di networking veloce online divertente e fortuita che consenta ai partecipanti di incontrarsi e costruire relazioni. In una piattaforma come Classy Live, puoi impostare il numero di riunioni e la durata della riunione online in modo che la conversazione di tutti rimanga fresca e nuova.
4. Consenti ai partecipanti di creare le proprie tavole rotonde all'interno della tua sede online per avere discussioni faccia a faccia con un piccolo gruppo di persone.

2. Come posso trasmettere i miei contenuti a più spettatori?

Una piattaforma per eventi come Classy Live è dotata di streaming live nativo, ma ti consente anche di trasmettere in streaming dalla tua tecnologia preferita. Puoi sondare il tuo pubblico durante il live streaming, porre domande dal vivo e incoraggiare i partecipanti a chattare tra loro o direttamente con te. I partecipanti possono visualizzare il tracker delle attività per visualizzare le donazioni in tempo reale e possono vedere le classifiche in tempo reale delle attività di raccolta fondi per incoraggiare ulteriori donazioni.

Ci sono anche molte opzioni di piattaforma simulcast che le organizzazioni non profit possono utilizzare quando si tratta di trasmettere in streaming un evento virtuale o ibrido. Facebook Live , Twitch e YouTube Live sono solo alcune delle opzioni più popolari.

Idealmente, la tua piattaforma di streaming dovrebbe consentirti di trasmettere relatori, ospitare sale riunioni e tenere traccia dei partecipanti mentre entrano nella tua sede virtuale. Queste piattaforme utilizzano regole simili a una videoconferenza come Zoom. La maggior parte offre la possibilità di condividere lo schermo o riprodurre un video preregistrato tra i contenuti live.

Se desideri alternare tra contenuti live e preregistrati, ti consigliamo di utilizzare uno strumento come Restream o Streamyard come "pannello di controllo" per passare da video a live. Questa opzione ti offre maggiore flessibilità per aggiungere sovrapposizioni video e pianificare il contenuto del tuo programma.

Livestreaming Eventi completamente virtuali e eventi ibridi

Il live streaming di un evento completamente virtuale è in genere quando inviti relatori da qualsiasi parte del mondo a partecipare tramite una trasmissione in live streaming. In Classy Live, i relatori possono unirsi al backstage digitale per esercitarsi prima di andare "dal vivo".

Il live streaming di un evento ibrido è in genere quando trasmetti in streaming parti del tuo evento fisico come una performance in modo che i partecipanti virtuali possano partecipare senza dover essere fisicamente presenti.

3. Quale attrezzatura dovrò utilizzare?

L'obiettivo di questi eventi è raccogliere fondi per la tua causa, non spendere l'intero budget in attrezzature costose. Fortunatamente, ospitare un evento ibrido non richiede automaticamente una tonnellata di equipaggiamento speciale.

4 pezzi di equipaggiamento di cui avrai bisogno

• Cuffie : è meglio se tutti i tuoi altoparlanti utilizzino cuffie di base per limitare la possibilità di distrarre il rumore di fondo o il feedback audio.

• Fotocamera: una fotocamera HD ti offre una qualità video migliore, soprattutto se stai trasmettendo da un evento dal vivo. Anche se non ne acquisti uno, spesso possono essere noleggiati per un giorno o una settimana.
• Microfono: prendi in considerazione l'acquisto di un microfono del calibro di un podcast per una migliore qualità audio.
• Software. Il software livestream può essere uno dei maggiori fattori di differenziazione. Classy Live tratterà la maggior parte delle nozioni di base, ma puoi anche integrare un sistema di terze parti come StreamYard per diventare più creativo con sovrapposizioni video e incorporamenti durante la trasmissione.

4. Come posso incoraggiare le donazioni al mio evento?

Ridurre al minimo le tue spese è una cosa, ma come puoi massimizzare anche i fondi che sei in grado di generare da questi eventi? Ecco alcune delle migliori pratiche per raccogliere più donazioni durante il tuo prossimo evento online.

5 suggerimenti per ottenere più donazioni per eventi virtuali

1. Ricorda a tutti a cosa stanno dando. Questo messaggio dovrebbe essere rafforzato attraverso il contenuto condiviso, inclusi gli oratori o i video preregistrati.
2. Consenti ai partecipanti di dare in una varietà di modi, sia attraverso un appello diretto come un rilancio della pagaia o un finanziamento, sia tramite un'asta dal vivo o silenziosa, o vendendo merce durante il tuo evento. Ciò richiede che tu acquisisca le loro informazioni di pagamento in anticipo, proprio come faresti in un evento di persona. Rendi queste esperienze disponibili ai sostenitori tramite il loro dispositivo mobile e inviando SMS per donare .
3. Condividi una classifica di quanti soldi sono stati raccolti e chi ha donato direttamente all'interno della tua sede virtuale, oppure crea display digitali per mostrare i totali dei progressi della raccolta fondi o una visualizzazione del termometro durante il tuo evento fisico. .
4. Se includi un'asta silenziosa nel tuo evento online, scegli una piattaforma che aggiornerà gli utenti sullo stato dell'offerta. Ancora più importante, un offerente viene avvisato quando è stata superata per un articolo e gli viene data l'opportunità di aggiungere un'offerta più alta.
5. Genera ricevute automatiche quando vengono fornite donazioni o oggetti all'asta vengono vinti o persi. Questo serve come una notifica per i partecipanti, così come una registrazione dei loro doni. Inoltre, i partecipanti possono eseguire il processo di check-out automatico per completare il regalo o pagare l'oggetto dell'asta.

