Servizi di consegna elettronica europei

L'Europa continua nella sua marcia versol'integrazione digitale , cercando di superare le barriere operative, burocratiche e legali che ancora esistono tra i diversi stati.

Non è un processo semplice e immediato, ma è ben avviato.

E, soprattutto, è un percorso assolutamente necessario, inevitabile. Oggi più che mai il business è transfrontaliero, anche quando si tratta di piccole e medie imprese.

Su questo fronte, una svolta decisiva è il Regolamento europeo 910/2014 noto come eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature), che, nelle parole dell'Agenzia per l'Italia Digitale, “fornisce una base normativa comune per le interazioni elettroniche sicure tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazionie aumenta la sicurezza e l'efficacia dei servizi elettronici e delle transazioni di e-business e di e-commerce nell'Unione europea. (agid.gov.it)

Nota: eIDAS è in fase di revisione da giugno 2021. L'applicazione di ciò che ora è noto comeeIDAS 2.0 dovrebbe essere imminente.

Abbiamo dedicato questo post a ciò che puoi aspettarti.

All'interno del regolamento, un'ampia sezione è dedicata ai servizi di recapito elettronico.

In cosa consiste ?Qualitipi esistono?Dov'è l'adozione nel contesto europeo? Qualivantaggi offrono i servizi di consegna elettronica e quali opportunitàoffrono alle aziende che decidono di implementarli?

Questo è ciò che vedremo nelle prossime sezioni di questo post, con un focus sugli ecosistemi spagnolo e tedesco.

Servizi di recapito elettronico europei: definizioni e tipologie

Secondo il regolamento eIDAS, i servizi di consegna elettronica " consentono la trasmissione di dati tra terzi per via elettronica e forniscono prove relative al trattamento dei dati trasmessi, compresa la prova che i dati sono stati inviati e ricevuti, e proteggono i dati trasmessi contro il rischio di smarrimento, furto, danneggiamento o modifica non autorizzata .

Precisiamo anzitutto che ne esistono di due tipologie, con differenze operative e legali da tenere presente:

1) ERDS : servizi elettronici di consegna raccomandata.

2) QERDS : servizi elettronici qualificati di consegna raccomandata.

Quest'ultimo, QERDS, ha tutte le caratteristiche degli ERDS, ma garantisce anche alcuni requisiti distintivi, di primaria importanza:

a) sono forniti da uno o più prestatori di servizi fiduciari qualificati

(b) garantiscono l' identificazione del mittente con un elevato livello di sicurezza

(c) garantiscono l'identificazione del destinatario prima della trasmissione dei dati

(d) l'invio e la ricezione dei dati sono garantiti da una firma elettronica avanzata o da un sigillo elettronico avanzato di un prestatore di servizi fiduciari qualificato al fine di escludere la possibilità di modifiche non rilevabili dei dati

(e) qualsiasi modifica dei dati necessaria per inviarli o riceverli sia chiaramente indicata al mittente e al destinatario dei dati

(f) la data e l'ora di invio e ricezione e le eventuali variazioni dei dati sono indicate da una validazione temporale elettronica qualificata

Per una discussione approfondita su ERDS e QERDS e sulle loro differenze, vedere questo post sul blog.

Il contesto europeo: a che punto siamo?

Mentre il quadro di partenza per i servizi di consegna elettronica è coerente e ben consolidato (in attesa di aggiornamenti al regolamento eIDAS), la situazione per l'adozione nei diversi Stati membri dell'UE è ancora estremamente varia .Soprattutto quando si tratta di servizi qualificati QERDS.

Date un'occhiata a questa mappa, con i dati ufficiali, per farvi un'idea.

In Italia, ad esempio,non esiste ancora un fornitore di servizi ERDS o QERDS.

Il motivo è molto semplice: manca ancora un iter di qualificazione.

E le cause di fondo hanno a che fare con l'ampia diffusione della PEC, uno strumento tutto italiano che può essere assimilato per certi aspetti all'ERDS, ma non al QERDS.

Si tratta di uno strumento che, per necessità, dovrà subire un'evoluzione che lo assimili agli standard europei QERDS.

(Abbiamo dedicato questo post sul blog all'evoluzione della PEC verso un orizzonte europeo.)

C'è anche una totale mancanza di fornitori QERDS in Danimarca e in tutti i paesi scandinavi, Grecia e Portogallo, Romania, Austria, Repubblica Ceca e Slovacchia.

Al contrario, ce ne sono ben 14 in Spagna, 7 in Francia, 5 in Belgio, 3 in Polonia, 1 in Germania, Paesi Bassi, Slovenia, Croazia, Ungheria e Bulgaria.

Al di là di queste differenze, anche macroscopiche, ci sono due certezze assolute:

1) il percorso verso l'adozione del QERDS in tutta l'Unione è ormai tracciato;

2) i benefici e le opportunità che deriveranno dall'adozione di questi servizi sono già molto evidenti.

Prima di elencare i principali, diamo uno sguardo alla situazione di due dei nostri “vicini” più prossimi, come promesso, agli ecosistemi spagnolo e tedesco.

Servizi di consegna elettronica e l'ecosistema spagnolo

La Spagna ha un tessuto economico caratterizzato dalla forte presenza di piccole e medie imprese, che costituiscono il 99% del totale.

E, più marcatamente che nel resto d'Europa, una quota consistente è costituita dalle cosiddette “ microimprese ”.

