Metadati DAM: perché meno è meglio

Una piattaforma di gestione delle risorse digitali (DAM) non è pensata per essere una cassetta di sicurezza o un buco nero in cui le risorse entrano ma non escono mai. Il tuo DAM crea valore ed efficienza consentendoti di individuare facilmente le risorse esistenti per il riutilizzo.

Ti aiuta a gestire i diritti e le restrizioni di utilizzo per evitare problemi normativi e legali durante il riutilizzo delle risorse. La chiave di volta di tale processo sono i metadati.

Questo articolo spiega perché dovresti evitare di avere troppi campi di metadati e come semplificare la gestione dei metadati nel tuo DAM.

Non puoi mai avere troppo di una cosa buona, giusto?

La definizione più elementare di metadati è dati sui dati. Sono le informazioni assegnate alle tue risorse per descriverle. Alimenta i risultati della ricerca e i filtri, consentendoti di individuare la risorsa esatta di cui hai bisogno.

Il sistema DAM che hai scelto probabilmente viene fornito con un set standard di campi di metadati pronti all'uso che coprono le basi: titolo, descrizione, tipo di file, ecc. E vorrai aggiungere ulteriori campi personalizzati su misura per il tuo settore, azienda e prodotti.

Quando si tratta di metadati DAM, molte organizzazioni commettono l'errore di presumere che di più sia sempre meglio, soprattutto se è la prima volta che utilizzano un sistema DAM. Se i metadati sono la chiave di volta del tuo DAM, allora vuoi quanti più metadati possibili per risorsa, giusto?

Beh, non necessariamente. È inoltre necessario ricordare il tempo e lo sforzo necessari per inserire i metadati. Sebbene l'automazione e l'intelligenza artificiale possano aiutare con l'inserimento dei metadati, non possono sostituire completamente gli occhi e la conoscenza umani.

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Trovare il giusto equilibrio

La chiave è avere i metadati giusti. Vuoi trovare un equilibrio tra l'utilità e il valore dei metadati e il tempo e lo sforzo spesi per inserirli.

Un buon esercizio da svolgere con i tuoi stakeholder è quello di prendere l'elenco iniziale di campi di metadati che hai compilato, inclusi campi predefiniti e personalizzati e classificarli come indispensabili, piacevoli da avere e non necessario o ridondante.

Non aver paura di respingere e chiederti se un campo è veramente necessario. Le domande chiave su cui tornare spesso nella discussione dovrebbero essere:

• Questo campo contiene informazioni che aiuteranno i miei utenti finali a individuare le risorse di cui hanno bisogno?
• Il valore fornito da questo campo vale il tempo necessario per inserire le informazioni?
• Esiste un motivo legale, normativo o organizzativo per cui le informazioni in questo campo devono essere allegate ai beni?

Per i tuoi campi indispensabili, dovrai anche determinare se il campo deve essere obbligatorio, il che significa che tutte le risorse nel DAM devono avere informazioni inserite in quel campo per essere conservate e disponibili per l'uso.

Sii molto selettivo con la designazione dei campi come richiesto. Maggiore è il numero di campi richiesti, maggiore è il tempo e lo sforzo necessari per completare i metadati per asset. Un buon indicatore consiste nel determinare se eventuali risorse necessiterebbero di tag di riempimento, come N/A , Nessuno o Altro inserito in quel campo perché è obbligatorio e semplicemente non ci sono termini specifici applicabili. Ciò indicherebbe che il campo non è effettivamente universalmente richiesto.

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Ma abbiamo davvero bisogno di tutti questi campi!

Se i tuoi stakeholder non si stanno muovendo e l'elenco dei campi di metadati che vorrebbero includere nel DAM è più lungo di quanto tu stia raccomandando, potresti dover inizialmente scegliere le tue battaglie. Fidati di me, funzionerà.

Nei primi giorni del DAM, potresti vedere coloro che sono responsabili del caricamento delle risorse e dell'applicazione dei metadati che compilano effettivamente la maggior parte dei campi. Nel corso del tempo, tuttavia, si evolverà naturalmente che alcuni campi saranno tutti o per lo più abbandonati man mano che le cose si danno da fare e si sviluppa una routine di metadati più efficiente.

I tuoi caricatori si concentreranno su quali informazioni sono più preziose per il tempo assegnato per l'inserimento e inizieranno a regolare di conseguenza l'inserimento dei metadati. Quindi sarai in una posizione chiave per rafforzare i metadati. Torneremo su questo più tardi.

Semplificazione del processo

Hai una gamma di opzioni quando imposti i tuoi campi di metadati. Esistono diversi modi per organizzare e raggruppare i campi e più formati disponibili per tali campi.

Per il formato del campo, guarda tutte le tue opzioni e seleziona il tipo di campo che ha più senso per i dati che conterrà. Utilizzare i campi data per le date, i campi numerici con il numero appropriato di limiti di caratteri per i numeri, ecc.

Cerca di ridurre al minimo i campi di testo libero il più possibile a favore di vocabolari controllati nei campi a discesa e multiselezione. Ciò elimina la possibilità di errori di ortografia e rimuove la confusione su termini diversi utilizzati all'interno dell'organizzazione per descrivere la stessa cosa.

Tutti devono usare un termine standardizzato piuttosto che acronimi o termini abbreviati. Rendere disponibile un glossario per campi di vocabolario controllati può anche essere molto utile per i tuoi utenti, sia quelli che inseriscono metadati sia quelli che cercano risorse.

