Che cos'è una lettera di riconoscimento della donazione?

Donatori appassionati rendono possibili le tue iniziative senza scopo di lucro. E mentre i sostenitori potrebbero non chiedere nulla in cambio, c'è sempre una cosa che puoi fornire ai tuoi donatori: una lettera di conferma della donazione. Oggi ti mostreremo come crearne uno.

Le lettere di riconoscimento della donazione vanno oltre la conferma e la gratitudine: l' Internal Revenue Service (IRS) le richiede legalmente. Ma non preoccuparti: ti spiegheremo tutto ciò che devi sapere sulle lettere di conferma della donazione per far sentire apprezzati i tuoi donatori e soddisfare i tuoi obblighi legali.

Innanzitutto, entriamo nella stessa pagina su cosa sia una lettera di riconoscimento della donazione prima di entrare nelle scadenze, nelle informazioni richieste e nelle migliori pratiche.

Che cos'è una lettera di riconoscimento della donazione?

Capire come ottenere donazioni è importante, ma sapere come mostrare ai tuoi donatori la tua gratitudine è altrettanto vitale per il successo della tua campagna di raccolta fondi. Una lettera di riconoscimento della donazione (a volte chiamata ricevuta della donazione o lettera di ringraziamento) è un'e-mail o un documento che riconosce un contributo di beneficenza. Come minimo, è una ricevuta di conferma per i tuoi donatori che riconosce di aver ricevuto la loro donazione.

Tuttavia, le tue lettere di riconoscimento della donazione dovrebbero fare di più che riconoscere i doni di beneficenza . Cogli l'occasione per mostrare la tua gratitudine e far conoscere al donatore il valore della sua donazione di beneficenza. Falli sentire speciali e visibili.

Il nostro ultimo rapporto Why America Gives ha rilevato che il 48% dei donatori è maggiormente incoraggiato a ripetere una donazione dopo che l'organizzazione ha fornito aggiornamenti su dove il loro denaro ha un impatto. Le tue lettere di riconoscimento della donazione sono un ottimo posto per mostrare ai donatori come giocano un ruolo nei tuoi obiettivi e nella tua missione più grandi. Usa storie, immagini e video per illustrare l'impatto che hanno contribuito ad avere.

E mentre le donazioni una tantum sono fantastiche, vuoi fare tutto il possibile per trasformare il tuo donatore in un donatore ricorrente e la tua lettera di riconoscimento gioca un ruolo importante in questo processo.

Le lettere di riconoscimento della donazione non sono solo per dire "grazie", però. I tuoi donatori hanno bisogno della documentazione quando presentano le loro detrazioni fiscali e l'IRS ha requisiti rigorosi per ciò che le lettere dovrebbero includere (ne parleremo più avanti).

Ti consigliamo inoltre di inviare lettere di riconoscimento ai tuoi donatori, indipendentemente da come hanno donato la tua organizzazione non profit:

• Donazioni in denaro
• Donazioni online
• Beni donati
• Servizi donati
• Carte regalo
• Donazioni di azioni
• Donazioni ereditarie

Hai bisogno di riconoscere ogni donazione?

Legalmente no. Devi solo inviare lettere di riconoscimento ai donatori che hanno donato $ 250 o più. E sta a te decidere se riconoscere la donazione tramite donazione o con un'unica lettera di riconoscimento di fine anno che riassume tutti i contributi del donatore. Si consiglia di inviare entrambi.

Riconoscere ogni donazione ti offre un'ulteriore opportunità per mostrare la tua gratitudine ai donatori. Serve anche come conferma immediata. Allo stesso tempo, la lettera di ringraziamento di fine anno è un'eccellente opportunità per riassumere le donazioni del tuo donatore ed evidenziare ciò che ha contribuito a realizzare. Avere un unico documento da presentare per le detrazioni fiscali piuttosto che scavare nella posta o negli account di posta elettronica per trovare le singole ricevute è utile anche per i donatori.

Ma per quanto riguarda tutti gli altri donatori che hanno donato meno di $ 250? Dovresti inviare loro lettere di riconoscimento della donazione?

Assolutamente.

Pur soddisfacendo un requisito legale, le lettere di riconoscimento sono anche l'occasione perfetta per mostrare gratitudine ai tuoi donatori e confermare di aver ricevuto la loro donazione. Ogni donazione conta, quindi non lasciare che le buone azioni dei tuoi donatori non vengano riconosciute.

Qual è la scadenza per l'invio delle conferme di donazione?