5. Il mio evento ibrido dovrebbe avere un moderatore?

Incoraggiamo tutti gli eventi ibridi ad avere un moderatore o più moderatori, proprio come gli eventi di persona hanno uno o più host. Un moderatore offre al tuo evento un unico volto sia online che di persona, tiene traccia dell'evento e aiuta a passare da un segmento all'altro.

All'interno di Classy Live, i moderatori possono condividere un collegamento nel backstage con qualsiasi oratore che sta salendo sul palco. Ciò consente all'oratore, agli eventuali ospiti e al moderatore di prepararsi prima della trasmissione in diretta. Il moderatore di solito è poi colui che li porta nella sala dal vivo e presenta tutti.

Le organizzazioni possono anche considerare di avere qualcuno che gestisca le domande e risposte durante ogni sessione, nonché qualcuno che faciliti la tecnologia di streaming live. È una buona idea tracciare la sequenza dello spettacolo prima dell'evento e assicurarsi che ci siano risorse per supportare i partecipanti durante l'intero programma.

6. Come posso garantire che il mio evento sia accessibile a tutti gli ospiti?

L' accessibilità è una componente importante di un evento online , ma spesso viene trascurata. Si stima che circa il 15% della popolazione mondiale soffra di una disabilità che potrebbe influire sul modo in cui naviga online. Dimenticare l'accessibilità online sarebbe come trascurare di includere rampe per disabili che entrano nel tuo evento di persona. Trascurare questo può impedire a determinate persone di partecipare.

Chiedi alla piattaforma dell'evento se utilizza qualcosa come accessiBe per garantire che la piattaforma sia conforme ad ADA e WCAG . In questo modo, puoi abilitare il widget di accessibilità affinché sia ​​disponibile per i partecipanti.

Una migliore accessibilità del sito Web include cose come:

• Garantire che il contrasto dello schermo aiuti le persone con disabilità visive
• Controllo del testo alternativo per tutte le immagini e le foto online
• Semplifica la navigazione nei menu per coloro che non sanno usare il mouse

7. Quale livello di personalizzazione dovrei includere nella mia sede per eventi online?

Non mancano le richieste di raccolta fondi o gli eventi online. Il modo migliore per la tua organizzazione non profit di distinguersi e creare un'esperienza memorabile per i sostenitori è la personalizzazione. Le piattaforme digitali ti danno la possibilità di automatizzare alcuni elementi, ma richiede anche tempo e riflessione.

Pensa con il tuo team ad alcuni modi per rendere ogni evento un'esperienza unica. Dai il tocco della tua organizzazione all'evento. Fai emergere il tuo marchio e fallo tuo. È stato più facile farlo in occasione di eventi di persona, ma è anche possibile con raccolte fondi virtuali e ibride.

Esempi di personalizzazione della sede virtuale che il tuo fornitore di eventi può offrire includono:

• Personalizza loghi e banner attraverso l'esperienza virtuale
• Carica uno sfondo personalizzato sul palco
• Specificare un colore di accento per andare durante l'evento
• Rinominare etichette e aree specifiche all'interno del prodotto
• Salva i modelli e-mail di uso comune da riutilizzare all'interno dell'evento

8. Come devo gestire la comunicazione di follow-up dopo il mio evento?

Gli eventi virtuali vanno e vengono, quindi non lasciare che i tuoi donatori si dimentichino di te una volta terminato l'evento. Usa alcuni di questi metodi di comunicazione per continuare a coltivarli in fedeli sostenitori. Incontra i partecipanti dove si trovano e vuoi/hai bisogno di strumenti di comunicazione che guidino la conversione.

Le e-mail sono il modo più diretto ed efficace per comunicare con i partecipanti dopo un evento di raccolta fondi ibrido. Utilizza i modelli di e-mail all'interno della piattaforma dell'evento per ottenere informazioni rilevanti dall'evento, ad esempio quanti soldi hanno donato. Sfrutta i tag di unione nella tua copia e-mail per fare clic e inviare semplicemente e-mail personalizzate e pertinenti.

Ti consigliamo di progettare modelli di email per diversi punti di contatto prima, durante e dopo l'evento. In questo modo, indipendentemente dalla fase in cui ti trovi tu e il tuo team, l'evento viene fornito con un piano di comunicazione completo.

I messaggi di testo sono un altro metodo efficace per seguire i partecipanti dopo l'evento. Puoi filtrare e raggruppare in base a diversi tipi di partecipanti e/o gruppi e inviare SMS alle persone che hanno acconsentito durante la registrazione per ricevere queste notifiche.

9. Quali parametri devo monitorare per valutare il successo del mio evento?

L'analisi di base degli eventi ti consente di accedere a statistiche fondamentali su partecipanti, sessioni, cabine e sale relax. Puoi vedere chi ha partecipato e chi non ha partecipato, quali sessioni sono state più frequentate e in che modo sono state eseguite diverse cabine o sale per gruppi di lavoro.

Sono inoltre disponibili diverse visualizzazioni del dashboard per offerenti, transazioni e articoli all'asta. Questi possono essere tutti filtrati, ordinati ed esportati per produrre tutti i report di cui hai bisogno.

Il futuro degli eventi di raccolta fondi

Due anni fa, i professionisti e le organizzazioni senza scopo di lucro erano nuovi di zecca per gli eventi virtuali e ibridi. Ora, quasi tutti noi abbiamo esperienza con questi nuovi metodi di raccolta fondi basati sulla tecnologia. Tuttavia, ciò non significa che abbiamo ancora molto da imparare.

Ci sono molte altre domande a cui rispondere quando si tratta del futuro degli eventi di raccolta fondi. Nel frattempo, questi suggerimenti e approfondimenti dovrebbero aiutare la tua organizzazione non profit a portare la sua prossima esperienza virtuale a un livello superiore.