Il come e il perché della gestione dei dati

Le aziende si affidano ai dati per creare business intelligence, migliorare i propri processi e generare maggiori entrate. Tuttavia, le opportunità offerte dai dati comportano un rischio.

Quando i dati non vengono gestiti correttamente, possono deteriorarsi, diventare inutilizzabili o addirittura perdersi, danneggiando l'attività che originariamente avrebbero dovuto supportare.

Una corretta gestione dei dati è quindi fondamentale per il successo aziendale.

Che cos'è la gestione dei dati CRM?

La gestione dei dati CRM è la pratica di raccogliere, verificare, archiviare e utilizzare i dati di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per supportare le operazioni aziendali e raggiungere gli obiettivi aziendali. Una buona gestione dei dati CRM avviene in modo sicuro ed efficiente, consentendo alle aziende di ottenere il massimo dai propri dati pur rimanendo convenienti e operando secondo tutte le normative sui dati.

È necessaria una strategia ben ponderata per comprendere le molte diverse funzioni di gestione dei dati, come ad esempio:

• Rendere i dati accessibili alle persone giuste
• Mantenere i dati aggiornati
• Organizzazione e archiviazione dei dati nel cloud e/o in locale
• Tutela della riservatezza dei dati
• Protezione dei dati
• Offre opzioni di backup e ripristino dei dati
• Eliminare i dati quando richiesto per rimanere conformi alle leggi e ai regolamenti globali sulla privacy

Queste funzioni o attività si svolgono su diversi strumenti e piattaforme, che insieme formano un sistema di gestione dei dati.

È importante notare che la gestione dei dati comprende la gestione di tutti i tipi di dati, non solo dei dati CRM. Supervisiona inoltre i registri dei dipendenti, i dati di riferimento, i dati di ricerca, i rapporti, i dati sui salari e altri tipi di dati interni e informazioni di origine esterna.

Pertanto, la gestione dei dati interessa tutti coloro che interagiscono con i dati archiviati dalla tua azienda.

L'importanza della gestione dei dati

I dati sono diventati una risorsa fondamentale in molte aziende. Le aziende utilizzano i dati per guidare le campagne di marketing, migliorare il servizio clienti, ottimizzare i flussi di lavoro e prendere decisioni aziendali di alto livello.

Questo uso estensivo di (e persino dipendenza da) dati significa che una corretta gestione dei dati è fondamentale. Senza di esso, è solo una questione di tempo prima che sorgano problemi di qualità dei dati e causino problemi a tutti i livelli dell'organizzazione.

Dati incoerenti, incompleti o errati possono portare a:

• I team di vendita non dispongono di dettagli sufficienti per chiudere le trattative.
• I team di marketing non sono in grado di creare campagne efficaci e mirate.
• L'assistenza clienti non è in grado di offrire un aiuto su misura.
• Gestione che prende decisioni strategiche sulla base di informazioni errate.

E se non hai impostato un processo di gestione dei dati adeguato, non passerà molto tempo prima che tutti i dati che stai raccogliendo diventino difficili da gestire e inizino a consumare più risorse invece di aiutarti a ottenere prestazioni migliori.

In breve, senza una corretta gestione dei dati, rischi di perdere tempo, denaro e persino la reputazione del tuo marchio.

Inoltre, le aziende hanno l'obbligo legale di proteggere i propri dati e di rispettare le normative sulla privacy come il GDPR e il California Consumer Privacy Act. La gestione dei dati è fondamentale per rimanere in conformità con queste normative.

Vantaggi della gestione dei dati

L'importanza di una corretta gestione dei dati va oltre la prevenzione dei problemi. Una solida strategia di gestione dei dati porta con sé molti vantaggi.

Efficienza

Mantenendo i tuoi dati di alta qualità e ben organizzati, diventa molto più facile da usare per tutti nella tua organizzazione. Le persone possono attingere ai dati rilevanti per le loro attività, eseguire analisi e suggerire miglioramenti senza dover affidarsi a specialisti dei dati per interpretare tutto.

Reputazione

Tutti quei record di clienti e prospect portano con sé grandi responsabilità. Tienili al sicuro e manterrai la fiducia di coloro che lavorano con te e acquistano da te. Ma se qualcosa va storto, la violazione della sicurezza, la perdita di dati o la violazione della privacy intaccheranno la tua reputazione.

La gestione coerente dei dati CRM garantisce che la privacy e la sicurezza dei dati siano priorità costanti, salvaguardando la tua reputazione nel processo.

Competitività

Raccogliere grandi insiemi di dati è una cosa, ma utilizzarli in modo efficiente è un'altra. Una strategia di gestione dei dati CRM orientata agli obiettivi può darti un vantaggio competitivo fornendoti approfondimenti che ti consentono di migliorare i tuoi processi interni, nonché i tuoi sforzi di marketing e vendita.

Efficacia dei costi

Quando i flussi di dati sono adeguatamente documentati e i dati vengono semplificati per fornire singole fonti di informazioni affidabili tra gli strumenti, diventa molto più semplice creare processi ripetuti ed evitare di eseguire gli stessi tipi di analisi più e più volte. (Per non parlare delle risorse risparmiate evitando la duplicazione dei dati.)