Non è prevista una scadenza formale, ma è consigliabile inviare le conferme di donazione di fine anno prima del 31 gennaio dell'anno successivo alla donazione. Attenersi a tale lasso di tempo offre ai tuoi donatori il tempo adeguato per presentare le loro dichiarazioni dei redditi nei tempi previsti.

Per quanto riguarda le donazioni individuali, consigliamo di inviare le lettere di conferma il prima possibile. È un'opportunità immediata per completare il ciclo di feedback e mostrare la tua gratitudine ai donatori. Ma fa anche sapere loro che hai ricevuto la loro donazione invece di perderti nel cyberspazio.

Sebbene non ci siano sanzioni per la tua organizzazione non profit per il mancato invio di un riconoscimento della donazione, rende un disservizio ai tuoi donatori. Senza tale riconoscimento scritto, non possono richiedere le detrazioni fiscali guadagnate. Ad alcuni donatori potrebbe non interessare questo vantaggio, ma è probabile che tu perda futuri donatori se non fornisci il riconoscimento di cui hanno bisogno (e meritano).

Perché la tua organizzazione non profit dovrebbe inviare lettere di riconoscimento

Pensa alle lettere di ringraziamento come a una parte preziosa della tua strategia di comunicazione. Le tue lettere di ringraziamento hanno il potenziale per avere un impatto maggiore di qualsiasi campagna di marketing senza scopo di lucro , a condizione che tu dedichi loro il tempo, l'amore e la cura che queste lettere meritano.

Ecco alcuni motivi per cui dovresti dare la priorità alle lettere di riconoscimento scritte:

• Motivi legali: adempiere all'obbligo legale di inviare lettere di riconoscimento a persone che hanno effettuato almeno $ 250 in donazioni di beneficenza durante un anno solare.
• Conferma: dai ai tuoi donatori tranquillità facendo loro sapere che hai ricevuto la loro donazione.
• Gratitudine: mostra apprezzamento ai tuoi donatori e fagli sapere quanto significa per la tua organizzazione non profit e per i suoi componenti.
• Impatto: fai sapere ai tuoi donatori come utilizzi il loro contributo e quale impatto ha sugli individui e sulle comunità.
• Promemoria: ricorda ai tuoi donatori alla fine dell'anno che hanno effettuato una donazione, spingendoli a pensare alla tua organizzazione non profit e potenzialmente a pianificare di contribuire nuovamente.
• Consapevolezza: incoraggia i tuoi donatori a condividere la causa che hanno sostenuto con i loro amici e familiari.

Cose che le tue lettere di riconoscimento dovrebbero includere

Secondo l'IRS , una lettera di conferma deve contenere quanto segue:

• Nome della tua organizzazione
• Importo del contributo
• Descrizione (non necessariamente il valore) del contributo non in contanti
• Dichiarazione di non scambio di beni/servizi (se applicabile)
• Descrizione e stima del valore in buona fede dei beni/servizi forniti (se applicabile)

Inoltre, sebbene l'IRS non lo richieda, è utile personalizzare il tuo messaggio con il nome del donatore e la data in cui hai ricevuto il contributo di beneficenza. Queste informazioni confermano l'identità del destinatario e possono aiutare nella tenuta dei registri.

Queste sono tutte le informazioni che sei legalmente tenuto a includere. Tuttavia, imparare a creare una ricevuta di donazione che dia la priorità alla personalizzazione richiede alcuni dettagli in più. Ad esempio, potresti far sapere ai tuoi donatori come hai utilizzato i fondi (o hai intenzione di utilizzarli) e sulle prossime raccolte fondi o sulle opportunità di volontariato. In altre parole, rendi le tue lettere di riconoscimento qualcosa di più di una ricevuta di donazione.

Ti consigliamo inoltre di aggiungere un po' di personalizzazione alle tue lettere segmentando. I tuoi donatori ricorrenti e i donatori importanti dovrebbero ricevere una nota di ringraziamento speciale per le loro donazioni speciali. Fai sapere loro che li apprezzi per andare ben oltre aggiungendo un tocco unico alla tua lettera di riconoscimento del donatore:

• Nota personale: invia al tuo donatore un messaggio personalizzato per riconoscere che ha donato per un certo numero di anni o ha effettuato una donazione una tantum considerevole.
• Messaggio da un leader: Chiedi a uno dei leader della tua organizzazione non profit di scrivere un messaggio personalizzato per far sapere al donatore quanto significano i loro contributi per l'organizzazione.
• Riconoscimento: prendi in considerazione l'idea di annunciare i tuoi donatori ricorrenti o grandi donatori (con il loro permesso, ovviamente, e forse senza le cifre esatte) tramite la tua newsletter via e-mail o sui social media.