Raggruppa i tuoi campi in un modo che abbia senso per gli utenti che inseriscono i metadati e promuova la massima facilità ed efficienza per l'inserimento dei metadati. Individua i campi più utilizzati nella parte superiore della pagina per ridurre al minimo lo scorrimento. Se hai dei campi obbligatori, assicurati che siano facilmente identificabili.

Usa la codifica automatica e gli strumenti di intelligenza artificiale dove puoi per incoraggiare la coerenza. Tieni presente, tuttavia, che questi strumenti richiedono supervisione. Devono essere istituiti, addestrati e quindi QAed e aggiornati continuamente. Ci saranno modifiche ed eccezioni che influiranno sui flussi di lavoro di codifica automatizzata e sono necessari occhi umani per assicurarti di mantenere l'accuratezza nei tuoi metadati.

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Ma ci sono ancora così tanti campi!

La gestione dei metadati non viene mai eseguita. Man mano che le esigenze e i processi aziendali cambiano, devi sempre assicurarti che i tuoi metadati siano aggiornati e pertinenti. I campi verranno aggiunti e rimossi e i tag dei metadati nei campi esistenti dovranno essere aggiunti, rimossi o aggiornati.

Ma che dire di tutti quei campi di cui l'azienda insisteva di aver bisogno ma poi abbandonati? Una volta che il tuo DAM è in funzione e l'inserimento dei metadati è stato in qualche modo di routine, sei in una posizione eccellente per rivisitare l'inventario sul campo.

Usa tutti gli strumenti di reporting disponibili nel tuo DAM per avere un quadro completo di come i tuoi metadati vengono inseriti e utilizzati. Esegui report su tutti i campi di metadati nel tuo DAM, suddividendoli in parti gestibili, se necessario, per l'inventario completo delle risorse.

Dal punto di vista dell'utente finale, estrai rapporti sui termini di ricerca e sui filtri più popolari. Inoltre, quali termini di ricerca immettono gli utenti che restituiscono zero risultati?

Se ci sono lacune nei rapporti utili disponibili, esamina i tuoi utenti, sia gli input che gli utenti finali. Cosa li frustra? Che feedback hanno per le modifiche ai campi dei metadati e al loro layout o ai filtri di ricerca disponibili che semplificherebbero la loro vita?

Dopo aver raccolto tutti i report e i feedback, guarda la cronologia e lo stato attuale dei tuoi metadati. Vedi se riesci a tirare fuori alcuni temi o modelli:

• Ci sono campi che non hanno mai o raramente sono stati inseriti metadati?
• Ci sono campi che potrebbero essere stati utilizzati in modo coerente nei primi giorni del tuo DAM ma che da allora sono stati abbandonati?
• Vedi eventuali ridondanze con alcuni pezzi di metadati inseriti in più campi?

Mentre analizzi i dati e trovi i campi che sono candidati per la rimozione dalla tua struttura di metadati, questo è anche un ottimo momento per rivisitare quelle domande che hai posto a te stesso e ai tuoi stakeholder quando hai iniziato a definire la struttura:

• Questo campo contiene informazioni che aiuteranno i miei utenti finali a individuare le risorse di cui hanno bisogno?
• Il valore fornito da questo campo vale il tempo necessario per inserire le informazioni?
• Esiste un motivo legale, normativo o organizzativo per cui le informazioni in questo campo devono essere allegate ai beni?

Utilizza i dati raccolti per presentare una proposta ai tuoi stakeholder su come rafforzare la struttura dei metadati per renderla più efficiente ed efficace. Ottenere il loro buy-in dovrebbe essere più facile ora che hai feedback degli utenti, numeri e informazioni storiche.

E ricorda, gli aggiornamenti utili non si limitano alla rimozione di campi inutilizzati e sottoutilizzati. I campi possono essere spostati in posizioni diverse nella pagina. Una nuova colonna o un nuovo ordine all'interno della colonna può rendere un campo più prominente e più facile da vedere, aumentando le possibilità che venga utilizzato.

Limitare lo scorrimento migliora l'utilizzo

Quando è necessario meno scorrimento per visualizzare la colonna, è più probabile che venga utilizzata. I campi possono essere rinominati se la descrizione non è chiara. Gli utenti potrebbero non inserire i metadati in un particolare campo semplicemente perché non sono sicuri esattamente di cosa dovrebbero inserire lì.

In alcuni casi, il formato di un campo può essere modificato. Ad esempio, sarebbe possibile convertire un particolare campo di testo libero in un menu a discesa per risparmiare tempo e aumentare la precisione dei dati?

La rimozione di campi ritenuti estranei può darti il ​​massimo in termini di efficienza, ma ricorda che l'utilità, l'accuratezza e l'integrità dei tuoi metadati sono i tuoi obiettivi primari.

Alcuni campi inutilizzati possono contenere informazioni storiche che devi conservare per scopi legali, quindi non vuoi eliminarli definitivamente. In questi casi, puoi nascondere i campi dalla vista corrente e averli ancora disponibili per la segnalazione o il ripristino nel modulo dei metadati, se necessario.

Il lavoro sui metadati non è mai finito

Come per la maggior parte delle aree del tuo DAM, il mantenimento e il miglioramento della struttura dei metadati è un processo continuo. Come aspetto cruciale del DAM, i metadati richiedono un'attenzione regolare per garantire accuratezza e pertinenza.

I rapporti e il feedback degli utenti saranno fattori essenziali mentre lavori con l'azienda e le parti interessate per mantenere quell'equilibrio tra efficienza e valore. Con la cura e l'attenzione adeguate, i metadati assicureranno che le tue risorse escano dal tuo DAM senza soluzione di continuità così come entrano.