Tipi di gestione dei dati

Trattandosi di un campo così vasto, esistono diversi tipi di gestione dei dati, ciascuno con il proprio insieme di responsabilità.

Governance dei dati

La governance dei dati si riferisce all'insieme di principi, procedure e politiche che determinano il modo in cui un'azienda gestisce i propri dati in ogni fase del ciclo di vita dei dati, dal momento in cui i dati vengono raccolti a dove e come vengono archiviati, resi accessibili, utilizzati, spostati e (potenzialmente) eliminato.

Ogni azienda ha il proprio framework di governance dei dati basato sugli obiettivi aziendali e sulle esigenze di dati dell'azienda. Le aziende più grandi possono avere governatori dei dati dedicati che supervisionano i data steward, i team per la sicurezza dei dati e altri professionisti della qualità e della gestione dei dati, nonché chiunque altro svolga un ruolo nella salvaguardia della qualità e della sicurezza dei dati.

Gestione dei dati

Un amministratore dei dati è qualcuno che implementa e applica le politiche di governance dei dati in tutta l'azienda. Non stabiliscono le regole, ma si assicurano che vengano seguite le linee guida e che vengano implementate le migliori pratiche.

Spesso, i data steward sono anche responsabili di garantire la qualità dei dati. Ma nelle aziende più grandi, potrebbero esserci responsabili della qualità dei dati dedicati che aiutano in questo compito.

Architettura dei dati

Laddove la governance dei dati stabilisce le regole per la gestione dei dati all'interno di un'azienda, l'architettura dei dati si concentra sulla fornitura dell'infrastruttura tecnologica che consente la gestione dei dati secondo i principi stabiliti.

La sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati riguarda tutti i processi che assicurano la protezione dei dati di un'azienda, come ad esempio:

• Crittografia dei dati
• Controllo di accesso
• Prevenzione del furto di dati
• Protezione contro il trasferimento o la cancellazione accidentale
• Protezione contro la corruzione dei dati
• Processi di backup e ripristino

I team per la sicurezza dei dati non si limitano a supervisionare i dati effettivi, ma assicurano che l'hardware e il software su cui risiedono tali dati siano protetti.

Preparazione dei dati

La preparazione dei dati consiste nella profilazione, convalida, pulizia e trasformazione dei dati grezzi in modo che diventino utilizzabili per l'analisi e come fonte per la business intelligence. Spesso include anche la combinazione di dati provenienti da fonti diverse.

Modellazione dei dati

La modellazione dei dati documenta le relazioni tra dati diversi e il modo in cui i dati si spostano all'interno di un'azienda, sia all'interno di strumenti specifici che attraverso sistemi organizzativi.

Gestione dati anagrafici

La gestione dei dati anagrafici si concentra sulla garanzia che un'azienda lavori sempre con un'unica informazione verificata, aggiornata e affidabile. Ciò significa estrarre i dati da tutte le diverse origini dati e presentarli come un'unica fonte utilizzabile e affidabile. Implica anche assicurarsi che i dati siano rappresentati nello stesso modo qualitativo attraverso diversi sistemi e strumenti.

Gestione del magazzino dati

La gestione del data warehouse determina il modo in cui i dati di un'azienda vengono archiviati fisicamente e/o nel cloud. Fornisce, supervisiona e gestisce l'infrastruttura in cui i dati grezzi vengono raccolti e organizzati.

Gestione dei grandi dati

La gestione dei big data si riferisce al modo in cui un'azienda raccoglie e archivia enormi quantità di dati grezzi e strutturati in modo che i team di tutta l'azienda possano utilizzare questi dati per migliorare i propri processi e prendere decisioni basate sui dati.

Best practice per la gestione dei dati

La gestione dei dati avrà un aspetto diverso da azienda a azienda a seconda degli obiettivi aziendali e delle esigenze di dati. Tuttavia, ci sono alcune best practice da tenere a mente indipendentemente dalle policy e dalle procedure che decidi di implementare.

Identificare gli obiettivi aziendali

Come con la maggior parte delle grandi imprese della tua azienda, le tue pratiche di gestione dei dati dovrebbero supportare i tuoi obiettivi aziendali. Ciò significa che è necessario determinare quali dati sono necessari per eseguire in modo efficiente ed efficace, nonché come tali dati vengono archiviati e utilizzati al meglio.

La raccolta di troppi dati può mettere a dura prova le tue risorse e distogliere l'attenzione da cose che ti aiuteranno davvero a spostare l'ago. Raccogliere una quantità insufficiente di dati può farti perdere opportunità mentre sviluppi procedure e flussi di lavoro più dettagliati.

Dai priorità alla sicurezza dei dati

Indipendentemente dai tuoi obiettivi aziendali, mantenere i tuoi dati al sicuro dovrebbe essere sempre una priorità. È importante lavorare attivamente su questo aspetto e non limitarsi ad agire quando si verifica una violazione. Crea un piano di manutenzione della sicurezza dei dati che consenta al tuo team di individuare i rischi per la sicurezza e risolverli preventivamente.