Esempi di lettere di riconoscimento della donazione

Ecco alcuni esempi di lettere di riconoscimento della donazione. Questi vanno dal minimo indispensabile a qualcosa di un po' più personale. Trova ciò che funziona meglio per te.

Puoi copiarli/incollarli per adempiere ai tuoi obblighi legali, ma ti suggeriamo di personalizzarli in modo che corrispondano alla voce del tuo marchio.

Esempio 1: lettera di riconoscimento individuale

Salve [nome del donatore],

Grazie per il tuo contributo di $ 500 a [nome dell'organizzazione no profit] che abbiamo ricevuto il [data di ricezione]. Non abbiamo fornito beni o servizi in cambio del tuo contributo.

Esempio 2: lettera di riconoscimento individuale

Salve [nome del donatore],

Ti siamo molto grati per il tuo contributo di $ 250 a [nome dell'organizzazione no profit] in data [data di ricezione]. Come ringraziamento, ti abbiamo inviato una maglietta con un valore equo di mercato stimato di $ 25 in cambio del tuo contributo. Speriamo di vederti (con la tua nuova maglia) al prossimo evento di volontariato il [data dell'evento]. Grazie ancora per la tua generosa donazione: non saremmo in grado di aiutare la comunità senza donatori come te.

Grazie,

[nome]

Esempio 3: lettera di conferma di fine anno

Caro [nome del donatore],

Grazie per aver sostenuto la nostra organizzazione lo scorso anno. Grazie a donatori come te, siamo stati in grado di aiutare 500 animali a trovare nuove case con famiglie amorevoli. Ogni donazione conta e ti siamo grati per i tuoi contributi.

L'anno scorso hai versato un contributo totale di $ 1.000 a [nome dell'organizzazione no profit] e non ti abbiamo fornito beni o servizi in cambio. Vi ringraziamo sinceramente per il vostro aiuto e speriamo di poter contare su di voi il prossimo anno per aiutarci ad aiutare ancora più animali locali bisognosi.

Iscriviti alla nostra newsletter via e-mail per tenerti aggiornato su tutte le nostre prossime raccolte fondi ed eventi di volontariato. Per favore condividilo con i tuoi amici e la tua famiglia per coinvolgere anche loro.

Grazie per tutto ciò che fai!

Con gratitudine,

[nome]

Vai oltre il riconoscimento

Potresti inviare una lettera di riconoscimento quando ricevi una donazione, ma non lasciare che questa sia la fine delle tue comunicazioni. Una chiave per trattenere i volontari senza scopo di lucro è seguire in seguito e far sapere ai tuoi donatori come hai speso i loro contributi. E se hanno aderito alle tue e-mail, informali su altre raccolte fondi o opportunità di volontariato .

Puoi anche far sapere ai tuoi donatori altri modi in cui possono aiutare la tua organizzazione no profit, come iscriversi a un progetto di servizio alla comunità o condividere un link sul loro account LinkedIn.

In definitiva, vuoi trasformare le donazioni una tantum in relazioni durature e la tua lettera di riconoscimento è una parte importante di tale processo. Quindi evita la tentazione di fare il minimo indispensabile fornendo una ricevuta . Vai oltre per i tuoi donatori, si spera che facciano lo stesso per la tua organizzazione no profit.

Pensa a modi unici in cui puoi dimostrare ai donatori che ci tieni. Ad esempio, puoi eseguire una delle seguenti operazioni:

• Fai una telefonata: fai una telefonata per ringraziare personalmente i donatori per i loro contributi.
• Scrivi una lettera scritta a mano: mostra ai tuoi donatori quanto significa la loro donazione con una nota di ringraziamento scritta a mano.
• Condividi una foto: mostra ai tuoi donatori chi o cosa hanno aiutato con la loro donazione.

Automatizza le lettere di riconoscimento

Metti le tue lettere di riconoscimento della donazione sul pilota automatico con il software di gestione dei donatori online . La piattaforma di Classy può aiutarti ad automatizzare i tuoi ringraziamenti, monitorare le prestazioni della campagna, gestire i sostenitori, modificare le donazioni ricorrenti e altro ancora.

Sai chi fa le donazioni più consistenti? E chi dà più spesso? Classy Manager può aiutarti a cercare, filtrare e segmentare i tuoi sostenitori per creare messaggi più mirati.

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