Cos'è l'archiviazione dei dati? Obiettivi, tecniche e migliori pratiche

Ogni clic, scorrimento o tocco continua una traccia di dati che si aggiunge al vasto mosaico del nostro mondo online. Mantenere, salvaguardare e organizzare i nostri valori digitali diventa sempre più essenziale.

Le soluzioni di archiviazione degli archivi sono progettate per la conservazione dei dati a lungo termine. Questo tipo di dati non è necessario per le operazioni quotidiane, ma viene conservato per motivi commerciali o normativi. Le soluzioni di storage, che spesso incorporano la compressione, la deduplicazione e la crittografia dei dati, sono pensate per essere convenienti mantenendo l'integrità dei dati.

L’adozione dei dati digitali è al centro dell’attenzione quando l’innovazione è costante e le informazioni digitali scorrono come un fiume senza fine. Gestire e proteggere questa ricchezza di dati diventa fondamentale poiché la nostra impronta digitale si espande in modo esponenziale.

Proprio come mettiamo le decorazioni stagionali in un ripostiglio per la maggior parte dell'anno per mantenere in ordine uno spazio abitativo, l'archiviazione dei dati trasferisce le informazioni utilizzate raramente in un luogo sicuro. Ciò semplifica il recupero di informazioni vitali senza intasare gli spazi di archiviazione attivi.

In un altro scenario, considera il tuo sito web come un tesoro di materiale, dove ogni informazione funziona come un gioiello prezioso. Con il passare del tempo, alcuni di questi tesori potrebbero diventare meno rilevanti o accessibili, ma conservano comunque un significato storico.

L'archiviazione dei dati conserva sistematicamente questi gioielli meno utilizzati ma importanti, garantendo che il tuo scrigno virtuale rimanga ordinato e che i dati in eccesso non rallentino le prestazioni del tuo sito web.

Una strategia di archiviazione dei dati non solo aumenta le prestazioni del tuo sito web ma contribuisce anche a preservare la tua storia digitale.

Obiettivi dell'archiviazione dei dati

Gli obiettivi di archiviazione dei dati includono il contributo a una gestione efficace dei dati, il rispetto delle normative, la conservazione della storia digitale e il recupero dei dati in caso di disastri. Nello specifico riguardano:

• Conservazione a lungo termine. L'archiviazione ha lo scopo di garantire che i dati essenziali e inattivi rimangano accessibili e non danneggiati per un periodo prolungato. Protegge le entità dalla perdita di dati dovuta a guasti hardware, guasti del sistema o modifiche tecniche.
• Ottimizzazione dei costi. L'archiviazione libera risorse nei sistemi di storage attivi spostando il materiale obsoleto in un luogo diverso. Ciò migliora le prestazioni complessive del sistema e riduce il costo delle opzioni di storage ad alte prestazioni.
• Conformità e requisiti normativi . Le leggi richiedono che molti settori conservino determinati tipi di dati per un periodo di tempo specificato. Una corretta conservazione dei dati mantiene le aziende al passo con le normative.
• Riferimenti storici e analisi. I dati archiviati contengono una significativa derivazione di dati, approfondimenti, tendenze e modelli del passato, anche quando non sono attualmente operativi. Potrebbe comunque contenere informazioni che aiutano a prendere decisioni aziendali informate o a prevedere tendenze.
• Gestione efficiente dei dati. Un ambiente dati ben organizzato richiede dati ben conservati. Mantiene il vecchio materiale fuori dalle posizioni di archiviazione attive, consentendo agli utenti di identificare e recuperare rapidamente le informazioni desiderate.
• Gestione della conoscenza . La conoscenza istituzionale critica è spesso incorporata nei dati storici delle organizzazioni. Le organizzazioni spesso incorporano informazioni critiche nell'archiviazione dei dati storici. Una corretta archiviazione garantisce che queste informazioni siano disponibili anche in caso di cambiamenti di personale.