(Il termine "microimpresa" tende a definire un'azienda che ha meno di 10 dipendenti e un budget annuale non superiore a 2 milioni di euro.)

Ciò indica una necessità ancora più urgente di ottimizzare tutto ciò che riguarda i servizi di comunicazione e consegna, per ridurre al minimo le perdite di tempo e ridurre i costi... il tutto in piena conformità.

È chiaro, quindi, come sia assolutamente importante per le organizzazioni sfruttare i servizi di consegna elettronica.

Come abbiamo già visto in precedenza, la Spagna ha attualmente ben 14 fornitori di servizi di consegna raccomandata elettronica qualificata.

Tra questi c'è il partner Doxee Lleida, leader del settore in Spagna.

Secondo i suoi dati, il passaggio ai servizi di consegna elettronica, rispetto alla consegna tradizionale, consente di risparmiare fino all'85% dei costi .E la riduzione dei tempi di elaborazione è ancora maggiore.

Servizi di consegna elettronica e l'ecosistema tedesco

Dalla Spagna passiamo alla Germania .

L'ecosistema economico tedesco è molto diverso da quello spagnolo, ma è anche caratterizzato (un po' come in tutta Europa) da una fortissima presenza di medie, piccole e microimprese.Questi sono spesso caratterizzati da un alto tasso di produttività e valore aggiunto, e da un buon livello diapertura ai mercati europei e internazionali.

In Germania, come altrove, efficienza significa digitalizzazione matura. In altre parole, la rimozione di tutto ciò che può comportare perdite di tempo e denaro, un freno alla crescita e barriere al commercio transfrontaliero.

Certo, i servizi di consegna elettronica sono una parte decisiva di questo processo, che potremmo definire “olistico”.

A questo proposito, la situazione tedesca è unica.

Stiamo parlando dei servizi De-Mail , introdotti con un regolamento ad hoc nel 2011, quindi con largo anticipo anche sul regolamento eIDAS.I servizi De-Mail rientrano nella BSI, l'agenzia governativa responsabile della sicurezza informatica.

Visita il sito Web di BSI per saperne di più su come funzionano e sui loro vantaggi.

I vantaggi e le opportunità dei servizi SERC e SERCQ

Naturalmente, i primi e più diretti vantaggi derivanti dall'adozione di servizi di consegna elettronica riguardano:

- risparmi

– risparmio di tempo

– aumento dell'efficienza

Questi sono tre punti che si rafforzano a vicenda e che richiedono poche spiegazioni.

Facciamo un esempio pratico: pensate a quanto sia oneroso e inefficiente inviare comunicazioni come solleciti, documenti contrattuali, termini di servizio (solo per citarne alcuni) attraverso i canali della posta cartacea. Ciò comporta costi elevati, tempi di produzione e spedizione maggiori e un rischio di ritardi e perdite.

Con i servizi di consegna elettronica tutto questo scompare e diventa semplice, immediato e poco costoso.

Ma non è tutto.

Poi ci sono i delicati e fondamentali benefici legati alla sicurezza e all'affidabilitàe integrità delle comunicazioni.

Così come la piena tracciabilità di queste stesse comunicazioni,anche quando sono indirizzate a più destinatari.

Fondamentale , quindi, tutto ciò che riguarda il lato legale : le comunicazioni effettuate attraverso i servizi di recapito telematico costituiscono un prezioso elemento di prova da utilizzare in caso di contenzioso.

Ma ci sono più dei vantaggi diretti.

Forse ancora più importanti sono le opportunità che si aprono implementando i migliori servizi di consegna elettronica.

Affidandosi ad aziende specializzate come Doxee, ad esempio, le comunicazioni non sono solo veicolate tramite un Qualified Trusted Service Provider, ma possono essere veicolate attraverso un'ampia gamma di canali.

Quindi, non solo PEC, ma anche SMS PECelo strumento eDelivery.

Ma c'è un'altra parola chiave cruciale da tenere a mente: integrazione .

Integrazione di questi sistemi con tutti i meccanismi e i processi che costituiscono la funzionalità complessiva di un'azienda digitalmente matura.

Si tratta di aspetti che riguardano, prima di tutto, l' esperienza utente del cliente .Qui le parole chiave sonosemplicità, velocità, trasparenza.

Non solo: c'è anche tutta la questione che riguarda la raccolta, la gestione e l'analisi dei dati delle tue comunicazioni.

Ciò richiede una gestione particolarmente complessa, visto che si parla di modalità multicanale.

Appoggiarsi a strumenti di Consegna Elettronica Certificata come quello di Doxee permette di gestire in modo semplice e completo questa enorme mole di processi e relativi dati.

Questi dati, a loro volta, sono qualcosa da sfruttare per migliorare i processi e affinare sempre più la conoscenza della propria clientela.

Lo step finale è il seguente: migliorare la conoscenza dei clienti di un'azienda significa avere la possibilità di migliorare continuamente le proprie comunicazioni, rendendole sempre più a misura dei destinatari, quindi sempre più efficaci e personalizzate.

Insomma: tutto può combaciare in un circolo virtuoso .Risparmio di tempo e denaro. Maggiore sicurezza e affidabilità. Rispetto degli standard europei sempre più definiti. Valore legale. Raccolta chirurgica dei dati. Comunicazione migliorata. I vantaggi sono enormi; e la visione è sempre vincente, per le aziende ei loro clienti.