Emozione dietro l'e-mail: come gestire i messaggi impegnativi in ​​un momento difficile

Quest'anno ci ha gettato tutti per un giro per non dire altro. Dalla pandemia, dal massiccio impatto economico e dai disordini civili, siamo stati sfidati in molti modi, sia come umani che come marketer.

Le caselle di posta elettronica tendevano già al disordine e alla sovrastimolazione, e questo non è mai stato così vero come in questo momento. Eppure, dobbiamo ancora comunicare, quindi come possiamo farlo in un modo che sia umanizzante, premuroso e sensibile allo spazio in cui ci troviamo a livello sociale, raggiungendo allo stesso tempo i nostri studenti, docenti, personale ed ex alunni in modo efficace?

In questo post, analizzeremo un pratico elenco per riflettere sull'impatto emotivo delle nostre e-mail e forniremo suggerimenti per personalizzare il tuo messaggio in modo che sia rispettosamente coinvolgente.

Personalizzazione: il contenuto che inviamo aiuta il nostro pubblico a sentirsi visto?

Gli esperti di marketing spesso pensano se le nostre e-mail debbano essere più personali o professionali. Ma per essere più efficaci, dovremmo considerare in che modo il contenuto che inviamo aiuta il nostro pubblico a sentirsi visto. Può essere facile cadere in un approccio iterativo alle piattaforme digitali con troppa promozione o troppi metodi di "bacheca".

Un modello più leggero che puoi adottare è utilizzare la personalizzazione mentre crei la tua prossima email; ricorda che sei tu, l'essere umano, a scrivere l'e-mail, anche se è per conto della tua divisione, ufficio o marchio. Tutta la personalizzazione è finalizzata a creare familiarità con i tuoi abbonati. L'e-mail di massa, per sua natura, è spersonalizzante. Quindi, quando partiamo da quella base, dobbiamo lavorare per cercare di ripersonalizzarla.

Spesso, come esseri umani, quando i nostri bisogni rimangono invisibili e inascoltati, ci sentiamo soli. Ricordarlo quando crei il tuo prossimo messaggio di posta elettronica può fare molto. Tieni a mente:

• Rilevanza – Riconosci i bisogni del tuo lettore.
• Appartenenza – Come puoi rafforzare questo bisogno umano di base? Pensa indietro rispetto all'emozione prevista o desiderata evocata dalla tua e-mail.

Alcune idee qui: il tuo pubblico si sente isolato? Fornire alcuni modi per connettersi. Forse si sentono sopraffatti? Condividi alcuni strumenti per aiutare a gestire lo stress.

Anche per le email transazionali o obbligatorie che possono limitare la tua creatività, ti suggeriamo di essere concisi e brevi per evitare di aggiungere ai loro sentimenti di sopraffazione e di comunicare con rispetto.

In conclusione : alla fine della giornata, parla come un essere umano.

Cadenza: ogni quanto dovremmo inviare?

Per tutte le istituzioni, è importante considerare la frequenza con cui invii, la frequenza con cui altri dipartimenti inviano e-mail e se questa quantità di comunicazioni sarebbe opprimente se si trattasse di una relazione umana offline.

Ci saranno sempre delle avvertenze a questo, sia che tu stia comunicando su un cambio di orario delle lezioni dell'ultimo minuto o su una situazione in rapido sviluppo che potrebbe richiedere una cadenza rapida di aggiornamenti continui.

Al di fuori di questo, però, la comunicazione via e-mail riflette l'esperienza umana. Dovrebbe rispecchiare sane relazioni umane. Fai un passo indietro e chiedi: "Se sentissi qualcuno ogni giorno, sarebbe utile o prepotente?"

È corretto presumere che il tuo pubblico riceva centinaia, se non migliaia, di e-mail nella loro casella di posta ogni settimana. Tenendo presente quello spazio affollato, ti invitiamo a mettere in pausa e valutare i tuoi invii con queste domande:

• Questo appartiene a un'e-mail? C'è un altro canale che dovremmo considerare?
• In quanti altri elenchi (nell'intero istituto) potrebbero essere i tuoi destinatari?
  • Hai un processo o uno strumento per sapere quanti invii ricevono dalla tua azienda? Se no, dovresti cercarne uno?
• Tu o altri dipartimenti duplicate gli sforzi? Potete combinare o collaborare in caso affermativo?
• Che tipo di tono evoca questo messaggio in base al tempo di invio? (ovvero un invio mattutino nei giorni feriali rispetto al fine settimana)

In conclusione: le caselle di posta non schiaccianti faranno molto per creare buona volontà con il tuo pubblico. Potrebbe essere vantaggioso utilizzare l'estate per vedere come puoi controllare e valutare la tua cadenza.

Segmentazione: chi deve riceverlo e chi può farne a meno?

La segmentazione è un potente strumento per aiutarti a capire chi deve ricevere la tua email e chi può farne a meno. Ti consente di personalizzare i tuoi invii in base a geografia, anno di lezione, specializzazione, geografia e altro. Pensa a un segmento come un'aula molto più piccola; ti consente di prestare attenzione alle esigenze specifiche di coloro a cui stai inviando in modo più dettagliato e intimo e ti consente di adattare il tuo approccio in modo più efficace e libero.