Archivio dati, archiviazione dati e backup dati

L'archiviazione dei dati mantiene le informazioni a portata di mano. Il backup dei dati riguarda il rapido ripristino dei dati recenti e compromessi per garantire la continuità aziendale. Infine, anche se l'archiviazione dei dati attinge un po' dallo storage e un po' dal backup, il suo obiettivo principale è preservare i dati più vecchi e meno utilizzati.

La conformità normativa, l'ottimizzazione e il riferimento storico sono tutti necessari per una gestione efficace dei dati. Lo storage gestisce le attuali esigenze operative, mentre l'archiviazione si occupa della conservazione a lungo termine e dell'efficienza delle risorse.

Vantaggi dell'archiviazione dei dati

L'archiviazione dei dati va oltre la semplice conservazione dei dati; questa pratica consente alle aziende di migliorare la produttività, mantenere la conformità, prendere decisioni informate e proteggere le proprie risorse digitali per una conservazione a lungo termine.

• I dati storici forniscono informazioni, tendenze e modelli significativi. L'archiviazione garantisce che i dati storici rimangano disponibili per l'esame, dove possono aiutare gli utenti a prendere decisioni informate.
• I dati attivi, accessibili e modificabili spesso necessitano di solide risorse di archiviazione ed elaborazione. Nessuno utilizza così tanto i file di archivio, il che libera risorse, migliora l'efficienza del sistema e riduce le spese.
• Le risorse digitali come documenti, documenti e studi di ricerca sono spesso preziose nel tempo. L'archiviazione dei dati protegge queste risorse dalla perdita di dati, da problemi dei dispositivi e dall'obsolescenza tecnologica.
• L'archiviazione è coerente con pratiche di governance dei dati di successo e conferma che i dati sono ben organizzati, facilmente accessibili e classificati accuratamente.
• Le precauzioni di sicurezza sono incluse nei metodi di archiviazione adeguati per salvaguardare i dati archiviati da accessi o violazioni indesiderati.
• Incidenti imprevisti interrompono le operazioni aziendali. Proteggendo le copie di backup dei dati vitali, l'archiviazione mantiene a galla la continuità aziendale.

Leggi sull'archiviazione dei dati chiave

Di seguito sono riportate alcune leggi e regolamenti con particolari requisiti di politica di conservazione dei dati per darci una migliore comprensione della funzione di conservazione dei dati in conformità.

• Secondo l’articolo 5, lettera e), del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), i dati devono essere “conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un periodo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati personali sono trattati”. Il GDPR consente alle aziende di conservare i dati personali per periodi prolungati “nella misura in cui i dati personali saranno trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici in conformità con l’articolo 89, paragrafo 1”.
• L'HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) non contiene criteri uniformi per l'archiviazione dei dati medici perché varia da stato a stato. Tuttavia, include informazioni chiare sulla conservazione dei documenti relativi all'HIPAA.
• Secondo il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti, il Fair Labor Standards Act (FLSA) impone alle aziende di conservare i registri per almeno tre anni. I cartellini orari, gli orari e i registri degli utili devono essere conservati per due anni per calcolare la retribuzione. Gli agenti del Dipartimento del Lavoro devono essere in grado di accedere a tutti i documenti per l'esame.
• Come da Sez. 802(a)(1) del Sarbanes-Oxley Act (SOX), “qualsiasi contabile che effettua una revisione contabile di un emittente di titoli a cui si applica la sezione 10A(a) del Securities Exchange Act del 1934, deve effettuare tutte le revisioni o rivedere i documenti di lavoro per un periodo di cinque anni dalla fine del periodo fiscale in cui si è conclusa la revisione o la revisione."

Sfide dell'archiviazione dei dati

L'archiviazione dei dati presenta diversi problemi che le aziende devono superare per gestire con successo i propri dati archiviati. Di seguito sono riportati cinque problemi che potresti dover risolvere.