La sicurezza dei dati non è solo responsabilità del tuo team di gestione dei dati. Tutti in azienda che gestiscono i dati devono essere dotati di conoscenza delle migliori pratiche di sicurezza dei dati. Idealmente, ciò avviene attraverso la formazione continua e la comunicazione sulle minacce più recenti, come le tecniche di phishing e gli attacchi ransomware.

Focus sulla qualità dei dati

Per salvaguardare la qualità dei tuoi dati, hai bisogno di una chiara definizione di come sono i dati di alta qualità all'interno della tua azienda. Una volta stabiliti questi standard, sviluppa un piano per monitorarli continuamente. Controlla l'accuratezza e la possibile corruzione dei dati in modo da poter correggere gli errori non appena si presentano.

Ecco alcune metriche sulla qualità dei dati che puoi includere:

• Precisione: quanto sono corretti i dati?
• Rilevanza: quanto sono pertinenti i dati rispetto ai tuoi obiettivi aziendali?
• Completezza: manca qualcosa che impedisce ai dati di essere utilizzabili?
• Accessibilità: tutti coloro che hanno bisogno di accedere a questi dati hanno accesso?
• Coerenza: i tuoi dati sono formattati allo stesso modo tra origini dati e sistemi?

A questo proposito, è importante che le best practice per la gestione dei dati siano note in tutta l'azienda in modo che tutti possano fare la propria parte per mantenere i dati il ​​più puliti possibile. È inoltre possibile definire linee guida per la gestione dei dati specifiche dello strumento, come le best practice per la gestione dei dati CRM, a condizione che non siano in conflitto con le politiche generali di governance dei dati.

Sviluppare una strategia di backup e ripristino dei dati

In caso di emergenza, procedure dettagliate di backup e ripristino possono aiutarti a far funzionare rapidamente i tuoi sistemi di dati. Garantiscono inoltre che tu possa tornare subito a lavorare con i dati di alta qualità che hai lavorato così duramente per raccogliere e conservare.

Per preparare al meglio la tua squadra, definisci in anticipo cosa può andare storto e delinea come gestirai ogni scenario. Delinea un approccio passo dopo passo e usa i diagrammi di flusso per rendere visivamente chiaro cosa deve accadere (e quando) in modo che tutti sappiano cosa fare quando la pressione è alta.

È anche una buona idea registrare come funzionano tutti i tuoi strumenti di gestione dei dati e come sono i flussi di lavoro tra di loro. Ciò semplifica la risoluzione dei problemi in modo mirato ed esegue le procedure di ripristino solo dove necessario.

Quando si tratta di archiviare i dati in modo sicuro, la metodologia 3-2-1 è comunemente utilizzata e consigliata. Dice di archiviare tre copie dei tuoi dati utilizzando due diversi metodi di archiviazione, uno dei quali è fuori sede. Questo sistema ti garantisce di avere sempre una copia dei tuoi dati nel caso in cui un metodo di archiviazione o una posizione venga perso o distrutto.

Rendere i dati utilizzabili

L'intero punto di gestire correttamente i tuoi dati e tenerli al sicuro è che possono essere utili alla tua azienda. Ciò significa che deve essere facilmente accessibile e utilizzabile dagli utenti. Un determinato design del database potrebbe funzionare bene per il tuo team IT, ma potrebbe creare confusione per altri utenti.

Quando sviluppi le tue pratiche di gestione dei dati, tieni sempre a mente gli utenti finali e assicurati loro un'esperienza utente fluida. Potresti non ottenere sempre questo risultato fin dall'inizio, motivo per cui è importante raccogliere feedback e apportare gli adattamenti necessari.

Alla fine, i tuoi dati possono funzionare solo per te tanto quanto i membri del tuo team possono lavorare con i dati.

Utilizza un solido software di gestione dei dati

Seguire le best practice per la gestione dei dati è più semplice quando si utilizza un software di gestione dei dati creato per supportare queste best practice. Lo strumento giusto per te dipenderà dagli obiettivi della tua azienda e dalle esigenze di dati, ma qui ci sono alcune cose che vorresti sempre che uno strumento di gestione dei dati avesse:

• Interfaccia user-friendly
• Funzione di pulizia dei dati
• Funzione di recupero
• Scalabilità
• Opzioni personalizzabili

Una guida passo passo per una gestione efficace dei dati

La gestione dei dati è diventata un aspetto inevitabile della gestione di un'azienda nel mondo odierno basato sui dati. Tuttavia, non è facile farlo bene.

Poiché comprende così tanti modi diversi di gestire i dati, la gestione dei dati può facilmente diventare disordinata e influire negativamente sulla qualità dei dati.

Ecco perché abbiamo creato la nostra guida The Dirt on Data Quality. Ti fornisce istruzioni dettagliate per creare un'efficace strategia di gestione dei dati in modo da assicurarti che i tuoi dati funzionino per te, non contro di te.