Puoi anche personalizzare il tuo messaggio in base all'interesse, a chi è coinvolto, a chi è uscito, a chi non apre le tue e-mail e altro ancora. Nel complesso, la segmentazione ti rende più facile essere umano, personalizzato, pertinente e premuroso con tutti i tuoi invii.

Conclusione: più le tue informazioni sono personali, dirette e pertinenti, maggiore è la fiducia, la buona volontà e la fiducia che costruirai con le persone a cui mandi.

Suggerimento da professionista: ecco come puoi iniziare a configurare i segmenti in Emma.

Accessibilità: sto considerando tutti i modi in cui le persone possono ricevere i nostri contenuti?

Ora prendiamo in considerazione tutti i modi in cui le persone utilizzano le tue e-mail. Una delle prime domande da porsi è: "I miei contenuti hanno senso senza immagini?"

Un'eccessiva dipendenza dalle immagini può alienare i lettori che consumano i contenuti tramite gli screen reader. Spesso le immagini possono essere più interpretative del testo. Quindi, uno dei nostri consigli sarebbe quello di utilizzare il testo per esprimere il nucleo dei tuoi contenuti e per offrire maggiore chiarezza e utilizzare le immagini come un modo per evidenziare o elaborare qualcosa. E non dimenticare di creare un testo alternativo robusto e descrittivo che abbia senso quando lo leggi ad alta voce.

Altre aree da considerare per l'accessibilità sono:

• Video: verifica didascalie e trascrizioni. A volte il popolamento automatico dei sottotitoli su Facebook o YouTube genera errori.
• Grafica dei social media: che tipo di considerazioni visive, di copia, di visualizzazione e di lingua richiedono i tuoi post?
• Qualcosa relativo al COVID-19 – Il contenuto che condividi scatenerà una reazione emotiva? Stai inviando così tanti messaggi con "COVID-19" che rischi di desensibilizzare il tuo pubblico? Questa considerazione non è l'idea tradizionale di accessibilità, ma dovremmo comunque considerare l'adeguatezza del linguaggio, dei messaggi e delle immagini durante questo momento difficile e polarizzante, e come tutte queste cose possono innescare una risposta traumatica o emotiva.

Conclusione: a volte l'accessibilità può essere semplice come avvicinarsi a tutto ciò che creiamo con rispetto e gentilezza. Invece di aggiungere urgenza o paura di perdere un linguaggio, opta per alleviare l'ansia e cerca di far sentire speciale il tuo pubblico con contenuti ponderati e personalizzati.

Canali di comunicazione: l'e-mail è il mezzo giusto per questo messaggio?

Sebbene l'e-mail sia il modo più efficace per raggiungere il tuo pubblico, anche altri metodi di comunicazione possono essere pratici e spesso funzionano meglio in coordinamento tra loro.

Ad esempio, l'Università del Tennessee ha inviato un semplice sondaggio di una domanda al proprio corpo studentesco per conoscere lo stato del loro pubblico nei primi giorni della pandemia. Hanno quindi deciso che sarebbe stato meglio se la loro facoltà e il personale, incluso il loro Rettore, trascorressero del tempo chiamando individualmente ogni studente per vedere come stanno, quali domande avevano e come UT potrebbe aiutare.

Era un formato molto più umano e gentile per l'interazione rispetto a un'e-mail, sebbene fossero in grado di utilizzare l'e-mail come un modo per iniziare quella conversazione con il sondaggio.

Alla luce di come la pandemia sta cambiando il modo in cui comunichiamo e come opera la società, è particolarmente importante abbattere i muri e scoprire nuovi modi per presentarsi alle nostre comunità nel campus e online. Il modo in cui i dirigenti del campus hanno definito "professionale" e "appropriato" un anno fa ora può sembrare completamente diverso. E vorremmo sostenere che dovrebbe avere un aspetto diverso.

Si potrebbe pensare che i messaggi diretti di uno studente o di un genitore su una piattaforma di social media siano inappropriati. Ma ripensiamoci: ti è stata appena data l'opportunità di connetterti! Anche se non è l'ideale dal punto di vista del flusso di lavoro di supporto, puoi quindi collegarli alla persona giusta.

Puoi anche adottare questo approccio personale alla tua e-mail, incoraggiando gli abbonati a rispondere a una domanda specifica e non solo a consumare il tuo ultimo aggiornamento.

Le zone di comfort sono importanti e questo approccio è sicuramente diverso in un'aula digitale. Ma se l'obiettivo è creare un senso di appartenenza, potrebbe essere necessario iniziare su altre piattaforme per far funzionare la posta elettronica nei modi necessari.

In conclusione: crea una rete coesa di connessione tra le piattaforme nel tentativo di connetterti con il tuo pubblico ovunque si senta a suo agio e ovunque si senta più efficace per loro.

Incartare

Sebbene la posta elettronica sia una strategia e uno strumento di comunicazione digitale, siamo ancora tutti radicati nella stessa umanità e negli obiettivi che abbiamo per le nostre istituzioni. Il nucleo dell'essere umano ed empatico dovrebbe essere un principio guida per il modo in cui ci connettiamo con le persone durante questo periodo, in particolare tramite e-mail.

Ci auguriamo che questo post (compilato in modo ordinato in un pratico elenco di controllo PDF stampabile di seguito) sia utile poiché tutti cerchiamo di presentarci, digitalmente e nella vita reale, prima come umani e poi come marketer.