1. Volume e crescita dei dati: il mantenimento e la conservazione di enormi quantità di informazioni può diventare un compito arduo man mano che i volumi si espandono in modo esponenziale. Fornire soluzioni di archiviazione scalabili per far fronte alla crescente quantità di dati non è un'impresa facile.
2. Classificazione e identificazione dei dati: è necessario fare alcune scelte difficili su quali dati conservare in base alla pertinenza, ai requisiti normativi e alle tendenze di utilizzo. Assicurati di identificare e classificare correttamente il materiale da archiviare per garantire un recupero efficiente.
3. Normative e conformità sulla conservazione dei dati: settori diversi hanno normative diverse sulla conservazione dei dati. Conservare i dati rispettando questi standard e rimanendo accessibili per gli audit mette alla prova ogni professionista dell'informazione, soprattutto quando le normative cambiano.
4. Recupero e accessibilità del materiale: il materiale archiviato è spesso meno accessibile dei dati attuali. È un atto di bilanciamento mantenere i dati conservati facilmente recuperabili senza compromettere la sicurezza.
5. Obsolescenza della tecnologia: con l'avanzare della tecnologia, i formati dei dati, i metodi di archiviazione e le procedure di archiviazione dovranno essere aggiornati. Garantire l’accessibilità a lungo termine dei dati conservati presenta notevoli difficoltà.

Migliori pratiche per l'archiviazione dei dati

È necessario disporre di un piano per l'archiviazione dei dati come componente cruciale della politica di gestione del ciclo di vita dei dati. Ti consente di salvare informazioni e mantenere contemporaneamente un budget di archiviazione realistico.

Di seguito sono riportate le cinque tecniche principali consigliate per creare una solida strategia di archiviazione dei dati.

1. Stabilire politiche di archiviazione chiare

Creare policy di archiviazione ben definite che specifichino il tipo di dati da conservare e i parametri su quando archiviarli e per quanto tempo dovrebbero essere conservati. Implementare criteri di ammissibilità dei dati per mantenere la coerenza e la conformità alle regole.

2. Ordinare e dare priorità ai dati

Classificare i dati in base al valore, alla sensibilità e alla frequenza di utilizzo. Non tutti i punti dati richiedono lo stesso livello di conservazione. Dai priorità all'archiviazione dei dati in base alle esigenze aziendali, ai vincoli normativi e all'importanza storica.

3. Mettere in atto misure di sicurezza dei dati

Configura crittografia, controlli di accesso e sistemi di autenticazione per garantire la sicurezza dei dati. Controllare e monitorare regolarmente l'accesso ai dati archiviati per evitare accessi illegali.

4. Utilizzare soluzioni di storage scalabili ed efficienti

Scegli sistemi di archiviazione in grado di gestire volumi di dati in espansione. Prendi in considerazione l'applicazione di soluzioni di storage economicamente vantaggiose come archivi su nastro o sistemi di archiviazione cloud per gestire le tariffe.

5. Focus sull'archiviazione dei documenti

Mantieni registrazioni approfondite delle tue operazioni di archiviazione dei dati, comprese regole, metodi e ragionamenti alla base delle scelte di archiviazione dei dati. Questa documentazione è utile per gli audit, garantisce coerenza e funge da riferimento per il futuro processo decisionale.

Soluzioni per l'archiviazione dei dati

Le soluzioni di storage di archiviazione in genere conservano e-mail, documenti e altri dati che non sono immediatamente rilevanti, ma hanno comunque valore per riferimento storico, conformità o recupero dati. Questi sistemi possono supportare l'archiviazione fisica, come nastri, e l'archiviazione digitale, come i servizi basati su cloud.

Sbloccare il futuro degli archivi dati

L'archiviazione dei dati emerge come un costante custode delle informazioni nel tessuto della nostra era digitale, mantenendo i fili della storia, della conformità e dell'efficienza. Mentre ci inoltriamo nelle correnti dell’innovazione, scopriamo che l’archiviazione dei dati protegge la nostra storia e guida il nostro futuro. Ci consente di esprimere giudizi ponderati, navigare in ambienti normativi e ottimizzare le risorse.

Con l’avanzare della tecnologia, l’importanza di un’adeguata conservazione e protezione dei dati rimarrà costante, fornendo un collegamento tra il ben noto passato e il territorio ancora da scoprire.

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